淺談PDCA循環(huán)在制度優(yōu)化中的應用

吳小凡

【摘 ?要】PDCA循環(huán)是企業(yè)落實質量管理行動的重要工具，中海福建天然氣有限責任公司在內控制度優(yōu)化中堅持與時俱進、不斷創(chuàng)新。論文詳細介紹了中海福建天然氣有限責任公司內控制度的現狀，闡述了如何在制度優(yōu)化中應用PDCA循環(huán)工具，為企業(yè)優(yōu)化內控制度提供了借鑒。

【Abstract】PDCA cycle is an important tool for enterprises to implement quality management actions. China Shipping Fujian Natural Gas Company Limited insists on keeping pace with the times and constantly innovating in the optimization of internal control system. This paper introduces the present situation of internal control system of China Shipping Fujian Natural Gas Company Limited in detail， and expounds how to apply PDCA cycle tool in system optimization， which provides reference for enterprises to optimize internal control system.

【關鍵詞】PDCA;循環(huán);制度;優(yōu)化

【Keywords】PDCA; cycle; system; optimization

【中圖分類號】F270.7 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2021）05-0130-02

1 PDCA循環(huán)理論簡介

PDCA循環(huán)這一管理學模型是1930年由美國質量管理專家休哈特博士首先提出的，1950年由戴明博士再度挖掘出來，加以廣泛宣傳和普遍應用，所以又稱戴明環(huán)。PDCA循環(huán)是全面質量管理的思想基礎和方法依據，其含義是將質量管理分為4個階段，即Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Act（處理）。全面質量管理活動的全部過程，就是計劃制定和組織實現的過程，要求把各項工作按照作出計劃、計劃實施、檢查實施效果，按照PDCA循環(huán)不停頓地周而復始地運轉的。PCDA循環(huán)不僅適用于質量管理體系活動，同時也適用于企業(yè)中循序漸進的各類管理活動。

2 制度優(yōu)化的現狀

中海福建天然氣有限責任公司（以下簡稱“公司”）自2003年成立以來，已逐步建立了一套較為完整的管理方法和制度體系，但隨著公司的業(yè)務發(fā)展的深入和擴張，暴露出部分制度越來越難以滿足企業(yè)管理現代化要求的問題，如部門間協調溝通難度大，工作缺少監(jiān)管，工作質量不高，且存在廉潔風險等問題。如何發(fā)現問題，優(yōu)化管理流程，通過優(yōu)化制度來提升工作效率是公司需要認真思考解決的問題。因此，公司開展“制度質量年”活動，全面梳理和完善內控制度，取得了管理實效。

3 PDCA循環(huán)在制度優(yōu)化中的應用

3.1 計劃階段

3.1.1 工作總體思路

為進一步提升公司制度的可行性、針對性和操作性，助力公司高質量發(fā)展，運用PDCA工作理念，通過系列工作為公司的內控制度進行“體檢”，有針對性、預見性地應對問題，有條不紊地開展公司“制度質量年”工作，為公司穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實基礎。

3.1.2 加強組織保障

經分析公司內外部環(huán)境變化以及存在問題，公司優(yōu)化組織機構，新設風險管理職能部門，并優(yōu)化內控風險管理機構——風險控制委員會。由公司總經理、黨委書記擔任公司風險控制委員會主任，分管風險控制工作的公司領導擔任風險辦主任，風險管理職能部門相關人員、各部門負責人和部門風控聯系人擔任成員。

3.1.3 制定“制度質量年”工作計劃

風險控制委員會牽頭，公司各部門配合制定2020年“制度質量年”工作計劃，以紅頭文件的形式正式發(fā)布;將“制度質量年”工作納入公司合規(guī)考核指標和考核具體標準，與部門年度績效掛鉤;風險控制委員會主任主持召開“制度質量年”動員會部署落實相關工作。

3.2 執(zhí)行階段

3.2.1 編寫通用審核模板

公司風險管理職能部門結合以往制度編寫工作中經常出現的各種問題，編制完成了《內控制度/辦法/細則三類文件通用審核要點》，以通用模板的形式明確制度/辦法/細則修編要點，大幅度提高各部門修訂和審核制度的質量和效率。

3.2.2 制度優(yōu)化培訓

公司風險辦組織開展制度管理編寫專題培訓，對各部門經理、風控聯系人及制度編寫人進行培訓，講解機構設置、流程優(yōu)化與制度優(yōu)化及管理流程設計的思路和注意事項，為制度編制工作打下堅實基礎。

①培訓制度優(yōu)化方法。公司目前偏向于扁平化管理，部門之間容易出現壁壘，出現工作效率低下、監(jiān)管部門難以實現有效監(jiān)督等問題。針對公司目前存在的問題，風險辦討論總結出制度優(yōu)化的方法包括過程方法、不相容法、專家法等。

②重點領域專項培訓。公司風險控制工作分管領導通過現場、視頻會議等方式，對采辦、工程、費控、人力、綜合、財務等關鍵內控制度修編進行專項培訓指導、集中修編，將崗位不相容工作成果融入制度文件，避免一項經濟業(yè)務由同一個經辦人一辦到底，預防廉潔風險。

3.2.3 制度問題梳理查找

查找現有制度體系存在的問題是做好制度優(yōu)化工作的關鍵，制度問題梳理查找工作步驟如下。

①梳理制度問題來源。根據以往制度編制和修訂的經驗，總結制度存在的問題來源可以分3類：一是后果型問題，如已經產生了事故、事件發(fā)生的后果，暴露出制度缺陷的問題;二是過程型問題，如由于制度問題，導致工作流程冗長、工作效率低等情況發(fā)生的問題;三是預防性缺失問題，如內控制度檢查、崗位責任檢查以及日常經營管理中發(fā)現制度存在漏洞的問題等。

②開展制度問題梳理步驟。在開展制度問題梳理階段，公司風險管理辦公司再次引入PDCA循環(huán)梳理查找制度問題。梳理對象包括了采辦管理、資源市場、費用控制、工程管理、物資管理、財務管理、后勤管理等業(yè)務。風險管理辦公室成員按照業(yè)務領域的管理過程及小過程，細致、深入分析管理問題，梳理公司目前制度是否滿足PDCA循環(huán)理念編寫，即制度中是否包含計劃、執(zhí)行、檢查、處理4個階段內容。根據梳理的問題，匯總形成問題清單，以便下一步跟蹤制度優(yōu)化情況。

③問題匯總跟蹤。公司風險管理辦公司匯總問題后，形成公司年度制度優(yōu)化問題清單。在問題整改過程中，風險控制部每周跟蹤進展，發(fā)布制度質量年專項工作簡報，及時跟蹤和把控工作進展，達到整改關閉標準后由業(yè)務部門完成整改報告并填報整改關閉單，經公司風險控制工作分管領導審批同意后予以關閉。

3.2.4 問題整改

制度問題分為兩類：執(zhí)行類和制度設計類。其中，制度執(zhí)行類問題可以通過業(yè)務培訓、崗位優(yōu)化、加強執(zhí)行管理等方式進行整改。但從制度設計入手，優(yōu)化制度文件，更能從源頭上解決管理問題。

①套用制度模板。為有效開展制度修編工作，風險控制職能部門組織編制度、辦法、細則3個層級的2類文件模板，在編制的模板中標明制度文件編制的各項要求，有利于各部門制度編寫者理解和修編制度，提高修編質量和效率。

②部門審核討論。各部門分別抽調人員，組成組織優(yōu)化工作小組，制度修編完成后，由部門經理組織專題會議討論、修改制度，確保問題在制度設計中落實整改。

③加強制度的審核。風險控制職能部門作為制度歸口管理部門，通過內控崗培訓、專題會議討論審核標準、加強制度的審核把關、定期總結反思制度問題并加以改進等方式，確保管理要求落到實處。

3.3 檢查階段

公司風險管理辦公室組織對梳理出的制度問題整改情況進行檢查和抽查。

①制度設計問題檢查。風險管理辦公室就制度問題及目標導向落實的檢查，確保制度設計問題能夠在修編過程中得到解決，同時檢查整改方式是否偏離制度優(yōu)化的目標。

②制度執(zhí)行問題檢查。制度修編結束并正式發(fā)布后，風險管理辦公司再次檢查制度管理部門制度執(zhí)行的情況。一方面就制度執(zhí)行力度進行檢查，另一方面就執(zhí)行中是否出現新問題進行檢查，以此確保制度問題得到徹底、有效的解決。

③問題關閉。風險管理辦公室進一步加強制度問題整改過程的跟蹤控制與檢查評價，定期督促責任部門及時整改，提交問題整改關閉單，審核確認問題關閉情況，實現問題整改閉環(huán)管理。

3.4 處理階段

3.4.1 建立長效機制

為確保制度管理工作持續(xù)提升，公司風險管理辦公司編制了《內控制度體系管理辦法》，進一步完善了制度管理要求，新增了《問題整改管理辦法》，確保問題及時跟蹤、整改。

3.4.2 內控績效考核

公司風險管理辦公室將“制度質量年”活動工作納入部門年度績效考核指標，根據各部門制度優(yōu)化工作完成情況予以評價，評價結果與年度績效獎金掛鉤，激勵各部門保質保量完成制度優(yōu)化工作。

4 結語

通過“制度質量年”工作將PDCA循環(huán)應用在制度優(yōu)化工作中，加強了業(yè)務的過程管理工作，確保工作既有計劃執(zhí)行，又有監(jiān)督檢查考核，進一步扎緊制度的籠子，夯實預防腐敗風險的基礎，提升公司員工的制度意識、合規(guī)意識，為公司管理持續(xù)提升打下了更加牢靠的基礎。

【參考文獻】

【1】萬融.商品學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2013.