檔案信息化建設(shè)在疾控檔案管理中的價值

張 帥

（四川省疾病預(yù)防控制中心，四川 成都 610041）

檔案信息化建設(shè)是我國社會信息化進(jìn)程的重要內(nèi)容之一，也是我國檔案管理模式從'以檔案實體為中心'轉(zhuǎn)變?yōu)?以檔案信息為中心'的重要措施[1]。極大的利于我國疾病預(yù)防與控制工作開展，并提升工作質(zhì)量，為重大傳染性疾病的防控創(chuàng)造便利[2]?，F(xiàn)階段，我國絕大多數(shù)疾控內(nèi)都已經(jīng)大力開展檔案信息化建設(shè)，加快檔案管理工作創(chuàng)新步伐，以提供更為高效、精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)[3]。但受制于經(jīng)濟(jì)發(fā)展與醫(yī)療水平區(qū)域性差異，部分偏遠(yuǎn)地區(qū)醫(yī)療機(jī)構(gòu)仍使用傳統(tǒng)人工錄入紙質(zhì)檔案方式進(jìn)行檔案庫的建設(shè)與管理，阻礙了自身信息化建設(shè)，不利于自身醫(yī)療服務(wù)水平的提升[4]。本文即選取2018年12月至2020年12月四川省疾病預(yù)防控制中心內(nèi)電腦錄入整理存檔的檔案資料1000 份作為研究對象，展示檔案信息化建設(shè)在疾控檔案管理中的優(yōu)勢，為各級疾控檔案信息化建設(shè)提供參考。

1 資料和方法

1.1 一般資料

回顧性選取2018年12月至2020年12月四川省疾病預(yù)防控制中心內(nèi)電腦錄入整理存檔的檔案資料1000 份作為研究對象（觀察組），并擇取2014年12月至2017年12月該中心內(nèi)有過存檔記錄的人工錄入紙質(zhì)檔案1000 份作為參照對象（對照組）。觀察組中，男性資料542 份、女性資料458份，年齡12～82 歲，平均年齡（45.38±5.42）歲。對照組中，男性資料540 份、女性資料460 份，年齡13～83 歲，平均年齡（45.40±5.45）歲。

1.2 方法

對照組為人工錄入紙質(zhì)檔案，即管理人員將本中心收集的紙質(zhì)資料進(jìn)行整理歸納，統(tǒng)一封存于資料室內(nèi)，做好資料室內(nèi)的防潮、防火等基礎(chǔ)工作，并對檔案借閱信息進(jìn)行記錄。觀察組為電腦錄入整理存檔，即管理人員將收集的信息輸入電腦進(jìn)行篩選分類，并進(jìn)行數(shù)字化的管理。

1.3 觀察指標(biāo)

統(tǒng)計檔案缺損率、丟失率，并比較兩組資料翻閱的舒適度和滿意度。翻閱舒適度總分10 分，由翻閱者自評，分值越高，舒適度越好。翻閱滿意度由本中心自制滿意度調(diào)查問卷結(jié)果判定，問卷于檔案翻閱完畢后發(fā)放，不記名填寫，問卷對檔案完整度、翻閱舒適度以及翻閱者主觀感受等進(jìn)行提問，總分100 分，以分值納入：非常滿意、基本滿意、不滿意三項指標(biāo)，非常滿意：問卷得分為90～100 分；基本滿意：問卷得分為60～89 分；不滿意：問卷得分為0～59 分；總滿意度=（非常滿意例數(shù)+基本滿意例數(shù)）/分組總例數(shù)。

1.4 統(tǒng)計學(xué)方法

本研究數(shù)據(jù)均采用SPSS26.0 系統(tǒng)處理，計量資料用（±s）表示、以t檢驗，計數(shù)資料用（%）表示、以χ2檢驗，P＜0.05 則表明差異存在統(tǒng)計學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 兩組檔案缺損率、丟失率比較

經(jīng)統(tǒng)計，觀察組檔案缺損10 份、丟失2 份；對照組檔案缺損42 份、丟失14 份；觀察組檔案缺損率、丟失率均低于對照組，差異顯著（P<0.05）。詳情見表1。

表1 兩組檔案缺損率、丟失率比較[n（%）]

2.2 兩組檔案翻閱舒適度和滿意度比較

經(jīng)統(tǒng)計，對照組檔案翻閱舒適度為（5.62±1.28）分，觀察組檔案翻閱舒適度為（8.84±1.01）分，兩組檔案翻閱舒適度得分比較，差異顯著（T=63.6144，P=0.0000，P<0.05）；觀察組檔案翻閱滿意度高于對照組，差異顯著（P<0.05）。詳情見表2。

表2 兩組檔案翻閱滿意度比較[n（%）]

3 討論

3.1 檔案信息化建設(shè)的應(yīng)用價值

3.1.1 可提高疾控的檔案管理效率

近年來，隨著檔案信息化建設(shè)于各級疾控的開展，部分學(xué)者對其進(jìn)行深入的研究，認(rèn)可其相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有三大優(yōu)勢：第一，檔案信息化建設(shè)可提高檔案信息管理的效果，能夠最大程度的簡化檔案管理工作，從而提高管理工作效率，并加強控制[5]；第二，檔案信息化建設(shè)可提高檔案信息服務(wù)的實用性，檔案信息大多繁雜，其中無用信息較多，隨著臨床對實用性信息資源需求的增長，提高實用性檔案資源管理已經(jīng)成為疾控檔案管理工作的重要內(nèi)容，而信息化建設(shè)，便能夠有效篩選有用與無用信息，提高翻閱者的翻閱效率，從而增加信息服務(wù)的實用性，提高翻閱滿意度[6]，本文中，觀察組檔案翻閱滿意度高于對照組（P<0.05），便佐證了這一點；第三，檔案信息化建設(shè)可提高檔案信息內(nèi)容的真實性，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受制于患者瞞報、虛報信息以及管理人員自身問題，虛假信息較多，而檔案信息化建設(shè)，便可與庫內(nèi)類似信息進(jìn)行比較，從而對虛假信息進(jìn)行甄別，提高檔案信息內(nèi)容的真實性[7]。

3.1.2 可提高疾控的檔案信息應(yīng)用效率

電子信息具有傳播范圍廣、傳播速度快等優(yōu)勢，能夠有效的擴(kuò)充基礎(chǔ)性檔案資源，為疾控檔案管理提供詳盡的'原材料'，如能夠針對某一點信息進(jìn)行全面系統(tǒng)的采集和整理[8]；此外，信息快速的傳播對檔案信息有效性和真實性能夠進(jìn)行甄別，利于檔案管理工作開展，并提高工作質(zhì)量。

3.1.3 能夠?qū)崿F(xiàn)疾控檔案的信息實時共享

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法做到疾控檔案信息的實時共享，降低了檔案管理人員間信息溝通效率，而檔案信息化建設(shè)能夠在最短時間內(nèi)將相應(yīng)信息傳達(dá)給管理人員，這極大的利于管理人員交接工作，減少信息錯亂、信息遺漏等問題發(fā)生[9]；同時，還能夠提升管理人員的信息反饋效率，將管理人員日常審查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行公示，通過線上討論，集思廣益，在最短時間內(nèi)解決該問題[10]。

3.1.4 能夠豐富疾控內(nèi)的檔案資料 檔案信息化建設(shè)不僅能夠深入的分析庫內(nèi)現(xiàn)有信息資源，還能夠挖掘出信息資源的相關(guān)價值，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相關(guān)信息搜索，豐富現(xiàn)有的信息資源[11]。

3.1.5 能夠提高檔案管理的規(guī)范性和有序性

電腦錄入信息能夠利用篩選工具進(jìn)行有效的整理、歸類，對不完整檔案可準(zhǔn)確鑒別、剔除，提高檔案管理質(zhì)量。

3.1.6 能夠保障檔案的及時更新

現(xiàn)階段，各級疾控中心內(nèi)檔案都包含年度、保管期限、編號、分屬類目等屬性，但因日常信息更新、檔案翻閱等問題，歸檔信息多頻繁變動，提升管理難度。而檔案信息化建設(shè)可及時、高效的錄入新的信息，并有效歸檔，提高了檔案存儲的完整性，減少信息缺損或者檔案丟失發(fā)生，提高翻閱舒適度[12]，本文中，觀察組檔案缺損率、丟失率均低于對照組，翻閱舒適度得分高于對照組（P<0.05），佐證了這一點。

3.2 檔案信息化建設(shè)存在的問題和展望

現(xiàn)階段，各級醫(yī)療機(jī)構(gòu)和疾控中心內(nèi)檔案管理均實現(xiàn)數(shù)字化管理，但在實際管理工作中，仍留存一些問題，如檔案室內(nèi)設(shè)施不完善（檔案室在部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)中重視程度仍舊較低，經(jīng)濟(jì)預(yù)算極其有限，導(dǎo)致內(nèi)部基礎(chǔ)設(shè)施無法及時更新，損壞設(shè)備也無法及時修理）、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用不足（資源共享是檔案信息化建設(shè)的重點內(nèi)容，在我國重大傳染性疫情防控工作中作用顯著，如新冠肺炎、非典型性肺炎，這就要求各級防控中心檔案資料能夠及時有效的以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上傳）、管理人員素質(zhì)低下（專業(yè)檔案管理人員素質(zhì)水平低下?，F(xiàn)階段，疾病防控、疫情應(yīng)對、公共衛(wèi)生檢測是防控中心的重要內(nèi)容，還是需招收更多專業(yè)性的人才）、思想觀念（我國信息化建設(shè)速度較快，受制于區(qū)域性經(jīng)濟(jì)水平發(fā)展差異、個人接收能力等因素，仍有相當(dāng)一部分的檔案管理人員思想觀念停留在傳統(tǒng)的'存、管'層面，未能明確檔案信息化建設(shè)下的'共享、利用'觀念，導(dǎo)致檔案在防控工作中作用減弱）等，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展[13]。

嚴(yán)格來說，檔案信息化建設(shè)需包含：檔案信息化發(fā)展規(guī)劃、實施方案、管理制度、配套設(shè)備、技術(shù)運用、保存規(guī)范等內(nèi)容，我國檔案信息化建設(shè)雖取得初步的成效，但仍留存諸多的問題，還需進(jìn)一步努力，給予相應(yīng)的政策加以改善，以提高檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，提升管理人員的工作素養(yǎng)，完善管理制度，樹立信息化理念，從而進(jìn)一步提升疾控檔案管理工作質(zhì)量，這也將是今后研究工作的重點內(nèi)容。

綜上所述，疾控檔案管理中應(yīng)用檔案信息化建設(shè)效果顯著，可有效提升檔案存儲質(zhì)量，減少檔案的缺損、丟失，提高翻閱滿意度，值得推廣。