信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新策略

閆曉宇

◆摘? 要：隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，社會(huì)經(jīng)濟(jì)得到快速的發(fā)展，人們的生活和工作也發(fā)生天翻地覆的變化，傳統(tǒng)信息閉塞的情況被打破。在這樣的時(shí)代背景下，檔案管理工作的信息化建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生，構(gòu)建高效、快速的信息化管理系統(tǒng)是必然趨勢(shì)。因此，在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作需要革新檔案管理觀念，促進(jìn)管理方式創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。文章中分析信息時(shí)代背景下檔案管理工作存在的問(wèn)題，提出幾點(diǎn)有效的檔案管理創(chuàng)新措施。

◆關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;問(wèn)題;創(chuàng)新策略

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，人類進(jìn)入到信息化時(shí)代，各種信息資源不斷增加，需要構(gòu)建完善的、系統(tǒng)的、科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)。檔案在不同的領(lǐng)域有著重要的作用，通過(guò)對(duì)檔案的管理和利用，充分發(fā)揮其價(jià)值。在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的情況下，工作效率的提高能夠有效提高其競(jìng)爭(zhēng)力。檔案管理是企業(yè)管理中的必要環(huán)境，企業(yè)需要?jiǎng)?chuàng)新管理理念，革新管理方式和技術(shù)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

一、信息時(shí)代背景下檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

1.無(wú)紙化。在以往對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，采取紙質(zhì)方式，從檔案的建檔、存儲(chǔ)和使用的過(guò)程中，紙質(zhì)檔案需要大量人力、物力和財(cái)力，并且檔案的存儲(chǔ)需要非常大的空間。隨著檔案信息的不斷增加，檔案存儲(chǔ)空間已經(jīng)無(wú)法滿足，需要更多的檔案儲(chǔ)存室。在這樣的檔案管理工作中，檔案管理的成本比較大。在信息時(shí)代背景下，檔案以數(shù)據(jù)形式存在，不需要占據(jù)實(shí)際空間，也不需要太多的人進(jìn)行管理。無(wú)紙化是檔案管理工作的趨勢(shì)之一。

2.精細(xì)化。在檔案管理的過(guò)程中，其種類復(fù)雜繁多，在企事業(yè)單位的部門、個(gè)人等都有檔案，這些檔案整理時(shí)，依靠人力很容易混亂，雖然在檔案庫(kù)中進(jìn)行分類，隨著檔案數(shù)量的增加，檔案的查詢和調(diào)動(dòng)消耗更長(zhǎng)的時(shí)間，影響檔案管理的效率。在信息時(shí)代檔案管理中，根據(jù)其內(nèi)部體系的不同設(shè)置相應(yīng)的分支，逐層設(shè)置子分子，讓檔案信息更加容易查找和管理。

3.實(shí)時(shí)化。在新的社會(huì)發(fā)展背景下，提高工作效率能夠增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，因此，檔案管理工作需要注重檔案管理效率的提高，符合時(shí)代發(fā)展的要求。在紙質(zhì)檔案管理中，具有局限性，檔案的構(gòu)建、存儲(chǔ)以及使用難以實(shí)時(shí)完成，需要比較長(zhǎng)的時(shí)間，影響到檔案管理的效率。在信息化時(shí)代趨勢(shì)中，借助網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)化傳輸，打破距離的限制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性。

二、信息化時(shí)代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1.第一，加強(qiáng)各個(gè)部門的聯(lián)系，構(gòu)建檔案資源共享平臺(tái)。檔案管理中，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的聯(lián)系，應(yīng)當(dāng)從縱向和橫向兩個(gè)層面開展。信息化時(shí)代背景下，社會(huì)資源和信息資源不斷增加，單一的部門難以完成檔案資源的管理，需要保證不同部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)不同部門之間檔案信息的共享，促進(jìn)檔案管理體系的完善，搭建信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。同時(shí)檔案管理人員需要對(duì)信息資源進(jìn)行分類，對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行篩選，幫助使用人員找到使用的資料。其次，構(gòu)建自動(dòng)化電子檔案。在檔案管理工作中，注重信息化技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)電子檔案的自動(dòng)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)上傳和管理，提高電子檔案的利用效率。因此，在檔案管理的過(guò)程中，需要加強(qiáng)電子檔案的自動(dòng)化管理措施，更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源的上傳和收集，提高電子檔案的價(jià)值。第三，完善信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，在檔案的查詢和搜索中采取人工方式，需要大量的時(shí)間，給檔案管理工作帶來(lái)影響，難以滿足檔案管理工作的需求。因此，在檔案信息管理中，需要構(gòu)建相應(yīng)的信息化平臺(tái)，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

2.創(chuàng)新檔案管理模式。信息化時(shí)代下，想要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作，需要注重檔案管理模式的創(chuàng)新。在實(shí)際的管理工作中，應(yīng)當(dāng)革新檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理模式。檔案信息內(nèi)容非常多，要求檔案管理人員具備歸納、分類以及整理能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)換，做好檔案信息的備份，避免由于工作失誤造成檔案信息的丟失，造成不可挽回的損失。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，保證檔案資料的安全性。計(jì)算機(jī)應(yīng)當(dāng)做好不定期的檢測(cè)和殺毒操作，避免對(duì)信息資源造成損壞。在檔案信息應(yīng)用的過(guò)程中，禁止和外網(wǎng)連接，避免黑客入侵和木馬攻擊，造成檔案資源的丟失。加強(qiáng)檔案室的管理，無(wú)關(guān)人員禁止入內(nèi)，避免檔案資源的人為破壞。檔案管理工作中，需要配備專業(yè)的、現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，采取科學(xué)合理的檔案管理措施，提高檔案的可靠性和安全性。

3.革新檔案管理理念。以往的檔案管理中，偏重于檔案的采集和存儲(chǔ)，忽視檔案的管理以及利用，檔案信息的價(jià)值得不到開發(fā)和利用。因此，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變檔案管理的理念，在檔案資源收集和整理時(shí)，注重檔案資源價(jià)值的開發(fā)和利用。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案應(yīng)用意識(shí)，綜合開展檔案管理工作。作為檔案管理人員需要端正工作態(tài)度和心態(tài)，有效開發(fā)和利用檔案信息價(jià)值，保證檔案信息的使用率。同時(shí)管理人員需要具備創(chuàng)新意識(shí)，提高檔案管理工作有效性。信息時(shí)代背景下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，革新檔案管理理念，不斷的探索和創(chuàng)新，為檔案信息管理做好準(zhǔn)備工作。4.加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在檔案管理工作中，思想觀念的創(chuàng)新是基礎(chǔ)，管理模式是檔案管理的核心，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)則是檔案管理工作開展的條件。信息時(shí)代下，借助數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)龐大的檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存，提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)從細(xì)節(jié)方面入手，促進(jìn)信息技術(shù)和檔案管理有效的結(jié)合，打造檔案管理工作新格局，發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)的核心作用，更加高效快捷的開展管理工作，保證檔案信息更加高效的應(yīng)用。注重規(guī)章制度的完善，原有的檔案管理制度已經(jīng)無(wú)法滿足檔案管理需求，需要根據(jù)信息化趨勢(shì)不斷完善規(guī)章制度，做好管理權(quán)責(zé)分配，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)等。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息化時(shí)代背景下，給檔案管理工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，也給檔案管理工作帶來(lái)挑戰(zhàn)。借助信息化技術(shù)開展檔案管理工作，可以保證檔案管理工作效率和質(zhì)量，解決檔案管理中的安全問(wèn)題。因此，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)深入了解檔案管理工作中的問(wèn)題，采取針對(duì)性的管理措施，促進(jìn)檔案管理工作模式的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。通過(guò)管理模式、服務(wù)方式等內(nèi)容的創(chuàng)新，完善檔案管理模式，加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

[1]李霜，何偉.信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].智庫(kù)時(shí)代，2018（35）：182-183.