高等醫(yī)學(xué)院校實(shí)驗(yàn)用品平臺(tái)的構(gòu)建與實(shí)踐

臺(tái)紅祥， 陳彥軍， 楊立成， 崔長歡

（天津醫(yī)科大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與資產(chǎn)管理處，天津300070）

0 引 言

高等醫(yī)學(xué)院校實(shí)驗(yàn)室是培養(yǎng)醫(yī)學(xué)人才、創(chuàng)建醫(yī)學(xué)科研成果并為社會(huì)服務(wù)的重要場所，實(shí)驗(yàn)室不僅有儀器設(shè)備，還由教學(xué)科研所必需的試劑、耗材等實(shí)驗(yàn)用品。實(shí)驗(yàn)用品管理是實(shí)驗(yàn)室科學(xué)管理的重要組成部分。傳統(tǒng)的實(shí)驗(yàn)用品采購屬于分散手工操作，不僅采購周期長、成本高、監(jiān)管難度大，而且無法實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)用品信息的共享。2015年，黨中央、國務(wù)院提出高等院?！半p一流”建設(shè)重大決策部署，這是高等教育領(lǐng)域繼“211工程”“985工程”之后的又一國家戰(zhàn)略［1］，掀開了高等教育改革的新篇章。因此，在“雙一流”背景下實(shí)驗(yàn)用品平臺(tái)的構(gòu)建勢在必行。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)強(qiáng)化和實(shí)施耗材的出入庫信息化管理［2］。天津醫(yī)科大學(xué)堅(jiān)持服務(wù)支撐和管理監(jiān)督并重，運(yùn)用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)用品網(wǎng)上采購的科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、動(dòng)態(tài)化和精細(xì)化管理?，F(xiàn)結(jié)合近年來天津醫(yī)科大學(xué)在實(shí)驗(yàn)用品采購方面的經(jīng)驗(yàn)和做法，對(duì)實(shí)驗(yàn)用品管理平臺(tái)的構(gòu)建思路進(jìn)行介紹。

1 實(shí)驗(yàn)用品管理平臺(tái)建立的背景

隨著高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)改革的不斷深入和科學(xué)研究的快速發(fā)展，特別是對(duì)于“雙一流”建設(shè)高校，實(shí)驗(yàn)試劑及耗材的使用呈現(xiàn)出了品目多、數(shù)量多、采購多、類型多、應(yīng)用面廣、采購計(jì)劃變化快等新特點(diǎn)，從而給高等醫(yī)學(xué)院校的管理提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。實(shí)驗(yàn)用品作為高校資產(chǎn)構(gòu)成的重要組成部分，已經(jīng)引起很多高校管理層面的高度重視，也成了體現(xiàn)高校實(shí)驗(yàn)室與資產(chǎn)管理部門技術(shù)保障、服務(wù)質(zhì)量、工作效率及管理水平的一個(gè)綜合指標(biāo)［3］。傳統(tǒng)的采購方式是課題組直接向供應(yīng)商購買，這種采購模式繞過了學(xué)校管理，缺乏有效的監(jiān)管，同時(shí)也無法實(shí)現(xiàn)資源的共享。國內(nèi)很多高校從制度上和手段上對(duì)實(shí)驗(yàn)用品的管理做了分析、探討和實(shí)踐，提出了很多新穎的解決思路［4-8］，有的高校也將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用到實(shí)驗(yàn)室綜合管理［9］。利用信息化物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與實(shí)驗(yàn)用品采購有機(jī)結(jié)合，建立了一個(gè)安全便捷的天津醫(yī)科大學(xué)實(shí)驗(yàn)用品管理平臺(tái)（以下簡稱“平臺(tái)”），作為整個(gè)學(xué)校實(shí)驗(yàn)用品的采購和管理工具，平臺(tái)通過實(shí)驗(yàn)用品線上申購、審批，實(shí)驗(yàn)室存量控制以及實(shí)驗(yàn)用品跟蹤等功能進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校的實(shí)驗(yàn)用品管理。平臺(tái)將校內(nèi)各相關(guān)職能部門、院（系）以及課題組納入全生命周期管理的各階段，逐步形成規(guī)范的實(shí)驗(yàn)用品管理體系。

2 管理平臺(tái)開發(fā)技術(shù)與框架結(jié)構(gòu)

平臺(tái)開發(fā)使用PHP開發(fā)語言，系統(tǒng)后臺(tái)管理采用B/S架構(gòu)，直接采用網(wǎng)頁瀏覽器進(jìn)行采購、回收和統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)操作，無須另行安裝軟件或插件，從而使之支持包括Windows/Mac/Linux在內(nèi)的多個(gè)操作系統(tǒng)平臺(tái)下使用，同時(shí)兼容包括IE、火狐、Google Chrome、Safari等多種主流瀏覽器。學(xué)校實(shí)驗(yàn)用品管理平臺(tái)域名為：caigou.tmu.edu.cn。項(xiàng)目建設(shè)主要包含校內(nèi)用戶注冊、課題組成員、供應(yīng)商、商品管理、存量管控、線上申購和審批、采購統(tǒng)計(jì)和存量統(tǒng)計(jì)的功能。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意圖

（1）數(shù)據(jù)層。數(shù)據(jù)層是整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源保障，系統(tǒng)采用MySQL數(shù)據(jù)庫，以商品、人員、訂單、財(cái)務(wù)等數(shù)據(jù)為支撐，為業(yè)務(wù)邏輯層和展現(xiàn)層提供真實(shí)的信息資源，是整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（2）業(yè)務(wù)邏輯層。業(yè)務(wù)支持層是軟件的核心數(shù)據(jù)處理中心，功能是統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一業(yè)務(wù)模式、統(tǒng)一管控機(jī)制。平臺(tái)包括5個(gè)核心服務(wù)，分別是統(tǒng)一身份認(rèn)證、郵件、消息、文件和監(jiān)控服務(wù)等。

（3）業(yè)務(wù)展現(xiàn)層。業(yè)務(wù)展現(xiàn)層重點(diǎn)解決實(shí)驗(yàn)用品的全生命周期管理，從而有效提高科研效率和科研安全。包括子功能模塊，分別是：用戶管理、權(quán)限管理、物品采購、經(jīng)費(fèi)管理、存貨管理、商品管理、訂單管理、危廢處置、訂單審批、付款管理、計(jì)算管理、采購統(tǒng)計(jì)和庫存統(tǒng)計(jì)等功能模塊。

（4）服務(wù)層。服務(wù)層通過按角色權(quán)限管理，深度整合各業(yè)務(wù)邏輯，方便用戶采購、管理方管理和審查、付款和結(jié)算，以及危廢處置等?；饭芾砹鞒讨械牟僮鳌?/p>

3 管理平臺(tái)的功能與實(shí)現(xiàn)

管理平臺(tái)根據(jù)管理方、課題組及供應(yīng)商三方得功能及需求的不同，分別設(shè)計(jì)了相應(yīng)的子系統(tǒng)，即管理方系統(tǒng)、課題組系統(tǒng)和供應(yīng)商系統(tǒng)，每個(gè)子系統(tǒng)對(duì)應(yīng)包含相應(yīng)的功能模塊，其中，管理方系統(tǒng)有10個(gè)功能模塊，課題組系統(tǒng)有6個(gè)功能模塊，供應(yīng)商系統(tǒng)有8個(gè)功能模塊。管理平臺(tái)主要功能結(jié)構(gòu)如圖2所示。

圖2 管理平臺(tái)主要功能結(jié)構(gòu)圖

3.1 管理方系統(tǒng)

（1）權(quán)限管理?？舍槍?duì)不同人員設(shè)置權(quán)限，點(diǎn)擊設(shè)置出管理員，即可針對(duì)各學(xué)院設(shè)置相應(yīng)管理員。

（2）存量上限管理。可以對(duì)某一類或者某一種的商品進(jìn)行存量上限設(shè)定和調(diào)整。

（3）存量統(tǒng)計(jì)。此模塊包含對(duì)采購臺(tái)賬、領(lǐng)用臺(tái)賬、庫存臺(tái)賬進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，也可根據(jù)需要通過不同的關(guān)鍵詞搜索，查看商品當(dāng)前的存量情況。

（4）訂單管理。顯示訂單明細(xì)，包括下單時(shí)間、編號(hào)、訂單內(nèi)容、買方、供應(yīng)商、金額及狀態(tài)；也可根據(jù)關(guān)鍵字、買方、供應(yīng)商等不同字段對(duì)訂單進(jìn)行搜索，查看采購明細(xì)。

（5）危廢處置?？刹榭次U處置的相關(guān)記錄，包括編號(hào)、類別、規(guī)格、院系、課題組、負(fù)責(zé)人、回收人、回收時(shí)間等。

（6）空瓶回收。查看提交記錄，包括創(chuàng)建時(shí)間、憑證號(hào)、買方、狀態(tài)，并對(duì)提交的訂單進(jìn)行審核是否同意接收?？梢酝ㄟ^批量回收利用掃碼槍對(duì)空瓶進(jìn)行回收，生成憑證單。

（7）采購審批。可以看到需要審核的訂單，并可以對(duì)訂單進(jìn)行通過、拒絕的操作，具有權(quán)限的管理可以增加、修改、刪除分組；具有權(quán)限的管理方可以賦予成員不同機(jī)構(gòu)的審批權(quán)限。

（8）結(jié)算管理。查看訂單的結(jié)算狀態(tài)。

（9）供應(yīng)商管理。對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、節(jié)點(diǎn)等進(jìn)行審核管理。

（10）付款管理。查看付款單情況。

3.2 課題組系統(tǒng)

（1）用戶基本信息設(shè)置。包括權(quán)限設(shè)置、送貨信息、基本信息、標(biāo)簽管理、實(shí)驗(yàn)用品存量上限。

（2）材料采購。包括我要采購、訂單列表、付款管理。我要采購功能包括可以按照供應(yīng)商名稱或者實(shí)驗(yàn)用品名稱進(jìn)行搜索；生成訂單之后，點(diǎn)擊訂單列表，可查看該訂單狀態(tài)為待供應(yīng)商確認(rèn)，供應(yīng)商確認(rèn)后，訂單狀態(tài)會(huì)變?yōu)榇犊睿c(diǎn)單列表下含有高級(jí)搜索，可根據(jù)搜索條件快捷查看訂單；在待付款訂單中點(diǎn)擊操作按鈕中的付款，訂單會(huì)加入付款?yuàn)A，確認(rèn)無誤后點(diǎn)擊付款，即可進(jìn)入付款單頁生成以PM開頭的付款單，點(diǎn)擊支付并選擇支付方式完成付款。付款管理可根據(jù)搜索條件快捷查看付款單，未支付的付款單可選擇支付或取消。

（3）庫存領(lǐng)用。包括庫存列表、位置管理、試劑調(diào)劑。試劑調(diào)劑專區(qū)，閑置的試劑可由課題組老師自由發(fā)布，需要獲得調(diào)劑試劑的老師可在專區(qū)瀏覽，并登記和領(lǐng)用，從而減少試劑重復(fù)購買，避免造成科研經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)，也使得校內(nèi)試劑的存量得到有效控制。

（4）經(jīng)費(fèi)管理。創(chuàng)建、刪除、修改和查看經(jīng)費(fèi)使用情況。

（5）危廢處置。填寫廢棄物相關(guān)信息，包括廢棄物類別、規(guī)格、負(fù)責(zé)人及主要成分等，提交并生成危廢處置記錄，打印廢液處置憑證單，并粘貼于廢液桶上即可分類回收。

（6）廢瓶回收。查看未處理廢瓶，生成處置憑證單，將打印的憑證單和空瓶送至管理方掃描，即可在歷史憑證單中查看。

3.3 供應(yīng)商系統(tǒng)

（1）信息管理。主要包括基本信息、營業(yè)執(zhí)照及其他資質(zhì)?；拘畔ü久Q、公司簡介、公司logo圖片、聯(lián)系人姓名及電話、開戶行聯(lián)行號(hào)等信息；營業(yè)執(zhí)照包括營業(yè)執(zhí)照照片、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、注冊資本、營業(yè)范圍等信息；其他資質(zhì)填寫相關(guān)資質(zhì)信息。

（2）節(jié)點(diǎn)入駐。供應(yīng)商在系統(tǒng)里選擇銷售區(qū)域和銷售類型后，提交開通節(jié)點(diǎn)申請(qǐng)，系統(tǒng)后臺(tái)根據(jù)供應(yīng)商提供的資質(zhì)進(jìn)行節(jié)點(diǎn)審核，審核通過后即可銷售相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)用品。

（3）品牌授權(quán)。供應(yīng)商將《品牌收集表》和品牌授權(quán)書發(fā)送至平臺(tái)指定郵箱，平臺(tái)核實(shí)是否是已有品牌，如是，平臺(tái)將此品牌及數(shù)據(jù)添加給此供應(yīng)商，如不是，平臺(tái)核實(shí)后建立新品牌。

（4）我的商品。查看和編輯在售實(shí)驗(yàn)用品。

（5）訂單管理。查看所有訂單的狀態(tài)，對(duì)訂單進(jìn)行確認(rèn)、發(fā)貨及取消訂單。

（6）議價(jià)管理。查看議價(jià)單列表，對(duì)實(shí)驗(yàn)用品給出新的價(jià)格，待買方滿意并確認(rèn)后生成訂單。

（7）結(jié)算管理。顯示訂單的結(jié)算狀態(tài)，生成并打印結(jié)算單，交用戶報(bào)銷后確認(rèn)收款。

（8）微信綁定。打開微信，關(guān)注“LabMai科研采購平臺(tái)”公眾號(hào)，綁定微信，綁定后可即時(shí)接收新訂單提醒，便于及時(shí)處理訂單。

4 管理平臺(tái)的特點(diǎn)

我校實(shí)驗(yàn)室與資產(chǎn)管理處是實(shí)驗(yàn)用品采購管理的主管部門，在為學(xué)校師生做好實(shí)驗(yàn)用品采購服務(wù)的同時(shí)，對(duì)全校實(shí)驗(yàn)用品的采購進(jìn)行監(jiān)督和管理，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)入平臺(tái)實(shí)行“零門檻”，即只要供應(yīng)商提供有效的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和我校副教授以上職稱教師的推薦信，即可進(jìn)入平臺(tái)進(jìn)行實(shí)驗(yàn)用品的銷售，不會(huì)向供應(yīng)商收取任何費(fèi)用。平臺(tái)主要有以下5個(gè)特點(diǎn)。

（1）網(wǎng)上下單。提高采購效率。課題組老師網(wǎng)上下單后，供應(yīng)商直接打印訂單清單，課題組老師無須跑市場找廠家，節(jié)約了時(shí)間和精力，降低了采購成本，提高了采購的效益。

（2）益于監(jiān)督。規(guī)避各種廉政風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)驗(yàn)室所需實(shí)驗(yàn)用品具有種類多、數(shù)量大、單價(jià)低的特點(diǎn)，采購過程煩瑣，且存在廉潔從業(yè)風(fēng)險(xiǎn)［10］。實(shí)驗(yàn)用品管理平臺(tái)增加了采購?fù)该鞫龋乐拱迪洳僮?，客觀上弱化了課題組教師的決定權(quán)，直接或間接割斷了個(gè)人與供應(yīng)商之間的利益關(guān)系，做到“陽光采購”。同時(shí)，便于管理部門對(duì)實(shí)驗(yàn)用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為教學(xué)科研的科學(xué)管理決策提供數(shù)據(jù)支持。

（3）實(shí)現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)用品信息共享。實(shí)驗(yàn)用品的品質(zhì)與價(jià)格購買之間存在取向矛盾［11-12］，通過實(shí)驗(yàn)用品管理平臺(tái)的建立，形成了實(shí)驗(yàn)用品信息庫，實(shí)現(xiàn)了各家供應(yīng)商產(chǎn)品的共享，便于教師選購質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的實(shí)驗(yàn)用品。

（4）管控試劑的采購控制。對(duì)于易制毒、易制爆、劇毒化學(xué)品、精神藥品、麻醉藥品及放射性物品，我校實(shí)行單獨(dú)申報(bào)采購，填寫“天津醫(yī)科大學(xué)管控試劑購買申請(qǐng)表”，見圖3，由實(shí)驗(yàn)室與資產(chǎn)產(chǎn)管理處向公安局報(bào)備后統(tǒng)一采購，嚴(yán)禁通過實(shí)驗(yàn)用品平臺(tái)進(jìn)行采購。

圖3 天津醫(yī)科大學(xué)購買管控試劑申請(qǐng)表

（5）實(shí)驗(yàn)用品自購。因教學(xué)科研的特殊需求、現(xiàn)有商品部能滿足實(shí)驗(yàn)要求或者實(shí)驗(yàn)用品管理平臺(tái)沒有銷售的實(shí)驗(yàn)用品，可采用自行采購的方式進(jìn)行采購。課題組需要填寫“天津醫(yī)科大學(xué)實(shí)驗(yàn)用品自購審批表”，見圖4，包括實(shí)驗(yàn)用品名稱、品牌、規(guī)格等信息，并經(jīng)實(shí)驗(yàn)室、學(xué)院、實(shí)驗(yàn)室與資產(chǎn)管理處、財(cái)務(wù)處進(jìn)行審批，采購金額合計(jì)超過10萬元，需分管校長審批。課題組憑此表采購和報(bào)銷。此表為實(shí)驗(yàn)用品采購的一種補(bǔ)充方式，實(shí)現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)用品采購管理的全覆蓋。

圖4 天津醫(yī)科大學(xué)實(shí)驗(yàn)用品自購審批表

5 管理平臺(tái)運(yùn)行情況分析

天津醫(yī)科大學(xué)實(shí)驗(yàn)用品管理平臺(tái)實(shí)行年報(bào)制度，每年1月份會(huì)對(duì)上年度平臺(tái)的運(yùn)行情況進(jìn)行綜合分析，最終形成年度工作報(bào)告。我校自2016年建立了實(shí)驗(yàn)用品管理平臺(tái)，經(jīng)過4年的運(yùn)行，目前線上采購額度基本可達(dá)到項(xiàng)目初期預(yù)估的正常運(yùn)行水平。生物試劑、化學(xué)試劑、耗材分類的采購比例情況基本符合我校日常采購習(xí)慣，年采購量基本穩(wěn)定在5 500萬元。目前平臺(tái)中已入駐有效期內(nèi)的供應(yīng)商416家，活躍課題組數(shù)447個(gè)，產(chǎn)品數(shù)據(jù)25.69萬條，訂單總數(shù)30 482個(gè)，總交易額1.67億元。2019年線上交易額達(dá)5 585.26萬元。自平臺(tái)建立以來，各類實(shí)驗(yàn)用品的采購額成逐年遞增趨勢，且于近2年趨于平穩(wěn)。

2016～2019年課題組的注冊也由2016年的30個(gè)增加至2019年的450個(gè)，并且成逐年遞增趨勢，如圖5所示。其中，產(chǎn)生有效訂單的課題組基本接近課題組數(shù)，平均有效率達(dá)到98.8%，也充分說明用戶教師對(duì)實(shí)驗(yàn)用品管理平臺(tái)的認(rèn)可。2016～2019年供應(yīng)商入駐平臺(tái)的數(shù)量增加比較明顯，但由于部分供應(yīng)商入駐以來并未產(chǎn)生實(shí)際銷售額，供應(yīng)商本身并未進(jìn)行及時(shí)的平臺(tái)維護(hù)，節(jié)點(diǎn)到期并未進(jìn)行二次申請(qǐng)，因此2019年數(shù)量相比往年有一定的減少，實(shí)現(xiàn)了自然淘汰。平臺(tái)經(jīng)過4年的運(yùn)行，線上用戶、供應(yīng)商、采購量、品種類分布各層面基本達(dá)到正常水平，學(xué)校對(duì)平臺(tái)的規(guī)范管理與校內(nèi)用戶教師使用都對(duì)平臺(tái)廣泛應(yīng)用起到了關(guān)鍵作用。

圖5 課題組情況

6 結(jié) 語

學(xué)校通過建立實(shí)驗(yàn)用品管理平臺(tái)，加強(qiáng)了實(shí)驗(yàn)用品管理的信息化、規(guī)范化、精細(xì)化和專業(yè)化，實(shí)現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)用品臺(tái)賬管理高效化［13-15］，解決了學(xué)校在實(shí)驗(yàn)用品管理中出現(xiàn)的問題，提高了工作效率，提升了管理水平。同時(shí)，制定了“天津醫(yī)科大學(xué)實(shí)驗(yàn)用品采購管理辦法”（津醫(yī)大設(shè)備〔2016〕6號(hào)），為學(xué)校教學(xué)科研工作的順利開展提供重要保障。