企業(yè)合同管理的細(xì)節(jié)探討和分析

合同是一種約束，約束合作雙方的行為準(zhǔn)則，確保實施規(guī)范。合同也是一種保障，保障合作雙方的權(quán)利，在合作中爭取企業(yè)利益最大化。合同在企業(yè)發(fā)展和企業(yè)合作中起著至關(guān)重要的作用，但是在實際合同管理過程中會存在規(guī)范不清，項目不規(guī)范，不符合法律要求等諸多問題，想用合同的具體實施是執(zhí)行。本文將對企業(yè)合同管理中的細(xì)節(jié)進(jìn)行探討和分析。

一、合同合作的重要性與必要性

1.有利于企業(yè)內(nèi)部正常運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)內(nèi)部正常運(yùn)轉(zhuǎn)在企業(yè)發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用，合同管理有利于企業(yè)內(nèi)部發(fā)展。合同對于企業(yè)的行為有著監(jiān)督作用，在企業(yè)項目工作中，對于企業(yè)的生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量等相關(guān)工作，都需要通過合同來進(jìn)行規(guī)范指導(dǎo)，所以必須要加強(qiáng)合同管理力度。

2.有利于做好企業(yè)風(fēng)險防范。合同在項目進(jìn)行中有著很好的約束作用，合同中規(guī)定的內(nèi)容能夠保障企業(yè)的合法權(quán)益。在企業(yè)合作進(jìn)行中，不會只是一帆風(fēng)順的，難免會有問題出現(xiàn)。而合同中的條約，就能夠?qū)栴}進(jìn)行預(yù)防，在發(fā)生情況時將風(fēng)險降到最低，甚至在根本上消除風(fēng)險，是企業(yè)在合作過程中獲得利益保障的重要途徑。

3.有利于樹立企業(yè)良好形象。企業(yè)想要長遠(yuǎn)發(fā)展，企業(yè)的形象非常重要。企業(yè)的內(nèi)部規(guī)劃和外部協(xié)調(diào)發(fā)展，都離不開合同的管理，合同中針對企業(yè)的權(quán)利和義務(wù)做出明確規(guī)定，是后期對企業(yè)的保障。企業(yè)按照合同規(guī)定的內(nèi)容履行職責(zé)，不逾越合約的規(guī)定，能夠建立良好的信譽(yù)。良好的信譽(yù)能夠贏得更多合作者的贊賞和青睞，加速公司發(fā)展的步伐。

二、合理利用合同試用期，加強(qiáng)合同管理

合同試用期是合同簽訂雙方在互相摸索和認(rèn)識的一段過程，在這個期間的管理非常重要。在試用期期間的合同管理，對于合同合作能否順利進(jìn)行有著促進(jìn)作用，所以合同試用期的時間不能太短，否則雙方都沒有完全了解，不明確能為彼此謀取怎樣的利益。試用期的管理同時消耗著雙方的時間，并不能很好地做到利益最大化，因此試用期的時間不能太長。舉例關(guān)于勞動合同的例子，根據(jù)《勞動合同法》關(guān)于勞動合同試用期的規(guī)定：勞動合同期限三個月以上不滿一年的，試用期不得超過一個月;勞動合同期限一年以上不滿三年的，試用期不得超過二個月;三年以上固定期限和無固定期限的勞動合同，試用期不得超過六個月。并且同一用人單位與同一勞動者只能約定一次試用期。所以在勞動合同簽訂過程中，必須要按照勞動合同法的要求，進(jìn)行合同管理。

在合同試用期期間，對于雙方履行的義務(wù)和擁有的權(quán)利作出明確條款，將制度透明化，更有利于后期的合同管理工作。首先，在試用期合同管理中，要確定雙方所要履行的職責(zé)，要明確按照合同規(guī)定做事，樹立良好的信譽(yù)，信譽(yù)在后期合作中非常重要。其次，發(fā)現(xiàn)并解決問題。在合同試用期間遇到了問題，一定要及時解決，尋找合理有效的方法，對合同進(jìn)行更改，保證合同的合理性和規(guī)范性。

三、當(dāng)前合同管理中存在的問題

1.思想意識較低，法律合同意識淡薄。由于企業(yè)員工經(jīng)驗較少，管理人員的能力有限，工作人員的思想意識較低，沒有認(rèn)識到法治經(jīng)濟(jì)的重要性，缺乏合同管理的法律意識，用時風(fēng)險意識也比較薄弱。工作人員認(rèn)為合同管理，就應(yīng)該是合同管理部門的工作，和自己的工作沒有關(guān)系。工作人員的能力也不足夠，對于合同管理的制式性沒有足夠了解，在簽訂合同之前，工作人員并沒有深入了解分析合同條款，對于條款內(nèi)的隱性含義認(rèn)知差，甚至經(jīng)常忽略關(guān)于條款的內(nèi)容，導(dǎo)致很難履行合同中的內(nèi)容，或者出現(xiàn)違約情況之后，才認(rèn)識到合同管理內(nèi)的條款，已經(jīng)對于企業(yè)造成了利益損失。這種現(xiàn)象不僅不利于企業(yè)管理工作開展，容易造成公司內(nèi)的管理混亂，對于公司的可持續(xù)發(fā)展也造成了影響，損害公司的形象。

2.合同簽訂不規(guī)范，責(zé)任規(guī)定不清晰。目前，在企業(yè)合同的簽訂中，合同內(nèi)的責(zé)任規(guī)定不清晰，合同簽訂不規(guī)范現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。首先，合同內(nèi)容制定不夠嚴(yán)謹(jǐn)。合同在簽訂過程中，雙方對于合同中自己所擁有的權(quán)利和義務(wù)，以及合同內(nèi)容的合理性缺乏認(rèn)識。沒有對于合同中責(zé)任進(jìn)行明確地認(rèn)識和規(guī)定，在合同行駛約束能力的時候很難起到良好效果。其次，合同可行性不夠重視，對于合作關(guān)系的雙方是否有足夠能力履行合同，合作關(guān)系中常常出現(xiàn)的違約現(xiàn)象，大多數(shù)都是因為企業(yè)對于合同可行性沒有充分認(rèn)識，在簽訂合同的時候沒有進(jìn)行風(fēng)險評估，只是為了合作、獲得盈利而盲目地簽了合同。再其次，關(guān)于合同審查不嚴(yán)格。企業(yè)對于合同的簽訂內(nèi)容要進(jìn)行審核和具體化分析，制定的合同條款必須要符合國家的相關(guān)政策，要符合法律的規(guī)定，并且合同的辦理人也應(yīng)該合理合法獲得授權(quán)。

3.合同得不到有效履行，合同管理人員不足。雖然，公司制定了合同管理制度，但是合同所涉及的條款內(nèi)容并沒有有效執(zhí)行，并沒有將合同管理制度落實到實處，導(dǎo)致其過于流于形式。首先，管理人員不稱職。管理人員并沒有把合同管理作為自己工作所需要負(fù)責(zé)的內(nèi)容，沒有足夠重視合同管理，在工作中并沒有以管理制度來約束自己、約束員工，導(dǎo)致制度無法落實。其次，缺乏行之有效的管理制度。許多公司設(shè)定的合同管理部門形同虛設(shè)，并沒有從企業(yè)實際出發(fā)去制定合同內(nèi)容，而是泛泛地進(jìn)行工作。公司的內(nèi)部沒有專業(yè)的合同管理方面人才，在很大程度上影響公司合同管理工作無法正常開展，在合同質(zhì)量上有一定約束，這些都會阻礙企業(yè)的發(fā)展。

四、加強(qiáng)合同管理對策和措施

1.提高思想認(rèn)識，培養(yǎng)合同管理人才。合同管理人才在合同管理工作中起著至關(guān)重要的作用，對于企業(yè)發(fā)展起著推動作用。合同管理工作人員必須要認(rèn)識到合作管理的重要性，擁有較高的專業(yè)素養(yǎng)和道德素養(yǎng)。首先，培養(yǎng)員工的責(zé)任意識。讓工作人員對自己的工作負(fù)責(zé)，要具備合同管理的意識，并且要提高自己的專業(yè)水平，在合作管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)。其次，做好員工的培訓(xùn)工作。公司可以定期的組織學(xué)習(xí)活動，讓管理人員在活動中提高思想認(rèn)識，學(xué)習(xí)更多的管理理念以及管理模式。比如，通過專家的講座，將專家的經(jīng)驗傳授給員工，讓員工在講座中積累知識重點(diǎn)。在講座之后可以進(jìn)行部門的聽講感受，在交流中提高專業(yè)能力。再其次，提高員工的法律意識。在任何工作中都要遵守法律制度，做合理合法的時期，所以必須增強(qiáng)員工法律方面的認(rèn)知，員工也必須是持證上崗，不能讓沒有證件的其他人員進(jìn)行合同管理工作，也不能進(jìn)行工作崗位之間的替換，必須要嚴(yán)格遵循法律制度，這就需要公司制定的相關(guān)制度來進(jìn)行約束。比如，公司將學(xué)習(xí)合同法作為公司必要規(guī)章之一，組織員工學(xué)習(xí)合同法并且定期進(jìn)行檢查。組織認(rèn)識法律活動，通過看案例影片或者法律辯論的形式，讓員工在活動中能夠感受到法律的重要性，以及合同管理中出現(xiàn)不法現(xiàn)象將造成怎樣的后果。知法、懂法、守法，在公司員工培養(yǎng)中非常重要。

2.健全合同管理模式，加強(qiáng)監(jiān)督管理。企業(yè)的合同管理要想落實到位，起到管理和約束的作用，就必須要完善合同管理制度、合同管理模式，加強(qiáng)合同的監(jiān)督管理，這樣才能讓企業(yè)管理發(fā)揮其管理作用。首先，企業(yè)要改變傳統(tǒng)的管理模式。改變企業(yè)的傳統(tǒng)模糊和混亂的合同管理，更加精細(xì)化、具體化地進(jìn)行合同管理工作，根據(jù)合同的具體要求進(jìn)行分類管理和審查，讓合同管理更加模式化、規(guī)范化。其次，完善合同管理模式。合同的管理使用管理、公司專用章管理、合同文本的管理都要進(jìn)行統(tǒng)一管理機(jī)制，并且逐步完善。需要定期地對合同進(jìn)行檢查，及時地處理問題。再其次，增強(qiáng)合同監(jiān)督管理。企業(yè)合同管理部門必須要嚴(yán)格管理合同的簽訂，在簽訂前對合同的條約進(jìn)行了解和分析，再進(jìn)行合同的簽訂。合同管理人員的監(jiān)督管理，對其專業(yè)素養(yǎng)提出要求。企業(yè)管理人員要將合同管理只是運(yùn)用到實踐中，運(yùn)用到合同現(xiàn)場中。在合同簽訂過程中要在了解合同之后，能夠?qū)贤械恼系K進(jìn)行排除，降低違約事件發(fā)生的概率。在合同管理工作中，要從基礎(chǔ)開始，然后進(jìn)行工作評估，為了形成合同管理制度，完善合同管理模式。

3.規(guī)范合同管理流程，加強(qiáng)索賠管理。加強(qiáng)合同簽署授權(quán)管理和控制，落實好審批授權(quán)制度，嚴(yán)格按照商務(wù)、技術(shù)、法律三項審查審批制度規(guī)范合同審查、審批程序。對于合同管理制度中的工作流程需要進(jìn)行規(guī)范，更加科學(xué)的管理流程對于合同管理制度實施起到推動作用。企業(yè)在合同管理中要科學(xué)管理合同流程，從而提高合同管理工作的效率。首先，重視合同制定。在合同前期制作過程中，企業(yè)需要聘請專業(yè)的法律顧問對項目進(jìn)行了解分析，然后為項目的合同起草，制定更加有針對性的合同，減少后期因為合同不合理出現(xiàn)的法律糾紛，保障公司的合法利益，做到企業(yè)利益最大化。其次，監(jiān)督檢查合同。在項目合同簽訂之前，對項目進(jìn)行充分的了解，以保證合同沒有任何紕漏。監(jiān)督管理人員在合同檢查中發(fā)現(xiàn)問題，要及時地提出并解決問題，以保證合同的合理性，在后期實施過程中不出現(xiàn)問題。再其次，加強(qiáng)索賠管理。索賠管理在合同管理中有著重要的作用，在合同合作中約束當(dāng)事人的行為，并且明確企業(yè)擁有的權(quán)利，做到企業(yè)利益最大化。合同是索賠的法律依據(jù)，在合同管理上，合同合理，出現(xiàn)索賠問題時占據(jù)主動地位，能夠有效的取得索賠。合同不合理，當(dāng)索賠問題發(fā)生時占據(jù)了不利地位，會大大地降低了索賠的可能性。所以索賠內(nèi)容管理要認(rèn)真對待，索賠針對的時間要是具體有力的事件，要有足夠的證據(jù)。對于索賠值的計算方法和依據(jù)做出詳細(xì)的說明，對于合同簽訂的責(zé)任要明確規(guī)定，不能含糊其辭。對于一些不可預(yù)見性事件和突然事件造成的損失，要進(jìn)行預(yù)防提前在合同中確定其不可確定性，但是要盡量做出舉措，讓合同雙方都能夠接受。

合同管理在企業(yè)管理中至關(guān)重要，保證企業(yè)誠信經(jīng)營，擁有良好企業(yè)信譽(yù)。但現(xiàn)在企業(yè)對于合同管理還缺乏足夠重視，加強(qiáng)企業(yè)合同管理是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的必要措施，有助于企業(yè)的發(fā)展。同時，規(guī)范化的合同管理也能夠促進(jìn)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，為社會發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（作者單位：中石化荊門分公司行政事務(wù)中心）