河北省檔案館2020年 檔案利用數(shù)據(jù)分析

趙宇辰 張雅蘭 高雪娜

2020年，河北省檔案館以“業(yè)務(wù)提升年”為契機(jī)，夯實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，拓寬利用途徑，推進(jìn)資源共享，提升利用效率，充分利用檔案數(shù)字化成果，不斷推出新的查檔方式，如電話咨詢查檔、檔案郵寄服務(wù)、京津冀跨館利用、建立電子利用室等，以適應(yīng)后疫情時(shí)代信息化進(jìn)程，提供更為方便、快捷、安全的檔案利用服務(wù)。2020年檔案利用基本情況和各項(xiàng)數(shù)據(jù)分析如下：

一、檔案利用基本情況

其中，接待人次包括窗口接待、電話咨詢、檔案郵寄、電子利用的全部人次，實(shí)際利用人次統(tǒng)計(jì)以實(shí)際調(diào)卷人次為準(zhǔn)，有效服務(wù)人次指查到所需材料的人次，統(tǒng)計(jì)以實(shí)際摘抄復(fù)印人次為準(zhǔn)。

二、檔案利用數(shù)據(jù)分析

（一）2020年度數(shù)據(jù)分析

2020年，利用室共接待2506人次，摘抄840頁，復(fù)印4112頁，蓋章834個(gè)，調(diào)卷3595卷，1293件，拍攝163頁，電話咨詢775人次，來函來信查詢1人次，電子利用157人次，檔案郵寄49人次。實(shí)際利用（有調(diào)卷行為的）938人次，占總接待人次的37.4%，有效服務(wù)（有摘抄或復(fù)印行為的）512人次，占總接待人次的20.4%，電話咨詢775人次，占總接待人次的30.9%。

由數(shù)據(jù)可見，實(shí)際利用人次占總接待人次不到一半比例。分析原因主要有以下幾點(diǎn)：1.反復(fù)多次得以查得。一是部分利用者在利用過程中往往先電話咨詢?nèi)舾纱?，確定好所需材料在館內(nèi)后再入館查閱取件。二是由于所查單位存檔不規(guī)范導(dǎo)致利用者在利用過程中目錄檢索不順利。三是由于利用者自己不明確查詢內(nèi)容，線索較為模糊，查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力。四是有相當(dāng)一部分檔案由于沒有數(shù)字化或者沒有鑒定，不能電子檢索查閱，只能翻閱手工目錄，導(dǎo)致檢索效率較低耗時(shí)較長(zhǎng)。2.館藏限制。許多利用者對(duì)我們的館藏范圍并不了解，認(rèn)為只要是與檔案相關(guān)的內(nèi)容都屬于省館業(yè)務(wù)范圍，事實(shí)上，一些企業(yè)的檔案、普通個(gè)人檔案等不是我館的館藏范圍，近十幾年的省直機(jī)關(guān)的檔案也尚未移交，導(dǎo)致一些利用者無法在我館獲得自己需要的材料。3.歸檔不全。比如同樣是調(diào)動(dòng)介紹信，有的單位將干部及工人的調(diào)動(dòng)介紹信都進(jìn)行了存檔，有的單位則只將干部的調(diào)動(dòng)介紹信存檔，這就導(dǎo)致一部分利用者的無效查閱。再比如，有的檔案資料并未存檔（如各高校的招生簡(jiǎn)章，因每年有所變化保存價(jià)值不大沒有存檔），但由于政策變化，導(dǎo)致近期大量民眾需要查閱此類資料作為佐證材料，這也會(huì)導(dǎo)致部分利用者無功而返。4.權(quán)限不足。一是我館無權(quán)提供，如中央或國(guó)家部委發(fā)布的各類文件等。二是利用者無權(quán)調(diào)取，如檔案尚未開放，或者檔案涉密尚未解密，利用者沒有介紹信或者沒有定密單位的解密函都是無權(quán)調(diào)取的。5.其他原因。部分利用者將其他部門的職能范圍誤認(rèn)為是我館業(yè)務(wù)范圍，如有的民眾以為我們是存放個(gè)人檔案的人才市場(chǎng)要求查閱畢業(yè)生分配檔案，或者混淆了辦事流程，要求我們幫助辦理學(xué)歷認(rèn)證等。

（二）歷年利用數(shù)據(jù)對(duì)比分析

1.查閱用途

我館檔案查閱的用途主要分為工作參考、民生需求、文化需求和其他四大類。文化需求具體包括編史修志、建館辦展、機(jī)構(gòu)沿革、學(xué)術(shù)研究、撰寫回憶錄等。2020年文化需求513人次，占比20.47%，其中，編史修志271人次，占文化需求類的52.8%，學(xué)術(shù)研究143人次，占文化需求類的27.9%。2020年文化需求同比增長(zhǎng)180.3%，編史修志超越了2019年文化需求類第一位的學(xué)術(shù)研究，成為2020年文化需求類第一位。民生需求具體包括法律參考、學(xué)歷認(rèn)證、補(bǔ)充檔案、落實(shí)待遇、土地確權(quán)、房產(chǎn)過戶等。2020年民生需求1319人次，占比52.63%，其中辦理退休235人次，占民生需求類的17.8%，補(bǔ)充檔案169人次，占民生需求類的12.8%，2020年民生需求同比增長(zhǎng)257.5%。工作參考具體包括土地糾紛、辦案取證、案件訴訟、規(guī)范文件、查找依據(jù)、審計(jì)對(duì)賬、上市審批等。2020年工作參考573人次，同比增長(zhǎng)354.8%。

從以上數(shù)據(jù)可以看出，民生需求連續(xù)兩年位于查閱用途主導(dǎo)地位，2020年工作參考、民生需求和文化需求人次都比2019年有了大幅提升，分析原因，一是2020年我們規(guī)范了原始利用數(shù)據(jù)錄入體系，盡可能全面的對(duì)利用者進(jìn)行登記，減少了登記遺漏的數(shù)量。二是民眾對(duì)檔案查閱的認(rèn)知度越來越高，檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，在遇到工作查考、撰寫論文、編史修志等各類需求時(shí)第一時(shí)間會(huì)想到檔案利用。三是各個(gè)政府機(jī)構(gòu)辦事流程越來越科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，政策不斷改進(jìn)要求提供的佐證材料也需要通過查閱檔案獲得。比如民眾辦理退休、接續(xù)工齡等都需要完整連續(xù)的個(gè)人檔案資料，如有缺失則需要查閱其單位文書檔案尋找相關(guān)佐證，從我們的數(shù)據(jù)中也可以看到，辦理退休已經(jīng)成為民生需求類占比第一位。

2.查閱主體

2020年，省館共計(jì)接待2506人次，其中單位利用者892人次，占比35.6%，個(gè)人利用者（含學(xué)生135人次）1614人次，占比64.4%。對(duì)比2019年，2020年單位利用者同比增長(zhǎng)114.9%，個(gè)人利用者同比增長(zhǎng)342.2%，從數(shù)據(jù)可以看出，2020年個(gè)人利用者無論從數(shù)量還是占比都有了一個(gè)較大的提升，再次印證了檔案服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民的基本屬性，也說明了社會(huì)民眾的檔案意識(shí)得到了進(jìn)一步增強(qiáng)。

3.查閱途徑

為了更好的為利用者服務(wù)，對(duì)比2019年，2020年省館新增了電話咨詢利用、檔案郵寄服務(wù)、電子利用室利用、京津冀跨館利用四種利用途徑。電話咨詢利用及檔案郵寄是我館為了更好的在疫情期間服務(wù)利用者而增設(shè)的利用服務(wù)類型。除了普通的來電咨詢外，利用者可以通過來電溝通需要查閱的檔案資料，由工作人員幫助查閱到相關(guān)資料并復(fù)印好，再聯(lián)系利用者到館自取，這樣一來減少了疫情期間的人員聚集，也滿足了利用者需求。檔案郵寄主要是招生底冊(cè)的郵寄，由利用者電話聯(lián)系提供相關(guān)信息后，將招生底冊(cè)郵寄給利用者，極大的方便了外地利用者。電子利用室是2020年省館新建成的，提供的是已經(jīng)數(shù)字化的檔案，隨著省館檔案數(shù)字化工作的不斷推進(jìn)，（下轉(zhuǎn)53頁）（上接50頁）數(shù)據(jù)在源源不斷地導(dǎo)入。目前河北省紅色檔案目錄、現(xiàn)行檔案已鑒定35萬條案卷級(jí)目錄、220萬條文件級(jí)目錄、已撤銷察哈爾省檔案20萬條文件級(jí)目錄、革命歷史檔案6.7萬條原文、政府公開信息6.3萬條原文已經(jīng)全部實(shí)現(xiàn)了利用者自助自主查閱;為推進(jìn)民生類檔案資源共建共享，京津冀三省市檔案館建立了民生類檔案異地跨館利用平臺(tái)，向利用者提供基于館藏的婚姻登記、學(xué)籍等民生類檔案。現(xiàn)階段，省館主要提供的是招生底冊(cè)檔案利用。

三、優(yōu)化措施及建議

一是繼續(xù)做好查檔常識(shí)普及。通過檔案日、微視頻、公眾號(hào)、宣傳單、明白紙等多種方式，做好我館館藏范圍、提供權(quán)限、利用流程及注意事項(xiàng)等查檔常識(shí)普及。二是繼續(xù)加快檔案數(shù)字化進(jìn)程。對(duì)標(biāo)先進(jìn)省市檔案館，電子利用和線上利用已成為主流趨勢(shì)，數(shù)字化工作是以上一切的基礎(chǔ)。三是探索檔案鑒定的更高效渠道。2021年1月1日新修訂的《檔案法》正式實(shí)施，檔案開放年限從30年縮短為25年，各館檔案鑒定工作壓力驟然增大，可探索人力鑒定輔以人工智能鑒定，提高效率。四是探索省市縣跨館查詢的可行性。借鑒京津冀跨館利用的成功經(jīng)驗(yàn)，探索省市縣三級(jí)跨館查閱，打通省內(nèi)民生檔案資源共享通道，方便民眾利用。

作者單位：河北省檔案館