論加油站內(nèi)部控制問題和實(shí)踐研究

侯麗群

摘要：隨著成品油市場競爭性環(huán)節(jié)的全面開放，市場競爭的力量更加多元，加油站零售行業(yè)正面臨著新的挑戰(zhàn)，只有通過資源有效配置、管理創(chuàng)新才能在激烈的市場競爭中占據(jù)一席之地。內(nèi)部控制在國內(nèi)經(jīng)過了幾十年的應(yīng)用、規(guī)范和發(fā)展，已日趨完善并顯示出在企業(yè)管理和治理方面的作用，加油站行業(yè)也是如此。文章以JV公司加油站的內(nèi)部控制存在的問題，包括加油站的內(nèi)控制度僵化、信息系統(tǒng)多但存在分立、自動(dòng)化較低且不能發(fā)揮IT技術(shù)的真正作用、勞動(dòng)密集型企業(yè)普遍存在的員工內(nèi)控文化建設(shè)的難題等方面進(jìn)行了詳細(xì)的闡述。針對(duì)這些問題以實(shí)踐為例，從執(zhí)行層面的實(shí)操性入手，通過建立三級(jí)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管理體系及內(nèi)控問題跟蹤和關(guān)閉制度實(shí)現(xiàn)加油站內(nèi)控管理有的放矢、利用IT技術(shù)發(fā)揮系統(tǒng)合力形成價(jià)格的閉環(huán)管理從而降低內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)、通過加強(qiáng)員工職業(yè)道德和內(nèi)控文化的持續(xù)建設(shè)提升內(nèi)部控制環(huán)境等方面進(jìn)行了實(shí)踐的有益探索，并且取得了良好的實(shí)施效果。因而從內(nèi)部控制的規(guī)范化、科學(xué)化和精細(xì)化管理的角度給加油站行業(yè)提供了與時(shí)俱進(jìn)和行之有效的實(shí)踐參考。

關(guān)鍵詞：加油站;內(nèi)部控制;實(shí)踐研究

內(nèi)部控制是企業(yè)管理的一個(gè)重要方面，隨著中國企業(yè)市場化和全球化的快速發(fā)展，內(nèi)部控制已成為企業(yè)運(yùn)營和各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)。2008年5月，我國財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)聯(lián)合制定和發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，旨在加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制，提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，隨后在2010年4月，五部委的《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行了更加廣泛和詳細(xì)的規(guī)范，從而構(gòu)建了中國企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系。成品油零售行業(yè)是國家產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，關(guān)系到國計(jì)民生，早期進(jìn)入中國市場的外資成品油零售企業(yè)帶來了內(nèi)部控制的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，國內(nèi)的企業(yè)也進(jìn)行了內(nèi)控的體系化建設(shè)，內(nèi)控在保障加油站業(yè)務(wù)健康運(yùn)營方面發(fā)揮了很大的作用。隨著近年來市場成長進(jìn)入平臺(tái)期以及新技術(shù)的快速發(fā)展，使得加油站零售行業(yè)面臨新的挑戰(zhàn)和變革，而通過進(jìn)一步完善內(nèi)部控制體系，特別是通過技術(shù)手段的植入、執(zhí)行層面的細(xì)化、內(nèi)控文化的持續(xù)建設(shè)等促進(jìn)企業(yè)提高精益管理的水平和提高效率效能，才能真正發(fā)揮內(nèi)部控制保障企業(yè)健康發(fā)展的戰(zhàn)略驅(qū)動(dòng)。

一、JV公司加油站內(nèi)部控制的特點(diǎn)

JV公司是中國成品油市場開放后比較早建立的一家合資公司，主要業(yè)務(wù)為成品油銷售。加油站業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)屬于零售行業(yè)范疇，業(yè)務(wù)屬性具備終端服務(wù)、高頻交易等零售行業(yè)特點(diǎn);同時(shí)出售的商品比較特殊，為流質(zhì)的危化品，管理有其復(fù)雜性;加油站行業(yè)也是資本密集型與勞動(dòng)密集型并重的行業(yè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的快速發(fā)展帶來的消費(fèi)升級(jí)以及觸達(dá)手段線上化給加油站帶來了新的變革和挑戰(zhàn)。

JV公司的加油站分布在不同地區(qū)經(jīng)營，地理位置分散，網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)營特征明顯，加油站的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和執(zhí)行是永恒的課題;加油站24小時(shí)經(jīng)營，人員流動(dòng)率相對(duì)較高，安全要求高，加油站個(gè)體的現(xiàn)場管理和總部集中管控的統(tǒng)籌如何達(dá)到有的放矢、風(fēng)險(xiǎn)可控要進(jìn)行持續(xù)的探索;加油站建設(shè)投資大，經(jīng)營的油品價(jià)值高，現(xiàn)金流入穩(wěn)定和連續(xù)，但網(wǎng)點(diǎn)所在區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展不均衡帶來的控制環(huán)境差異，使得內(nèi)部控制的復(fù)雜性也顯而易見。

JV公司根據(jù)加油站的行業(yè)特點(diǎn)和經(jīng)營特點(diǎn)，在公司建立之初就建立了比較完善的內(nèi)部控制體系，財(cái)務(wù)內(nèi)部控制包括資金資產(chǎn)安全、稅務(wù)合規(guī)、費(fèi)用控制、檔案管理、巡站審計(jì)等方面，這些行之有效的內(nèi)部控制制度和流程對(duì)于規(guī)范加油站的經(jīng)營管理和保障合規(guī)經(jīng)營發(fā)揮了很大的作用。

二、JV公司加油站內(nèi)部控制的問題和原因分析

JV公司的內(nèi)部控制雖然比較完善，但隨著公司的快速發(fā)展，原有的內(nèi)控制度僵化：油站經(jīng)營涉及到方方面面，在內(nèi)控審計(jì)方面存在著統(tǒng)一用力的現(xiàn)象，結(jié)果事半功倍，有些方面未達(dá)到預(yù)期效果;內(nèi)控報(bào)告眉毛胡子一把抓、效率和效果亟待提高等問題突出;IT系統(tǒng)雖比較健全，但系統(tǒng)之間孤立，沒有進(jìn)行有效的整合，形成合力;新業(yè)務(wù)模式帶來的新內(nèi)控問題的事前控制設(shè)計(jì)與實(shí)際要求效果有差距;油站涉及區(qū)域廣、人員素質(zhì)參差不齊，對(duì)于制度的理解、文化的認(rèn)同需要進(jìn)一步提高等等。因而內(nèi)部控制在快速應(yīng)對(duì)新業(yè)務(wù)、實(shí)時(shí)監(jiān)控和及時(shí)預(yù)警、全環(huán)節(jié)的內(nèi)控關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的技術(shù)手段植入從而起到事前防范等方面還有較大的差距。

（一）加油站的內(nèi)控制度僵化，事后的落實(shí)整改和責(zé)任查處缺乏跟蹤

油站是JV公司的基本業(yè)務(wù)單元，也是營運(yùn)業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)的內(nèi)控把控關(guān)鍵。但實(shí)際的內(nèi)控制度如果沒有跟上實(shí)際業(yè)務(wù)的變化，新的業(yè)務(wù)場景對(duì)應(yīng)管理流程缺失，內(nèi)控方法和方式不能滿足效率和效能的要求等問題，因而制度滯后于實(shí)際業(yè)務(wù)，失去權(quán)威性和實(shí)操性，會(huì)出現(xiàn)流程制度的設(shè)計(jì)缺陷。同時(shí)對(duì)加油站進(jìn)行內(nèi)控審計(jì)時(shí)看似全面細(xì)致，但對(duì)重點(diǎn)控制環(huán)節(jié)沒有深入挖掘，也沒有從全環(huán)節(jié)進(jìn)行創(chuàng)新性的思考，找出關(guān)鍵的事前預(yù)防性措施;對(duì)于審計(jì)主體的實(shí)際操作，如巡站審計(jì)的方法、違規(guī)行為的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)、審計(jì)資料清單、監(jiān)控的保存等各個(gè)區(qū)域存在差異，因而也就造成了與油站溝通不暢，出現(xiàn)扯皮、對(duì)立、責(zé)任不清等問題;審計(jì)報(bào)告的撰寫方面也存在冗長、不分重點(diǎn)，不能起到有效指導(dǎo)的作用;審計(jì)后續(xù)的整改和責(zé)任查處沒有做到持續(xù)跟蹤，起不到良好的解決問題和懲戒作用。

（二）價(jià)格管理的各系統(tǒng)分立，沒有形成有力的閉環(huán)管理

JV公司有著比較完善的信息系統(tǒng)，包括油站端的零售管理系統(tǒng)、電子會(huì)員系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)，但囿于系統(tǒng)本身的缺陷和兼容性影響，沒有形成系統(tǒng)合力，價(jià)格管理存在較多的內(nèi)控問題，具體表現(xiàn)在線下和線上的數(shù)據(jù)人工傳輸環(huán)節(jié)多;關(guān)鍵控制點(diǎn)缺乏復(fù)核機(jī)制和復(fù)核手段;內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)現(xiàn)難度大、人工復(fù)核的效果效率低;缺乏各控制節(jié)點(diǎn)的相互驗(yàn)證及關(guān)聯(lián)邏輯的復(fù)核的全流程閉環(huán)管理。如在油站的價(jià)格調(diào)整方面，通過采用制作價(jià)格文件，由總部HOS系統(tǒng)推送給BOS系統(tǒng)，再推送給加油機(jī)的模式，這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)在于系統(tǒng)推送的成功率不高且推送后的價(jià)格不能反傳印證。在油站日結(jié)及SAP價(jià)格容差校驗(yàn)方面，由人工錄入和核對(duì)，存在著人工差錯(cuò)率高、結(jié)賬時(shí)需要再次進(jìn)行人工確認(rèn)和手工修正。在促銷價(jià)格調(diào)整比較頻繁的狀態(tài)下，以日為單位的站級(jí)維護(hù)需求和現(xiàn)在執(zhí)行的低維護(hù)周期存在矛盾。在促銷管理方面，隨著市場競爭的加劇，促銷種類繁多，包括價(jià)格直降、各種買贈(zèng)、電子會(huì)員優(yōu)惠、大客戶優(yōu)惠、支付方式優(yōu)惠、時(shí)間段的優(yōu)惠等等，在內(nèi)控審計(jì)檢查時(shí)的可回溯性差且人工核對(duì)效率低、效果差。

（三）內(nèi)控實(shí)際效果受員工素質(zhì)影響參差不齊

制度設(shè)計(jì)的再好，如果沒有強(qiáng)有力的執(zhí)行，那也是一紙空文，而人則是內(nèi)控的主體。企業(yè)員工是內(nèi)部控制制度的建立者、執(zhí)行者、監(jiān)督者和影響者，員工的素質(zhì)表現(xiàn)為企業(yè)員工對(duì)本職工作的勝任能力，主要包括價(jià)值觀、知識(shí)技能、工作經(jīng)驗(yàn)等，因而員工的素質(zhì)是影響企業(yè)內(nèi)部控制效果最為直接和活躍的因素。

加油站屬于勞動(dòng)密集型行業(yè)，實(shí)行24小時(shí)工作制，戶外作業(yè)時(shí)間長，隨著近年來人口紅利的消失，愈發(fā)出現(xiàn)招工困難的現(xiàn)象，招聘的員工素質(zhì)良莠不齊。JV公司的油站較為分散，所處區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在差異，因而員工的差異性更為明顯。員工素質(zhì)方面顯現(xiàn)的內(nèi)控問題包括：能力不夠，技能不足造成的制度執(zhí)行不到位而產(chǎn)生的內(nèi)控問題;職業(yè)道德缺失，法制觀念淡薄的舞弊行為導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn);相應(yīng)的績效考評(píng)或者處罰措施流于形式，未能真正從思想上認(rèn)識(shí)到內(nèi)控的重要性及其危害程度等等。具體而言，如由于招聘的員工學(xué)歷較低或者經(jīng)驗(yàn)欠缺，便利店商品的臺(tái)賬記錄錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn);員工本身的道德意識(shí)水平低而主觀進(jìn)行的侵占油站促銷資源的違規(guī)行為;員工違規(guī)套現(xiàn)被發(fā)現(xiàn)由于金額小達(dá)不到立案或勞動(dòng)解除，對(duì)應(yīng)的違規(guī)機(jī)會(huì)成本低帶來的破窗效應(yīng)等等。

三、JV公司加油站內(nèi)部控制問題的實(shí)踐對(duì)策探索

針對(duì)以上問題，筆者與團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了創(chuàng)新性的思考并運(yùn)用IT的技術(shù)驅(qū)動(dòng)，在內(nèi)控的體系完善、IT驅(qū)動(dòng)的系統(tǒng)整合和內(nèi)控合規(guī)文化的建設(shè)方面進(jìn)行了有益的實(shí)踐探索，取得了良好的效果。

（一）通過契合業(yè)務(wù)、分級(jí)管理和持續(xù)跟蹤，優(yōu)化內(nèi)部控制體系

內(nèi)控制度不是一堆的手冊(cè)、文件，內(nèi)部控制的執(zhí)行和落地與業(yè)務(wù)活動(dòng)、具體流程緊密結(jié)合才能發(fā)揮其作用。因而內(nèi)控制度的完善就是根據(jù)變化的內(nèi)控環(huán)境，緊跟業(yè)務(wù)發(fā)展，保證執(zhí)行層的業(yè)務(wù)操作有制度可參照，有流程可指導(dǎo)，堅(jiān)持制度流程與實(shí)際業(yè)務(wù)相匹配。同時(shí)以注重業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把控和效率優(yōu)先為指導(dǎo)原則進(jìn)行內(nèi)控執(zhí)行手冊(cè)優(yōu)化，這樣的內(nèi)控制度才不是紙面上的制度，而是真正能幫助企業(yè)提升運(yùn)營效率，避免資源浪費(fèi)。

由于油站業(yè)務(wù)瑣碎，發(fā)現(xiàn)的問題嚴(yán)重程度各有差異，為避免主次不清，著力于重要風(fēng)險(xiǎn)、高頻風(fēng)險(xiǎn)，并提高效能，建立三級(jí)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管理體系：對(duì)內(nèi)控的違規(guī)事件明確等級(jí)定義，明確內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)指標(biāo)，一是提前定義，避免分歧，二是風(fēng)險(xiǎn)清晰，簡潔高效;三是分級(jí)管理，目標(biāo)明確。三級(jí)風(fēng)險(xiǎn)體系的建立減少了實(shí)際工作中的執(zhí)行分歧，并且統(tǒng)一了獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，反過來促進(jìn)了內(nèi)控環(huán)境的持續(xù)優(yōu)化。

內(nèi)控巡站審計(jì)報(bào)告是一個(gè)重要的內(nèi)控跟蹤反饋工具，內(nèi)控報(bào)告改變過去幾十頁紙的word文檔，而是根據(jù)三級(jí)風(fēng)險(xiǎn)分類匯總，報(bào)告所列事實(shí)描述清晰、資料齊全、證據(jù)充分、定性正確;在報(bào)告質(zhì)量方面，文字簡練，表述準(zhǔn)確，因而報(bào)告質(zhì)量提高，信服力大大提升。同時(shí)報(bào)告的對(duì)應(yīng)事件追蹤、反饋機(jī)制，形成定期、標(biāo)準(zhǔn)化的反饋模式，便于相關(guān)使用部門能更加準(zhǔn)確掌握油站重點(diǎn)工作的改進(jìn)進(jìn)度和質(zhì)量。以此形成后續(xù)整改的持續(xù)跟蹤，直到關(guān)閉，避免了虎頭蛇尾，保證了審計(jì)的嚴(yán)肅性和有效性。

（二）通過信息化系統(tǒng)的創(chuàng)新整合，形成價(jià)格閉環(huán)管理機(jī)制

大數(shù)據(jù)時(shí)代，需要企業(yè)建立一套有效的信息系統(tǒng)，進(jìn)行數(shù)據(jù)集成和使用，這樣才能抓住客戶的需求、捕捉商業(yè)機(jī)會(huì)、對(duì)競爭做出快速應(yīng)對(duì)，因而在某種技術(shù)層面上說，企業(yè)的競爭還體現(xiàn)在IT技術(shù)的競爭上。對(duì)于零售企業(yè)而言，由于其交易量大的特點(diǎn)，系統(tǒng)的重要性更是不言而喻。

根據(jù)JV公司目前的油品價(jià)格管理現(xiàn)狀，進(jìn)行了管理流程和IT技術(shù)方面的深入思考和研發(fā)創(chuàng)新。以價(jià)格調(diào)整為起點(diǎn)，包括價(jià)格下發(fā)、各種促銷方式的數(shù)據(jù)歸集、收入的確認(rèn)等進(jìn)行價(jià)格管理的全流程梳理。從內(nèi)控管理角度，梳理油品零售價(jià)格管理節(jié)點(diǎn)，明晰各節(jié)點(diǎn)的主要工作內(nèi)容、對(duì)應(yīng)節(jié)點(diǎn)內(nèi)部控制手段的設(shè)計(jì)要點(diǎn);從現(xiàn)有系統(tǒng)的缺陷及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)角度，進(jìn)行技術(shù)提升點(diǎn)的研發(fā)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)整合和改造提升，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成、減少人工參與和系統(tǒng)管控。根據(jù)以上兩個(gè)方面的指導(dǎo)思路，建立了價(jià)格管理平臺(tái)，對(duì)價(jià)格的各層次進(jìn)行系統(tǒng)管理。價(jià)格管理平臺(tái)減少人工干預(yù)和提高效率，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)歸集，報(bào)表查詢、價(jià)格分析功能。同時(shí)提高了油品價(jià)格專業(yè)化管理和管控，實(shí)現(xiàn)了價(jià)格的全流程有效監(jiān)控。

管理和IT技術(shù)的結(jié)合實(shí)現(xiàn)了價(jià)格全流程管理的系統(tǒng)管控、數(shù)據(jù)不落地并減少人工操作的過程管控、利用數(shù)據(jù)歸集和系統(tǒng)內(nèi)控邏輯校對(duì)的事后審計(jì)管控加強(qiáng)。并且在使用中逐步完善，從而形成適應(yīng)公司管理、擴(kuò)大管理內(nèi)涵、提高管理效率、降低管控風(fēng)險(xiǎn)的價(jià)格閉環(huán)管理體系。

（三）加強(qiáng)員工職業(yè)道德和內(nèi)控文化建設(shè)

員工選聘要符合企業(yè)文化的要求，道德素質(zhì)和價(jià)值觀是重要的考核點(diǎn)。阿里巴巴在選人的時(shí)候，特別注重對(duì)人的價(jià)值觀或者道德的考量。任何企業(yè)選人最要看“德”，它是從事一定職業(yè)的人在其職業(yè)活動(dòng)中應(yīng)該具備的基本道德觀念、思想品質(zhì)和行為理念。因而，油站各層級(jí)的人員選聘要加強(qiáng)對(duì)職業(yè)道德的考量，特別是關(guān)鍵的職位或者高風(fēng)險(xiǎn)職位。

內(nèi)控文化是最重要的因素之一，持續(xù)加強(qiáng)對(duì)員工的合規(guī)內(nèi)控文化的培訓(xùn)、宣貫和溝通，內(nèi)控合規(guī)的文化對(duì)人的影響是巨大的，在一個(gè)團(tuán)隊(duì)中，管理過程中，堅(jiān)持什么、塑造什么預(yù)示著組織的整體走向。因而，組織各層次、各專題的培訓(xùn)、宣貫是行之有效的方法，通過法規(guī)制度培訓(xùn)，提高員工的規(guī)則意識(shí)和提高法律常識(shí);通過建立風(fēng)險(xiǎn)案例庫機(jī)制，對(duì)于區(qū)域易發(fā)生且危害較大的內(nèi)控問題，編寫為典型案例。分析發(fā)生的原因，造成的后果，工作中如何規(guī)避，防控措施等。通過案例分享，起到自我檢查、對(duì)比、評(píng)價(jià)、改進(jìn)的作用等等，都起到了良好的效果。

詩經(jīng)有云：天生烝民，有物有則。意思就是說有人就有規(guī)則。在制定了相應(yīng)的制度和規(guī)則后，必須有對(duì)應(yīng)的績效考核和懲罰機(jī)制。在實(shí)際執(zhí)行中，油站的巡站審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的定性對(duì)應(yīng)相應(yīng)的內(nèi)控評(píng)分，直接影響油站經(jīng)理的績效和員工的績效;對(duì)于紅線和重大風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)行一票否決制;對(duì)于損失小但影響風(fēng)氣的內(nèi)控事件，從嚴(yán)處理。這些都提高了油站內(nèi)控制度的實(shí)際執(zhí)行的效果。從而使得內(nèi)控環(huán)境越來越向好的方向發(fā)展。

四、結(jié)語

加油站的內(nèi)部控制就是上至董事會(huì)下至員工的全員參與，旨在實(shí)現(xiàn)經(jīng)營效果和效率、財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性以及合法合規(guī)提供合理保證的過程。內(nèi)部控制不僅體現(xiàn)在制度的不斷更新以適應(yīng)公司的業(yè)務(wù)發(fā)展，更應(yīng)該著眼于細(xì)節(jié)管理和重要性管理有機(jī)結(jié)合，全環(huán)節(jié)鏈條分析控制的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，抓住主要矛盾，才能提高可執(zhí)行性，從而做到確保業(yè)務(wù)良性的發(fā)展及效能提升，起到戰(zhàn)略驅(qū)動(dòng)和價(jià)值增值的作用。

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（作者單位：中化石油銷售有限公司）