高校人事檔案管理

【摘 要】高校人事檔案的收集整理要按照科學(xué)的制度和程序進(jìn)行，必須符合國(guó)家人事制度變革和社會(huì)進(jìn)步的要求，同時(shí)要適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展，及時(shí)調(diào)整其內(nèi)容和方法，以適應(yīng)當(dāng)前信息化的要求。

【關(guān)鍵詞】人事檔案 管理 改革

【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810（2014）31-0059-01

高校人事檔案是對(duì)教職工的個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)活動(dòng)的重要記錄，是對(duì)其思想品德、業(yè)務(wù)水平和工作情況的反映。隨著高校教育和管理體制改革的不斷深化，高校人事檔案管理工作也受到了更多的重視。

一 高校人事檔案管理現(xiàn)狀

人事檔案管理工作是高校工作的重要組成部分，是高校開展各種工作的基礎(chǔ)，是考察和識(shí)別干部、選拔優(yōu)秀人才的重要依據(jù)，有利于加強(qiáng)高校師資隊(duì)伍建設(shè)，整合利用教師資源，提高學(xué)校教育教學(xué)水平，更有利于學(xué)?？蒲屑包h政管理等工作的推進(jìn)。但實(shí)際工作中，高校人事檔案的管理仍存在以下不足：

1.重視不夠，整理不規(guī)范

檔案管理人員意識(shí)淡薄，對(duì)高校人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。長(zhǎng)期以來，一些檔案管理人員將檔案管理工作只簡(jiǎn)單地定義為檔案的收集、裝訂、保管，未認(rèn)識(shí)到檔案與科研、教學(xué)、人事安排的聯(lián)系，無法使檔案的作用最大化，人事檔案管理也逐漸變?yōu)樯儆腥藛柦虻哪缓蠊ぷ?。此外，一些高校的人事檔案由各部門單獨(dú)保管，管理比較分散，且大部分人事檔案保管的硬件條件都不能完全符合檔案安全保管的要求。部分檔案庫(kù)房安排不當(dāng)，使檔案易受到自然環(huán)境的影響，不易于保存，也存在很大的安全隱患，造成檔案材料不齊全、不完整。

2.制度不健全，無法適應(yīng)新形勢(shì)

一些高校的檔案管理部門缺乏科學(xué)系統(tǒng)、健全有效的監(jiān)督和管理制度，沒有明確設(shè)定管理人員的崗位職責(zé)，檔案收集整理程序也不夠規(guī)范。部分高校雖然制定了完備的制度，但管理不規(guī)范，導(dǎo)致在工作中無法落實(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的規(guī)范化開展。中組部、人社部、教育部聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于深化高等學(xué)校人事制度改革的實(shí)施意見》提出“相對(duì)穩(wěn)定、合理流動(dòng)、專兼結(jié)合、資源共享”后，高校采用了新的用人機(jī)制，雖然對(duì)高校教學(xué)、科研起到了巨大的推動(dòng)作用，但造成高校人員調(diào)動(dòng)頻繁，也極易造成“人走檔案留，人來檔案無”的混亂狀態(tài)，為檔案管理工作增加了更多負(fù)擔(dān)。

3.信息化水平不高，管理隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

目前，很多高校的人事檔案管理工作還只限于紙質(zhì)檔案階段，沒有隨著科技進(jìn)步更新人事檔案的管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，檔案整理也只停留在手工操作層面，導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)。還有一些高校雖有電子檔案，但管理系統(tǒng)不能及時(shí)更新完善以實(shí)現(xiàn)檔案信息的查詢、檢索、篩選、排序、分類、匯總等多種功能。而且，隨著高校教師隊(duì)伍的不斷壯大，教職工檔案管理的數(shù)量也在增多，各項(xiàng)改革的深入和制度的變化也造成一些人員的身份出現(xiàn)了新變化、人事關(guān)系更為復(fù)雜，檔案管理任務(wù)繁多。但現(xiàn)階段人事檔案管理工作往往缺乏足夠的人員配備，管理隊(duì)伍力量不足，這些問題的存在都與高校人事制度改革存在嚴(yán)重沖突，妨礙了人事檔案管理水平的提高。

二 加強(qiáng)高校人事檔案管理的幾點(diǎn)建議

1.加大宣傳力度，強(qiáng)化檔案意識(shí)

加強(qiáng)宣傳教育，提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重視，切實(shí)開發(fā)利用人事信息，提高人事檔案的綜合利用價(jià)值。人事檔案是一個(gè)人個(gè)人經(jīng)歷、工作能力等內(nèi)容的記載，人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)法律，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，多方面收集信息，進(jìn)行有效的開發(fā)利用，為學(xué)校人事安排提供有價(jià)值的參考。同時(shí)注意改善人事檔案管理的硬件條件和保存環(huán)境，設(shè)立專門的檔案室，按要求及時(shí)配備必要的防護(hù)設(shè)備。

2.建立健全規(guī)章制度

結(jié)合高校工作實(shí)際，進(jìn)一步完善人事檔案管理的相關(guān)制度，使檔案管理工作有章可循，促進(jìn)人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化地開展。管理人員要嚴(yán)格按照制度要求，制訂人事檔案管理的工作計(jì)劃并嚴(yán)格執(zhí)行，及時(shí)收集整理檔案資料，確保信息的真實(shí)、準(zhǔn)確。人事檔案的管理還需要完善的監(jiān)督機(jī)制做保障以及良好的法律環(huán)境加以保護(hù)。

3.增加人員配備，提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

人事檔案收集整理工作是一項(xiàng)非常細(xì)致的工作，所以高校要定期對(duì)人事檔案的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，嚴(yán)守工作紀(jì)律認(rèn)真細(xì)致地工作，更新思想觀念，提高業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化發(fā)展。

4.加快信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

全面加強(qiáng)高校人事檔案的現(xiàn)代化管理，促進(jìn)檔案管理盡快從封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。應(yīng)建立數(shù)字資源庫(kù)，完善人事檔案信息查詢系統(tǒng)。人事檔案的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)實(shí)現(xiàn)高校人事信息作用最大化具有非常突出的現(xiàn)實(shí)意義，高校檔案管理人員要培養(yǎng)創(chuàng)新觀念，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的根本變革。

三 結(jié)束語

總之，人事檔案管理是檔案工作的重要組成部分，提高人事檔案管理水平使當(dāng)代高校積極應(yīng)對(duì)新的挑戰(zhàn)。高校應(yīng)不斷地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理科學(xué)化發(fā)展。

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〔責(zé)任編輯：龐遠(yuǎn)燕〕