事業(yè)單位管理中計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用

秦健

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;計(jì)算機(jī);信息管理系統(tǒng)

一、引言

信息技術(shù)是二十一世紀(jì)最大的成果，給社會(huì)發(fā)展和人們的生產(chǎn)生活方式帶來顛覆性的轉(zhuǎn)變。信息技術(shù)所帶來的信息資源的革命性發(fā)展是前所未有的，信息資源快速的流通性和共享性加速了信息的傳播速度，拉近了人與人之間的距離，提高了信息獲取的便利性。而依托信息技術(shù)發(fā)展起來的計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)更是在各個(gè)企事業(yè)單位得到了普及和推廣。在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的輔助下，實(shí)現(xiàn)了各部門業(yè)務(wù)的有效整合，規(guī)范了各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，降低了人為操作失誤引發(fā)的各類風(fēng)險(xiǎn)，減輕工作人員負(fù)擔(dān)的同時(shí)極大提升了工作效率。

二、事業(yè)單位傳統(tǒng)信息管理方式存在的弊端

（一）以人工統(tǒng)計(jì)匯總為主

在信息管理系統(tǒng)沒有全面推廣之前，無論是事業(yè)單位還是企業(yè)通常都會(huì)選擇人工統(tǒng)計(jì)匯總的方式進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的處理。但隨著事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步，尤其是隨著信息量的增多，傳統(tǒng)的信息處理方式逐漸暴露出其弊端，工作效率低下，紙質(zhì)信息查找難度大、不易保存且會(huì)占用大量的空間，而且很難建立起相關(guān)數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，導(dǎo)致大量信息數(shù)據(jù)的浪費(fèi)，信息利用率低下，不僅如此，各部門之間的信息數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)共享，限制了信息的傳播，阻礙了部門之間的有效溝通，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位信息化的發(fā)展和進(jìn)步。

（二）信息處理錯(cuò)誤率高

在傳統(tǒng)信息管理時(shí)代，依靠人工進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和處理，除了上面提到的效率低下之外，更重要的是信息處理錯(cuò)誤率高，無法為信息使用者提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)，進(jìn)而造成決策上的失誤，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。在過去，對(duì)于信息處理的方式大多是將數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理和匯總，再進(jìn)行分析和提取，這個(gè)過程對(duì)于工作人員的經(jīng)驗(yàn)、工作方式、思維方式都有著較高的要求，一旦任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會(huì)造成信息管理的漏洞。由于數(shù)據(jù)不共享，對(duì)其中一項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，而忽略了對(duì)其相關(guān)數(shù)據(jù)的核對(duì)和修改，那么就會(huì)造成各部門之間數(shù)據(jù)的不一致，給后續(xù)工作埋下隱患。

（三）數(shù)據(jù)調(diào)取、查閱難度大

在人工信息管理時(shí)代，為了查詢到某個(gè)數(shù)據(jù)，工作人員可能要翻閱大量的紙質(zhì)材料，信息獲取的不及時(shí)性讓信息本身的價(jià)值得不到有效體現(xiàn)，極大降低了工作效率。此外，這些紙質(zhì)文檔要占用大量的存儲(chǔ)空間，而且隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)文檔還有破損的風(fēng)險(xiǎn)，給后續(xù)查閱和調(diào)取造成了極大的困難。不僅如此，對(duì)于紙質(zhì)文檔的修改，無法進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和記錄，因此不排除人為篡改數(shù)據(jù)的可能性，從而降低信息的準(zhǔn)確性[1]。

三、計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)在事業(yè)單位管理中的應(yīng)用價(jià)值

相對(duì)于一般的企業(yè)，事業(yè)單位作為一種社會(huì)組織，更多的是為人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)和生活服務(wù)的，因此，人們對(duì)于事業(yè)單位的工作效率和質(zhì)量都有著較高的要求。不僅如此，因?yàn)楣ぷ鲀?nèi)容的特殊性，很多事業(yè)單位是面向全社會(huì)的，因此，在業(yè)務(wù)處理過程中，就會(huì)涉及大量信息的處理，這就要求事業(yè)單位必須將信息處理的效率和質(zhì)量放在工作首位，從而不斷提升工作效率。因此，在事業(yè)單位全面推行信息化管理，不僅是深化事業(yè)單位改革的需要，更是時(shí)代發(fā)展的需求。

（一）電子檔案的建立，提高工作效率

信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的第一步就是信息的數(shù)字化、電子化處理，通過將各類紙質(zhì)文檔的數(shù)字化，建立起事業(yè)單位的電子檔案，電子檔案可以以部門為單位進(jìn)行建立，結(jié)合本部門的工作內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的整理，并將信息匯總到系統(tǒng)中，從而將原本雜亂無章的信息進(jìn)行分門別類地整合，實(shí)現(xiàn)信息的規(guī)范化管理。利用電子檔案，我們能夠?qū)崟r(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，提升了信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

利用計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)電子檔案的有效管理，包括記錄、查閱和調(diào)取，極大地提升了工作效率，規(guī)范了工作流程，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的公開和透明。不僅如此，還實(shí)現(xiàn)了信息的同步和共享，針對(duì)一些公開的數(shù)據(jù)，各部門可以利用系統(tǒng)隨時(shí)進(jìn)行查閱，提高了信息的使用率。此外，在OA辦公系統(tǒng)的輔助下，各類申請(qǐng)類的業(yè)務(wù)就可以通過網(wǎng)絡(luò)開展，比如用車申請(qǐng)、維修保修、財(cái)務(wù)審核、物資采購等等，這樣既做到了規(guī)范化管理又簡(jiǎn)化了流程，同時(shí)也提高了工作效率，降低了紙質(zhì)化辦公室時(shí)代所造成的對(duì)紙質(zhì)資源的浪費(fèi)，為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)[2]。

（二）促進(jìn)事業(yè)單位精細(xì)化管理程度的提升

管理精細(xì)化是深化事業(yè)單位改革的重要方向，現(xiàn)階段，精細(xì)化管理理念在我國事業(yè)單位中得到了廣泛的認(rèn)可和推進(jìn)。而實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的前提是必須加強(qiáng)管理的規(guī)范性和高效性，這同樣離不開計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的使用。在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)全面應(yīng)用的背景下，事業(yè)單位的管理層能夠及時(shí)對(duì)事業(yè)單位各部門的工作流程和服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行查看和管理，從而掌握到詳盡的信息，以便后續(xù)各項(xiàng)工作內(nèi)容的推進(jìn)、制度的制定和落實(shí)，同時(shí)對(duì)各部門業(yè)務(wù)進(jìn)行有效監(jiān)管，進(jìn)而切實(shí)提升事業(yè)單位工作效率，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)穩(wěn)步推進(jìn)。

反過來，在精細(xì)化管理思路的帶動(dòng)下，也能夠進(jìn)一步推動(dòng)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)使用的規(guī)范性。管理者利用信息管理系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期的審核和評(píng)估，從而讓各項(xiàng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性得以提升。同時(shí)，還可以對(duì)各部門的工作效率進(jìn)行監(jiān)管和評(píng)估，進(jìn)而促使各部門提高服務(wù)質(zhì)量，提升工作效率。

（三）提升信息的安全性

事業(yè)單位承擔(dān)著社會(huì)公共事務(wù)服務(wù)工作，因此，其工作范圍內(nèi)涉及的部分信息具有一定的機(jī)密性，基于此，在信息管理過程中，如何提升信息保密性，做好信息安全管理工作顯得尤為重要。在傳統(tǒng)管理時(shí)期，對(duì)于紙質(zhì)的信息資料，通常會(huì)通過保密等級(jí)的標(biāo)記對(duì)信息進(jìn)行保密存放，這樣的方式固然能夠起到一定的警示作用，但無法有效提升信息的安全性。而利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，可以通過設(shè)置權(quán)限、防火墻、數(shù)據(jù)加密以及身份驗(yàn)證等方式加強(qiáng)對(duì)信息的防護(hù)和監(jiān)管，這也是計(jì)算管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)所在。通過權(quán)限的設(shè)置，能夠有效避免信息的泄露，不同部門工作人員根據(jù)各自工作內(nèi)容能夠查看和使用相關(guān)信息，或者根據(jù)級(jí)別的不同授予查看、修改的不同權(quán)限，極大提升了信息使用的安全性。此外，針對(duì)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，要有專門人員對(duì)其進(jìn)行定期維護(hù)，做好數(shù)據(jù)備份工作，及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)，尤其針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的使用要加以嚴(yán)格控制，結(jié)合不同的業(yè)務(wù)范圍嚴(yán)格控制外網(wǎng)的使用，有效降低信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，確保事業(yè)單位信息化管理工作的安全、可靠[3]。

四、結(jié)束語

在信息化快速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的全面應(yīng)用已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，對(duì)于事業(yè)單位來說，也要積極推進(jìn)信息化建設(shè)的發(fā)展，在信息管理模式上不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，充分利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，提高工作效率，提升信息準(zhǔn)確性，促進(jìn)事業(yè)單位管理工作效率和質(zhì)量的提升。