“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理工作創(chuàng)新探究

石貞貞

摘 要：在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展且廣泛應(yīng)用的今天“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代來臨，包括高校等在內(nèi)的相關(guān)單位在檔案管理工作開展過程中靈活合理地應(yīng)用各種先進(jìn)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，以期在全面提高檔案管理效率和質(zhì)量的前提下降低管理成本，由此獲得可觀的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。本文首先對“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行了簡要論述，其次對互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展背景下，高校檔案管理工作所面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)進(jìn)行了分別論述，最后就如何在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下創(chuàng)新高校檔案管理工作提出了一系列合理有效的策略，希望能夠促進(jìn)高校全面有效克服檔案管理工作過程中所面臨的各種難題與挑戰(zhàn)，推動(dòng)檔案管理工作逐步朝著電子化、高效化、信息化等方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”背景;高校;檔案管理;創(chuàng)新探究

高校檔案是一個(gè)涵蓋了各種與高校相關(guān)的信息庫，既包括高校在辦學(xué)期間取得的一系列科研成果，也涵蓋了高校不同階段的工作及活動(dòng)情況，作為高校極具參考和保存價(jià)值的重要史料，高校檔案對學(xué)校而言尤為重要，其檔案管理水平的高低在一定程度上反映了其管理效率和質(zhì)量。在互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的今天，高校應(yīng)在檔案管理工作過程中靈活合理地引入成熟強(qiáng)大的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作逐步朝著現(xiàn)代化、智能化、信息化等方向推進(jìn)，從而使得檔案管理效率和質(zhì)量實(shí)現(xiàn)全面提升，保證檔案資料管理的完整性、安全性及可靠性，推動(dòng)高校穩(wěn)步健康發(fā)展。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理的特點(diǎn)

在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等迅猛發(fā)展的今天，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校檔案管理呈現(xiàn)出新的特征，具體表現(xiàn)為下述四個(gè)方面：一是開放性和共享性等特征，檔案利用范圍相較之前明顯擴(kuò)大，為各界人士及時(shí)便捷的調(diào)用檔案提供了極大的便利;二是檔案文件能夠以電子文檔的形式進(jìn)行儲(chǔ)存和管理，有助于減少紙張的使用，既環(huán)保又經(jīng)濟(jì)，同時(shí)也能夠促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展;三是提高了高校檔案資料的傳輸及利用效率，在網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍不斷擴(kuò)大且網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，跨區(qū)域調(diào)閱檔案已成為一種常態(tài)，切實(shí)提高了檔案利用率;四是高校檔案管理效率和質(zhì)量全面提升，依托于先進(jìn)成熟的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，管理人員能夠直接通過電腦在特定系統(tǒng)上完成對檔案的高效化、實(shí)時(shí)化及便捷化管理。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理工作的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

1.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理工作開展過程中面臨的機(jī)遇

（1）促進(jìn)高校檔案管理工作效率進(jìn)一步提高

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，各類網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為高校檔案管理工作提供了極大的便利，使其管理效率和水平得到有效提升，并且切實(shí)降低了檔案管理人員的工作量，其管理工作模式和管理流程相較之前發(fā)生了明顯變化。當(dāng)前，各大高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，各類珍貴檔案資料變得更加豐富化、多元化，包括黨群及行政等在內(nèi)的各類檔案資源均是高校發(fā)展過程中積累起來的重要史料。隨著檔案利用率的不斷提升，檔案查詢量、查詢頻率明顯增多，無形之中導(dǎo)致高校檔案管理人員的工作量驟增。若高校不積極引入先進(jìn)成熟的信息技術(shù)，依舊通過原來的手工模式進(jìn)行查詢和管理，那么勢必會(huì)導(dǎo)致查詢效率低且容易出錯(cuò)，難以全面有效地滿足檔案管理發(fā)展需求。而“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下各類信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，既有助于提高高校檔案管理效率，還能夠降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，為師生提供更好的檔案查詢服務(wù)。

（2）切實(shí)改善服務(wù)質(zhì)量，支持遠(yuǎn)程訪問及查詢

在高校教學(xué)教育活動(dòng)如火如荼持續(xù)開展的今天，包括黨政電子公文等在內(nèi)的大量數(shù)據(jù)相應(yīng)產(chǎn)生，由此使得電子檔案資源規(guī)模迅速擴(kuò)大，與此同時(shí)，各類先進(jìn)成熟的信息技術(shù)的日臻成熟及廣泛應(yīng)用切實(shí)提高了高校檔案數(shù)字化、電子化發(fā)展速度。在檔案管理工作開展過程中，可直接通過掃描等技術(shù)將高校的紙質(zhì)文檔和照片文檔快速高效地轉(zhuǎn)變?yōu)楸阌诓樵兒捅４娴碾娮訖n案，從而使得電子檔案規(guī)模迅速擴(kuò)大。為了便于師生查閱檔案資料，高校管理人員依托于先進(jìn)強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)和高校之間保持密切聯(lián)系，創(chuàng)建了操作便捷且性能強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)，使得師生查閱檔案資料不受時(shí)空的約束，支持師生通過計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程訪問及查詢，使得高校檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量大幅改善。

（3）便于深入挖掘有價(jià)值檔案，支持檔案資源實(shí)時(shí)共享

在新時(shí)代發(fā)展環(huán)境下，高校檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展態(tài)勢迅猛，每年都會(huì)新增大量的電子文檔，可供分析的電子檔案資源越來越多，其規(guī)模不可估量。在互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展及信息技術(shù)日臻成熟的發(fā)展背景下，各類先進(jìn)、強(qiáng)大的技術(shù)為人們在大量的檔案資源中便捷高效的挖掘出最有研究和使用價(jià)值的檔案提供了強(qiáng)大支持，有助于將其便捷高效地全面整合，由此形成高質(zhì)量的檔案資源。同時(shí)，也為人們查詢和共享檔案資源提供了極大的便利，有利于良好地滿足師生查閱和使用檔案資料的需求。

2.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理工作開展過程中所面臨的挑戰(zhàn)

（1）信息專業(yè)人才匱乏

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，最具潛力且最急需的人才當(dāng)屬信息專業(yè)人才，他們在高校檔案管理工作開展過程中扮演著極其重要的角色。不過，遺憾的是，目前很多高校檔案部門普遍存在著人才短缺的問題，既懂信息技術(shù)又懂檔案管理的復(fù)合型人才非常少，很多檔案管理人員的技術(shù)能力較差，盡管引入了一系列成熟強(qiáng)大的新系統(tǒng)、新設(shè)備，但是由于操作不嫻熟、不專業(yè)，致其價(jià)值和作用無法得到充分彰顯，由此造成的后果是檔案管理效率和質(zhì)量并未隨著設(shè)備投入的增大而顯著提升。有專家表示，資深信息專業(yè)人才匱乏的問題短期內(nèi)不會(huì)得到妥善處理，其缺口會(huì)隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)一步擴(kuò)大，而這也對高校檔案管理工作的信息化發(fā)展提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

（2）高校檔案設(shè)備管理不到位

目前，很多高校側(cè)重于教學(xué)及科研工作的開展，包括高校設(shè)備檔案管理等在內(nèi)的服務(wù)性工作并未得到足夠的關(guān)注，很多高校沒有創(chuàng)設(shè)專門的設(shè)備管理部門，而是直接將實(shí)驗(yàn)教學(xué)設(shè)備和檔案管理融合在一起，導(dǎo)致檔案設(shè)備管理效率和質(zhì)量較為低下。很多高校出現(xiàn)了重購買輕管理的情況，不僅不利于檔案設(shè)備得到高效高質(zhì)的管理，也使得很多檔案設(shè)備的價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮，長期處于閑置的狀態(tài)，浪費(fèi)現(xiàn)象較為嚴(yán)重。除以上問題外，很多高校管理人產(chǎn)權(quán)意識較差，資產(chǎn)歸屬不明，特別是對外單位贈(zèng)送的檔案設(shè)備，往往沒有被正式納入檔案設(shè)備管理范疇之內(nèi)，未加強(qiáng)對各類檔案設(shè)備的檔案記錄和整合，賬務(wù)與實(shí)際不符的現(xiàn)象屢見不鮮，不利于國有資產(chǎn)得到應(yīng)有保管和利用。