行政事業(yè)單位檔案管理與應用

包福祥

摘要：我國事業(yè)單位檔案管理隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展也在不斷革新，具體在精簡機構(gòu)以及人事管理部分都作出了重大的發(fā)展，同時，行政體制建立的各個方面也有較大改革，但隨之而來的問題也層出不窮。本篇文章通過對大量文獻的整理與研究，總結(jié)出近些年來我國事業(yè)單位檔案管理工作的諸多問題，并且將會為讀者們提供一些全新的解決思路以及方法，希望可以為有關(guān)工作者提供幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思考

引言：

隨著我國科技信息化產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，基層行政事業(yè)單位抓住機遇，跟進時代腳步，積極推進檔案管理的信息化建設，充分發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢。各單位必須結(jié)合本單位的特點，努力探索，開辟出一條適合本單位的信息化管理檔案的有效辦法。要事先了解信息化檔案管理的風險、機遇以及挑戰(zhàn)，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，借助國家推行改革制度的風尚，開辟和發(fā)展出一條推動基層行政事業(yè)發(fā)展的道路。

1、檔案管理信息化建設的意義及現(xiàn)狀

事業(yè)單位的檔案管理模式進行信息化建設之后，自動化的管理模式將取代傳統(tǒng)的人工管理模式，進行這樣的轉(zhuǎn)變之后，其中一個巨大的優(yōu)點就是可以極大豐富檔案資料中的內(nèi)容。在對檔案管理進行信息化建設之后，不僅可以一改傳統(tǒng)模式下單一的文字收集，增添諸如圖片、音頻、視頻等資料，還可以對這些資料進行實時備份，以免丟失。并且在信息化檔案管理模式之下，所有資料將實現(xiàn)數(shù)字化保存，這樣不僅可以豐富檔案收集的原始內(nèi)容，還可以極大提升檔案的管理效率。同時，該管理模式不僅降低了人力資源的無意義損耗，還可以方便進行單位之間的檔案資源進行共享。

但是據(jù)資料顯示，目前為止我國基層事業(yè)單位的檔案管理信息化工作尚未落實到位，究其根本是因為各單位在思想上沒有引起足夠重視，同時資金方面也并沒有給予足夠的投入。信息化檔案管理的優(yōu)點不僅體現(xiàn)在高效率上，同時它還可以彌補傳統(tǒng)管理模式下管理質(zhì)量差的缺點，可以全方位的提升事業(yè)單位的檔案管理水平。由于一些單位的檔案管理部門不愿意做出改革創(chuàng)新，致使檔案管理信息化的發(fā)展進程延遲、滯后，阻塞了檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的道路，很顯然，這些部門并沒有了解到檔案管理信息化所帶來的諸多優(yōu)點。

此處特別指出一些事業(yè)單位的基礎設施還沒有進行更新，導致信息技術(shù)無法全面引入，這就直接導致了這些事業(yè)單位資料管理信息化的改革進程遲緩。筆者特別關(guān)注了這部分事業(yè)單位，總結(jié)出原因，主要是因為我國一些地區(qū)由于經(jīng)濟發(fā)展不平衡，導致對于基礎設備的投資資金無法到位，無法購入較為先進的設備。或者是因為人才資源不充足，有設備但是沒有可以進行相應操作的技術(shù)人員，或者檔案管理平臺沒有同步發(fā)展導致模式更新滯后。同時，由于檔案管理信息化平臺的應用軟件存在局限性，導致資料管理始終無法實現(xiàn)較大規(guī)模的資源共享，這直接影響了檔案資源開發(fā)的進程。

2、信息化檔案管理改革的目的

2.1、實現(xiàn)文檔一體化管理

我國現(xiàn)行的事業(yè)單位管理體制仍存在很多弊端，在實際工作中文書部門以及檔案管理部門之間由于缺乏交流，無法共同進行工作，導致重復勞動的問題存在已久，人力資源浪費嚴重，資金以及物力的投入的考慮很多時候也欠妥。因此，積極推動信息化建設迫在眉睫。在檔案管理信息化之后，文檔實行一體化建設，積極利用網(wǎng)絡資源的共享功能，使得各個部門的文件可以直接錄入進系統(tǒng)，這樣不僅方便各個部門對文檔資料進行調(diào)閱，還可以避免重復勞動，節(jié)省人力物力，避免人力資源的無效浪費。

2.2、建立標準化管理體系

在推進檔案信息化建設的道路上我們發(fā)現(xiàn)，它不僅可以規(guī)范管理體系，還可以實現(xiàn)電子文檔的同步歸檔操作，同時，信息化的電子檔案還可以與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一進行管理。在信息化的改革之下，無紙化辦公逐漸成為主流，電子文件的重要程度也引起了各方重視，于是我們對于檔案的管理模式也應該積極跟進，及時進行改革。隨著電子文件的存儲模式的改變，檔案的管理體系也從傳統(tǒng)模式上的單純紙質(zhì)文檔保存，改革成了我們現(xiàn)在看到的“雙軌制”，即紙質(zhì)文檔與電子文檔并存，這種模式不僅擴充了傳統(tǒng)的資料管理途徑，也是從根本上對檔案管理模式的一種革新。在最新型的管理模式中，相關(guān)人員要注意積極跟進信息發(fā)展建設，及時更新數(shù)據(jù)系統(tǒng)，要對現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)與管理知識的特點相結(jié)合，努力打造出獨屬于檔案管理的一套系統(tǒng)。

2.3、優(yōu)化檔案管理機制

由于事業(yè)單位的檔案管理必須保證信息安全，因此有關(guān)管理部門必須注意及時更新系統(tǒng)，定期檢查排除系統(tǒng)漏洞，防止重要信息的外泄。此處以檔案信息調(diào)用為例，基層事業(yè)單位應該根據(jù)檔案信息的保密程度不同設置調(diào)用權(quán)限，同時應當嚴格管理調(diào)用記錄的修改權(quán)限，防止有人從中鉆空子導致信息安全度降低。在檔案管理實行信息化覆蓋之后，我們就可以通過對系統(tǒng)的優(yōu)化提升，有效防止人為篡改信息等惡性事件的發(fā)生，這不僅提高了檔案信息調(diào)閱的方便程度，也提高了信息安全程度。同時，由于我國信息化的高速發(fā)展，大數(shù)據(jù)越來越應用于生活當中，對于檔案管理也同樣可以引入大數(shù)據(jù)以提升管理效率。例如，技術(shù)人員可以定期利用大數(shù)據(jù)工具對電子檔案的數(shù)據(jù)加以核對，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)還可以自動提取文檔關(guān)鍵詞，并且對同類型的文檔進行對比。這樣不僅減少了人工耗費，還節(jié)省時間，提高資源利用率，有效提升工作效率。

2.4、優(yōu)化檔案管理模式

在基層事業(yè)單位進行信息化改革的過程中，有關(guān)管理部門應該重視起來，對 檔案管理有前瞻性的了解，對有關(guān)機制容易發(fā)生的問題要重點注意，制定出一系列可實行度高的制度，以適應最新的“雙軌制”管理模式。同時，各基層部門應該把控好信息化管理模式的程度，不能過于刁鉆，要真正實現(xiàn)讓技術(shù)服務于實際，檔案資料管理最終的落腳點在提升管理質(zhì)量，排除“信息孤島”的尷尬處境。基層事業(yè)單位要切實根據(jù)自己單位的需要，真正將信息化技術(shù)服務于工作，提升管理檔案效率，豐富管理檔案內(nèi)容，利用最新的信息化科學技術(shù)，發(fā)揮大國工匠精神，將管理檔案的工作做好、做精。

3、目前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

3.1檔案管理工作整體發(fā)展不均衡

此處作者將指出我國部分基礎事業(yè)單位對于檔案管理的缺陷。由于我國并沒有對檔案管理標準作出規(guī)定，因此各個事業(yè)單位的檔案管理水平參差不齊，極個別事業(yè)單位檔案管理工作更是糟糕，由部門或個人直接對重要檔案進行管理，這樣不僅不能保證有關(guān)資料的安全性，更是難以歸集資料，在調(diào)用時極其困難。同時，有些單位對于檔案的管理模式并不先進，與其他單位的信息化管理模式有較大差別，這就導致我國檔案管理程序無法做到盡快統(tǒng)一。在對檔案管理的過程中，一些單位并沒有制定對檔案安全問題突發(fā)情況的應對措施，這將是檔案管理安全問題的一大隱患。

3.2單位檔案的基礎管理不扎實

由于很多單位并沒有對檔案管理工作產(chǎn)生重視，導致檔案管理流程并不完善，從中產(chǎn)生了許多問題。例如該單位并未建立相應的工作流程體系，沒有明確檔案管理規(guī)范，對在檔案管理中出現(xiàn)的問題獎懲制度不明晰等。

3.3單位檔案管理人員不專業(yè)

同時，在事業(yè)單位中并沒有長期專門進行檔案管理的工作人員，負責該模塊的人員工作變動大，流動性高，導致人員專業(yè)性不強。各基層事業(yè)單位應該指派針對性高的工作人員負責相關(guān)業(yè)務，只有這樣才能保證檔案管理工作連續(xù)、順利地展開，避免因為人員流動或者管理人員業(yè)務水平不達標等問題，拖慢檔案管理機制向快、向好發(fā)展。

4、檔案管理與應用的建議和對策

基礎事業(yè)單位的檔案管理工作與普通民眾的生活息息相關(guān)，只有做好了檔案管理工作，才能對其中的資料進行有效分析，從而有針對性地解決民眾在生活中遇到的實際問題。因此，如果想要提升民眾的生活水平，推進我國經(jīng)濟建設發(fā)展，為社會生活鋪就一條綠色健康可持續(xù)發(fā)展道路，就必須從檔案管理抓起，從基礎抓起。要對上述文章中闡述的問題進行分析，并且及時解決，對已經(jīng)出現(xiàn)的錯漏及時采取措施，進行彌補工作。

4.1加強管理專業(yè)人才的培養(yǎng)和訓練

首先，對檔案管理工作中問題的改善應該從最基礎的工作人員抓起。要知道一切工作都脫離不開工作人員，只有真正找到適合進行檔案管理、真正擁有相關(guān)專業(yè)技能能力的人才能將該工作做到最好。在進行招聘或選拔環(huán)節(jié)時，要注意選取專業(yè)對口，或者持有相關(guān)能力證書的人。而在工作中，各事業(yè)單位要注意對工作人員的再教育工作，發(fā)展與培養(yǎng)知識能力以及綜合素養(yǎng)齊高的人才。要知道隨著社會的高速發(fā)展，事業(yè)單位之間的競爭已經(jīng)逐漸變?yōu)榱巳瞬诺母偁帯８魇聵I(yè)單位要對人才培養(yǎng)工作重視起來，讓員工擁有危機感，不斷跟進時代腳步，對新興技術(shù)以及知識進行組織培訓與學習工作。

4.2要完整保存檔案資源加強檔案館室的建設

同時，各基層事業(yè)單位必須根據(jù)本單位實際情況，積極推進單位基礎設施建設，加強對檔案管理的重視程度。在這個信息高速發(fā)展的時代，檔案管理工作也應該與時俱進，摒棄傳統(tǒng)的刻板思維以及觀念，積極接受信息化改造，合理利用現(xiàn)代科技發(fā)展帶來的紅利。在進行信息化改建的過程中，要積極推動信息一體化建設，完善檔案管理體制，切實提升檔案管理的安全度。

4.3要加快檔案數(shù)字化管理進程

在基礎事業(yè)單位中進行數(shù)字化信息建設主要要注意兩個方面，第一就是要建立完善的數(shù)字化系統(tǒng)體系，將檔案的分類管理做好，讓資料系統(tǒng)性的儲存在資料庫中，方便各個部門隨時調(diào)閱。第二，就是要增加檔案存儲的類型，改變傳統(tǒng)意義上檔案的存儲模式，增添以圖片、音頻等形式存在的數(shù)據(jù)，豐富基層事業(yè)單位存儲資料的內(nèi)容，實現(xiàn)檔案管理多樣化發(fā)展。跟進國家高科技發(fā)展的基礎建設，完善檔案資料體系。

4.4檔案管理工作需要遵循的原則

筆者在對檔案管理的相關(guān)資料進行查閱與分析之后，總結(jié)出以下幾個在實際工作過程中應該注意的方面：

第一就是創(chuàng)新性原則。要在原有的傳統(tǒng)模式上，依據(jù)現(xiàn)在科技的發(fā)展標準對檔案資料進行數(shù)字化管理，就一定要打破傳統(tǒng)模式的壁壘，建設更新、更完善的新型政策。要出臺較為系統(tǒng)性的發(fā)展規(guī)劃，制定完善的數(shù)字化檔案管理制度，明確獎罰機制，保持檔案管理在實際應用工作中的活力。

第二就是協(xié)調(diào)發(fā)展的原則。在進行新型模式的融入過程中，也要注重檔案管理的初衷，圍繞檔案管理本身的工作開展改革。不能舍本逐末，盲目追求新技術(shù)的加入而忽略檔案管理的本來作用，要明確技術(shù)是服務于實際生產(chǎn)生活的。

5、信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新策略

5.1、發(fā)揮檔案信息管理平臺的作用

我們必須明確檔案管理模式的提升是為了服務于應用的。在提升檔案管理模式效率、保證檔案管理安全程度的同時，要結(jié)合本單位的實際特點，對這些數(shù)據(jù)加以運用。要結(jié)合大數(shù)據(jù)工具，對信息化的檔案資料進行定期分析，了解民眾需求，同時要推進數(shù)據(jù)共享，改掉“各自為政”的不良發(fā)展模式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通。

5.2、開發(fā)檔案管理軟件

在實現(xiàn)檔案管理模式信息化的改革進程中，有關(guān)基層事業(yè)單位必須認識到檔案管理的重要性，并且積極探索數(shù)據(jù)化管理模式的道路。只有結(jié)合本單位的實際情況，對技術(shù)加以應用，長久發(fā)展才能實現(xiàn)全國檔案數(shù)據(jù)庫的互通。同時，有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員也應當重視這部分的發(fā)展工作，積極跟進時代建設步伐，開發(fā)出適合基層單位應用的統(tǒng)一辦公軟件，讓數(shù)據(jù)互通操作更方便，使統(tǒng)一化管理成為可能。

5.3、注重對檔案管理信息化人才的培養(yǎng)

前文已經(jīng)提過，未來的發(fā)展原動力還是在于人才。因此各單位應該重視對人才的培養(yǎng)，定期組織進行教育活動，強化基層人才建設，提高檔案管理人員的專業(yè)性。

5.4、注重與信息技術(shù)的深度融合

在對技術(shù)進行引入工作時，要根據(jù)本單位的檔案管理實際需求出發(fā)。不能盲目引進技術(shù)，要真正做到技術(shù)服務于工作，真正提高管理效率。

6、結(jié)語

綜上所述，檔案管理的信息化發(fā)展不僅有助于加強我國j基礎建設，更是實時關(guān)注民眾生活狀態(tài)的主要手段。各方應該引起重視，從基建設備、人才培養(yǎng)以及制度完善幾個方面對檔案管理的信息化建設問題作出改善。只有這樣才能切實提高基礎事業(yè)單位的管理效率以及水平。

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