信息化時(shí)代高校檔案管理存在的危機(jī)及對(duì)策探討

吳巖

摘 要：高校檔案涉及多方面內(nèi)容，如學(xué)生個(gè)人信息、教師個(gè)人信息、教學(xué)科研信息、教學(xué)資料、學(xué)習(xí)資料等。高校開展規(guī)范有效的檔案管理工作，不僅能夠?yàn)楦咝８鞑块T管理及各項(xiàng)工作的開展提供有力依據(jù)和幫助，還能進(jìn)一步推動(dòng)高校教育的發(fā)展與提升。在信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)人工開展的檔案管理工作存在一定的滯后性，雖然近年來(lái)高校已針對(duì)檔案管理做出改進(jìn)，但整體信息化建設(shè)水平較低，難以符合新時(shí)代發(fā)展要求?；诖祟惽闆r，還需要高校管理人員能夠全面分析和明確現(xiàn)階段檔案管理存在的危機(jī)和相關(guān)問(wèn)題，結(jié)合信息化時(shí)代要求，制訂合理的解決對(duì)策，有效應(yīng)用信息技術(shù)的情況下提高檔案管理效果。本文就高校檔案管理做出分析，提出幾點(diǎn)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;高校檔案管理;危機(jī);對(duì)策

高校教育工作開展過(guò)程中檔案管理屬于較為重要的工作內(nèi)容之一，但目前很多高校管理人員對(duì)檔案管理缺乏正確認(rèn)知，通常會(huì)將更多的注意力、資金和重心放在教學(xué)工作、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)研討工作等相關(guān)項(xiàng)目工作的開展上，對(duì)檔案管理缺少重視。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，其不僅收集、存儲(chǔ)大量的重要檔案和文件信息，如學(xué)生檔案、教學(xué)科研成果等，還能夠?qū)Υ鎯?chǔ)的檔案資料進(jìn)行合理開發(fā)和利用，更好地為高校教育事業(yè)的發(fā)展提供有力幫助。而在信息化時(shí)代背景下，借助信息技術(shù)，開展檔案管理信息化建設(shè)工作，能夠極大程度提升檔案管理的實(shí)效性，為高校教育信息化發(fā)展與應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。但現(xiàn)階段高校檔案管理還存在諸多影響因素和危機(jī)，需要高校加強(qiáng)重視，積極進(jìn)行問(wèn)題查找、原因分析，充分利用信息技術(shù)，結(jié)合檔案管理實(shí)際要求采取針對(duì)性對(duì)策。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)特點(diǎn)及有效性分析

檔案管理轉(zhuǎn)變以往的傳統(tǒng)人工管理方法，創(chuàng)新應(yīng)用信息化管理模式，主要指利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算等信息技術(shù)手段，借助智能設(shè)備，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，發(fā)展為數(shù)字資源，以更好地對(duì)檔案進(jìn)行收集、處理、管理和開發(fā)利用。該管理模式具有高效性、自動(dòng)化、信息化等特點(diǎn)。而開展信息化建設(shè)，對(duì)于高校檔案管理來(lái)說(shuō)，主要具有以下兩方面優(yōu)勢(shì)。

1.改善提升檔案管理質(zhì)量

在互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)未廣泛應(yīng)用時(shí)，高校檔案管理工作的開展一般由人工進(jìn)行，主要涉及人工書寫、人工編輯、人工整理歸檔、人工調(diào)取管理等。這種管理工作的開展模式，存在滯后性和誤差性，很多檔案資料從收集至歸檔需要耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，且人員在進(jìn)行管理時(shí)也容易因工作量大、工作能力等因素產(chǎn)生工作失誤，導(dǎo)致檔案缺失、檔案歸檔錯(cuò)誤等。而應(yīng)用信息技術(shù)，可借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、智能設(shè)備，對(duì)檔案資料進(jìn)行高效處理和管理，在一定程度上提高檔案資料的安全性、保密性、完整性和真實(shí)性。同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用可提高檔案管理的共享性和自動(dòng)化，達(dá)到減少工作量、降低管理失誤、提高管理質(zhì)量的效果。

2.促進(jìn)高校資源與社會(huì)資源有效連接

高校檔案管理工作職能涉及服務(wù)社會(huì)、傳承文化等方面，高校內(nèi)所包含的相關(guān)教育資源都會(huì)以不同形式的檔案資料存放于相應(yīng)的檔案室中。借助信息技術(shù)，能夠以互聯(lián)網(wǎng)搭建資源共享平臺(tái)和信息交流平臺(tái)，各個(gè)高校的教育資源都可以呈開放共享狀態(tài)。這種管理方式也能夠更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)，滿足社會(huì)文化傳播需求。

二、信息化時(shí)代高校檔案管理工作開展中存在的危機(jī)問(wèn)題

1.缺少正確的檔案管理意識(shí)

檔案管理在高校管理工作開展中屬于基礎(chǔ)且較為重要的內(nèi)容，但現(xiàn)階段很多高校管理者對(duì)檔案管理的重要性意識(shí)不足，在日常管理中會(huì)將更多的關(guān)注度投放在課程改革、教學(xué)科研、教育活動(dòng)等相關(guān)工作中，對(duì)檔案管理不予重視。這種情況下缺乏檔案管理意識(shí)，自然不會(huì)針對(duì)高校檔案管理制訂相應(yīng)的制度、管理方法和保障措施，難以促進(jìn)檔案管理得到發(fā)展和滿足新時(shí)代要求，甚至還會(huì)因管理落后而引發(fā)危機(jī)。

2.缺少充足的檔案管理資金支持

檔案管理的開展需要基礎(chǔ)的設(shè)施和完善的設(shè)備技術(shù)，但很多檔案管理在開展中基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，信息化設(shè)備技術(shù)投入程度也相對(duì)較低，這主要因?yàn)楦咝＝逃l(fā)展中對(duì)檔案管理缺少資金支持。首先，信息化時(shí)代下，很多高校管理者對(duì)檔案管理模式等方面雖然做出了相應(yīng)的改進(jìn)和完善，但改進(jìn)完善力度不足，使得檔案管理信息化水平得不到提升。其次，目前部分高校并沒(méi)有將檔案管理納入整體評(píng)價(jià)體系，缺乏對(duì)檔案管理現(xiàn)狀及需求的了解。這種情況下資金投入不足，會(huì)導(dǎo)致信息化建設(shè)進(jìn)度滯后，無(wú)法對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的保密保護(hù)工作。

3.檔案管理基層人員能力不足

對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，不僅需要由基礎(chǔ)設(shè)施和智能設(shè)備技術(shù)為其工作的開展提供技術(shù)保障，還需要由專業(yè)能力較強(qiáng)的檔案管理人員為其工作的開展提供基礎(chǔ)條件。但目前檔案管理人員能力不足，難以推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。對(duì)于檔案管理基層工作人員來(lái)說(shuō)，其多年來(lái)都依靠人工管理的方式開展各項(xiàng)工作，在信息化建設(shè)初期很難立刻轉(zhuǎn)變管理方式。同時(shí)，很多高校缺少對(duì)基層工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，使得多數(shù)人員對(duì)智能設(shè)備和信息技術(shù)的操作能力較低。這種情況下即使開展信息化管理，也難以突顯該管理方式的有效性。

4.高校檔案信息化管理缺少保障體系

首先，很多高校在對(duì)檔案管理時(shí)，并沒(méi)有針對(duì)檔案管理工作內(nèi)容、信息化建設(shè)需求和相關(guān)要求，制訂相對(duì)應(yīng)的管理制度，如考核體系、激勵(lì)機(jī)制等，這種情況下導(dǎo)致檔案管理基層人員缺少工作熱情，當(dāng)基礎(chǔ)工作需求無(wú)法滿足后自然會(huì)降低檔案管理工作效率。其次，建設(shè)資金缺位、信息化建設(shè)缺少管理中心，導(dǎo)致檔案管理在信息化建設(shè)過(guò)程中整體進(jìn)度滯后，缺少可依托的核心力量，整體信息化建設(shè)工作開展效果較差。

5.檔案管理存在諸多安全隱患危機(jī)

對(duì)于檔案管理安全方面，現(xiàn)階段很多高校在管理中還存在以下兩方面危機(jī)。（1）實(shí)體檔案資料管理危機(jī)。即使開展檔案管理信息化建設(shè)，很多較為重要的檔案資料還是需要以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存管理，這種情況下除了要求檔案管理人員專業(yè)能力滿足要求外，還需要確保檔案室的安全性。在信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案室內(nèi)會(huì)引進(jìn)很多智能設(shè)備，以及基礎(chǔ)的電氣設(shè)備，這些設(shè)備若未進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，極易引發(fā)超負(fù)荷運(yùn)行、設(shè)備故障等問(wèn)題，導(dǎo)致安全事故的發(fā)生。同時(shí)檔案室內(nèi)的通風(fēng)、潮濕度也會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生影響，且若未配備監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)，容易發(fā)生檔案失竊事件。（2）電子檔案管理危機(jī)。電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理方式上存在一定差異，其主要借助計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備開展一系列管理工作。所以對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，若計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備軟件的性能不滿足管理?xiàng)l件，容易發(fā)生檔案文件格式轉(zhuǎn)換錯(cuò)誤、無(wú)法生成等問(wèn)題。另外，網(wǎng)絡(luò)具有虛擬性，電子檔案與紙質(zhì)檔案相比缺少真實(shí)性，在管理過(guò)程中若沒(méi)有在網(wǎng)上對(duì)電子檔案的管理過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控管理，極易發(fā)生檔案被隨意更改的問(wèn)題。這些不加以重視和有效解決，不僅會(huì)影響檔案資料的開發(fā)利用，滯后高校檔案信息化建設(shè)，還會(huì)降低高校整體發(fā)展水平。

三、信息化時(shí)代下高校檔案管理工作有效開展的對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案管理重視度，加大資金投入力度

一方面高校管理人員應(yīng)意識(shí)到檔案管理工作應(yīng)與課程改革、教育科研等相關(guān)工作同等重要，充分了解到檔案管理信息化建設(shè)工作的有效開展能夠?yàn)楦咝Ｆ渌ぷ鞯倪M(jìn)行提供有利條件，也能夠?yàn)楦咝Ｕw教育發(fā)展提供保障和支持。所以增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，樹立正確檔案管理觀念，加強(qiáng)管理重視度，是推行檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件。另一方面高校管理人員還需要明確資金支持是檔案管理轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，向信息化管理發(fā)展的重要因素，并將檔案管理納入高校評(píng)價(jià)體系中。首先，重新劃分高校資金配置，增加檔案管理資金投入比例;其次，能夠借助社會(huì)、政府部門引入更多的資金，共同為檔案管理信息化建設(shè)提供幫助。

2.做好檔案管理基層人員的思想教育及技能培訓(xùn)

長(zhǎng)期受傳統(tǒng)人工管理模式的影響，很多檔案管理基層人員已形成固定管理思維，即使推行信息化建設(shè)，在實(shí)際工作開展中也難以很好地將先進(jìn)理念融入檔案管理中。對(duì)于很多高校來(lái)說(shuō)，大部分檔案管理基層人員不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，其所掌握的檔案管理理論知識(shí)和方法并不全面，且專業(yè)性不高。針對(duì)這種情況，高校管理者應(yīng)對(duì)檔案管理基層人員開展思想教育，通過(guò)交流會(huì)、講座等方式，讓工作人員意識(shí)到信息化建設(shè)的有效性、必要性，逐步改進(jìn)觀念，形成正確的思想態(tài)度。同時(shí)，對(duì)管理不同工作內(nèi)容的基層工作人員實(shí)施相應(yīng)的技能培訓(xùn)工作，幫助其對(duì)檔案管理有系統(tǒng)性的了解，掌握全面有效的知識(shí)和方法，并培養(yǎng)人員對(duì)信息技術(shù)的操作能力，以合理使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息化管理。

3.完善檔案管理保障體系，提高落實(shí)效果

高校管理者應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理進(jìn)行分析，結(jié)合信息化建設(shè)要求，對(duì)檔案管理保障體系進(jìn)行完善優(yōu)化，從多方面為檔案信息化管理的實(shí)施與發(fā)展提供保障。（1）應(yīng)建立配套的檔案管理制度，對(duì)檔案管理內(nèi)容、管理細(xì)節(jié)、管理要求等方面進(jìn)行明確規(guī)定。（2）根據(jù)信息化建設(shè)要求和檔案管理實(shí)際開展情況，針對(duì)存在的危機(jī)問(wèn)題制訂對(duì)應(yīng)的危機(jī)處理方案和應(yīng)急對(duì)策，這樣才能更好地跟進(jìn)信息化時(shí)代發(fā)展步伐。（3）完善激勵(lì)機(jī)制與考核體制，按照檔案管理工作開展內(nèi)容和工作量，定期對(duì)檔案管理基層人員進(jìn)行考核評(píng)分，對(duì)不合理之處要求人員及時(shí)進(jìn)行整改，并保證考核工作的開展具有可信度和公平性。激勵(lì)機(jī)制主要包括物質(zhì)與精神兩方面，既要通過(guò)獎(jiǎng)金、績(jī)效等方式滿足人員物質(zhì)需求，也要借助獎(jiǎng)?wù)?、晉升機(jī)會(huì)等方式滿足人員精神需求。這樣才能推動(dòng)檔案管理基層人員更積極認(rèn)真地投入工作，不斷為檔案信息化管理提供創(chuàng)新想法。

4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理的安全管控，做好保護(hù)措施

針對(duì)實(shí)體檔案來(lái)說(shuō)，需要確保檔案室內(nèi)各項(xiàng)電氣設(shè)備、智能設(shè)備的運(yùn)行安全，并安裝配備相應(yīng)的監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)和安全消防系統(tǒng)，如滅火器、高清監(jiān)控器、電子門禁等。對(duì)檔案室做好定期通風(fēng)工作，確保室內(nèi)溫度和濕度符合安全要求。同時(shí)還需要定期對(duì)檔案室進(jìn)行安全檢查工作，保證各個(gè)線路安全、設(shè)備無(wú)破損無(wú)質(zhì)量問(wèn)題，這樣才能進(jìn)一步保護(hù)實(shí)體檔案的存儲(chǔ)安全。另外，作為檔案管理基層工作人員，也需要按照規(guī)定要求完成每日安全檢查工作，達(dá)到降低安全風(fēng)險(xiǎn)、消除實(shí)體檔案管理危機(jī)的目的。針對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)，其主要依托于計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件設(shè)備。首先，高校應(yīng)建立校園局域網(wǎng)，將重要的電子檔案放置于局域網(wǎng)中，建立專項(xiàng)管理系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的存儲(chǔ)和管理，可通過(guò)設(shè)置防火墻、安全密鑰等方式提高安全和保密強(qiáng)度。其次，對(duì)于一些可共享、可交流的電子檔案，可放置于廣域網(wǎng)中。但還需要根據(jù)查閱者的身份、查閱檔案資料的類型等條件設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。同時(shí)在電子檔案進(jìn)行審核、編輯、處理等過(guò)程中也需要設(shè)置相應(yīng)的要求和權(quán)限，并對(duì)每一項(xiàng)過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，以保證電子檔案的真實(shí)性與安全性。

5.建立數(shù)字化檔案信息庫(kù)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)

對(duì)于高校來(lái)說(shuō)應(yīng)根據(jù)其自身發(fā)展情況，結(jié)合檔案管理要求，對(duì)高校內(nèi)部的檔案信息庫(kù)加強(qiáng)建設(shè)。高校應(yīng)對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行全面了解，明確檔案資料的服務(wù)對(duì)象，以及服務(wù)對(duì)象所產(chǎn)生的相關(guān)需求，以準(zhǔn)確得出檔案信息源端口，這樣才能有效進(jìn)行信息采集工作。同時(shí)高校在功能拓展階段，還需要對(duì)用戶端口的實(shí)際需求加以了解，這樣才能對(duì)檔案信息的采集內(nèi)容進(jìn)行合理調(diào)整，以確保數(shù)字化檔案信息庫(kù)的構(gòu)建更具全面性、特色性和完整性。檔案信息庫(kù)的建立可為學(xué)生學(xué)習(xí)、教師教學(xué)、學(xué)校教育發(fā)展等方面提供服務(wù)，而這種長(zhǎng)期服務(wù)也會(huì)留存大量的重要信息和數(shù)據(jù)資料，成為高校文化建設(shè)中的重要部分。所以現(xiàn)階段借助信息技術(shù)，能夠?yàn)楦咝n案信息庫(kù)帶來(lái)更多的資源信息，推動(dòng)檔案信息庫(kù)建立更具數(shù)字化，同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，也會(huì)縮短信息更新周期，以及加快檔案資料的檢索速度，有助于提高檔案資料的實(shí)效性和多樣性，提升檔案資料整體使用效率。

6.加大引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，提升檔案信息化管理水平

高校檔案管理想要在未來(lái)獲得更長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定的發(fā)展，還需要與時(shí)俱進(jìn)，多引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)手段。比如，在新生入學(xué)后，會(huì)進(jìn)行較大工作量的檔案資料記錄工作，這種情況下可借助互聯(lián)網(wǎng)及技術(shù)軟件建立電子檔案庫(kù)，在此階段內(nèi)將電子檔案庫(kù)權(quán)限打開，學(xué)生能夠登錄到相應(yīng)的網(wǎng)站平臺(tái)對(duì)自己的信息資料進(jìn)行填寫和了解，再由相應(yīng)的管理人員進(jìn)行統(tǒng)一審核和檢查，這可快速完成檔案記錄工作，減輕檔案管理基層人員的工作量。在相關(guān)企業(yè)單位或?qū)W校需要查詢學(xué)生的信息資料時(shí)，高校可將學(xué)生的信息資料制作成二維碼或條形碼，只要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)掃描即可查詢，無(wú)須像以往進(jìn)行大量的紙質(zhì)資料翻閱工作。若想要更好地保護(hù)學(xué)生個(gè)人信息，還可以在二維碼或條形碼掃描后，在查看窗口設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)密碼。除此，為切實(shí)提高信息化管理水平，還應(yīng)加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的建設(shè)配備力度，應(yīng)用性能好的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等基礎(chǔ)智能設(shè)備，引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等軟件技術(shù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)提高檔案管理水平、拓寬檔案管理服務(wù)項(xiàng)目及范圍、推進(jìn)高校教育發(fā)展等方面均有積極意義。現(xiàn)階段需要高校能夠明確其信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)性，找出現(xiàn)存的危機(jī)問(wèn)題，通過(guò)加強(qiáng)管理意識(shí)、加大資金投入、做好人員培訓(xùn)、落實(shí)保障體系、建立檔案信息庫(kù)、引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)手段等方式完善和改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式，為檔案信息化管理的發(fā)展與應(yīng)用提供有效推力。

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（作者單位：寧夏大學(xué)）