信息時(shí)代企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新

現(xiàn)階段，現(xiàn)代信息技術(shù)已在各行業(yè)得到推廣與應(yīng)用。由于各政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在生產(chǎn)和管理過程中產(chǎn)生了大量的資料，因此做好檔案管理工作十分必要。這不僅可以為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策提供數(shù)據(jù)支撐，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。隨著大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的發(fā)展，其價(jià)值得到了廣泛的重視。然而，當(dāng)前我國(guó)很多企業(yè)雖然經(jīng)營(yíng)規(guī)模和經(jīng)營(yíng)時(shí)間已有所增長(zhǎng)，但是其檔案管理工作遇到了新的瓶頸。故而，創(chuàng)新優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作，已成為至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。

一、企業(yè)檔案信息化管理工作概述

1.檔案管理工作概念。信息時(shí)代企業(yè)檔案管理工作是指，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，采集、整理、歸檔各類資料數(shù)據(jù)，從而在實(shí)現(xiàn)整理檔案實(shí)體與檔案信息工作的同時(shí)，為檔案使用者提供有效信息服務(wù)。當(dāng)前，部分傳統(tǒng)的人工方式檔案管理已被淘汰，并向高效智能化方式轉(zhuǎn)變。因此，檔案管理效率得到了顯著提升，檔案管理工作重心也發(fā)生了改變，其相關(guān)價(jià)值得到了有效發(fā)揮。

2.檔案管理工作特點(diǎn)。①信息化。在信息化時(shí)代，企業(yè)不能僅限于對(duì)生產(chǎn)資料、人事資料進(jìn)行檔案管理，而是要將檔案管理范圍現(xiàn)在已擴(kuò)大至生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的一切數(shù)據(jù)。因此，檔案管理工作更加全面化、復(fù)雜化、豐富化，這主要表現(xiàn)為：利用現(xiàn)代信息技術(shù)收集、整理、存儲(chǔ)資料，并為管理者提供檔案管理服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)集約化管理。②高價(jià)值。隨著人工智能、大數(shù)據(jù)等新生產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，檔案資料已不再只是簡(jiǎn)單記錄，其數(shù)據(jù)資源的高價(jià)值已不斷被挖掘出來。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)通過對(duì)資料的分析挖掘，可為企業(yè)運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)、決策、管理提供科學(xué)的決策依據(jù)，這也正是檔案管理的價(jià)值所在。

二、企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺失。目前，很多企業(yè)的檔案管理往往會(huì)存在不同程度的缺失，其通常都只是簡(jiǎn)單地收集、分類、歸檔和備案檔案。但是，檔案管理必須遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)，而檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化必不可少。在日常辦公過程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式已無法滿足企業(yè)的現(xiàn)代化需求，其檔案資源的存需按照更嚴(yán)格的要求。這就需要企業(yè)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，將檔案管理工作細(xì)致化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而保證檢索工具便捷化，以進(jìn)一步提升檔案信息化管理水平。

2.檔案管理技術(shù)落后。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，其工作流程僅由本地檔案的管理人員來管理分類，相關(guān)的資料檢索方式較機(jī)械化與簡(jiǎn)單化，故而無法充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)。信息化檔案管理的實(shí)施，對(duì)信息安全提出了更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，這既要保證檔案管理系統(tǒng)的安全性，又要保證檔案管理的系統(tǒng)穩(wěn)定性，以避免系統(tǒng)崩潰、硬件損毀等對(duì)資料造成不可逆的影響。

3.人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)。當(dāng)前，很多企業(yè)檔案管理工作重視程度仍然不夠，工作往往仍停留在資料保管層面，相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)仍未建立，人員素質(zhì)較為單一。檔案管理人員不能適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案管理的新需求，認(rèn)識(shí)不到自身工作的重要性。除此之外，由于企業(yè)對(duì)檔案管理的投入預(yù)算不足，不能有效組織相應(yīng)的檔案信息化管理相關(guān)培訓(xùn)工作，檔案管理人員的素質(zhì)也無法在短時(shí)間內(nèi)滿足信息化管理的新需求。

4.檔案資料利用率低。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模和范圍的擴(kuò)大，檔案信息的復(fù)雜性也隨之加大。這對(duì)檔案信息的收集、存檔、檢索提出了更高的需求。但是，一般來說，企業(yè)對(duì)于檔案管理的投入都會(huì)較低，因此相關(guān)工作人員的工作量難免會(huì)大幅提升，導(dǎo)致無法保證檔案整理的細(xì)致性。與此同時(shí)，當(dāng)企業(yè)后期需要做歷史數(shù)據(jù)分析時(shí)，這些漏洞也會(huì)對(duì)資料的查閱帶來一定難度，造成檔案的利用率不高。

三、信息時(shí)代企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新

1.檔案管理創(chuàng)新需求。①當(dāng)企業(yè)檔案資料驟增時(shí)，檔案管理工作必然需要高效性，以避免造成檔案擠壓現(xiàn)象，從而幫助企業(yè)能夠利用信息手段來高效處理復(fù)雜的信息。②信息時(shí)代加快了企業(yè)的發(fā)展速度，這需要檔案管理工作在短時(shí)間內(nèi)就必須及時(shí)形成可查閱和分析的檔案資料。③信息化的應(yīng)用，給檔案資料的安全性帶來了挑戰(zhàn)。對(duì)此，檔案資料在開放的同時(shí)必須保證檔案資源的安全性，以避免被不法分子利用，給企業(yè)和國(guó)家造成損害。

2.檔案管理工作創(chuàng)新舉措。①建立健全檔案信息化管理制度。要建立健全檔案信息化管理制度，結(jié)合單位性質(zhì)，從標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、方式等多方面考量，具體可以采取的措施有：a.從標(biāo)準(zhǔn)來看，企業(yè)在制定管理制度上要做到細(xì)致、全面、服務(wù)性強(qiáng)，并設(shè)定相應(yīng)的考核條例，獎(jiǎng)懲措施等，讓檔案管理人員有標(biāo)準(zhǔn)的開展檔案管理工作。b.從內(nèi)容上看，要明確檔案建立標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案無遺漏，準(zhǔn)確紀(jì)實(shí)。對(duì)于不同的檔案內(nèi)容應(yīng)分門別類制定標(biāo)準(zhǔn)要素。如生產(chǎn)線資料建檔時(shí)，要對(duì)生產(chǎn)流水節(jié)點(diǎn)、流水線負(fù)責(zé)工人、入庫(kù)、出庫(kù)形成統(tǒng)一計(jì)算方法，避免各生產(chǎn)條線的記錄標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。c.從方式上，要做到檔案管理工作分解到人，按流程進(jìn)行管理，并接受群眾意見做出優(yōu)化措施，將檔案管理工作納入考核。②創(chuàng)新檔案管理人員工作理念。目前，企業(yè)大部分檔案管理人員從業(yè)時(shí)間較長(zhǎng)，其由于傳統(tǒng)檔案工作管理經(jīng)驗(yàn)豐富，因此管理理念相對(duì)傳統(tǒng)，往往只重視對(duì)檔案的管理而缺乏服務(wù)意識(shí)。隨著信息技術(shù)的提升應(yīng)用以及檔案信息化管理系統(tǒng)不斷完善，管理人員的工作重心也應(yīng)發(fā)生改變。檔案管理人員需意識(shí)到：檔案管理不再是一個(gè)部門的工作，是各生產(chǎn)部門共同配合的結(jié)果，企業(yè)要有全面建設(shè)檔案管理的理念。對(duì)此，檔案管理人員要做到：a.樹立信息化理念，不是簡(jiǎn)單地滿足于將紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)據(jù)檔案，必須靈活應(yīng)用信息化技術(shù)，從而提升工作效率和質(zhì)量。b.提升服務(wù)意識(shí)至關(guān)重要。這是因?yàn)?，檔案管理人員掌握著企業(yè)各方面的數(shù)據(jù)資料，對(duì)企業(yè)有著重要的參考利用價(jià)值，可以為企業(yè)發(fā)展提供重要決策依據(jù)。③加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程進(jìn)入信息時(shí)代，企業(yè)生產(chǎn)資料的數(shù)量呈爆發(fā)式增長(zhǎng)，檔案管理工作已不堪重負(fù)，因此企業(yè)必須加大檔案的管理創(chuàng)新力度，加快檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程：a.加大對(duì)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的投入，建立數(shù)字化的檔案館，館內(nèi)應(yīng)包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、自助服務(wù)機(jī)等。b.結(jié)合自身生產(chǎn)特征制定檔案管理信息化系統(tǒng)，同時(shí)要發(fā)揮物聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，將實(shí)物檔案互聯(lián)互通，并建立電子化定位標(biāo)簽，有條件地組建智能機(jī)器人，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速定位追蹤。c.借助大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，與市級(jí)檔案管理系統(tǒng)共享開放資源，從而形成數(shù)據(jù)共享。④擴(kuò)大檔案管理廣度和深度。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的同時(shí)必須結(jié)合經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，明確檔案資料的收集范圍，形成大數(shù)據(jù)管理思維，將關(guān)聯(lián)性數(shù)據(jù)一并收集。另外，企業(yè)還要邀請(qǐng)相關(guān)大數(shù)據(jù)咨詢單位對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)優(yōu)化分類存儲(chǔ)，以便為企業(yè)甚至行業(yè)更精準(zhǔn)的決策甚至創(chuàng)新。⑤全面提高檔案管理人員整體素質(zhì)。信息化技術(shù)的應(yīng)用，讓檔案管理工作不僅只是簡(jiǎn)單的資料收集與保存。這要求工作人員在具備基本的檔案管理技能的基礎(chǔ)上，還要具備計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，并熟練操作檔案管理系統(tǒng)，以滿足數(shù)字化檔案管理的需求。與以往人工檔案存取不同，信息化檔案管理需要管理人員了解并掌握信息化操作全流程。針對(duì)此，各企業(yè)應(yīng)做到：a.聯(lián)合省市級(jí)檔案館組織相關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，檔案管理人員要樹立終身學(xué)習(xí)的理念和危機(jī)意識(shí)，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性，根據(jù)自身情況，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)，跟上時(shí)代步伐。b.通過系統(tǒng)化專業(yè)化的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，檔案管理人員掌握全新的檔案管理新知識(shí)，工作創(chuàng)新的同時(shí)建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。c.在新的檔案管理人員招聘方面公司需加大資金投入比重，吸引更多年輕專業(yè)的人才加入到檔案管理中來，為信息時(shí)代檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新的血液，以老帶新。d.不斷優(yōu)化檔案管理人員組織，為檔案管理創(chuàng)新思路。

綜上所述，信息時(shí)代國(guó)內(nèi)國(guó)際形式瞬息萬變，檔案管理工作也步入信息化、數(shù)字化，檔案管理創(chuàng)新工作勢(shì)在必行。檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部重要的工作內(nèi)容，不僅記錄企業(yè)的發(fā)展歷程，更是保存了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資料。企業(yè)需要從制度、思路和人員結(jié)構(gòu)等方面進(jìn)行創(chuàng)新性升級(jí)，強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)的安全性，并加速工作理念的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提升檔案管理的服務(wù)水平，為企業(yè)的發(fā)展提供科學(xué)決策，發(fā)揮更大價(jià)值。

（作者單位：昆明煤炭科學(xué)研究所）