探究檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的重要性

張瑞君

摘 要：適當(dāng)?shù)墓芾頇n案信息的方法可以提供有效的參考，以強(qiáng)調(diào)紙質(zhì)文件的重要作用。紙質(zhì)文件是傳統(tǒng)的文件載體，該文件載體主要以紙和筆的形式顯示，主要目的是相應(yīng)地記錄人類活動?，F(xiàn)有文件的某些內(nèi)容以圖形格式顯示，盡管電子文件在信息開發(fā)過程中變得越來越普遍，但紙質(zhì)文件仍在文件管理過程中發(fā)揮著重要作用。本文分析了紙質(zhì)檔案在檔案信息管理中的重要性，為相關(guān)研究提供參考。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;檔案信息化;管理;重要作用

引言

我國的計(jì)算機(jī)水平正在不斷提高。隨著計(jì)算機(jī)水平的不斷提高，檔案信息管理已成為檔案管理的重點(diǎn)，但是紙質(zhì)檔案的重要性在檔案信息管理過程中不容忽視，紙質(zhì)文件在文件管理中也是非常重要的內(nèi)容。在文件管理過程中，需要澄清的是文件信息管理不能完全替代紙質(zhì)文件。

一、紙質(zhì)檔案綜述

1.紙質(zhì)檔案的概念和特征

紙質(zhì)檔案顧名思義指的是將所有的信息記錄在紙上，例如信件，電報(bào)，家庭賬戶，書籍，合同，重要的信息等等，這種記錄方式可以將所需要的信息完整地保留下來，以供將來需要時(shí)進(jìn)行參考。但是紙質(zhì)檔案記錄信息的時(shí)間較長，使用起來特別方便。

2.紙質(zhì)檔案的好處

自創(chuàng)建以來，紙質(zhì)檔案館已有約2000年的歷史。具有如此長的歷史壽命的原因具有電子檔案無法替換的優(yōu)勢。首先，檔案中的信息和載體是密不可分的，這種不可分割性也稱為依賴性。因?yàn)橛涗浽诩堎|(zhì)檔案中的信息非常穩(wěn)定，可以長時(shí)間的保存，并且一旦封存不容易被更改，或者被銷毀，并且紙質(zhì)檔案可以反映信息的獨(dú)創(chuàng)性，但是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上記錄的資料有可能出現(xiàn)丟失、毀壞的情況，造成的后果也是不可想象的。紙質(zhì)文件是用筆記下來所有的歷史事件，文本和圖表可以清晰地表示了時(shí)間和事件的基本背景，對公認(rèn)具有很強(qiáng)的說服力，并且易于接受。此外，紙質(zhì)檔案館是高度安全的，并由專業(yè)檔案工作人員保存，紙質(zhì)檔案需要長期存放并具有專業(yè)的保管權(quán)，因此通常不容易損壞。當(dāng)然，紙質(zhì)檔案在保存過程中會遭受氧化和水解，但是通過謹(jǐn)慎有效的針對性措施，可以有效避免此類問題，并可以保存紙質(zhì)檔案較長的時(shí)間。在保存紙質(zhì)檔案的過程中，檔案的載體和信息是統(tǒng)一的，因此可以完全保證整個(gè)紙質(zhì)檔案信息的獨(dú)創(chuàng)性，并且在使用過程中不容易篡改紙質(zhì)檔案信息，滿足了一些可靠性的要求。而且，由于紙質(zhì)檔案信息和載體是緊密相關(guān)的，并且在變更過程中非常困難，因此應(yīng)確保紙質(zhì)檔案內(nèi)容的穩(wěn)定性，并充分利用載體和信息。此外，紙質(zhì)存檔持久耐用的原因是在申請紙質(zhì)檔案過程中，只需要獲取圖表和文本就可以，而無須經(jīng)過更多復(fù)雜的步驟。而且紙質(zhì)檔案持久耐用的另一原因是因?yàn)樵谑褂眠^程中具有較長的保質(zhì)期，在存儲期間不會受到損壞。而且，在紙質(zhì)檔案的存儲過程中，如果存儲不當(dāng)，則會發(fā)生氧化和水解，但是可以通過降低化學(xué)反應(yīng)條件來解決問題，最大限度地延長檔案的使用時(shí)間，提高紙質(zhì)檔案的價(jià)值。

3.紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)

紙質(zhì)檔案需要大量搜索并且效率低下，這可能會浪費(fèi)資源。首先，紙質(zhì)文件是排他性的，只能由一個(gè)人讀取，這使得多個(gè)人難以同時(shí)共享。其次，獲取紙質(zhì)文件需要進(jìn)行大量工作，獲取文件所需的信息也很困難，從而降低了效率。

同時(shí)，紙質(zhì)檔案在記錄、歸檔、裝盒的過程中需要很多人的協(xié)同配合，而且在這些過程中還會由于工作人員的粗心而出現(xiàn)錯(cuò)誤，為了盡可能地避免錯(cuò)誤，還需要有專門的審核校對人員，只有嚴(yán)格地完成了這一系列的程序，才能保證整理好的檔案有更大的實(shí)際價(jià)值。由此可見，紙質(zhì)檔案十分消耗人力資源。

紙質(zhì)檔案的管理與電子檔案的管理相比也比較落后，電子檔案是通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行管理的，管理的各個(gè)程序在計(jì)算機(jī)上已經(jīng)設(shè)計(jì)好了，基本不需要人力來負(fù)責(zé)，而且像檔案丟失、檔案出錯(cuò)、檔案受潮等基礎(chǔ)錯(cuò)誤都不會發(fā)生，而紙質(zhì)檔案必須派專人來管理，同時(shí)，還要經(jīng)常整理，檢查某些檔案是否丟了或者有破損的情況，如果發(fā)生了這樣的情況，管理員們要及時(shí)補(bǔ)救，同時(shí)，管理員還必須認(rèn)真記牢各個(gè)紙質(zhì)檔案的位置，以免需要查找資料時(shí)找不到。

所以說，紙質(zhì)檔案的管理一方面會消耗大量的人力物力，另一方面也不利于多人同時(shí)共享，導(dǎo)致了傳播信息的速度變慢。

二、檔案信息化管理背景下紙質(zhì)檔案的重要性

紙質(zhì)檔案是我國使用最早的檔案形式，它在我國有著悠久的歷史，紙質(zhì)檔案在我國存在了那么長時(shí)間而沒有被淘汰，那它必然有著在檔案信息化背景下出現(xiàn)的電子檔案所不可替代的重要性，下面，我們就來認(rèn)真分析一下紙質(zhì)檔案在檔案信息化背景下存在的重要意義。

1.紙質(zhì)物理文件具有更高的可靠性和更強(qiáng)的生命力

在數(shù)據(jù)管理時(shí)代，紙質(zhì)檔案比電子檔案更加可靠，在文件信息管理的背景下，文件材料的詳細(xì)開發(fā)和廣泛使用已使其在紙質(zhì)檔案中可以有效保存和發(fā)揮原始文件的作用。

2.紙質(zhì)物理文件具有更高的穩(wěn)定性和安全性

在電子檔案信息存儲過程中，電子檔案的安全性受到計(jì)算機(jī)的限制，其中，電子信息的安全性由于系統(tǒng)的不穩(wěn)定性及其易受病毒和黑客的攻擊影響，如果受到病毒的入侵，文件數(shù)據(jù)很可能丟失。而紙質(zhì)文件本身非常穩(wěn)定，并具有良好的安全性。

3.紙質(zhì)物理文件可以保證文件的可靠性

檔案館的最基本作用在于保存檔案的原始證據(jù)和法律證據(jù)。在存檔的情況下，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。但是需要解決兩個(gè)問題：電子存檔的可靠性和法律效力。紙質(zhì)檔案的良好管理絕對可以保證其可靠性，而且紙質(zhì)文件的信譽(yù)和法律效力遠(yuǎn)高于電子文件。在管理文件信息的過程中，很難判斷電子文件的真實(shí)性，因此在這些更重要的文件中，為了使電子文件具有真實(shí)性和法律效力，還需要保存原始紙質(zhì)文件。

4.紙質(zhì)物理文件具有更高的穩(wěn)定性和安全性

在計(jì)算機(jī)軟件存儲信息文件有時(shí)是不安全的，因?yàn)橛?jì)算機(jī)軟件可能會受到病毒和黑客的攻擊，造成信息文件的丟失，以至于造成不必要的損失，由此可見，電子信息存儲的安全性較差。而紙質(zhì)檔案是在紙上記錄下來的，如果管理的比較嚴(yán)格，不會有丟失、損壞的現(xiàn)象發(fā)生。與紙質(zhì)文件相比，計(jì)算機(jī)相關(guān)的軟件及其信息在保存時(shí)有一些缺點(diǎn)，電子文件在傳輸和使用方面利用率較低，因此需要采取相應(yīng)的保護(hù)措施。如今，網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒嚴(yán)重威脅了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和電子信息的安全，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防火墻的建立以及病毒檢測和查殺系統(tǒng)可以在安全保護(hù)方面發(fā)揮重要的作用，但是隨著黑客和病毒修復(fù)工作的不斷完善，電子檔案信息中可以依賴的安全保護(hù)技術(shù)和方法很難再提供安全保護(hù)。因此，需要保存紙質(zhì)檔案，現(xiàn)如今紙質(zhì)檔案的安全管理模型和經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)非常成熟，為了確保信息環(huán)境中電子檔案的安全性和可靠性，不僅要不斷創(chuàng)新和開發(fā)、應(yīng)用各種類型的信息安全技術(shù)手段，以保證紙質(zhì)檔案的安全性。