淺談信息化條件下如何做好檢察機關的檔案工作

高煥強

隨著科技強檢步伐的快速推進，檢察機關的紙質、音像、電子、實物等傳統(tǒng)檔案載體得到普遍應用外，信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化形式也已經(jīng)成為檢察機關檔案的重心。在推進依法治國的進程中，對檢察機關訴訟檔案的利用率也隨之提高，傳統(tǒng)的案卡查閱、目錄查詢、實體查卷手段顯然已不能滿足當前現(xiàn)代化檔案管理需求。通過對檔案規(guī)范化、專業(yè)化、信息化管理，運用計算機網(wǎng)絡和數(shù)字化處理手段，實現(xiàn)檔案信息的合理配置、資源共享，提高檢察機關檔案管理水平和檔案的利用率。

一、規(guī)范化是信息化條件下檢察機關檔案管理的基礎

結合檢察檔案工作的特點，建立健全規(guī)范的檔案信息化管理制度，明確檔案收集、錄入等相關的技術規(guī)范和流程是檢察機關檔案信息化管理的基礎。

統(tǒng)一檢察檔案業(yè)務規(guī)范。根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應檢察機關檔案信息化管理的檔案制度。以訴訟檔案為例，檔案管理標準化包括：訴訟檔案的格式標準、目錄要求標準、保管期限標準及各項技術標準等，這些標準，是檔案信息化數(shù)據(jù)庫中的基礎，業(yè)務科室兼職檔案員按照最新的統(tǒng)一標準做好紙質檔案的整理，不能新舊標準混用，表標準規(guī)范檔案是數(shù)據(jù)信息化資源共享的前提。

配套的安全設施。一是檔案庫房的環(huán)境安全。檔案庫房要配備滅火器、除濕器、吸塵器、空調、監(jiān)控，每周監(jiān)測溫濕度等環(huán)境參數(shù)是否適宜，根據(jù)具體情況采取相應有措施，并做好記錄。二是保證電子檔案信息網(wǎng)絡安全。檔案網(wǎng)絡要啟用準入制度，安裝防火墻;檔案數(shù)據(jù)服務器要做好雙重備份，檔案終端要安裝殺毒軟件，保證對電子文件和電子檔案的安全性、穩(wěn)定性和完整性。

做好檔案收集管理工作。各業(yè)務部門的專職檔案人員要嚴格按照檔案入檔的時間節(jié)點做好檔案收集工作，這就需要了解本科室工作特點、檔案類別、保管期限、立卷歸檔業(yè)務規(guī)范，把檔案閱卷工作作為業(yè)務工作的一部分，不能搞兩張皮，以便將辦結的案件或應當歸檔的文書及時歸檔，確保檔案不遺失、檔案內容真實全面。

二、專業(yè)化是檢察機關檔案信息化管理的關鍵

檔案管理工作有其特有的知識結構，同時又具有一定的專業(yè)性。

檢察機關檔案管理人員的現(xiàn)狀。據(jù)了解，目前基層檢察機關檔案管理人員的現(xiàn)狀不容樂觀，不但是專業(yè)人員的缺少，還有是人員不固定問題。檔案管理常常被當作是一個邊緣部門，招錄公務員重點是法律專業(yè)人才，基本很少考慮到檔案管理這一門類，將檔案崗位或者作為老同志退休前的中轉站，有時候還會以工作需要為由，頻繁地調換檔案員，并且缺乏檔案工作上的銜接。從一定程度上影響了檢察檔案管理工作的正常開展，進而影響檢察檔案利用工作。

專業(yè)化是檔案管理的關鍵。提高檢察機關的檔案管理信息化水平，專業(yè)化人才是關鍵。一是領導和人事部門在人才招錄要向工作有所傾斜;二是對現(xiàn)任職的檔案員進行教育培訓，優(yōu)化檔案知識結構，提升現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)素能;三是重視檔案管理的交接工作，交接的不僅是程序，還要是管理的真經(jīng)，通過前輩帶后輩，了解檢察機構的沿革發(fā)展史，熟悉檢察檔案的架構。

保障檔案隊伍的穩(wěn)定性。一是加強檔案工作的組織領導，領導要從全局的高度重是檔案工作，檔案管理人員遇到問題也要勤溝通、多請示，尋求領導的支持，及時調整和補充檔案信息化管理隊伍;二是積極為檔案人員營造成長進步的良好環(huán)境，實現(xiàn)其自身價值與職業(yè)生涯的共同發(fā)展，既留住人也留住心，保障檔案管理隊伍的專業(yè)化和穩(wěn)定性。

三、信息化為檢察機關的檔案管理插上騰飛的翅膀

在檔案數(shù)據(jù)信息安全運行的前提下，運用現(xiàn)代信息化手段，健全科學、合理、高效的檔案管理機制，從而為更好地助力建設檔案管理信息化，更好地推進檔案管理工作的現(xiàn)代化。

配備統(tǒng)一規(guī)范的信息化設備。要實現(xiàn)檢察機關查詢檔案信息的快速、準確、全面，紙質檔案完成數(shù)字化是捷徑。一是計算機終端及網(wǎng)絡的普及。利用計算機網(wǎng)絡對檔案管理可實現(xiàn)自動編目、檔案快速檢索、自動存儲、檔案統(tǒng)計以及借閱檔案一體化審批管理等功能，為檢察機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。二是大容量存儲載體。隨著檢察機關檔案數(shù)量的加大，不但是檔案庫房面臨容積不足的問題，紙質檔案的數(shù)字化處理后的電子檔案對存儲空間也提出有更高的要求，需要使用大容量的存儲載體和存儲備份載體。利用計算機高容量的磁盤存儲系統(tǒng)，不但可減輕管理人員的勞力之苦，而且能提高檔案工作效率。

建立統(tǒng)一的檔案軟件平臺。檢察機關檔案信息資源要想實現(xiàn)高效共享，需要有一個統(tǒng)一的平臺和安全接口。目前，各省級檢察院使用的檔案管理平臺不一，建議由高檢院根據(jù)建立統(tǒng)一的檢察系統(tǒng)檔案信息管理平臺，或者是出臺一個統(tǒng)一的設計技術規(guī)范，建成一個上通高檢院、省院，下通基層檢察院的計算機檔案管理網(wǎng)絡平臺，滿足檢察系統(tǒng)的檔案資源庫共享的要求，并能與政府電子政務平臺的端口對接，實現(xiàn)全國、全省檢察機關各單位之間的互聯(lián)互通，保證上級檢察機關對基層院檔案資源的查詢管理，達到檔案信息資源的有效管理和共享利用的最大化。該平臺面向多用戶、易操作、功能齊全的特點。針對不同崗位的人員可設定相應的權限，既滿足不同部門的使用需求又不能造成權限的冗余。同時，檔案管理系統(tǒng)具有檔案新增、批量導入、轉出、查閱、統(tǒng)計、維護、錯誤提醒等多種功能，既利于檔案管理人員靈活操作，又便于檢察干警利用檔案信息化系統(tǒng)查詢所需的檔案資料。

四、保密性貫穿檢察機關信息化檔案管理的全部

檔案信息是黨和國家的寶貴財富，是檢察機關的無形資產(chǎn)，檔案管理安全工作，維護檔案資料的完整性、保密性，確保檔案信息資源不流失，保密工作在檔案管理過程中的顯得尤為重要。

實體檔案方面。紙質檔案、音像檔案、實物檔案作為傳統(tǒng)檔案，是做好檔案保密的基礎，這個基礎必須夯實，落實防火、防潮、防盜、防鼠的專業(yè)防護要求。不斷完善檔案的保管條件，既要做到統(tǒng)一、整齊、規(guī)范，又要保證檔案庫房環(huán)境的安全可靠。確保檔案不損壞、不丟失、不散亂、不泄密。

電子檔案方面。電子檔案的保密工作，應對網(wǎng)絡時代的挑戰(zhàn)，保證電子檔案的安全已是當務之急。一是檢察檔案網(wǎng)絡一定要與互聯(lián)網(wǎng)實行物理隔離，決不許一機兩用，與外網(wǎng)互連互通;二是定期進行網(wǎng)網(wǎng)絡安全檢查，確保涉密信息不上網(wǎng)。三是在密級文件管理上，按規(guī)定做到專機專用專人管理，做到涉密文件不上網(wǎng)、上網(wǎng)文件不涉密，內網(wǎng)上的各類信息資料不得轉載到外網(wǎng)或其他公網(wǎng)。四是涉密移動存儲介質不得在外網(wǎng)計算機上使用，廢舊電腦的硬盤必須統(tǒng)一處理等。

檔案的利用方面。檔案管理員必須對涉密檔案進行科學、規(guī)范、嚴格管理，認真區(qū)分普通、秘密、機密檔案，嚴格把控保密期限，嚴把解密的時間節(jié)點，及時確定哪些檔案可開發(fā)利用，哪些檔案的利用有范圍界限;哪些檔案處于保密期在本階段還不能提供利用。確保在不泄密的前提下，使檔案信息資源得到最大限度地利用。

五、提高檔案利用率是檢察檔案管理的價值所在

提高檔案利用率是檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點，發(fā)揮檢察檔案的利用價值是檔案管理部門的職責使命。

在案件偵破、定罪量刑、案件復查中的指導價值。在自偵案件和監(jiān)察委辦理案件偵破過程中，通過查閱相關聯(lián)的訴訟檔案可以大大縮短辦案期限和節(jié)省辦案資源，通過查閱以往類似的疑難案件，借鑒以往的經(jīng)驗，觸類旁通，有利于追求辦案法律效果與社會效果的有機統(tǒng)一。另外，12309檢察服務中心在接待群眾來信來訪時，通過查閱相關的訴訟檔案，核查案件的相關證據(jù)，以便做到有理有據(jù)，及時答復舉報人和控告申訴人，助力檢察服務高效便捷運行。

在檢察信息、調研工作提供服務。檢察檔案真實地記錄了本院的發(fā)展史和每年的機構改革、人員變動等重大事件，通過利用這些檔案資源，圍繞當前檢察工作的重點以及領導和社會關注的問題，及時為領導提供有有價值的信息和調研，輔助領導決策，更好地支持和服務檢察工作的發(fā)展。

六、結語

信息化條件下檢察機關檔案管理是在規(guī)范化、專業(yè)化、信息化的基礎上，在保證檔案數(shù)據(jù)信息安全的前提下，加快現(xiàn)代化信息技術在檢察機關檔案管理中的應用，提高檢察機關檔案利用率，已成為目前檢察檔案管理工作的重中之重。