淺談如何在新形勢(shì)下做好辦公室保密工作

文/新疆油田公司石西油田作業(yè)區(qū) 申恒卿

辦公室作為一個(gè)企業(yè)或者單位的信息樞紐部門，在組織機(jī)構(gòu)中起著承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)四方的作用，有大量的信息面臨處理，對(duì)其時(shí)效性、保密性等方面都有嚴(yán)格的要求。尤其在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息量越來(lái)越大，信息傳遞速度越來(lái)越快，信息處理的自動(dòng)化及信息服務(wù)突破了地域限制，人們獲取和處理信息的方式日益多樣化，數(shù)據(jù)共享的程度越來(lái)越高，保密工作的難度也隨之加大。扎實(shí)做好保密工作成為提升辦公室工作水平的重中之重。

一、辦公室工作的涉密特點(diǎn)

一是知密時(shí)間較早。輔助領(lǐng)導(dǎo)決策是辦公室最重要的工作職能。通常辦公室要收集管理信息，負(fù)責(zé)第一時(shí)間接收傳達(dá)涉密文件；負(fù)責(zé)對(duì)帶有秘密性質(zhì)的工作會(huì)議進(jìn)行會(huì)議記錄；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作，起草帶有秘密性質(zhì)的文件等。由于工作需要，辦公室人員常常比其他工作人員更早接觸涉密信息。

二是知密內(nèi)容較多。辦公室屬于“參與決策、掌管事務(wù)、提供服務(wù)”的綜合性辦公部門，日常的內(nèi)外部組織協(xié)調(diào)、溝通傳達(dá)，涉及方方面面，掌握的各個(gè)層次的信息比較多，特別是作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，需要在為領(lǐng)導(dǎo)決策前收集大量的信息，內(nèi)容覆蓋企業(yè)大部分的工作內(nèi)容。

三是知密密級(jí)較高。因?yàn)楣ぷ餍枰?，辦公室不僅可以接觸到企業(yè)秘密文件，了解到企業(yè)內(nèi)部的核心秘密，還能夠接觸到一些更高密級(jí)的上級(jí)文件。由于辦公室工作的特殊性質(zhì)，相比其他部門，辦公室與秘密之間的距離更近，辦公室人員成為秘密工作的直接參與者，能夠知道其他人不可能知道的秘密。

二、辦公室保密工作存在的問(wèn)題

盡管保密在辦公室工作中地位特殊，但由于諸多主客觀因素的制約，保密工作還存在一些問(wèn)題，主要有：

（一）保密意識(shí)薄弱。思想上的松懈是泄密事故發(fā)生的根本原因。辦公室工作內(nèi)容多且復(fù)雜，部分辦公室工作人員存在著重業(yè)務(wù)、輕保密的傾向，保密意識(shí)淡薄，執(zhí)行保密制度不嚴(yán)格，經(jīng)常性或者無(wú)意識(shí)地將屬于企業(yè)保密范圍內(nèi)的文件、資料透露給他人，給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。例如在公共場(chǎng)合討論涉密話題被他人無(wú)意聽(tīng)到造成泄密；在私人交往和互聯(lián)網(wǎng)通信工具中聊天無(wú)意泄露組織機(jī)密；沒(méi)有嚴(yán)格的文件收發(fā)登記，不按照規(guī)定傳閱、保存文件而導(dǎo)致文件泄密；不嚴(yán)格遵守信息發(fā)布審批，造成信息泄密等。還有一些年輕的辦公室人員，工作經(jīng)驗(yàn)少、社會(huì)閱歷不足，對(duì)于保密工作的性質(zhì)和特點(diǎn)了解時(shí)間不長(zhǎng)，沒(méi)有接受過(guò)正規(guī)、系統(tǒng)的保密教育和培訓(xùn)，對(duì)于涉密信息缺乏高度敏感性，有的甚至認(rèn)為保密是保密部門和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，與自己無(wú)關(guān)，把涉密信息當(dāng)作一般信息對(duì)待，隨意管理、處置，無(wú)意間給別有用心的人提供了竊取秘密的機(jī)會(huì)。

（二）保密技術(shù)不到位。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，企業(yè)辦公越來(lái)越依賴于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，如何確保設(shè)備的保密安全給保密工作提出了新課題。部分辦公室工作人員對(duì)辦公設(shè)備的使用安全不了解，對(duì)辦公設(shè)備管理不善形成了重要的泄密渠道，例如不知道一些掃描儀和復(fù)印機(jī)在掃描和復(fù)印過(guò)程中會(huì)保存文件副本，甚至不清楚涉密和非涉密計(jì)算機(jī)的區(qū)別，在涉密和非涉密計(jì)算機(jī)上交叉使用可移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，造成泄密或者網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓，信息丟失；在設(shè)備維修維護(hù)上不嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定，由未經(jīng)審查的外部維修人員維修設(shè)備造成泄密等。

（三）保密制度執(zhí)行不嚴(yán)格。辦公室工作涉及范圍廣，保密制度包含的內(nèi)容也比較多，如保密工作制度、文件的保密管理制度、檔案的保密管理制度、辦公設(shè)備的管理及維修維護(hù)制度、定密管理辦法、涉密計(jì)算機(jī)及移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)保密管理制度、新聞報(bào)道的保密審查制度等。辦公室不重視保密制度的建設(shè)，保密制度不健全；制度執(zhí)行不嚴(yán)格，浮于表面；保密培訓(xùn)不到位，辦公室人員對(duì)制度學(xué)習(xí)不深入，對(duì)規(guī)定不能正確理解，知其然不知其所以然。這些制度層面的漏洞為保密工作帶來(lái)了很多安全隱患。

三、辦公室工作中保密工作的對(duì)策

（一）依法治密，完善保密制度建設(shè)。保密制度是開(kāi)展保密工作不可缺少的依據(jù)和保障，完善的保密制度不僅能促進(jìn)保密工作的實(shí)施，也促進(jìn)了保密管理的加強(qiáng)，因此要做好保密工作首先要完善保密制度建設(shè)，把保密工作管理納入制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理軌道。辦公室必須高度重視制度建設(shè)，依據(jù)保密法規(guī)和規(guī)章，在分析本單位實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，認(rèn)真進(jìn)行泄密風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，針對(duì)性地制定出符合本單位實(shí)際情況的保密制度。辦公室還要注重學(xué)習(xí)相關(guān)的前沿理論和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，適時(shí)對(duì)保密制度進(jìn)行修訂和完善，為規(guī)范干部職工在學(xué)習(xí)、工作和生活中的保密行為、明確涉及保密事項(xiàng)的相關(guān)活動(dòng)的具體操作審批流程提供制度保障。

（二）注重教育，提高保密管理意識(shí)。保密意識(shí)教育和保密常識(shí)教育是防范竊密泄密的有力手段。辦公室人員作為保密工作的重要參與者，必須加強(qiáng)保密意識(shí)，不斷增強(qiáng)新形勢(shì)下做好保密工作的緊迫感，要將保密學(xué)習(xí)和政治學(xué)習(xí)結(jié)合起來(lái)，增強(qiáng)政治敏銳性，提高對(duì)具體問(wèn)題的判斷力，從根本上提高保密意識(shí)；要將保密知識(shí)學(xué)習(xí)和個(gè)人思想學(xué)習(xí)結(jié)合起來(lái)，明確履行保密義務(wù)的職責(zé)，筑牢保密思想防線。辦公室人員保密素質(zhì)的高低直接影響保密工作質(zhì)量。提高保密意識(shí)，辦公室要結(jié)合具體崗位工作重點(diǎn)，堅(jiān)持參與保密知識(shí)教育，不但要學(xué)習(xí)保密形勢(shì)、法律法規(guī)和規(guī)章制度等基本知識(shí)，還要學(xué)習(xí)掌握必要的現(xiàn)代信息防范技術(shù)；不但要積極參與保密知識(shí)培訓(xùn)，還要自覺(jué)把保密知識(shí)學(xué)習(xí)納入日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)范圍，制定學(xué)習(xí)計(jì)劃，使保密學(xué)習(xí)常態(tài)化、規(guī)范化。

（三）強(qiáng)化素質(zhì)，嚴(yán)防失密泄密發(fā)生。保密不僅是辦公室的日常工作，更是辦公室人員最為重要的職業(yè)素質(zhì)之一。因此，辦公室人員要嚴(yán)以律己，養(yǎng)成高度自覺(jué)的保密觀念和保密習(xí)慣，不論在什么環(huán)境下都要管好自己，特別注意個(gè)人的言行舉止，時(shí)刻提醒自己牢記工作使命與保密職責(zé)，在思想和行為上保持警醒，做到“慎言”“慎行”“慎事”，自覺(jué)做到不該看的不看，不該問(wèn)的不問(wèn)，不該聽(tīng)的不聽(tīng)，不該記的不記，不該說(shuō)的不說(shuō)，絕對(duì)保守秘密；在行為上遵章守紀(jì)，絕不以知道機(jī)密要事為資本自我炫耀，不把領(lǐng)導(dǎo)同志的重要批示擅自向外透露，不傳播、泄露領(lǐng)導(dǎo)同志討論工作過(guò)程中的各種意見(jiàn)等等；在日常事務(wù)中謹(jǐn)小慎微，一絲不茍，盡量減少失誤，不犯錯(cuò)誤，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地做好保密工作，成為保密模范、遵紀(jì)模范、守法模范。

（四）掌握技能，防范網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。隨著信息化的不斷推進(jìn)，互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)介質(zhì)的普遍使用，使得國(guó)家秘密、企業(yè)商業(yè)秘密失泄密“防不勝防”，傳統(tǒng)的保密手段措施容易失去作用，給保密工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)。做好保密工作，就必須讓保密新技術(shù)手段走在前面，全方位介入。辦公室應(yīng)緊跟時(shí)代，加強(qiáng)保密技術(shù)防范硬件建設(shè)，配備齊全必要的防范設(shè)備。辦公室人員要加強(qiáng)對(duì)保密技術(shù)的學(xué)習(xí)，了解必需的安全知識(shí)，尤其是網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，熟練掌握防范設(shè)備的使用，有足夠的技能應(yīng)對(duì)病毒、木馬等網(wǎng)絡(luò)威脅，做到防患于未然，而不僅僅是把網(wǎng)絡(luò)安全的責(zé)任完全推給信息部門。與此同時(shí)，辦公室人員在工作中應(yīng)做到“上網(wǎng)不涉密，涉密不上網(wǎng)”；不在涉密計(jì)算機(jī)和非涉密計(jì)算機(jī)之間交叉使用存儲(chǔ)介質(zhì)；計(jì)算機(jī)打印內(nèi)部資料時(shí)確保人不離機(jī)；定期對(duì)所用計(jì)算機(jī)查毒、殺毒，更新防控軟件；做好重要資料的備份和保管；在企業(yè)內(nèi)部盡量使用規(guī)定的通信交流平臺(tái)。

（五）加強(qiáng)監(jiān)管，阻塞保密管理漏洞。保密工作是辦公室工作的重要內(nèi)容，也是辦公室的重要管理職能之一。在保密管理工作中，辦公室既要對(duì)本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)保密主管部門負(fù)責(zé)，又要承擔(dān)對(duì)本單位各職能部門保密工作的管理和指導(dǎo)。為全面做好保密工作，辦公室要發(fā)揮監(jiān)督、檢查的作用，用好檢查這把“尺子”。一是針對(duì)不同特點(diǎn)的涉密人員，分層次、有重點(diǎn)地進(jìn)行保密教育，定期、不定期地開(kāi)展涉密單位、涉密人員保密檢查和自查活動(dòng)，利用檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行生動(dòng)的案例教育，引導(dǎo)大家增強(qiáng)保密工作的責(zé)任心，提高有關(guān)人員對(duì)保密法規(guī)的理解深度和在業(yè)務(wù)工作中的應(yīng)用能力，使其對(duì)保密的范圍、應(yīng)該保住的秘密和如何保密有清醒明確的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)保密工作更加規(guī)范化。二是對(duì)經(jīng)營(yíng)形勢(shì)分析會(huì)、上級(jí)精神傳達(dá)等重要涉密會(huì)議，辦公室要提前落實(shí)參會(huì)人員范圍，要求與會(huì)人員遵守相關(guān)保密紀(jì)律，保證無(wú)關(guān)人員不參加、不列席、不旁聽(tīng)。會(huì)議期間分發(fā)的材料要按照保密要求嚴(yán)格管理，不允許無(wú)關(guān)人員隨意借閱、翻看、帶走。會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)，檢查有無(wú)遺落的材料，無(wú)關(guān)人員不得隨意處理。三是對(duì)各單位廢舊資料文件統(tǒng)一回收，運(yùn)送到指定回收點(diǎn)集中銷毀。四是將外協(xié)單位納入保密培訓(xùn)范疇，按照層層培訓(xùn)的原則，組織各單位對(duì)其外協(xié)方進(jìn)行培訓(xùn)。與外協(xié)方簽訂保密協(xié)議，要求各單位對(duì)所管轄的外協(xié)單位履行保密告知義務(wù)，告知其相關(guān)的保密要求及違規(guī)外發(fā)涉密信息的相關(guān)處罰，杜絕泄密事件發(fā)生。

辦公室保密工作任重而道遠(yuǎn)，廣大辦公室工作者要不斷增強(qiáng)保密責(zé)任感，提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極探索研究新時(shí)期保密工作的新情況、新問(wèn)題，全面做好各項(xiàng)保密工作，切實(shí)維護(hù)企業(yè)利益。