移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的醫(yī)院固定資產(chǎn)管理

馬曉亮,孫艷紅

(1.重慶醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院設(shè)備處，重慶 400016;2.國家稅務(wù)總局重慶市稅務(wù)局，重慶 401121)

大型集團(tuán)化醫(yī)院機(jī)構(gòu)相對分散，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部門眾多，機(jī)構(gòu)管理的固定資產(chǎn)門類多、數(shù)量龐大，加之單位“重采購、輕管理”，給固定資產(chǎn)管理帶來巨大挑戰(zhàn)[1]。為了規(guī)范和加強(qiáng)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理，提高國有資產(chǎn)的使用效益，保障和促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)、教、研等方面的發(fā)展，使用移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠有效解決固定資產(chǎn)全生命周期管理遇到的困難，可以實現(xiàn)固定資產(chǎn)的精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，運(yùn)用二維碼技術(shù)提高管理效率[2]，系統(tǒng)完成資產(chǎn)管理的效益分析和資產(chǎn)分析，為醫(yī)院管理層的決策和醫(yī)院各項評審提供精確的數(shù)據(jù)支撐。

1 研究背景

固定資產(chǎn)是維持醫(yī)院教學(xué)、科研和醫(yī)療服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)，實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備的精細(xì)化管理，可以有效提高設(shè)備利用率和設(shè)備使用效率。本文通過移動互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)實現(xiàn)固定資產(chǎn)全生命周期的精細(xì)化管理，固定資產(chǎn)管理的主要內(nèi)容包括：固定資產(chǎn)范圍、分類、標(biāo)準(zhǔn)和計價的確定；固定資產(chǎn)增加、使用、維護(hù)和處置；固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)；固定資產(chǎn)賬務(wù)管理等。

2 固定資產(chǎn)管理需求分析

醫(yī)院固定設(shè)備管理是對醫(yī)院固定資產(chǎn)生命周期內(nèi)的全程管理過程，充分發(fā)揮設(shè)備的醫(yī)療服務(wù)、教學(xué)和科研作用，減少資源浪費(fèi)和提高設(shè)備利用率，確保國有資產(chǎn)保值和增值，達(dá)到設(shè)備生命周期內(nèi)的維修保養(yǎng)費(fèi)用最低、綜合效益最高的目標(biāo)，使用移動小程序和二維碼技術(shù)，各科室資產(chǎn)管理者能使用小程序快速完成資產(chǎn)的驗收、設(shè)備維修和報廢等流程[3]，固定資產(chǎn)檔案管理電子化，實現(xiàn)實時監(jiān)測醫(yī)療設(shè)備狀態(tài)和效益，為醫(yī)院精細(xì)化管理提供詳實可靠的數(shù)據(jù)保障[4]。

2.1 固定資產(chǎn)管理特點(diǎn)醫(yī)院固定資產(chǎn)種類繁多，專業(yè)性強(qiáng)，管理難度大，醫(yī)療設(shè)備的價格極為昂貴，對安全性和日常的保養(yǎng)要求極高，整個生命周期環(huán)節(jié)涉及使用科室、財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門和審計部門等多個部門[5]。設(shè)備使用壽命長，整個資產(chǎn)的生命周期時間跨度大，使用期間存在借用、部門轉(zhuǎn)移、設(shè)備搬遷和人員變動等情況，日積月累造成大量的盤虧和盤盈情況，賬物相符的資產(chǎn)基礎(chǔ)信息也存在大量不準(zhǔn)確的情況。

2.2 傳統(tǒng)管理模式缺點(diǎn)在醫(yī)院固定資產(chǎn)管理模式發(fā)展的歷程中，經(jīng)歷：手工記賬、辦公自動化軟件和固定資產(chǎn)管理軟件三個階段[6]，管理手段始終無法解決資產(chǎn)管理中遇到的一些困難，隨著醫(yī)療水平的提高，固定資產(chǎn)管理需求不斷對管理手段提出新要求，目前信息化管理手段主要有以下問題。

2.2.1 信息化程度低 目前，絕大多數(shù)醫(yī)院的固定資產(chǎn)管理方式仍是手工記錄的管理方式，固定資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息化管理，資產(chǎn)使用部門和資產(chǎn)管理部門在設(shè)備生命周期的信息維護(hù)上相對獨(dú)立，資產(chǎn)設(shè)備狀態(tài)發(fā)生變化后，資產(chǎn)使用部門的資產(chǎn)管理將信息統(tǒng)計后，由資產(chǎn)管理部門將信息進(jìn)行變動，資產(chǎn)管理存在中間環(huán)節(jié)多、工作量大、易出錯問題。

2.2.2 資產(chǎn)管理流程不夠完善 資產(chǎn)管理流程受到信息化技術(shù)手段的制約，單位在流程設(shè)計過程中，要充分考慮數(shù)據(jù)錄入和數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)問題，工作開展和信息變更無法同步進(jìn)行，往往是資產(chǎn)已經(jīng)變更部門或報廢處理后，再進(jìn)行系統(tǒng)信息的維護(hù)，多部門信息銜接出現(xiàn)問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確和滯后問題。

2.2.3 賬賬不符 賬物相符率低 由于無法及時在資產(chǎn)變動的同時，完成相應(yīng)信息的變更，后期處置過程中，一旦出現(xiàn)信息忘記變更將導(dǎo)致賬物不符。資產(chǎn)管理部門的賬目和使用部門手中的賬目差距較大，造成資產(chǎn)管理的賬賬不符。

2.2.4 缺乏全生命周期的管理 傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理方式是一種狀態(tài)管理，資產(chǎn)管理系統(tǒng)中記錄當(dāng)前的資產(chǎn)狀態(tài)和信息，無法通過系統(tǒng)跟蹤醫(yī)療設(shè)備的全生命周期過程，保養(yǎng)記錄、維修記錄、質(zhì)量控制和計量等數(shù)據(jù)不能為決策提供依據(jù)[7]。

2.2.5 內(nèi)外網(wǎng)隔離信息互通困難 資產(chǎn)管理系統(tǒng)部署在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)，如果要使用移動終端進(jìn)行管理，需要大量投入部署無線網(wǎng)絡(luò)，破壞內(nèi)網(wǎng)隔離性。對于機(jī)構(gòu)相對分散的集團(tuán)化醫(yī)院，網(wǎng)絡(luò)連接和信息互通難度更大，而且現(xiàn)在醫(yī)院的安全防護(hù)手段很難抵御網(wǎng)絡(luò)攻擊[8]。

3 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計

醫(yī)院固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計要考慮全生命周期管理，也要考慮各業(yè)務(wù)部門資產(chǎn)管理人員的實際工作管理需求。

如圖1所示， 根據(jù)PLM(Product Life-Cycle Management，產(chǎn)品生命周期管理)的定義和醫(yī)院管理工作的需求，將醫(yī)院設(shè)備全生命周期定義為：資產(chǎn)使用部門需求計劃的提出、采購管理、合同管理、驗收管理、資產(chǎn)管理、維修管理、維護(hù)質(zhì)控和報廢管理，通過移動互聯(lián)網(wǎng)終端和二維碼標(biāo)識，為固定資產(chǎn)建立電子檔案，全生命周期圍繞固定資產(chǎn)進(jìn)行信息維護(hù)和信息查詢[9]。①采購管理模塊：根據(jù)實際需要制定采購計劃，通過可行性論證生成年度采購計劃，采購管理模塊對采購計劃、合同簽訂和項目驗收進(jìn)行管理；②合同管理：對與供應(yīng)商簽訂的合同進(jìn)行管理和提供查詢服務(wù)，自動提醒醫(yī)療設(shè)備注冊證、質(zhì)保期和合同期時間，避免長期供應(yīng)合同的產(chǎn)品注冊證、質(zhì)保和維保合同過期;③驗收管理：設(shè)備驗收是醫(yī)療設(shè)備安全與質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)，可以從源頭控制醫(yī)療設(shè)備的質(zhì)量管理，驗收過程中將二維碼、產(chǎn)品銘牌和設(shè)備全景照片錄入系統(tǒng)，并將設(shè)備與二維碼進(jìn)行關(guān)聯(lián)；④資產(chǎn)管理：資產(chǎn)管理模塊是整個固定資產(chǎn)管理平臺的核心，全生命周期都圍繞著入庫資產(chǎn)開展管理，通過掃描二維碼可以進(jìn)行資產(chǎn)檔案、采購合同、維修合同查詢和設(shè)備信息查詢，完成固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)、巡檢、基礎(chǔ)信息維護(hù)和報廢等操作；⑤維修管理：通過二維碼掃描可以完成保修過程，減少保修和維修的響應(yīng)時間，維修人員可以通過工單查詢設(shè)備維修保養(yǎng)記錄，初步判斷故障原因，可以提高維修工程師的工作效率，也便于設(shè)備使用科室和資產(chǎn)管理部門跟蹤設(shè)備維修進(jìn)度；⑥維修質(zhì)控：有計劃地對設(shè)備進(jìn)行計量、預(yù)防性維護(hù)(PM)、巡檢和質(zhì)控；⑦報表統(tǒng)計模塊：通過后臺數(shù)據(jù)的分析形成報表供管理部門參考；⑧效益分析：對資產(chǎn)進(jìn)行效益評估，提高資源利用率，對新的采購計劃的制定提供依據(jù)，避免設(shè)備閑置率過高，科學(xué)合理地進(jìn)行科室資產(chǎn)配置；⑨報廢管理：通過掃碼完成資產(chǎn)報廢申請，維修工程師根據(jù)資產(chǎn)維修記錄、合同質(zhì)保時間和設(shè)備狀態(tài)進(jìn)行報廢鑒定，審計部門根據(jù)固定資產(chǎn)管理辦法審核是否符合規(guī)定，資產(chǎn)管理部門和使用部門完成資產(chǎn)處置。

圖1 固定資產(chǎn)管理設(shè)備全生命周期流程

3.1 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計如圖2所示，整個系統(tǒng)部署分為三個部分：云端服務(wù)器區(qū)、外網(wǎng)服務(wù)器區(qū)和內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器區(qū)，用戶利用手機(jī)終端連接互聯(lián)網(wǎng)訪問云端服務(wù)器，云端服務(wù)器部署在云計算服務(wù)提供商處，共享使用云公共安全基礎(chǔ)設(shè)施，利用云WAF攔截各類攻擊，云服務(wù)器將手機(jī)采集數(shù)據(jù)和查詢數(shù)據(jù)推送到互聯(lián)網(wǎng)中轉(zhuǎn)服務(wù)器寫入內(nèi)網(wǎng)資產(chǎn)管理服務(wù)器，資產(chǎn)服務(wù)器數(shù)據(jù)通過網(wǎng)閘與OA的數(shù)據(jù)接口進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，完成資產(chǎn)變更流程審批工作，使用接口與HRP(Hospital Resource Planning，醫(yī)院資源規(guī)劃)服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，實現(xiàn)資產(chǎn)信息查詢和固定資產(chǎn)折舊查詢。

圖2 移動互聯(lián)網(wǎng)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)拓?fù)?/p>

3.2 固定資產(chǎn)管理平臺架構(gòu)設(shè)計固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計在應(yīng)用移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮傳統(tǒng)PC終端在固定資產(chǎn)管理技術(shù)中的作用，傳統(tǒng)的計算機(jī)終端管理方式有利于報表生成和系統(tǒng)運(yùn)維，而移動端小程序便于攜帶和操作，能夠更加快速地完成查詢、輸入和變更操作。

如圖3所示，整個平臺由移動端、服務(wù)平臺、PC終端和數(shù)據(jù)接口四大部分組成：①移動端負(fù)責(zé)日常維護(hù)、資產(chǎn)管理和基礎(chǔ)信息查詢，充分發(fā)揮移動網(wǎng)絡(luò)的移動辦公和現(xiàn)場處理的優(yōu)勢，由三大模塊組成：日常維護(hù)、基礎(chǔ)信息和資產(chǎn)管理。資產(chǎn)管理模塊主要負(fù)責(zé)：資產(chǎn)盤點(diǎn)、資產(chǎn)借還、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移；日常維護(hù)由培訓(xùn)管理、質(zhì)控計劃、設(shè)備維修、日常維護(hù)和巡檢計劃組成；基礎(chǔ)信息主要用于人員信息、供應(yīng)商信息、驗收管理、設(shè)備信息查詢和合同查詢。②數(shù)據(jù)接口主要通過WebService接口技術(shù)數(shù)據(jù)交換。③計算機(jī)終端由系統(tǒng)運(yùn)維、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、資產(chǎn)管理、信息補(bǔ)全和統(tǒng)計報表模塊組成，用于系統(tǒng)維護(hù)、賬號權(quán)限管理、數(shù)據(jù)批量處理和數(shù)據(jù)備份。④服務(wù)平臺主要運(yùn)行在本地內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器和云端服務(wù)器，由網(wǎng)絡(luò)安全模塊、物聯(lián)感控模塊、效益分析模塊、資產(chǎn)數(shù)據(jù)模塊、驗收管理模塊、合同管理模塊、供應(yīng)商管理模塊、采購管理模塊和維修管理模塊組成。

圖3 固定資產(chǎn)管理平臺架構(gòu)

4 實施效果分析

對于集團(tuán)化醫(yī)院組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜，區(qū)域分布相對分散，固定資產(chǎn)的管理難度更大，使用移動端小程序?qū)Ψ衷旱墓潭ㄙY產(chǎn)逐一進(jìn)行科室的盤點(diǎn)工作，現(xiàn)場核實信息正確性，將資產(chǎn)信息錯誤進(jìn)行更正，將驗收環(huán)節(jié)和建檔環(huán)節(jié)遺漏設(shè)備掃碼新建資產(chǎn)卡片。通過對分院進(jìn)行實驗，對4 300多臺固定資產(chǎn)開展清理工作，將歷史遺留問題基本解決，采用移動小程序查詢和處理固定資產(chǎn)信息，比傳統(tǒng)的“現(xiàn)場紙質(zhì)材料+辦公室電腦”的方式提高效率近6倍。

4.1 固定資產(chǎn)信息操作高效性傳統(tǒng)的設(shè)備資產(chǎn)驗收和盤點(diǎn)通常采用現(xiàn)場紙質(zhì)材料進(jìn)行記錄和數(shù)據(jù)核對，信息查找和記錄效率特別低。如圖4所示，采用移動端小程序后，從信息的采集、報修到信息查詢?nèi)孔詣踊瓿?，而且可以通過查詢附件和歷史記錄等查詢更詳細(xì)的資料，可以快速、準(zhǔn)確地完成全部操作。

圖4 移動端小程序運(yùn)行界面

4.2 應(yīng)用流程效果分析從固定資產(chǎn)的購買計劃到資產(chǎn)的報廢可以實現(xiàn)全生命周期的精準(zhǔn)化管理，能夠通過維修記錄、保養(yǎng)記錄和盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行全生命周期的跟蹤管理。解決長期困擾資產(chǎn)管理的賬、卡、物不符，資產(chǎn)不明，設(shè)備不清，閑置浪費(fèi)，虛增資產(chǎn)和資產(chǎn)流失問題。

固定資產(chǎn)從驗收到資產(chǎn)報廢，新流程發(fā)生質(zhì)的變化，不但減少流程環(huán)節(jié)，而且使流程環(huán)節(jié)更加優(yōu)化。以固定資產(chǎn)建立為例，新流程安裝設(shè)備后，將新設(shè)備粘貼二維碼，現(xiàn)場拍攝設(shè)備照片和錄入基本信息，現(xiàn)場采集存放位置、使用科室、資產(chǎn)品牌和設(shè)備序列號，通過“掃一掃”功能掃描二維碼，將二維碼與設(shè)備進(jìn)行關(guān)聯(lián)，醫(yī)院工作人員網(wǎng)上完成審核和資產(chǎn)上賬工作。

4.3 提升工作效率和管理水平傳統(tǒng)的工作方式，人工進(jìn)行OA流程的處理，進(jìn)行HRP資源錄入和變更，需要多次處理各系統(tǒng)完成相應(yīng)操作。而通過移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，數(shù)據(jù)接口自動完成OA資產(chǎn)流程處理，與HIS和HRP進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，完成數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)和處理。為醫(yī)院資產(chǎn)管理工作提供全方位、可靠、高效的動態(tài)數(shù)據(jù)與決策依據(jù)，實現(xiàn)資產(chǎn)管理工作的信息化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，全面提升醫(yī)院資產(chǎn)管理工作的工作效率與管理水平[10]。

4.4 提高固定資產(chǎn)管理的準(zhǔn)確性通過移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的便捷性，從驗收、維修和報廢各個環(huán)節(jié)都可通過移動端小程序完成，解決傳統(tǒng)模式的流程脫節(jié)問題，新技術(shù)通過掃描完成全部流程，資產(chǎn)實物狀態(tài)變更和資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息變更同步進(jìn)行，有效避免固定資產(chǎn)管理不準(zhǔn)確的問題。

4.5 實現(xiàn)信息資源共享采用數(shù)據(jù)接口進(jìn)行數(shù)據(jù)交互后，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)在移動端錄入后，將數(shù)據(jù)共享給OA系統(tǒng)、HRP系統(tǒng)和HIS系統(tǒng)，不僅避免多次在不同系統(tǒng)中數(shù)據(jù)操作，還有效防止數(shù)據(jù)的不同步和差異問題，真正實現(xiàn)系統(tǒng)互通和數(shù)據(jù)共享。

5 小 結(jié)

醫(yī)院固定資產(chǎn)的精細(xì)化閉環(huán)管理，有助于提高醫(yī)院的管理水平，運(yùn)用移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算和二維碼等新技術(shù)，能夠快速和便捷地完成固定資產(chǎn)的管理工作，解決固定資產(chǎn)精細(xì)化管理中遇到的困難，將臨床工作人員和資產(chǎn)管理人員從繁瑣、混亂的資產(chǎn)管理中解放出來，使積累多年的固定資產(chǎn)管理難題得以有效解決，節(jié)省更多的管理時間和提高管理效率。