電子檔案在人事檔案管理中的應(yīng)用

郜玉歡

人事檔案是一個(gè)人的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、政治品質(zhì)、道德品行、專業(yè)素養(yǎng)、工作業(yè)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的原始材料。具有憑證、依據(jù)和參考的重要作用，特別是在個(gè)人學(xué)歷證明、職稱申報(bào)、工資待遇、工作調(diào)動(dòng)、組織選拔人才、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、退休手續(xù)等相關(guān)問題時(shí)都需要使用人事檔案，所以對(duì)人事檔案進(jìn)行正規(guī)的、合理高效的管理，其重要性是不言而喻的。信息化的普及，為人事檔案的管理工作指引了新的思路和方向，也促使人事檔案管理工作效率要進(jìn)一步提升。

一、人事檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，各級(jí)組織人事部門都建立了比較完善的人事檔案管理工作體系，能夠?qū)Ω刹柯毠さ臋n案進(jìn)行比較完善的管理。但是，隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展，人事檔案管理的工作效率較低。在當(dāng)前的人事檔案管理模式中，主要的管理方式就是把各類材料收集、分類、歸納整理后裝入檔案盒里，再把檔案里個(gè)人的信息內(nèi)容以表格的形式進(jìn)行簡(jiǎn)單登記。在這種管理方式中，登記表的表格是有限的，所以能夠展現(xiàn)的信息也就有限了，被登記的都是每個(gè)人最基本的信息，而且這些信息的更新也不及時(shí)、不到位。另外，紙質(zhì)人事檔案經(jīng)過多次查借閱之后就容易破損，甚至?xí)霈F(xiàn)涂改，再加上受環(huán)境、氣溫、時(shí)間等多種因素影響較大。最關(guān)鍵的是，紙質(zhì)檔案需要的儲(chǔ)存空間比較大，當(dāng)檔案數(shù)量增大時(shí)，所占用的空間會(huì)增大，所以保存成本隨之增加。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）電子檔案壽命長(zhǎng)、易保存

電子檔案是將紙質(zhì)的人事檔案逐卷進(jìn)行電子化掃描、處理，通過電腦導(dǎo)入專門的人事檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的管理，它不受天氣、自然災(zāi)害以及保存時(shí)間等方面的因素制約，在人事檔案管理系統(tǒng)中，電子檔案會(huì)進(jìn)行定期備份，不容易發(fā)生檔案涂改、丟失、損壞等情況，也不會(huì)發(fā)生人事檔案中的某份材料被損壞之后無法修復(fù)的現(xiàn)象。另外，電子檔案使用，不僅可以不受檔案信息數(shù)量的限制，還可以隨時(shí)增加儲(chǔ)存空間。因此在人事檔案管理工作中，對(duì)于那些使用頻率較高的、容易受到損壞的人事檔案，則需要結(jié)合人事檔案管理系統(tǒng)及掃描儀、移動(dòng)硬盤等輔助產(chǎn)品的使用，運(yùn)用電子化檔案管理方式，對(duì)人事檔案進(jìn)行保存和應(yīng)用。

（二）信息的共享使用更加便捷

檔案材料的收集、分類整理、掃描和處理等一系列工作過程中，電子檔案在使用過程中能夠?yàn)槿耸聶n案管理工作提供更加全面便捷的服務(wù)。在查借閱和轉(zhuǎn)遞時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案易受使用范圍、地域及時(shí)效性等各方面因素的制約，而電子檔案的使用則擺脫了這些束縛，電子檔案的傳播范圍更加廣泛，時(shí)效性更強(qiáng)，簡(jiǎn)而言之，同樣一份電子檔案可以同時(shí)被多方共享、同時(shí)查閱，有效提高了檔案的利用率。通過開展應(yīng)用電子化檔案管理，不僅提高人事檔案管理工作的質(zhì)量，也減少了傳統(tǒng)人事檔案管理存在的不安全問題的出現(xiàn)，而且還節(jié)省了大量的時(shí)間與人力，使人事檔案管理工作水平得到了很大的提升。

（三）電子檔案在人事檔案管理中的建設(shè)

1.完善并建立電子檔案及相關(guān)設(shè)施

在人事檔案電子化管理中，要增加資金的投入，完善檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施，為電子化管理的持續(xù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。要把辦公室、庫(kù)房、查借閱室和電子檔案室分設(shè)，專門建立電子檔案室來進(jìn)行人事檔案的管理工作，在電子檔案室的使用過程中要注意用火與用電的問題，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)方面的建設(shè)，這樣才能使電子檔案管理工作更加安全和順利進(jìn)行。同時(shí)，還要選擇合適的人事檔案管理系統(tǒng)來開展人事檔案管理工作，并及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)以適應(yīng)新時(shí)代的需求。

2.完善檔案管理工作相關(guān)制度

為了全面提升電子化檔案管理的實(shí)效性，需要建立完善的電子檔案管理規(guī)章制度及健全的工作流程和工作機(jī)制，并運(yùn)用到實(shí)際當(dāng)中。在規(guī)章制度中要明確檔案管理工作人員的職責(zé)，規(guī)范檔案管理工作人員的行為。此外，還應(yīng)對(duì)人事檔案進(jìn)行保密管理，不能泄露他人信息，也不能通過倒賣他人信息來獲取不正當(dāng)?shù)睦?。還有所有在電子檔案室工作的操作人員都要簽訂保密協(xié)議，規(guī)范操作流程，其次通過對(duì)電子檔案系統(tǒng)賬號(hào)和權(quán)限的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員的互相制約，規(guī)避檔案信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)，通過規(guī)范的制度來加強(qiáng)電子檔案工作的監(jiān)督制約和信息的監(jiān)督管理，這樣才能夠讓檔案管理工作更加的安全與高效。

3.配備專門的電子檔案管理員

電子檔案的管理人員也非常重要，組織人事部門人員應(yīng)當(dāng)選配政治文化素質(zhì)高、作風(fēng)正派、專業(yè)能力強(qiáng)的黨員干部來從事電子人事檔案管理工作，管檔人員不僅要學(xué)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，還要加強(qiáng)黨性教育學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)格管理。電子檔案管理人員需要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德，不能隨意泄露他人信息。在日常管理工作中教育并引導(dǎo)人事檔案管理工作人員，把培訓(xùn)與學(xué)習(xí)結(jié)合起來開展工作，這樣有利于提高管檔工作人員的專業(yè)化水平，有利于學(xué)習(xí)新的管理方式和管理技術(shù)，提升個(gè)人業(yè)務(wù)能力，滿足人事檔案電子化管理需求。

三、總結(jié)

隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不能滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要。電子檔案是人事檔案管理的一大進(jìn)步，電子檔案能有效防止檔案涂改造假、提高檔案利用率，電子檔案在人事檔案資源管理中要不斷分析創(chuàng)新和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以優(yōu)化電子檔案管理服務(wù)模式，規(guī)范人事檔案操作系統(tǒng)和程序，確保電子檔案安全。所以要建立健全人事檔案管理系統(tǒng)和規(guī)章制度，提高人事檔案管理效率，這樣才能使電子檔案管理工作更加安全與高效進(jìn)行。

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作者單位：平山縣人力資源和社會(huì)保障局