新技術(shù)環(huán)境下醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)研究

摘 要：在新技術(shù)不斷推陳出新、飛速發(fā)展，電子發(fā)票數(shù)量逐日增加的背景下，醫(yī)院完善會(huì)計(jì)檔案管理信息化已迫在眉睫。新技術(shù)背景下，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化亟需解決各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接，使財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等在醫(yī)院層級(jí)實(shí)行流程、元數(shù)據(jù)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，并與檔案管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)。同時(shí)，逐步實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案“單套制”，并對(duì)部分存量會(huì)計(jì)檔案“數(shù)字化”。此外，運(yùn)用區(qū)塊鏈等技術(shù)保障檔案信息安全，建立健全安全保障體系。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;會(huì)計(jì)檔案;信息化

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是醫(yī)院日常業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，反映醫(yī)院經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，從會(huì)計(jì)報(bào)表到財(cái)務(wù)分析，從預(yù)算資料到?jīng)Q算資料，從會(huì)計(jì)憑證到記賬憑證，從成本核算到工資發(fā)放，一系列的財(cái)務(wù)管理過(guò)程最終形成會(huì)計(jì)檔案。營(yíng)改增后，電子發(fā)票數(shù)量逐日增加，用戶可以通過(guò)掃碼或郵箱獲取電子發(fā)票，一些建立網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的企業(yè)，已不需要粘貼紙質(zhì)發(fā)票，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化報(bào)銷。中國(guó)電信廣東分公司2012年開(kāi)始會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)，每年節(jié)約成本1000萬(wàn)元，每年節(jié)省庫(kù)房約400平方米，不需異地調(diào)卷，立卷環(huán)節(jié)減少，工作效率提高。在物聯(lián)網(wǎng)、云存儲(chǔ)、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新技術(shù)不斷推陳出新、飛速發(fā)展的背景下，醫(yī)院完善會(huì)計(jì)檔案管理信息化已迫在眉睫。

一、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化的現(xiàn)狀分析

1.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理面臨的問(wèn)題

（1）檔案數(shù)量愈見(jiàn)增多。按照新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案中數(shù)量最多的會(huì)計(jì)憑證保管期限由15年增至30年，很多年難以銷毀，銷毀檔案所騰挪的空間又不足以存放新產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案，為庫(kù)房存儲(chǔ)空間帶來(lái)極大壓力。

（2）紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案查檔不便。會(huì)計(jì)檔案經(jīng)移交檔案室后，財(cái)務(wù)人員及其他職工如需查閱會(huì)計(jì)檔案必須到檔案室，一旦財(cái)務(wù)人員與檔案工作人員某一方無(wú)法到場(chǎng)，就無(wú)法進(jìn)行檔案查閱。

（3）電子發(fā)票報(bào)銷未開(kāi)展。自2016年開(kāi)始，電子發(fā)票已被各行各業(yè)使用，而在很多醫(yī)院，仍停留在紙質(zhì)載體的管理層級(jí)，甚至在電子發(fā)票日益增多的情況下，財(cái)務(wù)報(bào)銷仍需將電子發(fā)票驗(yàn)證打印，電子發(fā)票的便利與現(xiàn)行紙質(zhì)發(fā)票的管理制度已然無(wú)法對(duì)接，甚至某種程度上反而增加了職工報(bào)銷的難度。

2.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化的法律保障

信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，電子檔案及其法律效力逐漸得到認(rèn)同。2015年，國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)布《關(guān)于推行通過(guò)增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開(kāi)具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問(wèn)題的公告》（國(guó)家稅務(wù)總局公告2015年第84號(hào)），于2015年12月1日起，在全國(guó)范圍推行增值稅電子普通發(fā)票。2015年12月，財(cái)政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布了新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中，認(rèn)可了電子會(huì)計(jì)檔案的地位和效力。2019年4月26日公布的《國(guó)務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》第十二條提到：符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。2019年12月26日公布的《最高人民法院關(guān)于修改<關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定>》中提到：“電子數(shù)據(jù)包括下列信息和電子文件：……文檔、圖片、音頻、視頻、數(shù)字證書(shū)、計(jì)算機(jī)程序等電子文件;其他以數(shù)字化形式存儲(chǔ)、處理、傳輸?shù)哪軌蜃C明案件事實(shí)的信息。”2020年新修訂的《檔案法》中明確提出：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！边@些法律法規(guī)的出臺(tái)與修改為電子會(huì)計(jì)檔案提供了法律保障。

3.醫(yī)院現(xiàn)行管理系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)依據(jù)

醫(yī)院現(xiàn)有OA系統(tǒng)、HRP系統(tǒng)、電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)學(xué)設(shè)備管理系統(tǒng)、LIS系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等，分屬各部門(mén)管理與運(yùn)行，互不關(guān)聯(lián)，輸出與存儲(chǔ)格式不同，與檔案管理系統(tǒng)互不兼容。這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)是醫(yī)院在信息化建設(shè)方面的進(jìn)展與體現(xiàn)，同時(shí)是信息化未能同步規(guī)劃、同步建設(shè)所帶來(lái)的負(fù)面結(jié)果，但也為醫(yī)院信息化整體構(gòu)建奠定了一定的基礎(chǔ)。各自業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行或多或少都在產(chǎn)生電子文件，如財(cái)務(wù)工作中，工作核算、績(jī)效考核、各項(xiàng)明細(xì)賬目等都通過(guò)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行分析與生成;人事工作中，職工花名冊(cè)、職務(wù)職稱任免等都在人事系統(tǒng)中管理。目前，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化需要解決的是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接、及電子文件歸檔問(wèn)題。

二、頂層設(shè)計(jì)：跨系統(tǒng)的信息共享平臺(tái)

1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)兼容對(duì)接

大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)時(shí)代，數(shù)據(jù)集中、共建共享是發(fā)展趨勢(shì)，高度系統(tǒng)集成是會(huì)計(jì)檔案信息化的關(guān)鍵，分散式檔案管理已不適應(yīng)發(fā)展需求。新修訂的《檔案法》第三十六條提到，推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接。第四十一條，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門(mén)共享利用。構(gòu)建醫(yī)院信息資源服務(wù)平臺(tái)，集成辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等各業(yè)務(wù)工作系統(tǒng)，分系統(tǒng)內(nèi)各自部門(mén)運(yùn)行，并最終都與檔案管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)。對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中應(yīng)歸檔的原始數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集，所有系統(tǒng)內(nèi)形成的電子檔案都可直接歸檔至檔案管理系統(tǒng)，并通過(guò)檔案管理系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)。

2.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)規(guī)范設(shè)計(jì)科學(xué)

在醫(yī)院層級(jí)實(shí)行統(tǒng)一管理流程、統(tǒng)一元數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)作為重要部分，既包含前段財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程，也應(yīng)符合電子檔案的歸檔格式與標(biāo)準(zhǔn)要求。首先，梳理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)工作，確保會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表輸出電子格式，明確電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍及歸檔流程，確定“單套制”與“雙套制”的適用范圍。其次，制定數(shù)據(jù)接入技術(shù)規(guī)范，包括文件格式、接入頻率、背景結(jié)構(gòu)、校驗(yàn)規(guī)則等標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在線歸檔。

3.利用優(yōu)化，歸檔與查檔流程簡(jiǎn)化

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔流程可細(xì)分為打印、組卷、編目、裝訂、裝盒、上架。實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)的信息共享后，對(duì)于實(shí)行“單套制”保管的會(huì)計(jì)檔案，可以省略打印、手動(dòng)組卷、裝訂、裝盒、上架等過(guò)程，將組卷、編目、移交等流程轉(zhuǎn)至系統(tǒng)間進(jìn)行。財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中對(duì)待移交檔案定期移交，編制目錄并根據(jù)統(tǒng)一設(shè)定的檔號(hào)規(guī)則生成檔號(hào)，打印移交清單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后提交歸檔，編目信息、電子會(huì)計(jì)檔案元數(shù)據(jù)等信息一并移交。檔案管理系統(tǒng)接收移交數(shù)據(jù)后，對(duì)歸檔信息各項(xiàng)要求進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后歸檔流程完成。

查檔利用流程進(jìn)一步優(yōu)化，電子會(huì)計(jì)檔案移交后，擁有權(quán)限的財(cái)務(wù)人員可自行查閱系統(tǒng)內(nèi)生成的電子會(huì)計(jì)檔案，也可通過(guò)檔案查詢功能申請(qǐng)查閱存量會(huì)計(jì)檔案的原文“數(shù)字化”版本;普通職工查檔經(jīng)由財(cái)務(wù)人員審批并提交申請(qǐng)（如圖1）。

三、電子會(huì)計(jì)檔案：數(shù)字化走向“單套制”

1.存量會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化

選取重要程度高、用戶利用率高、紙張損壞率高的存量會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。存量會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化可以解決異地利用的困難，方便財(cái)務(wù)人員的查檔需求，提高工作效率，同時(shí)，在會(huì)計(jì)檔案保管期限到期銷毀后，可延長(zhǎng)電子會(huì)計(jì)檔案保存期限，以備可能性的查考。

存量會(huì)計(jì)檔案“數(shù)字化”的范圍應(yīng)進(jìn)行明確限定。會(huì)計(jì)檔案的利用主要集中在形成時(shí)間的近十年，形成時(shí)間越久的會(huì)計(jì)檔案，其利用率會(huì)相對(duì)越低，隨時(shí)間推移，基本呈逐步下降的趨勢(shì)。同時(shí)，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的利用范圍相對(duì)集中于藥品采購(gòu)、大型設(shè)備購(gòu)置、“三公”經(jīng)費(fèi)、科研課題經(jīng)費(fèi)、固定資產(chǎn)等方面。因此，可以將數(shù)字化范圍限定在以下三個(gè)方面，建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)，方便利用。（1）會(huì)計(jì)憑證。利用率高的原始憑證和記賬憑證進(jìn)行原文掃描，甚至是保存為OCR識(shí)別后可以全文檢索的雙層PDF/OFD格式;（2）非計(jì)算機(jī)生成、手工填寫(xiě)的總賬、明細(xì)賬、日記賬;（3）非計(jì)算機(jī)生成、手工填寫(xiě)、永久保存的年度財(cái)務(wù)報(bào)告、部門(mén)決算。

2.電子會(huì)計(jì)檔案“單套制”

電子檔案“單套制”已勢(shì)在必行，雖然目前實(shí)行全部電子會(huì)計(jì)檔案“單套制”在短期時(shí)間內(nèi)難以實(shí)現(xiàn)，但部分會(huì)計(jì)檔案“單套制”具有現(xiàn)實(shí)可操作性。財(cái)務(wù)部門(mén)推進(jìn)電算化后，核算、內(nèi)控等業(yè)務(wù)工作都在計(jì)算機(jī)端生成、查閱，打印出的明細(xì)賬、工資冊(cè)除了保存?zhèn)淇纪夂苌俦回?cái)務(wù)人員查閱，極大地浪費(fèi)紙張與庫(kù)房空間。

實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案“單套制”，記賬憑證、工資發(fā)放清冊(cè)、總賬、明細(xì)賬、會(huì)計(jì)報(bào)表、固定資產(chǎn)卡片等經(jīng)由財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)生成，在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接的基礎(chǔ)上，都可直接歸檔至檔案管理系統(tǒng)，可以不打印紙質(zhì)版本（如表1）。逐步擴(kuò)大“單套制”適用范圍，提高電子會(huì)計(jì)檔案占比，通過(guò)條碼條、影像系統(tǒng)掃描等方式關(guān)聯(lián)原始憑證與記賬憑證;通過(guò)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息共享，對(duì)單位內(nèi)部形成的原始憑證進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，減少原始憑證打印步驟，分階段、分批次逐步推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案的開(kāi)展。從實(shí)踐來(lái)看，“單套制”“雙套制”將會(huì)長(zhǎng)期并存，但信息技術(shù)的應(yīng)用和依賴會(huì)越來(lái)越強(qiáng)，因此，推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案“單套制”，甚至向“單軌制”管理探索勢(shì)在必行。

四、技術(shù)支撐：區(qū)塊鏈技術(shù)保障“四性”

電子會(huì)計(jì)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)因素主要是如何保障真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)可以對(duì)“四性”進(jìn)行信息檢測(cè)與安全保障。

區(qū)塊鏈技術(shù)將各個(gè)區(qū)塊通過(guò)指針形成不可逆的鏈?zhǔn)浇Y(jié)構(gòu)，每個(gè)區(qū)塊都含有非對(duì)稱公鑰與私鑰、數(shù)字簽名、時(shí)間戳等信息，且每個(gè)區(qū)塊都含有上一個(gè)區(qū)塊的哈希值，以此來(lái)驗(yàn)證信息的有效性，并允許下一區(qū)塊的生成。區(qū)塊數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于節(jié)點(diǎn)上，節(jié)點(diǎn)之間再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)形成共享平臺(tái)。如檔案管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)可以看作區(qū)塊鏈中兩個(gè)節(jié)點(diǎn)，各自系統(tǒng)中的每一條包含加密信息的元數(shù)據(jù)就是區(qū)塊。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)依照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行捕獲，由財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)元數(shù)據(jù)信息加密，提出移交存儲(chǔ)請(qǐng)求，通過(guò)區(qū)塊鏈共識(shí)機(jī)制將信息封裝成新的區(qū)塊，存儲(chǔ)于區(qū)塊鏈中，檔案管理系統(tǒng)通過(guò)區(qū)域鏈獲取此

信息。

由于區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特點(diǎn)，一旦遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊，必須掌握全部數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)的51%，才可以操控修改網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，篡改難度大，幾乎不可修改，從而保證檔案信息的真實(shí)性。區(qū)塊鏈智能合約機(jī)制可以按照預(yù)設(shè)的規(guī)范流程自動(dòng)執(zhí)行，通過(guò)時(shí)間戳等技術(shù)記錄信息狀態(tài)，可追溯信息，保障可靠性。運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)收集數(shù)據(jù)信息，減少人為參與，并通過(guò)共識(shí)機(jī)制檢查文件格式、數(shù)據(jù)背景等元數(shù)據(jù)信息，各節(jié)點(diǎn)相互配合，保障完整性。區(qū)塊鏈技術(shù)是新型的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)兩個(gè)節(jié)點(diǎn)上，即使某一系統(tǒng)信息遭到篡改或丟失，只要另一系統(tǒng)正常運(yùn)行，數(shù)據(jù)仍可恢復(fù)，并繼續(xù)更新記錄，從而保證可用性。區(qū)塊鏈技術(shù)并不是獨(dú)立的，而應(yīng)與大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)融合實(shí)踐，只要有利于會(huì)計(jì)檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展，都應(yīng)用辯證與發(fā)展的眼光看待。

五、人才保障：培養(yǎng)復(fù)合型人才

培養(yǎng)兼具檔案、財(cái)務(wù)、計(jì)算機(jī)三方面基礎(chǔ)知識(shí)的復(fù)合型人才，彌補(bǔ)精細(xì)化分工的弊端。無(wú)論是系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)運(yùn)作，還是利用工作的審核批準(zhǔn)，都無(wú)法脫離“人”的參與?，F(xiàn)代社會(huì)，分工愈加細(xì)化，工作專業(yè)化的同時(shí)也造成復(fù)合型人才的缺失。同時(shí)，系統(tǒng)互聯(lián)，數(shù)據(jù)信息高度集中，對(duì)相關(guān)管理人員的要求更高。財(cái)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通，在運(yùn)行過(guò)程中，必然會(huì)遇到歸檔與利用的各種問(wèn)題，具備財(cái)務(wù)知識(shí)與檔案知識(shí)，可以解決歸檔的具體范圍與在線利用操作細(xì)節(jié)。同時(shí)，系統(tǒng)互聯(lián)構(gòu)架于信息技術(shù)之上，掌握基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)技能和互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)，可以自行處理簡(jiǎn)單的系統(tǒng)問(wèn)題，減少因計(jì)算機(jī)人員忙碌而造成的在線查檔延遲。因此，對(duì)涉及財(cái)務(wù)歸檔及利用的部門(mén)都要指定專人負(fù)責(zé)，并定期組織培訓(xùn)，包括財(cái)務(wù)、檔案、計(jì)算機(jī)知識(shí)、職業(yè)道德等方面內(nèi)容，由淺入深，逐步深化拓展培訓(xùn)深度與廣度，為醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的智慧化管理儲(chǔ)備人才。

結(jié)語(yǔ)

在新技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的必要過(guò)程。構(gòu)建電子會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，可以節(jié)約管理成本，減少資源浪費(fèi)，由對(duì)會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體管理轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)管理，由基礎(chǔ)核算工作轉(zhuǎn)向管理監(jiān)督工作，發(fā)揮檔案的決策輔助作用。開(kāi)展電子會(huì)計(jì)檔案與檔案管理的共建共享，實(shí)行部分會(huì)計(jì)檔案“單套制”保管，甚至向“單軌制”管理模式探索，可以有效地提高檔案利用效率，節(jié)約財(cái)務(wù)人員頻繁到檔案室查檔的時(shí)間，節(jié)省職工報(bào)銷審核來(lái)回奔波的時(shí)間。

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（作者單位：蘇州大學(xué)附屬第一醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：朱曼麗（1986-），女，漢族，安徽阜陽(yáng)人，館員，碩士研究生，研究方向：檔案管理。