辦公室文秘工作素質(zhì)提升策略研究

武曉燕

摘要：隨著現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展，辦公室文秘在企業(yè)的作用也是越來(lái)越顯著，需要負(fù)責(zé)的工作任務(wù)也越來(lái)越多，不僅要傳達(dá)和執(zhí)行命令還要承擔(dān)起人事的管理，要具有良好的溝通和協(xié)調(diào)能力，對(duì)內(nèi)要負(fù)責(zé)企業(yè)的大小事務(wù)，對(duì)外還要負(fù)責(zé)交接且樹(shù)立良好的企業(yè)形象，要求越來(lái)越多因此只有提升文秘的工作素質(zhì)以及質(zhì)量才可以更好的在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境中生存下去。

關(guān)鍵詞：辦公室;文秘;工作素質(zhì);提升

一、辦公室文秘概況

辦公室文秘人員作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的直接下屬，主要負(fù)責(zé)的就是傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)以及員工的工作狀況再反饋給領(lǐng)導(dǎo)。文秘這項(xiàng)職務(wù)隨著企業(yè)的不斷發(fā)展要求也在不斷改變，要求既要做好本職工作又要適當(dāng)?shù)呢?fù)責(zé)管理層的部分工作。辦公司文秘的工作具有多樣化的特點(diǎn)，工作量也比較大，要求文秘人員根據(jù)各部門(mén)的實(shí)際情況，及時(shí)的對(duì)工作中的不足進(jìn)行總結(jié)，文秘工作水平與企業(yè)內(nèi)部管理有非常重要的關(guān)系。因此，企業(yè)在選擇文秘人員時(shí)應(yīng)適當(dāng)?shù)奶嵘拿氐恼w素質(zhì)，確保更好促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

二、辦公室文秘工作素質(zhì)優(yōu)化措施

（一）提升辦公室文秘人員辦事效率

辦公室是企業(yè)的綜合職能部門(mén)，在企業(yè)里的作用是比較大的，辦公室工作能力影響著企業(yè)的各項(xiàng)工作。因此，辦公室文秘應(yīng)該適當(dāng)?shù)募哟蟊O(jiān)督的力度和提高工作效率這兩項(xiàng)原則來(lái)工作。首先，要確保零錯(cuò)誤的做好會(huì)議召集、打印資料、核對(duì)稿件并督辦領(lǐng)導(dǎo)查閱等工作。要盡可能的做到高效率和高質(zhì)量的完成每項(xiàng)任務(wù)，在工作上要做到一絲不茍嚴(yán)格遵照指示，必要時(shí)建立制度來(lái)督促各部門(mén)完成。以高效率、高質(zhì)量的工作狀態(tài)為企業(yè)的溝通以及團(tuán)結(jié)互助做出貢獻(xiàn)，辦公室文秘也要對(duì)公用物品不能鋪張浪費(fèi)，規(guī)范管理辦公用品制度以及做好各類(lèi)通知如節(jié)假日以及會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)通知等。

（二）提升文秘人員的思想政治素質(zhì)

提升文秘工作人員的思想政治水平，就要從文秘人員在企業(yè)日常工作中，不斷的提升業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)對(duì)工作的理解認(rèn)識(shí)，要多觀(guān)察具有靈敏的洞察的能力，以及培養(yǎng)嚴(yán)密準(zhǔn)確的邏輯能力。加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)就要做到以下幾點(diǎn)：一是加強(qiáng)辦公室文秘人員素質(zhì)就要做到實(shí)時(shí)了解企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，以及企業(yè)每年進(jìn)行一次關(guān)于法律政治的學(xué)習(xí)和工作業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)計(jì)劃，在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下進(jìn)行全面透徹的學(xué)習(xí)掌握國(guó)家開(kāi)展的方向，建立精確的價(jià)值觀(guān)。二是要注意對(duì)工作紀(jì)律的嚴(yán)格把控，以團(tuán)結(jié)勤懇的工作態(tài)度來(lái)對(duì)待辦公室文秘這一職務(wù)，要做到經(jīng)常跟公司不同職務(wù)的人員交流的機(jī)會(huì)，深刻的了解公司內(nèi)部情況，只有保持良好的溝通狀態(tài)以及長(zhǎng)期進(jìn)行系統(tǒng)化的協(xié)調(diào)，形成優(yōu)秀的企業(yè)文化與工作作風(fēng)依據(jù)公司的中心價(jià)值觀(guān)，重點(diǎn)發(fā)揚(yáng)集中主義經(jīng)受業(yè)內(nèi)。三是辦公室文秘人員要始終堅(jiān)持對(duì)自己的工作任務(wù)有深刻的理解，明確工作的輕重以及在工作中要堅(jiān)持自我提升和調(diào)整，善于抓住各種機(jī)遇，要養(yǎng)成有計(jì)劃的完善自己。加強(qiáng)有關(guān)理論的訓(xùn)練，掌握踏實(shí)的理論基礎(chǔ)知識(shí)才可以更好的引導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作，辦公室文秘一定要持續(xù)強(qiáng)化本身理論基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)。

（三）完善辦公室的各項(xiàng)制度

要想完善辦公室的各項(xiàng)制度就要做到，完善辦公室的各項(xiàng)制度就要做到以下幾點(diǎn)：一要嚴(yán)格的按照企業(yè)的規(guī)定執(zhí)行，領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)時(shí)也做好會(huì)議記錄。二要正確的處理好員工之間的關(guān)系，做到團(tuán)結(jié)友愛(ài)。三要對(duì)于企業(yè)的辦公室內(nèi)的工作，為了確實(shí)的提高整體工作質(zhì)量，管理者要制定一項(xiàng)賞罰分明的制度，來(lái)激勵(lì)員工更好的為企業(yè)做貢獻(xiàn)，在擬定獎(jiǎng)罰制度時(shí)，還需要詳細(xì)依據(jù)每個(gè)工作者的辦公效率，技能等狀況，開(kāi)展綜合性評(píng)價(jià)以保證制度的合理性、可行性，也是為了激勵(lì)文秘人員的更好追求，提升自身工作技能的動(dòng)力，四也要盡可能的完善文秘人員的語(yǔ)言組織能力，讓文秘人員采用簡(jiǎn)潔語(yǔ)言，避免合適的的詞語(yǔ)出現(xiàn)，加強(qiáng)對(duì)辦公系統(tǒng)實(shí)踐的監(jiān)督，不斷提高辦公室文秘的綜合管理水平。要注意對(duì)工作的嚴(yán)格把控，以團(tuán)結(jié)勤懇的工作態(tài)度來(lái)對(duì)待文秘這項(xiàng)職務(wù)，要形成優(yōu)秀的企業(yè)文化和工作作風(fēng)。

（四）加強(qiáng)辦公室文秘工作細(xì)節(jié)上的處理

因?yàn)槲拿氐墓ぷ鞫际潜容^繁瑣復(fù)雜的，因此身為文秘人員要經(jīng)常面對(duì)各種各樣的問(wèn)題，在面對(duì)問(wèn)題時(shí)要做到沉著穩(wěn)定的狀態(tài)，在問(wèn)題到來(lái)時(shí)要時(shí)刻保持精益求精的態(tài)度，穩(wěn)扎穩(wěn)打的做好本職工作，面對(duì)多樣的文秘工作內(nèi)容要正確對(duì)待和加強(qiáng)細(xì)節(jié)的關(guān)注，對(duì)文秘工作的細(xì)節(jié)、過(guò)程進(jìn)行剖析，一方面是為了能夠更好的找出關(guān)鍵問(wèn)題;另一方面是為了帶動(dòng)其他人員養(yǎng)成注意細(xì)節(jié)的習(xí)慣，想做好文秘這項(xiàng)職務(wù)就要認(rèn)真的對(duì)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)進(jìn)行細(xì)致化的完成，以及做到可以準(zhǔn)確的將指示傳遞下去，文件傳閱時(shí)也要注意保障文件完整無(wú)缺的傳遞下去，不能出現(xiàn)遺漏的狀況。

結(jié)論

關(guān)于如何提升辦公室文秘的工作素質(zhì)就要從多方面入手，但有一點(diǎn)是必須要遵守的就是要時(shí)刻牢記初心和使命，要始終處于學(xué)習(xí)的狀態(tài)以及關(guān)于創(chuàng)新的態(tài)度。緊跟時(shí)代的變化，而不是原地踏步。辦公室文秘的個(gè)人綜合素質(zhì)的提升不管是對(duì)文秘個(gè)人還是對(duì)企業(yè)的發(fā)展都有很大的幫助，而且文秘的個(gè)人工作能力要做到開(kāi)口能講、提筆能寫(xiě)、遇事能辦，就會(huì)對(duì)企業(yè)以后的發(fā)展有很大幫助。企業(yè)也要通過(guò)有效的措施，提升文秘工作的綜合水平。

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