軍貿(mào)科研項(xiàng)目檔案管理問題解析與對(duì)策

樊華 張永麗

船舶領(lǐng)域軍品貿(mào)易是國(guó)際軍品貿(mào)易的一個(gè)重要組成部分，涉及國(guó)家關(guān)系、地區(qū)局勢(shì)、國(guó)際規(guī)則、國(guó)防安全和政治形象等諸多重要方面，在調(diào)整國(guó)際戰(zhàn)略多變關(guān)系、改善全球軍事戰(zhàn)略格局等方面發(fā)揮著重要的作用，極具政治、經(jīng)濟(jì)、軍事作用。隨著船舶領(lǐng)域軍貿(mào)規(guī)模不斷擴(kuò)大，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，市場(chǎng)開拓不斷深入，相應(yīng)的制度法規(guī)在軍貿(mào)工作中逐步出臺(tái)，保證軍貿(mào)管理工作的規(guī)范操作。通過軍貿(mào)科研項(xiàng)目的規(guī)范管理，產(chǎn)生了大量軍貿(mào)科研項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱軍貿(mào)檔案）。軍貿(mào)檔案是軍貿(mào)科研項(xiàng)目設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、交付使用的必備條件，也是軍貿(mào)科研項(xiàng)目后期生產(chǎn)、推介、交付、售后等工作的重要依據(jù)和憑證。目前，國(guó)家對(duì)軍工單位的軍貿(mào)項(xiàng)目檔案管理越來越嚴(yán)格。

一、軍貿(mào)檔案管理工作的重要性

軍貿(mào)檔案是指軍貿(mào)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、驗(yàn)證、鑒定、推介、洽談、批產(chǎn)、交付及售后等全過程形成的有保存價(jià)值的各種文件、圖樣、聲像以及電子文件等不同形式、不同載體的文件材料，軍貿(mào)檔案無論作為一種資產(chǎn)形式，還是一種知識(shí)信息資源，都是軍貿(mào)項(xiàng)目管理不可或缺的一部分，收集、管理并利用好軍貿(mào)檔案對(duì)提高軍貿(mào)科研工作效率、軍貿(mào)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益都具有十分重要的意義。

1.做好軍貿(mào)檔案管理工作有助于提高軍貿(mào)項(xiàng)目管理效率。軍貿(mào)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、鑒定到出口的全壽命周期內(nèi)會(huì)產(chǎn)生大量的具有保存價(jià)值的文件資料，這些文件資料真實(shí)地記錄了軍貿(mào)產(chǎn)品的研制過程和出口過程的貿(mào)易活動(dòng)，是驗(yàn)證科研成果、追溯責(zé)任、解決經(jīng)濟(jì)糾紛的有效憑證，是寶貴的檔案資源。檔案部門做好軍貿(mào)檔案管理，不僅是對(duì)軍貿(mào)項(xiàng)目全過程資料的收集、整理與利用，更是通過對(duì)軍貿(mào)項(xiàng)目過程文件的規(guī)范化與系統(tǒng)化，從文件的角度對(duì)軍貿(mào)項(xiàng)目的推進(jìn)實(shí)施有效的監(jiān)管和控制，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)軍貿(mào)項(xiàng)目更有效管理。

2.做好軍貿(mào)檔案管理工作是軍貿(mào)項(xiàng)目科研階段鑒定驗(yàn)收的有力保障。目前，國(guó)家對(duì)軍貿(mào)科研項(xiàng)目管理越來越嚴(yán)格，現(xiàn)已將檔案歸檔情況納入軍貿(mào)科研項(xiàng)目驗(yàn)收條件中，在驗(yàn)收結(jié)論中占比一定的權(quán)重。 同時(shí)軍貿(mào)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作納入檔案部門年度工作計(jì)劃中，作為檔案工作重要考核項(xiàng)。由此可見，做好軍貿(mào)檔案管理工作是非常重要的。

3.做好軍貿(mào)檔案管理工作是軍貿(mào)產(chǎn)品出口的前提條件。從軍貿(mào)檔案管理的現(xiàn)狀來看，軍貿(mào)科研項(xiàng)目的驗(yàn)收不代表軍貿(mào)檔案管理的結(jié)束，而是軍貿(mào)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的開端。對(duì)軍貿(mào)產(chǎn)品的推介、洽談、批產(chǎn)及售后過程的文件資料跟蹤，雖然是軍貿(mào)檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)，但卻是加強(qiáng)軍貿(mào)產(chǎn)品出口管理的有力保證。軍貿(mào)檔案是真實(shí)、全面反映軍貿(mào)項(xiàng)目生命軌跡的完整記錄，軍貿(mào)產(chǎn)品的出口受經(jīng)濟(jì)、政治、軍事等多方面影響，為確保軍貿(mào)產(chǎn)品出口工作順利完成，必須做好軍貿(mào)檔案管理工作。

二、軍貿(mào)科研項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.缺乏全壽命周期的管理，管理形式過于單一。軍貿(mào)科研項(xiàng)目依照軍品型號(hào)檔案管理制度執(zhí)行，著重于科研階段文件的管理，按立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、試制、試驗(yàn)及鑒定整個(gè)科研過程規(guī)范檔案管理，保證了軍貿(mào)項(xiàng)目科研階段檔案管理的完整性和準(zhǔn)確性。但軍貿(mào)科研項(xiàng)目不同于軍品型號(hào)，有其自身的特點(diǎn)。一是軍貿(mào)項(xiàng)目的周期流程與軍品型號(hào)有所不同。軍貿(mào)項(xiàng)目主要面對(duì)國(guó)外市場(chǎng)，立足于項(xiàng)目出口，除了立項(xiàng)論證、科研生產(chǎn)、鑒定驗(yàn)收階段外，還包括市場(chǎng)推介、合同談判及簽約、培訓(xùn)、交付驗(yàn)收及售后等其它幾個(gè)階段。軍貿(mào)項(xiàng)目包括科研和市場(chǎng)兩部分，軍工產(chǎn)品定型后面對(duì)的是部隊(duì)，軍貿(mào)項(xiàng)目鑒定后面向的是國(guó)外市場(chǎng)，客戶不同、周期不同、產(chǎn)生的檔案也大有不同。 二是軍貿(mào)科研項(xiàng)目全壽命周期的流程形式多樣，流程內(nèi)立項(xiàng)論證、科研生產(chǎn)、合同簽訂、交付驗(yàn)收及售后等各階段內(nèi)不同項(xiàng)目間也會(huì)有區(qū)別，跟軍工產(chǎn)品由國(guó)家層面統(tǒng)一管理形式不同，軍貿(mào)項(xiàng)目由軍工集團(tuán)公司負(fù)責(zé)，其受政治、經(jīng)濟(jì)、市場(chǎng)、技術(shù)等因素影響較大，使軍貿(mào)項(xiàng)目具有較強(qiáng)的靈活性。

從軍貿(mào)科研項(xiàng)目全壽命周期角度來看，軍工產(chǎn)品檔案管理制度對(duì)軍貿(mào)科研項(xiàng)目檔案管理來說就顯得頭重腳輕了。就筆者單位來說，軍貿(mào)項(xiàng)目普遍存在的一種現(xiàn)象，面向市場(chǎng)部分產(chǎn)生的大量文件沒有要求且沒有方法集中歸檔，有的保存在項(xiàng)目主管部門、有的留存在技術(shù)人員手中、有的甚至已經(jīng)被銷毀。例如軍貿(mào)項(xiàng)目的推介資料、合同文件，成套維修規(guī)程、使用說明書的原稿及譯文等等，沒有歸檔進(jìn)行集中保管，嚴(yán)重破壞了軍貿(mào)項(xiàng)目檔案的完整性，造成軍貿(mào)項(xiàng)目檔案憑證價(jià)值的丟失。

從軍貿(mào)科研項(xiàng)目全壽命周期的多樣性來看，軍工產(chǎn)品檔案管理方法就顯得不夠靈活，整齊劃一的項(xiàng)目檔案管理方式反而造成軍貿(mào)項(xiàng)目檔案的混亂。例如，同一軍貿(mào)產(chǎn)品出口多國(guó)時(shí)，針對(duì)客戶不同要求，科研、合同、售后等過程產(chǎn)生不同的文件資料，如果仍按同一軍貿(mào)項(xiàng)目管理，就會(huì)導(dǎo)致同名文件的混亂、階段標(biāo)記的雜亂無章。另外，有的軍貿(mào)科研項(xiàng)目結(jié)合多個(gè)軍工產(chǎn)品或已有的軍貿(mào)產(chǎn)品技術(shù)，由多個(gè)項(xiàng)目技術(shù)共研完成，這種情況的項(xiàng)目檔案如何實(shí)現(xiàn)既完整又獨(dú)立的個(gè)性化管理，是軍貿(mào)檔案管理工作者進(jìn)一步探索的課題。

2.項(xiàng)目實(shí)施周期較長(zhǎng)，缺少對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把控。對(duì)于周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目，需按性質(zhì)劃分節(jié)點(diǎn)，并嚴(yán)格按節(jié)點(diǎn)完成任務(wù)。目前，軍貿(mào)檔案管理缺少對(duì)項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)的把控，對(duì)節(jié)點(diǎn)的檔案收集任務(wù)完成度不高。產(chǎn)品檔案管理制度突出對(duì)檔案的整理和保管，對(duì)歸檔提醒、歸檔約束等檔案收集方面的要求存在空白。被動(dòng)接收造成大量文件未能及時(shí)歸檔亦或未能歸檔，例如某系統(tǒng)或組件的設(shè)計(jì)工作完成后其相應(yīng)的設(shè)計(jì)任務(wù)書、方案和工作總結(jié)應(yīng)歸檔齊全;軟件設(shè)計(jì)完成后其相應(yīng)的需求規(guī)格說明、設(shè)計(jì)說明、測(cè)試計(jì)劃和測(cè)試報(bào)告等文檔也應(yīng)一并歸檔，由于歸檔人的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，檔案人收集檔案責(zé)任不明確，造成在項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目檔案的不完整現(xiàn)象。對(duì)于軍貿(mào)項(xiàng)目市場(chǎng)階段產(chǎn)生的沒有被規(guī)范到歸檔范圍內(nèi)的文件，若是沒有對(duì)節(jié)點(diǎn)的控制及歸檔要求，會(huì)使這部分檔案的收集更難完成。

3.沒有統(tǒng)一的歸檔整理規(guī)則。我國(guó)在軍貿(mào)領(lǐng)域發(fā)布的上級(jí)標(biāo)準(zhǔn)較少， 在出口立項(xiàng)、軍貿(mào)產(chǎn)品研制、市場(chǎng)拓展、 談判、交付及售后服務(wù)的整個(gè)流程中有較大空白， 不能全面規(guī)范軍貿(mào)工作各階段文件資料的形成及歸檔要求。例如，在軍貿(mào)項(xiàng)目談判階段形成的往來文件，在合同履約過程中產(chǎn)生的使用說明書、校準(zhǔn)規(guī)程及其譯文等文件，沒有統(tǒng)一的歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)，造成想要?dú)w檔不知如何整理、合訂文件歸檔題名不規(guī)范、已歸檔文件版本不一致的現(xiàn)象。

4.歸檔責(zé)任劃分不清、責(zé)任落實(shí)不到位。針對(duì)市場(chǎng)階段產(chǎn)生的文件，對(duì)于需要統(tǒng)一整理歸檔的文件，誰(shuí)來整理、誰(shuí)來歸檔成為軍貿(mào)檔案整理歸檔過程中面臨的問題。例如，設(shè)備的使用說明書，由多部門多人員編制，固化后的成套原文及譯文由于歸檔責(zé)任不明確，沒有負(fù)責(zé)人組織整理并歸檔，導(dǎo)致軍貿(mào)項(xiàng)目檔案應(yīng)歸未歸。

三、解決軍貿(mào)科研項(xiàng)目檔案管理問題的幾點(diǎn)對(duì)策

筆者結(jié)合軍貿(mào)科研項(xiàng)目檔案特點(diǎn)及軍貿(mào)科研項(xiàng)目驗(yàn)收要求，分析軍貿(mào)檔案管理存在的問題，以多年軍貿(mào)檔案管理經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，結(jié)合軍貿(mào)檔案管理現(xiàn)狀，提出以下幾點(diǎn)對(duì)策。

1.建立全壽命周期的歸檔范圍。軍貿(mào)項(xiàng)目的持續(xù)發(fā)展，生成文件資料范圍的不斷擴(kuò)大，軍貿(mào)項(xiàng)目檔案勢(shì)必要?jiǎng)冸x軍工產(chǎn)品檔案歸檔范圍，建立一套完整的切合軍貿(mào)項(xiàng)目全壽命周期的歸檔范圍期限表。考慮軍貿(mào)項(xiàng)目周期長(zhǎng)和市場(chǎng)靈活性強(qiáng)的特點(diǎn)，可采取以下措施。①軍貿(mào)項(xiàng)目市場(chǎng)推介、合同簽談及履約過程，適時(shí)安排檔案專人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)跟蹤，了解現(xiàn)場(chǎng)資料的源頭及流轉(zhuǎn)過程，聯(lián)合兩線人員判斷文件的歸檔價(jià)值，為歸檔范圍的確立奠定實(shí)踐基礎(chǔ)。②與兩線人員多溝通，提取有效的歸檔信息，搭建軍貿(mào)項(xiàng)目歸檔范圍框架，再逐步完善。③多訪問、多思考、多總結(jié)，有針對(duì)性地開展行業(yè)內(nèi)外的調(diào)研活動(dòng)。

2.明確歸檔責(zé)任，提升檔案管理水平。①根據(jù)軍貿(mào)科研項(xiàng)目驗(yàn)收要求，確保科研階段歸檔資料的準(zhǔn)確性與完整性，設(shè)置三線一體管理模式，行政、技術(shù)、檔案既分工明確又協(xié)同管理，行政線設(shè)專人負(fù)責(zé)節(jié)點(diǎn)歸檔情況監(jiān)督，技術(shù)線設(shè)專人負(fù)責(zé)鑒定驗(yàn)收檔案的梳理，檔案人員依據(jù)檔案管理制度全方位管理軍貿(mào)科研項(xiàng)目檔案。②針對(duì)軍貿(mào)項(xiàng)目出口的特殊性，首先需明確歸檔責(zé)任部門，遵循“誰(shuí)形成，誰(shuí)歸檔”的原則，將歸檔責(zé)任劃分清楚。 鑒于軍貿(mào)項(xiàng)目的靈活性，需明確文件資料的收集和整理部門，并將責(zé)任落實(shí)到位。檔案人員按照軍貿(mào)項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)任務(wù)，檢查歸檔完成情況，進(jìn)行歸檔提醒，在此檔案人員不僅負(fù)有保證歸檔完整的責(zé)任更要擁有要求及時(shí)歸檔的權(quán)力，這樣才能真正做到應(yīng)歸盡歸。

3.推行軍貿(mào)項(xiàng)目檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)化，合理設(shè)計(jì)軍貿(mào)項(xiàng)目檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)。形成獨(dú)立的軍貿(mào)項(xiàng)目檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，使文件整理標(biāo)準(zhǔn)化、歸檔文件題名標(biāo)準(zhǔn)化、著錄規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)化，使軍貿(mào)項(xiàng)目檔案的整理歸檔有章可循。搭建合理的軍貿(mào)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，既保證軍貿(mào)檔案的完整性也要體現(xiàn)軍貿(mào)檔案的特殊性。如何搭建一套科學(xué)合理的軍貿(mào)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)還需進(jìn)一步研究探討，請(qǐng)教資深的檔案學(xué)專家，做更專業(yè)的理論指導(dǎo)及技術(shù)支持。

（作者單位：中國(guó)船舶集團(tuán)有限公司第705研究所檔情中心）