事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

王小潁

摘? 要：對于事業(yè)單位來說，檔案管理工作不容忽略，這一工作的實踐性和應用性比較強，對后期的信息模式以及查找有非常關鍵的作用。如果直接無視這一工作，就會導致后期的管理工作被受阻礙同時雜亂無序，有的重要信息可能直接被遺漏。因此，事業(yè)單位管理層需要意識到這些工作的重要性和必要性，以推進信息化建設為基礎及前提，靈活利用各種現(xiàn)代化的管理技術和手段，不斷提升管理質(zhì)量和效率，確保各種管理工作的有效落實全面改革。本文站在宏觀的角度，立足于事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)實條件，深入分析信息化建設過程中所存在的各類問題。針對問題出現(xiàn)的原因提出相應的解決對策，以期為推進事業(yè)單位穩(wěn)定建設及發(fā)展提供相應的參考。

關鍵詞：事業(yè)單位? 檔案管理? 信息化建設? 存在的問題? 解決措施

中圖分類號：G270.7 ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）04（c）-0176-03

Problems and Solutions in the Information Construction of Archives Management in Public Institutions

WANG Xiaoying

（Technical Training Center of Binzhou Housing and Urban-rural Construction Bureau， Binzhou， Shandong Province， 256600 China）

Abstract： For public institutions， archives management work can not be ignored， this work of practicality and application is relatively strong， the late information mode and search has a very key role. If this work is ignored directly， the later management work will be hindered and disorganized， and some important information may be directly missed. Therefore， the management of public institutions should be aware of the importance and necessity of these work， based on the promotion of information construction and on the premise， flexibly use a variety of modern management technology and means， constantly improve the quality and efficiency of management， and ensure the effective implementation of various management work and comprehensive reform. In this paper， from a macro perspective， based on the practical conditions of archives management in public institutions， in-depth analysis of the various problems existing in the process of information construction. In view of the causes of the problems， this paper puts forward the corresponding solutions in order to provide reference for promoting the stable construction and development of public institutions.

Key Words： Public institution; Archives management; Information construction; Existing problems; Solutions

在信息化時代下，信息化建設備受關注，各行各業(yè)開始主動利用各種現(xiàn)代信息技術來調(diào)整內(nèi)部管理模式，創(chuàng)新管理制度和管理手段，確保管理資源的優(yōu)化配置及利用。與其他的管理工作相比，檔案管理工作的內(nèi)容和形式比較復雜，信息化建設的難度相對偏高。因此，事業(yè)單位需要做好前期的準備工作，深入分析檔案管理工作的具體內(nèi)容以及核心要求[1]。在分析數(shù)據(jù)以及調(diào)整管理策略的過程中，主動實現(xiàn)信息化建設工作的全面落實，確保信息的有效分類以及整理，為后期的信息應用提供更多的依據(jù)，只有這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)自身的優(yōu)化發(fā)展。

1? 事業(yè)單位檔案管理信息化

在促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設的過程中，首先需要了解這一具體概念的核心要求。其中信息化建設主要以現(xiàn)代信息技術的利用為依據(jù)，突破時空限制，確保管理工作的有效落實，真正實現(xiàn)線上線下的有效互動，為后期的信息數(shù)據(jù)處理提供更多的便利。

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設主要以數(shù)據(jù)檔案的有效搜集分類以及后期的查找為核心，以信息化為重要的切入點。為了確保管理資源的合理配置及利用，管理層需要了解管理有效性的實踐要求，進一步提升管理質(zhì)量。有學者站在宏觀發(fā)展的角度，對信息化管理工作進行了有效性分析及研究，并且明確提出了3個特征。

首先，事業(yè)單位檔案管理信息優(yōu)化具有明顯的真實性。與傳統(tǒng)的管理模式相比，信息化建設以及信息化管理會遇到外部環(huán)境變動等情況，如果直接以人工管理的形式落實相關的管理工作，就會導致信息更換頻率過高，同時無法確保信息的及時更新。后期的信息查找也會產(chǎn)生許多的問題，整體的信息應用率呈現(xiàn)不斷下降的趨勢。其中信息化建設則有助于促進信息資源的快速更新，管理工作人員可以結合實際的工作需求來進行有效的查找，確保信息的合理利用以及配置。其次則是資料的多元化，與其傳統(tǒng)的人工管理方式相比，信息化建設以及信息化管理更加豐富及多元，能夠更好地滿足不同管理工作的實際要求。管理層可以在信息查詢的過程中了解具體的進度，并且核查目錄，做好前期的登記工作，確保不同信息資源之間的有效關聯(lián)，真正實現(xiàn)信息資料的多元化發(fā)展。最后則是工作高效化，傳統(tǒng)的信息檔案管理工作只能夠以簡單目錄的查找為核心，根據(jù)目錄來明確查找的位置，然后分析文件名，無法對相關資料進行有效的分析及研究。如果查詢的資料比較多，就需要耗費許多的人力、物力以及財力[2]。相比之下，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設則可以實現(xiàn)不同信息的有效瀏覽，盡量減少人力資源的消耗，同時還可以在有效的時間范圍內(nèi)查找到所需要的信息。

2? 事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

綜合上文的簡單論述和分析不難發(fā)現(xiàn)，信息化建設有非常關鍵的影響，對此，事業(yè)單位需要做好充分的準備工作，深入了解檔案管理信息化建設工作的核心要素，進而實現(xiàn)對癥下藥。但是從目前來看，有一部分事業(yè)單位對于這一工作的認知和理解不夠充分，出現(xiàn)了許多思想誤區(qū)和行為偏差。最終導致工作質(zhì)量和工作效率大打折扣，具體問題如下。

2.1 忽略前期規(guī)劃和調(diào)控

作為內(nèi)部管理工作中的重要組成部分，檔案管理工作的內(nèi)容和形式比較復雜，實踐性較強、時間跨度比較廣，因此對管理層的工作能力和經(jīng)驗是一個較大的挑戰(zhàn)。為了有效避免工作偏差及工作遺漏，管理層需要注重前期的合理規(guī)劃，真正實現(xiàn)統(tǒng)籌調(diào)控，確保不同管理工作的穩(wěn)定落實[3]。但是從目前來看，有一部分事業(yè)單位忽略了對信息化建設工作的分析以及研究，在這一板塊上投入的時間不足。沒有靈活利用各種不同的信息方式來進行有效的查找，出現(xiàn)了較為明顯的檢索問題。其中信息查找工作需要以信息檢索為依據(jù)，事業(yè)單位需要嚴格按照這一要求來進行穩(wěn)定的調(diào)整以及宏觀分析。但是有的工作人員的工作經(jīng)驗不足，仍然按照傳統(tǒng)的手工方式來進行運作，整體的信息化方式應用率相對比較低，無法對不同的資料狀況進行有效的識別。

2.2 還未構建管理制度

事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作中所包含的管理要求和管理環(huán)節(jié)較為復雜，因此科學合理的管理制度則顯得非常關鍵。這一點要求工作人員著眼于前期的信息化建設工作要求以及具體進度，通過對制度工作內(nèi)容的進一步分析來構建完善的制度體系。但是有一部分事業(yè)單位出現(xiàn)了許多思想以及認知上的誤區(qū)，沒有主動配備充足的管理工作人員，按照前期管理制度工作的相關要求，掌握信息化的工作方式。進一步調(diào)整工作思路以及工作方向，盡量避免信息化建設工作流于形式，因此整體的工作質(zhì)量和工作效率停滯不前[4]。有的工作人員沒有嚴格按照現(xiàn)有的管理制度來進行執(zhí)行及分析，出現(xiàn)了許多盲目開展工作的問題，有的管理層面非常容易出現(xiàn)思路偏差，但是工作人員沒有進行及時的糾正，最終導致矛盾持續(xù)惡化。另外，盡管有的事業(yè)單位構建了管理制度，但是沒有著眼于時代發(fā)展的要求進行及時的更新以及調(diào)整，往往按照一種制度一以貫之。這一點導致所制定的管理制度流于形式，所發(fā)揮的作用不夠理想，管理工作人員的積極性也呈現(xiàn)不斷下降的趨勢。

2.3 忽略了外部監(jiān)督與協(xié)調(diào)

信息化建設工作直接影響著檔案管理工作的有效落實，同時這一工作存在一定的隱蔽性，安全系數(shù)要求相對偏高，因此對管理工作人員提出了嚴格的要求。外部監(jiān)督以及協(xié)調(diào)工作不容忽略，但是有的事業(yè)單位直接跳過了這一環(huán)節(jié)，沒有著眼于監(jiān)督環(huán)節(jié)的工作要求，始終堅持安全第一的工作理念。在設計網(wǎng)站的過程之中，沒有做好后期的維護工作，直接以普通網(wǎng)站為主，忽略了特定網(wǎng)站的有效選用，最終導致信息瀏覽以及信息檢索面臨諸多的風險。有的原資料直接被毀損，嚴重影響了各項工作的穩(wěn)定落實，一部分管理資源被浪費，無法更好地確保不同的管理工作人員充分發(fā)揮自身的職責。因此整體的信息化建設工作停滯不前，出現(xiàn)了許多的矛盾及問題[5]。

3? 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的解決措施

為了全面促進檔案管理信息化建設工作的有效落實，管理工作人員需要注重理論分析與實踐研究之間的結合，著眼于信息化建設工作中所存在的各類問題，通過對安全問題、人員問題和檢索問題的綜合分析及研究來調(diào)整工作思路，保障信息化建設工作的正確方向以及穩(wěn)定落實。著眼于各個階段的信息化管理重點以及難點，在調(diào)整管理思路的基礎上，更好地彰顯信息化管理工作的重要優(yōu)勢，為事業(yè)單位的穩(wěn)定建設保駕護航，保障自身能夠主動地參與激烈的市場競爭中。

3.1 加強宏觀規(guī)劃與管理

事業(yè)單位管理層需要在開展信息化建設工作之前做好規(guī)劃工作，盡量避免急于求成，主動與其他單位保持密切聯(lián)系，做好前期的計劃，不管是短期計劃還是長期計劃，都不能忽略。在信息時代背景下，信息資源的使用頻率較高，同時能夠突破時間和空間的限制，更好地促進信息資源的有效利用及共享。

對此，管理層可以主動利用這一優(yōu)勢積極協(xié)調(diào)短期和長期規(guī)劃，盡量避免盲目跟風，而是綜合考慮事業(yè)單位的真實情況，進一步了解信息化建設工作的重點，做好前期的計劃安排，盡量避免工作中出現(xiàn)諸多遺漏及偏差。其中信息化建設工作的難度系數(shù)相對偏高，極有可能會存在許多的交叉工作。因此，在開展長期規(guī)劃工作前，管理工作人員可以對整個規(guī)劃目標進行簡單細分，將長期目標劃分為幾個短期目標，確保最終的建設質(zhì)量及建設效果。

3.2 構建完善的管理制度

信息化建設工作對管理層是一個較大的挑戰(zhàn)以及要求，時間跨度比較長，因此前期管理制度的制定非常有必要，這一點也有助于進一步提升信息資源的使用效率和應用度。在開展各項管理工作前，管理層需要注重對制度內(nèi)容的分析以及研究，確保所制定的管理制度能夠更好地解決現(xiàn)實的建設問題。其中制度缺失等問題比較普遍，管理層需要積極檢查建設制度中所設定的主要內(nèi)容，關注對各項管理制度的重新調(diào)整，明確不同資料的掌握情況，確保自身所選擇的內(nèi)容能夠與之相對應[6]。

各個部門之間需要加強合作以及互動，促進信息資源的有效利用及共享，綜合考慮不同的利用情況，明確信息內(nèi)容的應用度。在審查的過程中進行重新調(diào)整，盡量避免形式化問題的產(chǎn)生。管理工作人員需要注重不斷學習，了解特定內(nèi)容并進行耐心講述，確保員工能夠主動按照這一要求來執(zhí)行各項工作，真正做到兢兢業(yè)業(yè)，只有這樣才能夠充分彰顯管理制度的重要指導作用及優(yōu)勢。

3.3 加強外部監(jiān)督與管理

為了確保檔案管理信息化建設工作的安全度以及穩(wěn)定落實，管理層需要落實好外部監(jiān)督以及規(guī)劃工作，加強管理及協(xié)調(diào)，全面提升安全性以及應用效率。其中監(jiān)督環(huán)節(jié)所涉及的內(nèi)容比較復雜，資料的安全性最為關鍵。管理層需要明確特定網(wǎng)站的設置要求，做好后期的維護工作，確保網(wǎng)站的安全系數(shù)，維護整個網(wǎng)絡的穩(wěn)定秩序。

4? 結語

在信息化時代背景下，事業(yè)單位需要著眼于目前的管理現(xiàn)狀以及管理問題，在進一步調(diào)整以及改進的過程中，更好地彰顯信息化建設的重要作用及優(yōu)勢，突破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛及影響，真正實現(xiàn)管理資源的合理配置和利用。確保不同管理環(huán)節(jié)的落實，以此來更好地應對時代發(fā)展的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)自身的信息化建設以及管理。

參考文獻

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