關(guān)于檔案信息化建設與檔案管理的思考

李瑩

關(guān)鍵詞：檔案信息化;檔案管理;管理體系;信息資源;意義

現(xiàn)如今，我國檔案管理工作在新時期背景下發(fā)生了顯著變化，呈現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)資源海量增加、檔案信息類型多元化等特點，外加計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理工作方式、理念、制度等逐漸表現(xiàn)出諸多不適應之處，難以滿足當前社會對檔案管理工作的實際需求。在此背景下，檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展勢在必行。因此，對新時期的檔案管理工作進行深度研究具有一定的現(xiàn)實意義，是當前檔案管理部門重要的議題。鑒于此，本文通過分析檔案管理工作的現(xiàn)實意義，進一步分析檔案管理工作現(xiàn)狀問題及優(yōu)化方法具有一定的現(xiàn)實意義和實踐價值。

1檔案管理工作的現(xiàn)實意義概述

檔案資源內(nèi)容豐富，其中有歷史發(fā)展方面的各類信息，也有過去的具體工作信息，可為相關(guān)工作的順利進行提供依據(jù)。當前檔案管理工作的現(xiàn)實意義，總結(jié)包括兩個方面的內(nèi)容，具體如下：

（1）檔案可作為真實的歷史憑證，是工作決策的重要參考依據(jù)，形成于社會實踐活動過程，并且其中包含的各項信息都具有真實性，并非后人根據(jù)個人意愿而隨意編造，保證了歷史情況記錄的真實性和客觀性。部分珍貴檔案資源是當事人在具體的工作中親筆手稿;部分檔案資源有著領(lǐng)導批示和簽署。在具體的工作中，要想充分挖掘檔案當中具有價值的信息資源，應做好檔案的編碼、保存等相關(guān)工作，才能確保檔案資源的利用更加便捷和有效。

（2）近些年來，我國檔案事業(yè)發(fā)展迅速，各地企事業(yè)單位檔案管理部門與時俱進，不斷擺脫傳統(tǒng)思想的禁錮，勇于改革創(chuàng)新，從過去的單一保存檔案資料逐漸將重點工作轉(zhuǎn)移至檔案資源開發(fā)與利用的綜合服務上，以此作為促進精神文明社會、物質(zhì)文明社會建設的科學途徑。在此過程中，應注重信息技術(shù)等現(xiàn)代先進技術(shù)的引進，不斷提高檔案資源統(tǒng)計、收集與整理等工作的效率和質(zhì)量，以豐富檔案管理服務功能，以期在社會發(fā)展中充分發(fā)揮檔案管理工作的積極作用。

2檔案管理工作現(xiàn)狀問題分析

2.1檔案管理工作方法單一

當今社會不斷進步的同時，檔案管理工作理應與時俱進，才能滿足社會各行業(yè)對檔案管理工作的實際需求。而基于當前檔案管理工作現(xiàn)狀來說，檔案管理工作在實踐中仍然面臨管理工作方法單一的問題。對于檔案管理部門來說，當前從事檔案管理工作的相關(guān)工作人員大部分是半路出身，并沒有在檔案管理工作實踐中接受系統(tǒng)的專業(yè)系統(tǒng)的培訓，這使得其在具體的檔案管理工作中，只能按部就班而無法與時俱進，導致其在工作中只能盲目地采用老一套方法進行管理，在此過程中，先進的檔案管理理念和手段等應用力度明顯不足，這不僅會讓檔案管理工作變得缺乏效率，還會讓檔案管理工作過程變得更加枯燥乏味，不利于檔案管理工作質(zhì)量的提升，進而會制約檔案利用價值的挖掘。除此之外，在當前科技時代，先進技術(shù)和先進設備是第一生產(chǎn)力，對于檔案管理來說，亦是如此，要想提高檔案管理工作水平，必須注重檔案管理工作與先進技術(shù)和設備的相結(jié)合，才能讓檔案管理工作搭乘現(xiàn)代化科技的快速通道來體現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)越性，以促進檔案管理工作水平的提升。但是當前檔案管理工作中，由于種種因素的制約，使得現(xiàn)代化設備和先進技術(shù)的應用力度嚴重不足，進而制約著檔案管理工作質(zhì)量和效率的提高。

2.2缺乏可行且有效的檔案管理制度

對于任何一項工作來說，制度不僅發(fā)揮著約束作用，還發(fā)揮著規(guī)范性作用，是任何一項工作標準化發(fā)展的重要保障和依據(jù)。對于檔案管理工作來說，要想實現(xiàn)工作效率和工作質(zhì)量的提升，必須走規(guī)范化、標準化的持續(xù)發(fā)展道路，這就要求檔案管理部門注重檔案管理制度的完善，并在實踐中結(jié)合檔案管理工作實際，不斷優(yōu)化和調(diào)整檔案管理制度，以保證檔案管理工作的標準型、嚴肅性和細致性，進而規(guī)避檔案管理工作中的各類缺陷，確保檔案管理工作效率和質(zhì)量得以整體大幅度提升。但是當前檔案管理工作的現(xiàn)狀是缺乏可行且有效的檔案管理制度予以保障，其中突出的兩點問題如下：

（1）檔案管理工作任務精細化分配工作不到位，往往會出現(xiàn)一人身兼多項檔案管理工作任務的情況，這使得單個人缺乏精力和時間來做好具體的檔案管理工作。同時，在檔案管理工作任務分配不明的情況下，檔案管理部門容易出現(xiàn)閑職人員過多的現(xiàn)象，進而浪費了大量人力資源，不利于檔案管理工作綜合效益的提高。

（2）檔案管理工作考核制度缺乏?？v觀我國各地檔案管理工作問題可知，檔案管理工作形式化現(xiàn)象十分嚴重，分析其原因在于檔案管理工作考核制度的缺失而導致，工作人員缺乏責任，工作期間持有消極態(tài)度，往往是為了面子工程而刻意進行管理，忽視了檔案管理工作質(zhì)量，不利于檔案資源利用價值的挖掘。

2.3缺乏專業(yè)人才

對于檔案管理工作來說，本身是一項專業(yè)、系統(tǒng)且煩瑣的工程，對管理工作人員有著較高的要求。尤其在當前科技時代，要想做好檔案管理工作，管理人員必須具備一定的信息技術(shù)能力，才能在檔案管理工作實踐中充分利用信息手段來提升檔案管理工作水平，這就要求檔案管理人員自身應該是檔案管理方面的專業(yè)人才。而現(xiàn)實情況是當前檔案管理部門嚴重缺乏專業(yè)人才，究其原因在于檔案部門處于弱勢群體，并且工作強度大、缺乏豐厚的待遇和晉升空間，不利于優(yōu)秀人才的引進。其次，在科技快速進步的時代，檔案管理工作牽涉領(lǐng)域不斷擴大，對從業(yè)人員的思想、綜合技能等提出了更要的要求，而現(xiàn)有的檔案管理人員普遍存在知識結(jié)構(gòu)不完善，思想老化、缺乏現(xiàn)代化操作技能等特征，更為甚者對信息技術(shù)認知不足，缺乏強烈的學習意識，而導致其在具體的檔案管理工作中只能按部就班，不利于檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，從而制約著檔案管理工作水平的提高。

3基于檔案信息化建設的檔案管理的優(yōu)化對策

基于上述分析可知，在新時期檔案管理工作開展過程中，仍然面臨檔案管理工作方法單一、缺乏可行且有效的檔案管理制度、缺乏專業(yè)人才等現(xiàn)實問題，不利于檔案管理工作水平和質(zhì)量的提高，進而制約著檔案資源利用價值的挖掘。因此，在信息化時代，要想真正意義上提高檔案管理水平，應從檔案管理實際人手，有機結(jié)合檔案管理和信息技術(shù)，以期發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢作用促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展。因此，檔案管理部門應在實踐中提高檔案管理工作重視度，完善檔案管理體系等，為提高檔案管理水平提供保障。

3.1深刻認識檔案管理工作的重要性，重視起檔案管理

一直以來，檔案管理工作被大部分片面定位在幕后工作上，對此項工作缺乏關(guān)注度，外加檔案管理工作缺乏明顯的工作成績，這直接使得檔案管理工作更容易被忽視。在新形勢下，檔案管理部門應對檔案管理工作引起重視，將其作為一項長期堅持的艱巨工作，深刻認識檔案管理工作的重要性，意識到檔案管理對工作決策的合理性和企事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展有著重要作用。這就要求檔案管理部門應在實踐中將檔案管理工作納入重點工作范疇，有序落實各項檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)其中的不足，并采取有效方法進行防范和解決，才能保證檔案管理工作高質(zhì)高效地開展。不僅如此，檔案管理工作人員自身也要在日常工作中端正態(tài)度，自覺做好部門分配的崗位工作任務，嚴肅對待檔案管理工作中的各項細節(jié)工作，才能避免檔案管理工作形式化。如檔案管理部門的領(lǐng)導人員可在實踐中采用微信公眾號等方式向大眾宣傳檔案管理工作的服務功能、社會效益等重要內(nèi)容，不定期結(jié)合檔案管理實際對檔案管理人員進行針對性地系統(tǒng)培訓，以發(fā)揮領(lǐng)導人員的才能來支持檔案管理工作。另外，檔案管理人員應將檔案管理意識深扎根大腦意識當中，確保相關(guān)人員能夠積極參與到檔案管理工作中，以形成良好的檔案管理氛圍，為提高檔案管理工作水平提供保障。

3.2推進檔案管理信息化進程，豐富檔案管理方法

在檔案管理工作中，檔案資料的收集工作是基礎環(huán)節(jié)，也是至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)，在此過程中，信息化系統(tǒng)應做到無縫對接，確保各項檔案資料能夠及時、完整且廣泛地收集起來。進入到信息化時代，企事業(yè)單位在運行過程中會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，而由于檔案資料形成部門較多，業(yè)務檔案之間存在一定的差異性，這要求檔案管理工作人員在具體的工作中，對各類業(yè)務檔案進行分類管理，才能保證后續(xù)檔案的高效利用。這種情況下，為確保業(yè)務部門檔案資料的順利接受，應在前端控制工作中實現(xiàn)無縫對接，將檔案管理滲透到業(yè)務系統(tǒng)中，確保檔案數(shù)據(jù)能夠順利傳遞到檔案系統(tǒng)中，以大幅度提升檔案管理的規(guī)范性和工作效率。在電子檔案收集過程中，檔案管理部門應具備電子檔案的控制權(quán)，一方面可以通過有效控制來提高檔案資源的安全性;另一方面可以大幅度提升檔案的可讀性，為后續(xù)檔案資源的開發(fā)與利用提供支持。為了大幅度提高檔案管理工作水平和質(zhì)量，檔案管理工作人員應具備一定的現(xiàn)代信息技術(shù)操作技能，如熟練運用存儲技術(shù)，以滿足檔案信息化管理工作實際需求。同時。檔案管理信息化建設不僅僅是口號上的轉(zhuǎn)變，更要檔案管理軟件和系統(tǒng)等建設的支持。因此，檔案管理部門應加強檔案管理軟件系統(tǒng)建設，配備完善的軟件設備。在電子檔案數(shù)量大量增加的情況下，檔案管理部門應在軟件市場中合理地選擇計算機檔案管理軟件，加強軟件系統(tǒng)開發(fā)，以大幅度提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。除此之外，在檔案管理信息化建設過程中，檔案管理部門應根據(jù)社會需求，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡平臺，為提升檔案管理社會效益提供保障。

3.3完善檔案管理制度

針對檔案管理制度不完善的問題，檔案管理部門應正確認識檔案管理制度的重要性，以便檔案管理部門能夠在工作實踐中，積極結(jié)合檔案管理工作實際來制定和完善檔案管理制度，以期為檔案管理工作提供依據(jù)。在具體操作中，各地企事業(yè)單位應制定與本機構(gòu)工作實際情況相符的管理制度，并在管理制度制定過程中，需要充分考慮國家相關(guān)法規(guī)要求及政府政策方針需求，確保檔案管理制度具有可操作性和可行性，為檔案管理工作有序發(fā)展提供制度支持。在檔案管理工作中，通過制度的制定和實施，可規(guī)避檔案管理工作中的不足，降低檔案管理工作中的諸多安全問題。同時，針對檔案管理制度中存在的突出兩點問題，應在實踐中實行合理的獎懲機制、績效考核機制，嚴格按照工作要求細化各檔案管理工作人員的任務，并定期對檔案管理工作進行績效考核，對檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員，依據(jù)相關(guān)規(guī)定進行獎勵，并采取多媒體、宣傳欄等方式進行大力宣揚，以在檔案管理部門形成良好氛圍;對于檔案管理工作中表現(xiàn)消極的人員，應根據(jù)具體規(guī)定進行懲處，嚴重者做懲罰性調(diào)離，以此體現(xiàn)制度的約束和激勵雙重功能，確保檔案管理工作的開展始終建立在公平、公正的原則上，調(diào)動檔案管理工作人員積極性的同時，為檔案管理工作的長遠發(fā)展提供保障。

3.4加強培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才

人才是當今社會生產(chǎn)力眾多要素中最為關(guān)鍵的因素，培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才是推進檔案信息化建設的重要保障，也是提高檔案管理水平的重要舉措，原因在于新時期的檔案管理工作要想提高檔案管理水平，必須注重與信息技術(shù)的相結(jié)合，以實現(xiàn)檔案信息化管理。而檔案信息化管理的基礎在于擁有一大批熟悉網(wǎng)絡技術(shù)、信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的人才予以支持。不僅如此，檔案管理人員還要精通檔案管理業(yè)務知識，才能為檔案信息化建設提供支撐。因此，檔案管理部門應構(gòu)建檔案管理人員的長期培訓機制，推動檔案管理人員專業(yè)化培訓常態(tài)化、規(guī)范化，利用講座、現(xiàn)場指導等多種方式完成在崗檔案管理人員的業(yè)務培訓，不斷更新檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，堅持檔案管理人員缺什么，就針對性培訓什么的原則，及時調(diào)整檔案管理業(yè)務培訓內(nèi)容，以提高檔案管理培訓工作的針對性和實用性，確保檔案管理人員的業(yè)務能力能夠適應新時期的檔案管理工作。除此之外，檔案管理部門應在內(nèi)部形成重才、愛才、惜才的良好氛圍，以便為檔案管理人員在檔案管理工作崗位上建樹立業(yè)，促使各個檔案管理工作人員能夠在實踐中，以積極認真態(tài)度投入到檔案管理工作中。只有這樣，才能大幅度提高檔案管理水平。

4結(jié)語

總而言之，檔案管理工作本身是一項系統(tǒng)、長期的煩瑣工作，在檔案管理工作實施過程中，容易出現(xiàn)多樣化的紕漏而不利于檔案資源價值的利用。因此，在新時期檔案管理工作中，必須立足于檔案管理工作實際，采取完善檔案管理制度、推進檔案管理信息化進程，加強培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才等良策，以不斷提高檔案管理水平，以推動檔案管理事業(yè)進一步發(fā)展。