醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新策略分析

摘 要：作為醫(yī)院文化、醫(yī)院歷史的傳承和記載資料，醫(yī)院檔案在科研、教學、醫(yī)療、人事、行政等領(lǐng)域發(fā)揮了重要的作用。新形勢下，要確保檔案管理效率進一步提升，除了要對傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容、管理方式進行創(chuàng)新，還需要轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理人員的管理思想，營造重視檔案管理的氛圍。鑒于此，文章對醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的必要性進行分析，闡述當前存在的主要問題，并結(jié)合實踐經(jīng)驗與理論知識提出自己的觀點，旨在進一步促使醫(yī)院檔案為醫(yī)院發(fā)展提供有力支撐，幫助檔案管理人員找到適合醫(yī)院檔案管理的路徑。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新;檔案管理;必要性;策略;問題

1 醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

1.1 確保檔案管理工作長遠發(fā)展的必然要求

一個醫(yī)院檔案管理的效率會一定程度上反映出該醫(yī)院的整體建設(shè)水平。一方面，加快醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新步伐，努力實現(xiàn)檔案管理隊伍素質(zhì)、依法治檔水平、檔案服務(wù)能力、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)全面提升，能夠形成現(xiàn)代化、精細化、科學化的檔案管理新格局[1 ]。另一方面，隨著醫(yī)院檔案資料不斷增加，日常管理檔案的難度也不斷增加。在這種形勢下，只有切實革新檔案管理的內(nèi)容以及方式，逐步建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理模式，才能減輕檔案管理人員的工作壓力，確保檔案管理規(guī)范化，減少檔案丟失、損壞現(xiàn)象。

1.2 全面發(fā)揮醫(yī)院檔案資料價值的內(nèi)在要求

由于檔案資源是醫(yī)院一切活動的原始記錄，能夠反映醫(yī)院工作所留下的痕跡。因此，醫(yī)院必須要建立一個規(guī)范且完整的檔案管理體系，確保日后能夠做到有證可查、有據(jù)可依。尤其是在大力推進醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的現(xiàn)階段，醫(yī)院須頻繁面臨相關(guān)主管部門的督導檢查，院內(nèi)各項工作均急需規(guī)范化、程序化管理。在這種背景下，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作，充分管理好檔案資源，能夠便于相關(guān)主管部門調(diào)檔查閱，確保醫(yī)院工作有序開展。除此之外，醫(yī)院檔案資源是一個醫(yī)院的文化沉淀，能夠反映出一個醫(yī)院的文化元素[2 ]。創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作，進一步發(fā)揮檔案的憑證價值、參考價值、決策咨詢價值，能夠提升醫(yī)院領(lǐng)導對檔案管理工作的重視程度，營造良好的管理氛圍。

2 醫(yī)院檔案管理工作中常見的問題

2.1 檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱

當下，部分醫(yī)院對于檔案管理工作沒有給予足夠的重視，忽視檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)。典型表現(xiàn)在如下方面：一是檔案收集工作薄弱。部分醫(yī)院檔案收集工作與醫(yī)院業(yè)務(wù)脫軌，缺乏收集重點，無法真正挖掘醫(yī)院檔案資源的潛在價值，導致利用效率低下。二是檔案收集體系不完善，未從制度層面明確檔案收集的種類、范圍、保管期限，無法確保檔案資料收集的完整性、保管的時限性、范圍的全面性[3 ]。三是制度建設(shè)滯后，未就醫(yī)院檔案管理工作配套以相應(yīng)的制度，檔案管理過程中出現(xiàn)職責交叉、職責不明、效率低下、質(zhì)量參差不齊等問題。四是檔案庫房管理不規(guī)范，檔案資料在管理過程中較為混亂，甚至出現(xiàn)隨意堆積的現(xiàn)象。

2.2 醫(yī)院檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后

部分醫(yī)院在檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)領(lǐng)域未投入足夠的人、財、物，難以優(yōu)化檔案管理環(huán)境，不利于提升檔案管理效能。一方面，必備的硬件設(shè)施和用品缺失，檔案庫房及其他場所難以滿足“八防”要求[4 ]。此外，部分醫(yī)院在采購檔案基礎(chǔ)設(shè)施的過程中缺乏針對性，所采購的設(shè)施容易被淘汰，且難以應(yīng)用到具體的工作當中。另一方面，部分醫(yī)院檔案信息化建設(shè)緩慢，未結(jié)合未來檔案管理趨勢以及本單位需求，購置并引進相應(yīng)的信息技術(shù)，難以實現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)型向現(xiàn)代型轉(zhuǎn)型的目標。

2.3 檔案數(shù)字化信息建設(shè)不科學

一是部分醫(yī)院轉(zhuǎn)型步伐較慢，未充分應(yīng)用數(shù)字壓縮技術(shù)、OCR技術(shù)以及數(shù)字掃描技術(shù)，導致紙質(zhì)類檔案無法轉(zhuǎn)化為數(shù)字類檔案，影響后期檔案管理、開發(fā)及利用，難以滿足數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下檔案數(shù)字化的要求。二是數(shù)字型檔案知識庫建設(shè)緩慢。典型表現(xiàn)為：未結(jié)合醫(yī)院的重點業(yè)務(wù)對數(shù)字類檔案進行建設(shè)，所形成數(shù)據(jù)庫缺乏利用價值;檔案資源格式未統(tǒng)一，后期處理難度大，不利于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè);檔案管理系統(tǒng)無法兼容聲像、圖像等形式的文件;檔案資料自動識別、自動提取、自動檢索領(lǐng)域仍然存在缺陷。三是檔案安全管理滯后。一方面，事后備份不足。部分醫(yī)院云儲存技術(shù)的應(yīng)用水平低，一旦出現(xiàn)檔案系統(tǒng)崩潰、硬盤損毀的情形，無法及時有效地對數(shù)字類檔案資源予以恢復(fù)。另一方面，事前防控能力不足。計算機及檔案管理系統(tǒng)容易受到病毒的威脅。

3 醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的策略

3.1 完善檔案管理基礎(chǔ)工作，樹立整體思維

檔案管理的各個環(huán)節(jié)不是相互割裂的，而是具有整體性。為此，醫(yī)院必須要完善檔案基礎(chǔ)管理工作，統(tǒng)籌全部環(huán)節(jié)進行綜合考量。一是要做好檔案收集工作。要圍繞醫(yī)院檔案管理重點對相關(guān)資料進行收集、整理和匯編，以不同渠道實現(xiàn)對原始資料的整合。二是要從制度層面明確檔案收集歸檔的內(nèi)容，合理劃分收集歸檔的種類，明確收集歸檔的范圍以及相關(guān)材料的保管期限，嚴格按照“資料齊全、應(yīng)歸盡歸”的基本原則對資料進行收集，實現(xiàn)檔案管理工作良性發(fā)展。三是要從制度層面確保檔案管理各個環(huán)節(jié)能夠有效銜接，理清各個環(huán)節(jié)的責任人員，保證檔案管理工作的流暢性。四是要進一步加強檔案庫房管理制度建設(shè)，并將制度公布上墻，明確檔案保管、利用、移交、銷毀等方面的規(guī)范與流程，為管理工作提供明確指引，提升檔案管理的透明度。

3.2 加快檔案管理設(shè)施建設(shè)，提升工作效能

從長遠看，醫(yī)院只有加大投入，加強領(lǐng)導，抓好檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能更好地實現(xiàn)對各種載體和門類檔案的集中統(tǒng)一管理，提升工作效能。為此，一是要進一步結(jié)合檔案管理需求，配備并更新計算機、打印機、掃描儀、保密柜、防磁柜、防蟲藥劑、溫濕度計、窗簾、氣體滅火器、檔案密集架等必備設(shè)施，確保檔案硬件設(shè)施能夠符合“八防”要求，實現(xiàn)科學管理目標。二是要進一步結(jié)合當前信息化建設(shè)的要求，引進并購置相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云儲存庫，促進檔案管理質(zhì)量有效提升。

3.3 推動檔案數(shù)字化信息建設(shè)，實現(xiàn)技術(shù)賦能

為更好地豐富檔案管理的內(nèi)容和形式，實現(xiàn)對檔案管理空間的擴充，醫(yī)院必須要推動檔案數(shù)字化信息建設(shè)，將信息技術(shù)應(yīng)用至各個環(huán)節(jié)，打造現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)管理平臺。一是要充分應(yīng)用數(shù)字壓縮技術(shù)、OCR技術(shù)以及數(shù)字掃描技術(shù)，對紙質(zhì)型檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化的同時，構(gòu)建數(shù)字化管理體系。二是要以醫(yī)院業(yè)務(wù)鏈為核心，探索構(gòu)建數(shù)字型檔案知識庫，更好地發(fā)揮檔案資源在醫(yī)院各項業(yè)務(wù)中的作用，全面挖掘醫(yī)院檔案的潛在價值。首先，要進一步借助數(shù)據(jù)挖掘、知識圖譜、機器學習等工具對醫(yī)院檔案進行深挖，理順檔案知識間的相關(guān)關(guān)系，確保數(shù)據(jù)庫建設(shè)符合一定的邏輯。其次，做好檔案利用需求調(diào)研工作，確保數(shù)據(jù)庫建設(shè)的可行性和針對性，滿足不同主體多元化的檔案需求。最后，依托于檔案管理系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)對檔案資源的字節(jié)檢索，切實提升檢索和查閱效能，實現(xiàn)“一套檔案、多次利用”。三是要做好檔案安全管理工作。就醫(yī)院檔案而言，保密性、安全性是其核心屬性。在應(yīng)用信息技術(shù)的同時，醫(yī)院不能忽視安全建設(shè)。一方面，要充分利用云共享技術(shù)以及云儲存終端，實現(xiàn)檔案資源實時傳輸備份，提升醫(yī)院檔案工作的抗風險能力。另一方面，進一步做好安全環(huán)境管理工作，充分利用防火墻技術(shù)、病毒查殺技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)對醫(yī)院檔案文件、計算機操作系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)進行加密處理，做好信息技術(shù)應(yīng)用于安全防范并重。

4 結(jié)束語

新醫(yī)改背景下，信息技術(shù)、新型檔案管理理念對醫(yī)院檔案管理工作的影響進一步加深，醫(yī)院檔案管理改革已成趨勢。由于醫(yī)院檔案建設(shè)系統(tǒng)性強，涉及面廣，管理方式、內(nèi)容都會影響檔案管理的成效，所以檔案管理人員要培育自身全局意識、創(chuàng)新意識以及責任意識，用新思維解決醫(yī)院檔案建設(shè)中存在的問題，確保檔案資源齊全、規(guī)范、完整、安全、有效、真實。具體而言，一是要完善檔案管理基礎(chǔ)工作，樹立整體思維;二是要加快檔案管理設(shè)施建設(shè)，提升工作效能;三是要推動檔案數(shù)字化信息建設(shè)，實現(xiàn)技術(shù)賦能。相信在醫(yī)院檔案管理人員的切實努力下，檔案管理轉(zhuǎn)型步伐會進一步加快，檔案管理工作會呈現(xiàn)出嶄新面貌。

參考文獻：

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作者簡介：曹妍，大學學歷，天津市胸科醫(yī)院副研究館員，研究方向：檔案專業(yè)。