論計(jì)算機(jī)word文字處理策略

李嵐嵐

摘 要：Word是現(xiàn)代化辦公中最基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作。熟悉并熟練掌握Word基礎(chǔ)操作可以有效提高文字處理的質(zhì)量，提高辦公效率。在Word操作中應(yīng)對(duì)軟件的功能有全面的認(rèn)識(shí)。Word具有強(qiáng)大的文字編輯功能，在使用中應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的處理方式、工具、功能進(jìn)行綜合利用?；诖耍疚闹饕獜腤ord的文字基本錄入編輯、文本格式設(shè)置、表格的插入和編輯這三個(gè)方面進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)Word文字處理的優(yōu)化和完善。

關(guān)鍵詞：Word文檔; 文字編輯; 字體格式; 表格編輯

中圖分類號(hào)：TP391? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1006-3315（2021）9-057-002

一、文字的基本錄入編輯

（一）快捷鍵的使用

在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)是人們生活、辦公必不可少的工具，尤其是現(xiàn)在提倡無(wú)紙化辦公已由概念逐漸應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)中，熟練的計(jì)算機(jī)操作就變得更為重要。在計(jì)算機(jī)操作中最基本的就是Word軟件的使用。長(zhǎng)期以來(lái)，由微軟公司開(kāi)發(fā)的Microsoft Office Word就是最流行的的文字處理程序。

對(duì)于計(jì)算機(jī)初學(xué)者來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)word自帶的指導(dǎo)功能學(xué)習(xí)word中的基礎(chǔ)操作。點(diǎn)擊F1，可以快速打開(kāi)幫助界面，查看word使用幫助;F4重復(fù)上一步操作;F12打開(kāi)另存為對(duì)話框，可以對(duì)文檔進(jìn)行另存。在Word中通過(guò)特定的按鍵、按鍵組合，替代鼠標(biāo)來(lái)實(shí)現(xiàn)操作可以有效提高文字編輯效率，Word中快捷鍵有很多，其常用快捷鍵總結(jié)如下表所示。

（二）查找和替換

通常編輯一份文件會(huì)有錯(cuò)誤需要修改。例如把文檔中出現(xiàn)的“公司”這兩個(gè)字統(tǒng)一改成“A企業(yè)”，如果通過(guò)人工一句一字的閱讀查找去修改不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還有查找不全的情況，此時(shí)就可以利用Word中的查找和替換功能進(jìn)行統(tǒng)一修改。具體操作如下：點(diǎn)擊Ctrl+P，在出現(xiàn)的替換窗口的查找內(nèi)容里輸入“公司”兩個(gè)字，然后在替換為的地方輸入“A公司”，然后點(diǎn)擊全部替換按鈕，這樣就可以把文檔中所有的“公司”二字更改為“A公司”。利用查找和替換功能不僅可以修改文字，還可以設(shè)置修改后的格式，在查找和替換的對(duì)話框中，格式以及特殊格式的下拉菜單中有很多功能，初學(xué)者可以進(jìn)行反復(fù)訓(xùn)練，增強(qiáng)基礎(chǔ)操作能力。

（三）自動(dòng)編號(hào)設(shè)置

在Word文字編輯中，為了使編輯的文檔結(jié)構(gòu)分明，通常會(huì)設(shè)置一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)標(biāo)題。Word設(shè)置中有時(shí)會(huì)默認(rèn)自動(dòng)編號(hào)，在不需要標(biāo)題的時(shí)候也會(huì)在上一級(jí)標(biāo)題基礎(chǔ)上自動(dòng)生成標(biāo)序號(hào)。自動(dòng)編號(hào)功能在某些時(shí)候確實(shí)能幫助我們節(jié)省時(shí)間，減少操作步驟。但是當(dāng)我們不再需要自動(dòng)編號(hào)時(shí)，如果總是出現(xiàn)自動(dòng)編號(hào)也是非常令人頭疼的。此時(shí)應(yīng)對(duì)自動(dòng)編號(hào)功能進(jìn)行取消，取消這一功能的操作方法為：點(diǎn)擊文件下拉菜單選擇工具一欄中的選項(xiàng)，進(jìn)入選項(xiàng)后選擇“編輯選項(xiàng)卡”，在編輯選項(xiàng)卡中有自動(dòng)編號(hào)下把“鍵入時(shí)應(yīng)以自動(dòng)編號(hào)列表”前面的√取消，這樣再鍵入時(shí)就不會(huì)自動(dòng)編號(hào)了。另外在文件中經(jīng)常還會(huì)見(jiàn)到在文件內(nèi)容分條陳述時(shí)，每一條前面會(huì)有“■”或者其他符號(hào)，這些符號(hào)的添加可以使用插入符號(hào)來(lái)實(shí)現(xiàn)，也可以在項(xiàng)目符號(hào)中選擇一種符號(hào)樣式，然后在鍵入時(shí)就會(huì)自動(dòng)生成項(xiàng)目符號(hào)，不用的時(shí)候選擇“無(wú)”進(jìn)行取消就可以了。

在Word文字編輯中主要重視的是實(shí)踐操作，初學(xué)者可以通過(guò)不斷的操作鞏固基礎(chǔ)技能，對(duì)Word的基礎(chǔ)功能有較為全面的了解和掌握，通過(guò)理論結(jié)合實(shí)踐的方式提高Word文字處理效率。

（四）快速返回上次編輯的位置

在Word文件編輯中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種狀況。例如一篇文檔很長(zhǎng)，在編輯時(shí)需要分多次進(jìn)行，當(dāng)打開(kāi)已經(jīng)關(guān)閉的文件，再次進(jìn)行編輯時(shí)，怎么才能快速找到上次編輯的位置呢？這時(shí)就需要用到“快速返回上次編輯的位置功能”。此功能的快捷鍵組合為“Shift+F5”，當(dāng)按下Shift+F5時(shí)，光標(biāo)就會(huì)定位在上一次編輯的位置。通常在文檔處理時(shí)，Word只能記住前三次編輯的位置，因此在第四次編輯時(shí)，文字的插入就會(huì)變成當(dāng)前編輯的位置。使用者應(yīng)根據(jù)自己的需求對(duì)編輯過(guò)程中的文字插入點(diǎn)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整以保證文字編輯的效率。

二、文本的格式設(shè)置

（一）文字庫(kù)

在Word文字編輯中，往往會(huì)根據(jù)需要設(shè)置不同的字體，甚至有些特殊文件需要用到一些藝術(shù)字體。因此在使用Word時(shí)應(yīng)掌握最基本的字體切換方法，基本的字體切換方法需要先選中要切換字體的部分，然后在字體下拉框中選擇相應(yīng)字體切換，這里包含了電腦中安裝的所有字體，在選擇特殊字體時(shí)稍有耗時(shí)，為了更方便地進(jìn)行操作，可以自定義工具欄，把常用的字體編輯到自定義的工具欄中。具體的操作步驟為：鼠標(biāo)放到工具欄位置右擊工具欄，選擇自定義功能區(qū)選項(xiàng)，然后在自定義功能區(qū)新建選項(xiàng)卡和新建組，對(duì)新建的選項(xiàng)卡重命名為“常用字體”，然后把常用的字體編輯到其中，這樣在進(jìn)行文字編輯時(shí)就可以根據(jù)需要快速選擇字體進(jìn)行相關(guān)操作，提高工作效率。

（二）新建樣式

除了上文修改字體的方法外，還可以利用新建樣式來(lái)統(tǒng)一更改Word文檔中同一樣式的字體。新建樣式的具體操作如下：在樣式下拉菜單中選擇新建樣式;然后在樣式窗口中設(shè)置字體的格式、大小、顏色、行距、段落、編號(hào)、文本效果等;設(shè)置完之后對(duì)新建的樣式進(jìn)行重命名（案例新建樣式重命名為“小清新”）保存。在編輯中當(dāng)有文字需應(yīng)用此種樣式時(shí)，只需選中文字，然后點(diǎn)擊圖中“小清新”的預(yù)設(shè)樣式就可以了。

格式樣式中可以設(shè)置樣式為一級(jí)標(biāo)題、二級(jí)標(biāo)題等，這就可以對(duì)文本中的標(biāo)題進(jìn)行定義。例如選擇一級(jí)標(biāo)題文本后，點(diǎn)擊樣式中的標(biāo)題1;選擇文本中的二級(jí)標(biāo)題后點(diǎn)擊樣式中的標(biāo)題2。這樣就對(duì)文本的標(biāo)題進(jìn)行了定義。同時(shí)標(biāo)題的字體也會(huì)隨之更改為預(yù)設(shè)的樣式。這樣可以為后面生產(chǎn)目錄做好基礎(chǔ)。

三、表格的建立和編輯

在Word文字編輯中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)表格。表格可以對(duì)文本內(nèi)容進(jìn)行有效分類，把復(fù)雜的問(wèn)題簡(jiǎn)單化，使要表達(dá)的內(nèi)容一目了然。在Word中可以通過(guò)“插入選項(xiàng)卡”中的“表格”選項(xiàng)添加表格，在表格下拉框中可以快速選擇行列數(shù)，也可以選擇插入表格選項(xiàng)手動(dòng)輸入行數(shù)和列數(shù)，還可以手動(dòng)繪制表格。當(dāng)插入表格之后，還可以對(duì)插入的表格進(jìn)行編輯。如選中表中單元格，可以進(jìn)行合并單元格，拆分單元格等操作;還可以選中表格后右擊，對(duì)表格的行和列的尺寸，單元格大小，表格的邊框和底紋等進(jìn)行編輯。

除了先插入表格再對(duì)表格文字進(jìn)行編輯外，還可以直接選中文字，進(jìn)行把文字轉(zhuǎn)變?yōu)楸砀癫僮?。例如把下面的三組信息以表格的形式進(jìn)行展現(xiàn)，首先可以在姓名和電話之間鍵入制表符，然后選中三組信息，點(diǎn)擊“插入選項(xiàng)卡”“表格”選項(xiàng)，然后把文字轉(zhuǎn)化為表格，如下圖所示，這樣就可以快速的把文字信息轉(zhuǎn)化為表格。

Word是計(jì)算機(jī)操作的基礎(chǔ)內(nèi)容之一。在現(xiàn)代化辦公中Word的文字處理技巧及其強(qiáng)大的功能的使用會(huì)直接影響使用者的編輯效率。因此必須要對(duì)Word的功能深入剖析，掌握使用方法和技巧，才能保證在文字處理時(shí)的效率和質(zhì)量可以得到有效提升。

參考文獻(xiàn)：

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[2]岳云艷.文檔編輯中提升Word字體處理軟件使用水平的策略[J]信息與電腦（理論版），2020，v.32;No.463（21）：102-104