圖書情報檔案一體化管理的數(shù)字化新解

曲華

[摘 要] 圖書情報檔案“一體化管理”在學(xué)界爭論多年，本文在當前研究基礎(chǔ)上，深入剖析了問題表象背后的三個原因，提出保留檔案記事、圖書傳事、情報探事的各自個性，指出數(shù)字化、語義化是破解集成應(yīng)用難題的新解。

[關(guān)鍵詞] 圖書情報檔案； 一體化； 數(shù)字化； 語義化

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）08-0077-03

黨的十九屆五中全會提出，堅持創(chuàng)新在我國現(xiàn)代化建設(shè)全局中的核心地位，把科技自立自強作為國家發(fā)展的戰(zhàn)略支撐，面向世界科技前沿、面向經(jīng)濟主戰(zhàn)場、面向國家重大需求、面向人民生命健康，深入實施科教興國戰(zhàn)略、人才強國戰(zhàn)略、創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略，完善國家創(chuàng)新體系，加快建設(shè)科技強國。要強化國家戰(zhàn)略科技力量，提升企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新能力，激發(fā)人才創(chuàng)新活力，完善科技創(chuàng)新體制機制。

回顧人類文明史，就是一部總結(jié)利用前人經(jīng)驗、再創(chuàng)新、再總結(jié)的發(fā)展史，正是知識的記錄與傳承造就了如今的璀璨文明。圖書館的最初形式是檔案館，記錄當時的事件。根據(jù)考古發(fā)現(xiàn)，世界上最早的圖書館——亞述巴尼拔圖書館于公元前3000年由亞述帝國建立，共收藏了1500多塊泥板?！吨芏Y》記載，西周統(tǒng)治者建立了最早的中央檔案機構(gòu)——天府，“天府掌祖廟之守藏，與其禁令”，守藏之物包括國之玉鎮(zhèn)大器、各項政務(wù)、生產(chǎn)活動中形成的重要檔案文件，以備周王查閱、考核所用。

20世紀50年代，國外開始對圖書情報檔案一體化管理（以下簡稱“一體化管理”）進行研究，至今已近70年，國內(nèi)外學(xué)術(shù)界幾代人開展了大量理論研究和實踐探索，有的學(xué)者持樂觀態(tài)度，有的學(xué)者持審慎態(tài)度，還有的學(xué)者則認為“一體化管理”是偽命題[1]。正是因為存在質(zhì)疑，有問題沒有解決，有目標尚未達成，激勵著學(xué)者們不斷探索，使“一體化管理”始終成為圖書、情報、檔案領(lǐng)域的研究熱點之一，不斷推陳出新

圖書情報檔案一體化管理并非一個確定的、固定的概念，不同時期、不同領(lǐng)域可以有不同的內(nèi)涵和外延解讀，可以指圖書情報檔案信息資源一體化的建設(shè)、一體化的共享利用、一體化的管理平臺、工具手段、一體化的服務(wù)，也可以指圖書情報檔案組織機構(gòu)和制度流程的一體化，人才隊伍的一體化、物理空間的一體化、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的一體化等。

學(xué)者們數(shù)十年堅持不懈的研究圖書情報檔案一體化管理，就是想打破三者之間的壁壘，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，為人類文明進步創(chuàng)造更大的價值。但是，時至今日，盡管取得了一些階段成效，早期設(shè)定的“一體化管理”主要目標并沒有完全實現(xiàn)，問題出在哪呢？難道真的是偽命題嗎？隨著新一代信息技術(shù)的發(fā)展，是否可以破解早先的難題，取得新的突破？

一、圖書情報檔案一體化管理的研究現(xiàn)狀

一般認為，傳統(tǒng)圖書、情報、檔案工作中的主要問題是組織機構(gòu)分設(shè)，垂直管理，各自為政，造成文獻資料的收集和購置、軟件資源、館舍資源、人力資源、渠道資源等自成一體，資源不夠集約，彼此之間信息不通暢，難以共享和協(xié)作，文獻資源被利用的效率不夠高，文獻資料的作用沒有得到充分發(fā)揮[2]。于是，有的學(xué)者們對癥下藥提出了“一體化管理”方案，其核心思想是“統(tǒng)一”，用“統(tǒng)”來治“散”，提出的理論依據(jù)是貝塔朗菲定律，“整體的屬性與功能大于各部分的總和”，其可行性在于“9同”：（1）同源。是指圖書、情報、檔案由同一源頭發(fā)展演變而來，互相之間有千絲萬縷的聯(lián)系。（2）同屬。是指圖書情報檔案都屬于文獻，歸于信息科學(xué)范疇。（3）同質(zhì)。是指圖書情報檔案具有多項相同、相近的性質(zhì)，例如：知識性、技術(shù)性、社會性、應(yīng)用性等。（4）同職。是指圖書情報檔案具有相同或相近的職能。三者都具有采集、典藏、利用的職能。（5）同管。是指圖書情報檔案使用相同或相近的管理方式與方法，采用信息技術(shù)建立文獻數(shù)據(jù)庫，實行基于B/S架構(gòu)的數(shù)據(jù)庫檢索，步入數(shù)字圖書館、數(shù)字檔案館發(fā)展階段（6）同序。是指圖書情報檔案工作的工作流程體系基本相同，都包括采集、整理、分類、編目、保管和提供服務(wù)（7）同用。是指圖書情報檔案具有相同或相近的用途，均屬提供知識信息的服務(wù)工作。（8）同體。是指圖書情報檔案的載體形式相同。包括傳統(tǒng)的紙介質(zhì)載體，以及后來的光盤、磁帶、硬盤等光、磁介質(zhì)載體上。（9）同循環(huán)。是指圖書情報檔案之間既有融合轉(zhuǎn)移，又有拆分重組，在不斷適應(yīng)社會發(fā)展過程中不斷演進[3]。一些學(xué)者給出的解決方案是即建立統(tǒng)一管理機構(gòu)、統(tǒng)一管理系統(tǒng)、統(tǒng)一人才隊伍、統(tǒng)一信息標準，即建立圖書情報檔案的大一統(tǒng)。

一體化管理在學(xué)術(shù)界討論了幾十年，而在實踐中進展緩慢。上個世紀80年代以來，我國先后建立了少量包含圖書情報和檔案的綜合機構(gòu)，例如中科院文獻情報中心、各科研單位的“情報檔案中心”等，國外有美國的總統(tǒng)圖書館、賓夕法尼亞大學(xué)圖書館等，但是.這些綜合機構(gòu)只不過是組織機構(gòu)和辦公地址的機械合并，在業(yè)務(wù)上還是明顯分成三大塊[4]，無論在資源管理、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、人員隊伍還是信息服務(wù)上并沒有實現(xiàn)一體化，其實質(zhì)是一塊牌子、三塊業(yè)務(wù)、三套人馬，彼此相互獨立?？偟膩砜?，圖書情報檔案大一統(tǒng)至今缺乏成功案例。

二、圖書情報檔案未能實現(xiàn)大一統(tǒng)的原因剖析

筆者認為大一統(tǒng)思路犯了三個錯誤，所以走進了死胡同，剖析如下：

（一）頭疼醫(yī)頭腳疼醫(yī)腳，試圖在問題產(chǎn)生的層面解決問題

愛因斯坦曾說，“你無法在制造問題的同一思維層面解決這個問題”（We cant solve problems by using the same kind of thinking we used when we created them.）。對癥下藥應(yīng)該對的是病灶而不是癥狀，例如發(fā)炎導(dǎo)致發(fā)燒，物理降溫只能緩解，消炎才能治愈。圖書情報檔案各自為政有其局限性，也有其合理性，導(dǎo)致信息資源難以整合利用的深層次原因是思想和利益機制的壁壘，建立兼顧各方利益和特質(zhì)的協(xié)同機制才是關(guān)鍵，否則難以實現(xiàn)共建共贏的集成應(yīng)用。

（二）錯誤解讀貝塔朗菲定律

系統(tǒng)科學(xué)把整體具有而部分不具有的東西（即新質(zhì)的涌現(xiàn)），稱為“涌現(xiàn)性”。從層次結(jié)構(gòu)的角度看，涌現(xiàn)性是指那些高層次具有而還原到低層次就不復(fù)存在的屬性、特征、行為和功能，簡單地借用亞里士多徳的名言“整體大于部分之和”來表述整體涌現(xiàn)性是斷章取義的做法。其實，當部分構(gòu)成整體時，出現(xiàn)部分所不具有的某些性質(zhì)，同時，部分又受制于整體而喪失單獨存在時所具有的某些性質(zhì)，這個規(guī)律叫做“整體不等于部分之和”原理，這才是真正的“貝塔朗菲定律”，整體與部分之和之間存在大于、等于或小于三種情況，并非只有1+1+1>3這一種情況，關(guān)鍵取決于系統(tǒng)內(nèi)部諸要素之間相互聯(lián)系、相互綜合的方式。盡管圖書情報檔案有“9同”，但是圖書館學(xué)、情報學(xué)和檔案學(xué)發(fā)展到今天已是有明顯區(qū)別的三個學(xué)科，正是由于三者單獨存在時所具有的那些性質(zhì)必須保留，不能為了得到新的功能而失去原有的、特殊的功能，才從理論層證明了三者的簡單機械整合是不成立的。

（三）舍本逐末造成本末倒置

這是傳統(tǒng)的文獻管理思維在作祟，重視看得見摸得著的館舍、柜子、書刊、卷宗這些實體，以為只有把這些實體集中到一棟大樓里才能實現(xiàn)對他們的絕對控制，進而才能開展一體化管理，這是缺乏數(shù)字化思維的結(jié)果。當今世界已經(jīng)進入數(shù)字時代，在數(shù)字空間中，數(shù)字化的知識和信息才是本質(zhì)，傳統(tǒng)的用來記載、儲存知識的載體并不重要，甚至制約了知識和信息的傳遞和利用效率。

三、基于新一代信息技術(shù)的解決思路

解決的思路是，用數(shù)字化思維跳出慣性思維，不求所有，但求所用，求同存異，不要試圖把三個合不到一起的捏成一塊，而是共同創(chuàng)建第四塊。在傳統(tǒng)的物質(zhì)世界，文獻載體的占有具有獨享性，得失是對立的，一方的獲得意味著另一方的失去，大一統(tǒng)意味著利益重組。而數(shù)字世界則不然，數(shù)據(jù)擺脫了物理載體的禁錮，在虛擬空間中加工重組產(chǎn)生增量，并不改變原有資產(chǎn)的歸屬關(guān)系，不影響既得利益，新產(chǎn)生的價值被各方共有、共享、多贏。

（一）回歸初心，抓住本質(zhì)

圖書情報檔案管理的價值核心是知識的記錄與利用，這是永恒不變的，隨著生產(chǎn)力的技術(shù)進步，變化的是記錄與利用的方式與方法，從早期的石壁、龜甲、竹片、絹等到后來的紙介質(zhì)、光介質(zhì)、磁介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)，從IT時代進入DT時代，人工智能、云計算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新一代信息技術(shù)快速發(fā)展，極大地拓寬了數(shù)據(jù)承載與傳輸?shù)臅r空，數(shù)據(jù)不再受制于物理載體的限制，可以被無限的復(fù)制、拆分和重組，顛覆了對傳統(tǒng)文獻的認知，載體并不是本質(zhì)，數(shù)據(jù)和知識才是本質(zhì)，如今這些信息被存儲在云上，呈現(xiàn)在各種顯示終端上，用戶不必親身來到圖書館或檔案館，可以足不出戶就能通過網(wǎng)絡(luò)快速搜索到自己想要的信息。

（二）信息組織的數(shù)據(jù)化與語義化。

信息組織是一級學(xué)科公認的首要核心知識，其研究成果在大數(shù)據(jù)技術(shù)和思維的影響下于2019年也出現(xiàn)了實質(zhì)性的數(shù)據(jù)化變革趨勢。編目作為圖書館情報學(xué)和檔案學(xué)的傳統(tǒng)話語和競爭優(yōu)勢，正從數(shù)字化進入數(shù)據(jù)化階段，編目的對象從文獻或檔案記錄逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)及數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，由此信息組織工具相應(yīng)地從傳統(tǒng)的分類表和主題詞表為核心的受控詞表擴展到語義網(wǎng)絡(luò)和本體等知識組織系統(tǒng)，在資源層、元數(shù)據(jù)記錄層、詞表層分別出現(xiàn)了語義層級的變化，如資源層的URI，元數(shù)據(jù)記錄層的RDA、DCMI抽象模型、DACS、CCO，詞表層級的RDF詞匯表、簡單知識組織系統(tǒng)SKOS、0WL語言等。信息組織轉(zhuǎn)向知識組織從而實現(xiàn)知識服務(wù)的關(guān)鍵是建立大規(guī)模的知識單元元數(shù)據(jù)和關(guān)聯(lián)化元數(shù)據(jù)[5]。信息組織的數(shù)據(jù)化與語義化使得在不改變圖書情報檔現(xiàn)有案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上建立新的知識數(shù)據(jù)庫成為可能，建立圖1所示的架構(gòu)，回避了“一體化管理”的大一統(tǒng)難題。

（三）建立新型組織機構(gòu)、人才隊伍和平臺

保留傳統(tǒng)的圖書情報檔案工作機構(gòu)和人才隊伍，繼續(xù)做好本專業(yè)領(lǐng)域的各項工作，在此基礎(chǔ)上，增加知識管理的工作機構(gòu)，通過內(nèi)部選才和外部招賢的方式建立知識管理人才隊伍，開展信息管理的數(shù)字化和語義化工作，建立知識管理數(shù)據(jù)庫和集成服務(wù)平臺，并且利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，將檢索的范圍擴大到互聯(lián)網(wǎng)非文獻型數(shù)據(jù)，包括網(wǎng)站、論壇、新媒體等，檢索結(jié)果包括文獻電子版完全版、文獻中知識的片段、網(wǎng)絡(luò)中非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)、圖片、音視頻等，重要的是這些數(shù)據(jù)彼此有一定的聯(lián)系，有關(guān)聯(lián)度的評估，檢索的也不再局限于關(guān)鍵詞，而是可以檢索一個場景或一個問題的求解，為用戶提供更加快捷、多樣和更貼近目標的檢索服務(wù)。

四、結(jié)語

圖書情報檔案一體化管理的理論研究與實踐探索仍在繼續(xù)，問題的表象以及問題背后的根因也越來越清晰，新一代信息技術(shù)極大地增強了人們記錄和利用知識的能力，解放了原先對物理載體的過度依賴，信息管理的數(shù)字化、語義化可以讓人們不必關(guān)注對文獻實物載體的占有，而是在數(shù)字世界中對知識進行細化、重組和利用，回避了矛盾，創(chuàng)建了新的價值空間，為圖書情報檔案工作開辟了藍海，為文獻利用效率的提高提供了廣闊空間，必將為讀者用戶帶來更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、更佳的體驗。

參考文獻：

[1] 徐楚雄，圖書情報檔案一體化管理的理性思考，云南檔案，2009（11）.62-64.

[2] 陳東，周淑珍，科研單位圖書情報檔案一體化管理可行性探索，海峽科技與產(chǎn)業(yè)，2017，（02），69-71.

[3] 馬燕，理想 現(xiàn)實 思維——基于多重模型思維的圖書、情報、檔案一體化研究，檔案管理，2020，（05），20-21.

[4] 徐楚雄，圖書情報檔案一體化管理的理性思考，云南檔案，2009（11）.62-64.

[5] 閆慧，2019年中國圖書情報與檔案管理領(lǐng)域研究熱點回顧，情報資料工作， 2020，41（02），5-19.