新時(shí)期做好基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

文/湖南省益陽市赫山區(qū)勞動就業(yè)服務(wù)中心 殷超

基層單位作為社會穩(wěn)定發(fā)展的機(jī)構(gòu)，其改革內(nèi)容牽動著社會各方的穩(wěn)定發(fā)展，因此，做好基層單位的改革工作是社會各項(xiàng)工作的重中之重。檔案管理工作作為基層單位的日常工作，其工作效果會直接影響基層單位的發(fā)展水平和現(xiàn)代化步伐，提高檔案資源的使用效率是提高基層單位現(xiàn)代化水平的主要途徑。所以，我們一定要做好基層單位檔案管理的創(chuàng)新改革工作，為現(xiàn)代化發(fā)展保駕護(hù)航。

一、新時(shí)期做好創(chuàng)新基層單位檔案管理工作的意義

要想讓基層單位的檔案管理工作跟上當(dāng)前社會發(fā)展的步伐，就一定要進(jìn)行創(chuàng)新，這種創(chuàng)新是對傳統(tǒng)檔案管理思想的創(chuàng)新、模式的突破。我們要根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)搭建更加科學(xué)現(xiàn)代的檔案管理結(jié)構(gòu)，使基層單位的檔案管理工作擺脫陳舊的觀念與僵化的系統(tǒng)，使基層單位的檔案管理工作不再是簡單的資料整理與收集，而是可以利用資料進(jìn)行實(shí)際價(jià)值的產(chǎn)出，創(chuàng)造更加豐富的資源，有效改善傳統(tǒng)基層單位檔案管理工作的弊端，使管理工作的整體水平與生產(chǎn)價(jià)值得到提升。

另外，基層單位檔案管理工作創(chuàng)新可以讓基層單位內(nèi)部形成良好的氛圍，使基層單位檔案創(chuàng)新工作起到帶頭作用，讓基層單位各個崗位的人員都能產(chǎn)生創(chuàng)新意識和思想，建立良好的創(chuàng)新工作環(huán)境，使創(chuàng)新工作由微觀層面逐漸提升到宏觀創(chuàng)新層面，進(jìn)而提升基層單位的發(fā)展水平，使基層單位加速創(chuàng)新和現(xiàn)代化的步伐，產(chǎn)生可觀的創(chuàng)新效能。

二、基層單位檔案管理工作的特點(diǎn)

基層單位的檔案管理工作擁有一個較為復(fù)雜的體系。檔案管理工作的內(nèi)容比較多樣，科技檔案、行政檔案、會議檔案和載體檔案等，都是基層單位檔案管理工作的工作內(nèi)容，這些檔案中包含文字、聲音、圖片及錄像，在保管的過程中一定要保障安全和準(zhǔn)確，以便人們進(jìn)行查找和翻閱。另外，在基層單位的檔案管理工作中，我們對檔案的保存有著極高的要求，這些內(nèi)容主要都以紙張的形式存在，并使用分類的方式進(jìn)行保管，這在一定程度上給基層單位檔案管理工作帶來難度。

三、基層檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題

首先，檔案管理的制度不科學(xué)不完善，且與之相對應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)不健全。當(dāng)前，可以進(jìn)行檔案管理工作的人才比較欠缺，管理制度的問題讓管理人員時(shí)刻面臨著變化的工作內(nèi)容，由于崗前培訓(xùn)工作不到位，這在很大程度上使人才不愿意擔(dān)任檔案管理工作，很多檔案管理工作人員的工作時(shí)間比較長，沒有較為明確的換班制度，這就讓很多工作人員經(jīng)常處于疲勞狀態(tài)，尤其是在進(jìn)行信息化改革的過程中，很多工作人員不能及時(shí)跟上信息化發(fā)展的步伐，不能有效完成信息化建設(shè)工作，使得基層單位檔案管理信息化工作變得比較艱難。其次，在基層單位檔案管理工作中，工作人員的年齡普遍較高，很難具備足夠的工作能力和學(xué)習(xí)能力，也很難跟上信息發(fā)展的步伐，很難完成檔案管理信息化的建設(shè)工作。最后，有一些基層單位對檔案管理工作并不重視，認(rèn)為檔案管理工作只是簡單地將文字材料進(jìn)行整理和收集，并沒有從管理的角度看待這項(xiàng)工作，這就讓基層單位錯過了檔案管理工作新方法與新觀念的落實(shí)時(shí)機(jī)，甚至造成檔案消失和檔案失效的嚴(yán)重后果，對基層的檔案管理工作造成嚴(yán)重影響。

四、新時(shí)期做好基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

（一）對工作思想和觀念進(jìn)行創(chuàng)新。首先，要進(jìn)行創(chuàng)新思想教育，這會直接影響檔案管理工作的創(chuàng)新效果與工作效果。對思想觀念進(jìn)行創(chuàng)新是進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的大前提，在檔案管理工作的創(chuàng)新中，我們要讓創(chuàng)新思想貫徹始終，保障檔案管理工作創(chuàng)新順利進(jìn)行。檔案管理工作是比較封閉的，因此，很多檔案管理工作者的管理思維比較狹隘，很難在工作過程中產(chǎn)生創(chuàng)新的意識，基層單位檔案管理部門一定要根據(jù)單位所肩負(fù)的工作任務(wù)，找到創(chuàng)新思想教育的切入點(diǎn)，讓檔案管理部門將傳統(tǒng)的被動服務(wù)轉(zhuǎn)為主動服務(wù)，鼓勵工作人員進(jìn)行突破創(chuàng)新，讓單一的服務(wù)內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)槎喾N服務(wù)內(nèi)容。

另外，基層單位一定要讓檔案管理工作人員明白檔案管理工作對基層單位發(fā)展的重要性，幫助檔案管理工作人員樹立主動服務(wù)的意識，使他們在工作思想與觀念上進(jìn)行不斷創(chuàng)新，帶領(lǐng)他們克服消極的思想態(tài)度，通過合作學(xué)習(xí)和研究的方式解決現(xiàn)存的工作問題。我們還要建設(shè)檔案管理人才隊(duì)伍的培訓(xùn)計(jì)劃，通過改善工作環(huán)境和系統(tǒng)吸引人才進(jìn)入基層單位建設(shè)檔案管理工作，使基層單位檔案管理工作的工作水平得到質(zhì)的提升。

（二）對管理工作的機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新。基層單位的檔案管理工作機(jī)制也要緊跟基層單位的發(fā)展步伐進(jìn)行創(chuàng)新，堅(jiān)持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的管理理念，在機(jī)制創(chuàng)新工作中敢于正視問題，并用積極的態(tài)度解決問題，完善管理工作機(jī)制?，F(xiàn)代的檔案管理工作不再是單純的資料管理工作，而是運(yùn)用一體化管理機(jī)制，通過信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的工作效率，使檔案管理工作人員可以充分發(fā)揮自己的聰明才智，在工作中勇于創(chuàng)新。我們要拓展資料收集的內(nèi)容，不僅要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書進(jìn)行收集，還要對各種實(shí)物、影像、照片進(jìn)行收集，讓檔案管理工作變得更加全面立體，構(gòu)建更加科學(xué)的資源管理體系。

另外，我們可以采用檔案實(shí)體與檔案信息進(jìn)行分離的管理方法（如圖1所示）。這種方式可以讓檔案的信息與物質(zhì)載體進(jìn)行分離，使檔案信息化建設(shè)可以走向深化檢索的道路，同時(shí)也保障檔案實(shí)體的安全，有利于對檔案信息進(jìn)行深層次加工與價(jià)值發(fā)掘，使檔案信息可以進(jìn)行網(wǎng)上傳輸，加快信息的流動頻率，創(chuàng)造更多的資源。

圖1 檔案信息分離借閱流程

（三）對檔案管理的服務(wù)職能進(jìn)行創(chuàng)新。檔案管理工作主要的內(nèi)容就是服務(wù)，這也是檔案管理工作存在的原因，因此，我們一定要對檔案管理工作的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。首先，要了解群眾對檔案管理工作的需求，在培訓(xùn)檔案管理工作人員時(shí)根據(jù)需求調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容，提高檔案管理工作服務(wù)的針對性和工作水平。其次，要定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，使他們可以在交流過程中交換工作經(jīng)驗(yàn)，讓他們的服務(wù)能力與水平可以快速提升。基層單位還要重視檔案管理工作人員的服務(wù)觀念更新工作，組織檔案管理工作人員進(jìn)行定期學(xué)習(xí)，使他們樹立正確的檔案服務(wù)意識，明確自身肩負(fù)的責(zé)任與使命，發(fā)掘內(nèi)在潛力，使他們可以對檔案管理部門創(chuàng)新發(fā)展提供良好助力。

同時(shí)，還要對檔案管理工作的服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行創(chuàng)新，讓檔案管理工作的服務(wù)可以滿足當(dāng)前社會發(fā)展的需要，讓社會各項(xiàng)事業(yè)中有檔案管理工作的身影。我們要利用信息化建設(shè)工作提高檔案信息服務(wù)的工作效率，有效利用互聯(lián)網(wǎng)的資源儲存與傳播功能，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理平臺，群眾的檔案信息需求可以借由互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢快速實(shí)現(xiàn)，提高基層單位檔案管理工作的服務(wù)能力，為社會與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出良好貢獻(xiàn)。

五、結(jié)語

綜上所述，基層單位的檔案管理工作對基層單位的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響，做好基層單位檔案管理模式的改革工作對基層單位的現(xiàn)代化改革和發(fā)展有著決定性影響。因此，我們要在檔案管理模式的改革工作中積極發(fā)現(xiàn)存在的問題，正視這些問題，通過科學(xué)有效的分析找到解決這些問題的應(yīng)用方案，讓基層單位檔案的價(jià)值可以在基層單位改革發(fā)展過程中得到體現(xiàn)，使基層單位可以進(jìn)入一個全新的發(fā)展階段。