淺談雙高視域下高職院校檔案網(wǎng)站的建設(shè)

侯浩

摘? ?要： “雙高計(jì)劃”對(duì)高職院校內(nèi)涵建設(shè)提出了新的標(biāo)準(zhǔn)，本文從“雙高計(jì)劃”遴選出的相關(guān)院校檔案網(wǎng)站入手，分析網(wǎng)站設(shè)置、業(yè)務(wù)建設(shè)、資源服務(wù)等現(xiàn)狀，挖掘整理出意識(shí)不強(qiáng)、建設(shè)不及時(shí)、積淀不足、存在孤島現(xiàn)象等問題，提出“雙高”視野下高職院校檔案部門做好設(shè)計(jì)規(guī)劃、明確標(biāo)準(zhǔn)職責(zé);加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，促進(jìn)資源整合;創(chuàng)新特色板塊，提高服務(wù)效率等對(duì)策，為高職院校檔案網(wǎng)站建設(shè)提供新思路。

關(guān)鍵詞： 雙高計(jì)劃? ?高職院校? ?檔案網(wǎng)站建設(shè)

2019年國家啟動(dòng)了“雙高計(jì)劃”——“中國特色高水平高職學(xué)校和專業(yè)建設(shè)計(jì)劃”，這是繼國家雙一流建設(shè)之后高等教育的又一重大戰(zhàn)略決策。在雙高任務(wù)建設(shè)中，檔案管理部門應(yīng)勇挑重?fù)?dān)，結(jié)合自身豐富內(nèi)涵助力學(xué)校發(fā)展。現(xiàn)今雖然各界對(duì)高職院校檔案方面均有一定研究，但知網(wǎng)的數(shù)據(jù)檢索情況表明，基于雙高視野的檔案研究不多，涉及檔案網(wǎng)站建設(shè)的研究更少。對(duì)于高職院校檔案管理建設(shè)而言，檔案管理網(wǎng)站具有重要的意義，不僅是滿足網(wǎng)絡(luò)化校園建設(shè)節(jié)點(diǎn)、實(shí)現(xiàn)學(xué)校電子辦公的需求，還是各類檔案信息公布和數(shù)據(jù)服務(wù)的窗口。檔案網(wǎng)站作為建設(shè)檔案、宣傳檔案的重要工作之一，作為管理者和利用者溝通的橋梁，作為信息化檔案管理的平臺(tái)，對(duì)于高職院校實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、電子化的檔案管理，推動(dòng)檔案管理工作的開展和雙高院校建設(shè)均起到不可忽視的作用，應(yīng)予以重點(diǎn)關(guān)注。

一、現(xiàn)狀分析

為更好地了解雙高計(jì)劃內(nèi)檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀，選取雙高計(jì)劃中的10所A檔建設(shè)單位作為研究對(duì)象，通過對(duì)比各高職院校檔案網(wǎng)站的內(nèi)容、設(shè)計(jì)及管理維護(hù)等項(xiàng)目，為各校檔案網(wǎng)站建設(shè)提供些許有益的參考價(jià)值。

（一）網(wǎng)站設(shè)置存在缺陷。

運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)檢索、移動(dòng)終端搜集的模式，對(duì)雙高計(jì)劃中的10所A檔建設(shè)單位進(jìn)行調(diào)查研究。調(diào)研數(shù)據(jù)表明（如表1所示），“雙高”A檔10所高職院校檔案網(wǎng)站設(shè)置大體分為兩種情況：一種在建設(shè)中的檔案網(wǎng)站占10%，另一種是建立的隸屬部門之下的檔案網(wǎng)頁或檔案工作介紹，占90%。主要包括以下形式——建立在直管部門下二級(jí)模塊的占50%;直管部門下三級(jí)模塊的占10%;直管部門下四級(jí)模塊的占40%。

通過調(diào)查，這10所院校的檔案機(jī)構(gòu)主要分為以下兩種設(shè)置情況：合并建館設(shè)置，即院校將檔案館與其他機(jī)構(gòu)合并建立，也就是同圖書館、校史館或者院校下屬子部門聯(lián)合辦公，占調(diào)查統(tǒng)計(jì)的30%;歸靠在其他部門下的設(shè)置，即在院校黨政辦公室下設(shè)置的檔案室，占調(diào)查的70%。筆者了解到實(shí)際情況中還大量存在一種從屬設(shè)置，即在黨辦、院辦之下，沒有明確設(shè)立檔案管理子部門，而由辦公室人員兼職處理相關(guān)業(yè)務(wù)的情況。這樣設(shè)置會(huì)在很大程度上影響檔案網(wǎng)站建設(shè)，有館建制的能夠進(jìn)行相關(guān)人、財(cái)、物的處置，可以進(jìn)行網(wǎng)站的設(shè)置、投入、維護(hù)，而歸靠在其他部門之下的檔案室則無相關(guān)權(quán)限。

（二）業(yè)務(wù)建設(shè)涵蓋不足。

根據(jù)對(duì)雙高10所院校檔案網(wǎng)站調(diào)查研究表明，結(jié)合天津職業(yè)大學(xué)檔案館在建網(wǎng)站的實(shí)際情況，90%的情況均為建立的隸屬部門之下的檔案網(wǎng)頁或檔案工作條目介紹，內(nèi)容均為檔案工作的簡略介紹，涵蓋了工作內(nèi)容、工作職責(zé)、機(jī)構(gòu)人員、聯(lián)系方式等簡單要素。在建網(wǎng)站內(nèi)容方面，根據(jù)比對(duì)其他高校檔案網(wǎng)站，結(jié)合自身特點(diǎn)，主要包括首頁、通知、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、規(guī)章制度、利用指南、友情鏈接、信息服務(wù)、系統(tǒng)門戶等8個(gè)一級(jí)目錄。此外，還可依據(jù)各校情況，增加圖片展示區(qū)、館內(nèi)外互動(dòng)區(qū)、征集捐獻(xiàn)區(qū)等諸多模塊。

（三）資源服務(wù)項(xiàng)目單一。

據(jù)調(diào)查范圍內(nèi)各高職院校的檔案網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容顯示，均不能提供更豐富的網(wǎng)絡(luò)，只能以網(wǎng)頁形式公布聯(lián)系方式，更出于館室檔案安全性的考慮，在網(wǎng)站建設(shè)上使很多館藏內(nèi)容不能更好地被利用，缺少與利用者的交流互動(dòng)，限制利用者從網(wǎng)絡(luò)獲取信息資源。如何更好地利用檔案網(wǎng)站獲取學(xué)生畢業(yè)信息等，提高檔案利用效率，簡便用戶獲取檔案資源模式，已促使檔案網(wǎng)站建設(shè)工作提速加勁。

二、存在的問題

（一）意識(shí)不強(qiáng)。

通過同其他高校尤其是雙一流本科各高校檔案網(wǎng)站的對(duì)比，雙高院校中檔案網(wǎng)站建設(shè)不充分的原因，主要是在院校自上而下從領(lǐng)導(dǎo)層開始，對(duì)于檔案工作認(rèn)識(shí)不夠，重視歸集、管理，往往忽視最有價(jià)值的檔案利用環(huán)節(jié)，使很多檔案處于半封閉的狀態(tài)，導(dǎo)致檔案的利用率偏低，更沒有將能夠?qū)崿F(xiàn)作為辦公平臺(tái)、宣傳教育陣地、服務(wù)交互網(wǎng)絡(luò)的檔案網(wǎng)站建設(shè)工作提升到學(xué)校層面運(yùn)作，影響各校檔案網(wǎng)站建設(shè)。

（二）建設(shè)不及時(shí)。

信息化時(shí)代，5G網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入工作生活的各個(gè)領(lǐng)域，“互聯(lián)網(wǎng)+”的持續(xù)推進(jìn)，紙質(zhì)載體的傳統(tǒng)檔案數(shù)字化和電子文件、檔案發(fā)展迅猛，檔案管理工作需要從實(shí)體管理逐漸轉(zhuǎn)向信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理。因此，有必要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，特別是明確電子檔案的地位和作用。通過調(diào)查，截至目前雙一流的各高校大多數(shù)均建設(shè)獨(dú)立的檔案網(wǎng)站滿足信息時(shí)代的需要，而作為高教發(fā)展的另一領(lǐng)域，雙高院校沒有及時(shí)跟進(jìn)此項(xiàng)建設(shè)。

（三）積淀不足。

高職院校大多建立于改革開放后，缺少一定的歷史積淀。各校建立的檔案網(wǎng)站除了與該校硬件綜合實(shí)力相關(guān)外，還與歷史文化底蘊(yùn)的軟實(shí)力有關(guān)。歷史積淀深厚、人文氛圍濃厚的高職院校館藏相對(duì)豐富，利用價(jià)值大的檔案較多，故而對(duì)檔案工作比較重視，也樂于投入檔案網(wǎng)站建設(shè)中。

（四）孤島效應(yīng)。

所調(diào)查的大部分檔案網(wǎng)站目前大多以各部門網(wǎng)站的下級(jí)子目錄網(wǎng)頁形式存在，因此內(nèi)容信息往往呈現(xiàn)固態(tài)化：一是不能滿足用戶與檔案管理部門的互動(dòng);二是不能提供檔案編研的成果、部門動(dòng)態(tài)的報(bào)道、學(xué)術(shù)發(fā)展的前沿信息;三是點(diǎn)點(diǎn)存在，沒有成片成面，信息固鎖，不能與同類、近類網(wǎng)站有機(jī)聯(lián)系和相關(guān)鏈接，缺乏一個(gè)權(quán)威責(zé)任部門主導(dǎo)的高職院校檔案綜合網(wǎng)站統(tǒng)籌信息資源，整合共享網(wǎng)絡(luò)。

三、建設(shè)對(duì)策

（一）做好設(shè)計(jì)規(guī)劃、明確標(biāo)準(zhǔn)職責(zé)。

2020年6月20日修改后的檔案法明確了檔案信息化建設(shè)的地位和重要性，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用，同時(shí)要求檔案館不斷完善利用規(guī)則，創(chuàng)新服務(wù)形式，強(qiáng)化服務(wù)功能，提高服務(wù)水平。其中建設(shè)檔案網(wǎng)站平臺(tái)就是有效利用的重要手段之一，也是宣傳檔案工作的陣地，是利用檔案資源的平臺(tái)。作為雙高建設(shè)的宣傳窗口，應(yīng)當(dāng)在網(wǎng)站建設(shè)前，就做好設(shè)計(jì)規(guī)劃、明確職責(zé)等工作：提高領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案網(wǎng)站建設(shè)的認(rèn)識(shí)程度，使院校決策層明確意識(shí)到檔案網(wǎng)站建設(shè)對(duì)于建設(shè)國家和服務(wù)社會(huì)的重要意義，能夠在校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體設(shè)計(jì)中完善檔案網(wǎng)站建設(shè)，用與雙高建設(shè)同頻同步的思路、模式、做法進(jìn)行前期規(guī)劃;做好檔案網(wǎng)站的建設(shè)工作，應(yīng)當(dāng)明確崗位分工與職責(zé)，有效推進(jìn)檔案網(wǎng)站建設(shè)工作。即在國家沒有制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范前，可約請(qǐng)專家論證調(diào)研，制定網(wǎng)站建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)專人專務(wù)專責(zé)，負(fù)責(zé)網(wǎng)站的運(yùn)行和相關(guān)技術(shù)支持。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，促進(jìn)資源整合。

第一，在基礎(chǔ)工作中，著力完善各種載體及形式檔案（尤其是電子檔案）的收征建設(shè)，并將之?dāng)?shù)字化積淀館室內(nèi)涵，通過對(duì)館室檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建設(shè)更豐富、優(yōu)化的數(shù)據(jù)資源。第二，高職院校檔案網(wǎng)站建設(shè)的中心在于信息資源整合，加強(qiáng)檔案館室與其他相關(guān)機(jī)構(gòu)的守正、創(chuàng)新、合作，整合圖、情、檔案的信息資源，擴(kuò)大收集范圍。此外，高職院校檔案館室可與校辦、信息中心、網(wǎng)管中心等聯(lián)合，使用串聯(lián)網(wǎng)絡(luò)門戶，接力增效，通過整合資源信息，滿足校內(nèi)外各界用戶的多重需求。第三，建立平臺(tái)互通，站在雙高建設(shè)的高度，通過鏈接模塊連接國家、省市檔案管理機(jī)構(gòu)、博物館、圖書館、美術(shù)館、其他院校檔案管理、高職高專等網(wǎng)站，提高網(wǎng)絡(luò)利用的便捷性。

（三）創(chuàng)新特色板塊，提升服務(wù)效率。

創(chuàng)建特色板塊，就要突出院校自身及檔案館室獨(dú)有內(nèi)容，宣傳院校歷史文化精髓，還需在頂層設(shè)計(jì)時(shí)注重檔案數(shù)字化、信息化的特色，切實(shí)掌握現(xiàn)有科技手段，除設(shè)置基本板塊——館室概況、工作職責(zé)、人員分工、聯(lián)系方式、檢索查詢、法規(guī)政策、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、通知公告、問詢答疑等板塊外，還可結(jié)合校史館建設(shè)，單建一板塊，運(yùn)用3D模式展現(xiàn)院校特色——師生作品、校園景觀等子欄目，達(dá)到良好的視覺效果;在數(shù)字化成熟單位可增設(shè)檔案展覽模塊，將館室內(nèi)可開放資源利用最大化，增加檔案展覽板塊，在網(wǎng)站上展示可開放的檔案資源，提高院校影響力;增設(shè)視頻點(diǎn)播板塊，播放具有教育意義的校內(nèi)宣傳片等，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)信息資源的優(yōu)化整合;設(shè)置檔案征集板塊，征集相關(guān)歷史檔案，完善館室檔案資源建設(shè)，為學(xué)校檔案及校史建設(shè)工作積累素材;協(xié)調(diào)配置檔案管理系統(tǒng)，將其與網(wǎng)站掛接，形成專兼職檔案工作中信息檢索的綠色通道;安排預(yù)留板塊設(shè)置，為網(wǎng)站日后的提升、擴(kuò)容提供對(duì)應(yīng)設(shè)置區(qū)域。要注意及時(shí)更新網(wǎng)上檔案信息——不論是館藏檔案信息，還是工作事務(wù)類、服務(wù)類信息都要及時(shí)補(bǔ)充、公布、更新，保持新鮮活力，牢牢吸引用戶的注意力。在基礎(chǔ)的問詢答疑互動(dòng)板塊中，及時(shí)反饋用戶和利用者的相關(guān)建議、意見、問題，問有所答，力爭解決利用者和用戶的實(shí)際問題，達(dá)到檔案服務(wù)利用的目的。

四、結(jié)語

“雙高計(jì)劃”對(duì)高職院校教育發(fā)展提出了新的標(biāo)準(zhǔn)，旨在加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)。本文分析其對(duì)檔案部門提出的新的工作要求，同時(shí)結(jié)合檔案管理工作在推進(jìn)“雙高計(jì)劃”中的作用及高職院校檔案管理現(xiàn)狀，進(jìn)一步梳理出檔案創(chuàng)新管理路徑研究思路，提出“雙高計(jì)劃”背景下高校檔案部門加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)、構(gòu)建制度體系、建立特色板塊、推進(jìn)高水平專業(yè)建設(shè)、用好育人資源、加強(qiáng)數(shù)據(jù)治理、提高信息服務(wù)能力等新思路。

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