淺談檔案信息化帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

◆摘? 要：隨著檔案信息化的深入推廣和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案信息化在現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的作用有目共睹。本文分析了檔案信息化帶來(lái)的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合不同類型檔案資料的信息化進(jìn)行了具體論述，并對(duì)檔案信息化目前遇到的挑戰(zhàn)進(jìn)行了詳細(xì)分析。希望能對(duì)檔案工作人員有所啟發(fā)。

◆關(guān)鍵詞：檔案信息化;機(jī)遇;挑戰(zhàn)

一、檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀

隨著社會(huì)的發(fā)展和人民生活水平的提高，檔案資料的利用率也在飛速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)檔案的查詢利用模式已經(jīng)難以滿足廣大人民群眾的生產(chǎn)生活需求。信息化時(shí)代的到來(lái)開(kāi)啟了檔案信息化建設(shè)的篇章，為檔案事業(yè)的發(fā)展指明了新的方向。各企事業(yè)單位、高校隨之而來(lái)的信息化管理和無(wú)紙化辦公也將成為檔案信息化發(fā)展的推動(dòng)力，促進(jìn)了檔案資源利用由單一模式向多元化、多形式的發(fā)展。

目前檔案信息化狀態(tài)停留在將一些紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行掃描整理，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢系統(tǒng)進(jìn)行簡(jiǎn)單地查閱利用。這種做法確實(shí)提高檔案查詢效率和精準(zhǔn)度，隨著科技的不斷進(jìn)步和先進(jìn)的信息化技術(shù)的不斷推廣，檔案信息化也應(yīng)順勢(shì)而動(dòng)，加快發(fā)展的腳步。

二、檔案信息化為檔案事業(yè)發(fā)展帶來(lái)了新契機(jī)

信息時(shí)代帶來(lái)了人們生產(chǎn)生活方式的改變，逐漸使人們?cè)絹?lái)越離不開(kāi)計(jì)算機(jī)、PAD等電子設(shè)備。檔案事業(yè)的發(fā)展也隨著信息化的到來(lái)，迎來(lái)了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。按照檔案內(nèi)容可以分為普通檔案和專門檔案兩大類，下面將分別從以下幾種常見(jiàn)檔案為例，進(jìn)行說(shuō)明：

1.普通檔案信息化

隨著檔案信息化的深入開(kāi)展，大量檔案資源被數(shù)字化，使珍貴的檔案資源以多種方式得以呈現(xiàn)，開(kāi)辟了檔案利用的新途徑。在引入檔案查詢系統(tǒng)后，可以進(jìn)行不同維度的信息檢索，大大提高了檔案的查閱率和精準(zhǔn)度。如需紙質(zhì)版，可運(yùn)用數(shù)字水印技術(shù)進(jìn)行處理，通過(guò)加入特定防偽標(biāo)識(shí)，達(dá)到防止篡改目的，更好地體現(xiàn)了檔案憑證價(jià)值的重要屬性。

2.人事檔案信息化

近年來(lái)，隨著人事檔案利用率的增加，大大增加了人事檔案的查閱率和工作量。人事檔案信息化不僅可以通過(guò)應(yīng)用軟件進(jìn)行檢索提高查閱效率，同時(shí)結(jié)合二維碼、條形碼等新技術(shù)的應(yīng)用，配合移動(dòng)終端可以實(shí)現(xiàn)智能化庫(kù)房管理，從一定程度上解決了人事檔案庫(kù)房管理問(wèn)題。

3.會(huì)計(jì)檔案信息化

在會(huì)計(jì)檔案查詢中，經(jīng)常會(huì)遇到字體淺、手寫(xiě)體不規(guī)范或因時(shí)間久遠(yuǎn)造成的字跡模糊不易辨認(rèn)等情況。數(shù)字化后的會(huì)計(jì)檔案通過(guò)放大、縮小等技術(shù)手段進(jìn)行操作，可以將檔案資料盡可能清晰地呈現(xiàn)，以供查閱者進(jìn)行字跡辨認(rèn)。將數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案資料批量導(dǎo)入查詢系統(tǒng)后，可結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢檢索功能，進(jìn)行分類數(shù)據(jù)檢索，提高會(huì)計(jì)檔案的查閱效率。

4.基建檔案信息化

基建檔案涉及的內(nèi)容非常廣泛，大到建筑樓宇設(shè)計(jì)構(gòu)圖和城市規(guī)劃布局資料，小到零部件結(jié)構(gòu)剖視說(shuō)明等，都隸屬基建檔案收集的范圍。伴隨各種設(shè)計(jì)、繪圖軟件普遍運(yùn)用，紙質(zhì)基建檔案存儲(chǔ)模式和查閱方式已經(jīng)明顯滯后于時(shí)代的發(fā)展。全面推動(dòng)基建檔案信息建設(shè)，使其以新的存儲(chǔ)形式展現(xiàn)，結(jié)合應(yīng)用軟件按照多種方式進(jìn)行檢索，開(kāi)發(fā)對(duì)檔案資料的多種途徑利用，才能使基建檔案更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。

三、檔案信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)也不容忽視

檔案信息化為檔案事業(yè)帶來(lái)發(fā)展契機(jī)的同時(shí)，挑戰(zhàn)也如期而至。隨著檔案信息化增量逐年的積累，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間面臨的問(wèn)題也越來(lái)越凸顯，下面將進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。

1.大量的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)與有限存儲(chǔ)空間的矛盾，在一定程度上限制了檔案信息化發(fā)展的步伐。

國(guó)家檔案局頒布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范（DA/T31-2017）》中明確規(guī)定：檔案資料數(shù)字化掃描分辨率應(yīng)不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度較差時(shí)，建議掃描分辨率不小于300dpi。以普通A4單頁(yè)文書(shū)檔案為例，一張圖片存儲(chǔ)量以約500KB計(jì)算;一卷100頁(yè)A4紙張（單面）文書(shū)檔案掃描后的存儲(chǔ)量約為50MB;一萬(wàn)卷的存儲(chǔ)量約為500GB。隨著檔案資料數(shù)據(jù)的逐年積累，有限的存儲(chǔ)空間必將會(huì)制約檔案信息化的發(fā)展。

2.數(shù)字檔案資料的安全是檔案信息化發(fā)展的重中之重。

（1）硬件設(shè)備安全

由于電子設(shè)備在一定程度上存在損壞的可能，所以數(shù)字化后檔案資料數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題也不容忽視。一旦存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)硬件故障，所存儲(chǔ)的檔案資料數(shù)據(jù)將會(huì)丟失。隨著數(shù)字檔案增量的加大，數(shù)據(jù)備份工作也要隨之展開(kāi)，對(duì)于存儲(chǔ)空間的需求也會(huì)成倍增長(zhǎng)，此問(wèn)題同樣不容忽視。

（2）檔案資料安全

由于檔案資料的特殊性，查詢利用檔案資料系統(tǒng)軟件的安全同樣重要。必須做到專人管理，進(jìn)行加密和定期維護(hù)，保證檔案資料不會(huì)被泄露和更改。

3.網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題成為阻礙數(shù)字檔案資源提供異地服務(wù)的瓶頸。

隨著互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使用計(jì)算機(jī)、移動(dòng)終端等設(shè)備進(jìn)行異地?zé)o紙化辦公已經(jīng)成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)，而許多檔案資料也不在以單一復(fù)印紙質(zhì)的形式出現(xiàn)。面對(duì)2020年全球新型冠狀病毒肺炎疫情的爆發(fā)，無(wú)接觸服務(wù)、網(wǎng)上辦理業(yè)務(wù)等特殊需求已經(jīng)被提上日程。只有解決好網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，保證數(shù)字檔案資料在互聯(lián)網(wǎng)傳遞過(guò)程中的信息安全，檔案信息化發(fā)展才能突破瓶頸，開(kāi)啟檔案資源利用服務(wù)的新篇章。

四、結(jié)束語(yǔ)

數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，檔案信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。先進(jìn)技術(shù)手段運(yùn)用，必將會(huì)給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在保證互聯(lián)網(wǎng)路安全的前提下，更好地利用好寶貴的檔案資源，開(kāi)啟檔案資源利用服務(wù)的新篇章，是吾輩蘭臺(tái)人的使命與擔(dān)當(dāng)。

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作者簡(jiǎn)介

姜南（1975.07—），女，漢族，遼寧省大連人，本科，助理研究員，北京聯(lián)合大學(xué)檔案（校史）館，研究方向：檔案信息化建設(shè)。