新時代核電檔案工作轉(zhuǎn)型升級思考

楊 林 孫家誠 嚴(yán) 開

（中國核動力研究設(shè)計院核反應(yīng)堆系統(tǒng)設(shè)計技術(shù)重點實驗室，四川 成都 610213）

1 檔案工作矛盾變化

新中國成立初期，世界核工業(yè)強(qiáng)國對我國進(jìn)行技術(shù)封鎖，阻礙我國核工業(yè)的起步與發(fā)展，但我國核工業(yè)人不畏艱難，積極鑄就了“四個一切”的核工業(yè)精神，為國防建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出了重大貢獻(xiàn)。這個時期，由于保密原因，核工業(yè)檔案資料只為極少數(shù)科研人員提供利用，因此，重視核工業(yè)檔案資料的收集和保管，與最小范圍內(nèi)的限制利用，成為檔案部門的主要矛盾。

改革開放后，隨著秦山核電的崛地而起，我國核電建設(shè)如雨后春筍般不斷涌現(xiàn)， 產(chǎn)生的核電科研、工程項目檔案資料數(shù)量猛增，用戶對紙質(zhì)檔案資料的查閱需求量非常大，檔案工作人員數(shù)量又少，因此，浩如煙海的紙質(zhì)檔案資料， 與及時滿足用戶的查閱利用，成為該時期檔案部門的主要矛盾。

新時代，核電檔案信息化被納入企業(yè)信息化建設(shè)的浪潮之中， 電子檔案管理系統(tǒng)也隨之上線運行。新歸檔的紙質(zhì)文件， 以數(shù)字化形式上傳至檔案系統(tǒng)，供企業(yè)用戶在線查閱利用， 大大提高了檔案利用效率，核電檔案工作如何更好地服務(wù)于科研生產(chǎn)，如為科研設(shè)計提供檔案內(nèi)容的知識挖掘與智能推送，為項目管理提供咨詢與決策服務(wù)，已經(jīng)成為新時代核電檔案工作轉(zhuǎn)型升級的重要方向。

2 核電檔案管理現(xiàn)狀及問題

2.1 文件歸檔雙軌制

核電業(yè)務(wù)涉及科研、生產(chǎn)、制造、銷售、售后維修等各個階段， 在信息化建設(shè)中搭建了各式各樣的信息系統(tǒng)。根據(jù)項目的不同特點，一部分科研項目通過PDM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件在線編寫、校對、批準(zhǔn)、質(zhì)保等審簽流程，受控后的電子文件全文及元數(shù)據(jù)信息，會自動流入與PDM 集成后的電子檔案管理系統(tǒng)中歸檔，從而實現(xiàn)了電子文件全過程管理。 但還有一部分工程項目檔案，由于歷史原因，仍然以紙質(zhì)文件方式。

雙軌并存的歸檔方式存在以下問題：

（1）不利于標(biāo)準(zhǔn)化管理。通過PDM 等業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔的電子文件，歸檔格式統(tǒng)一，利于驗收和交付。而紙質(zhì)文件歸檔， 存在作者自行更改文件格式的風(fēng)險，不利于驗收和交付。

（2）不利于文件受控。PDM 等業(yè)務(wù)系統(tǒng)對電子文件嚴(yán)格受控管理，在文件審簽過程中，只有授權(quán)范圍內(nèi)的用戶才可以查閱文件內(nèi)容。 紙質(zhì)文件審簽過程中，存在被授權(quán)范圍外的人員查閱的風(fēng)險，對于保密管理要求高的單位，甚至還存在泄密風(fēng)險。

（3）影響工作效率。PDM 等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子審簽流程實時提醒，而紙質(zhì)文件的審簽，需要人工送審文件，并逐級完成審批手續(xù)，人力成本和時間成本較高。

2.2 檔案利用服務(wù)被動

（1）檔案利用被動。用戶從利用紙質(zhì)檔案，到利用電子檔案，這只是利用方式的改變，利用的主體還是用戶，檔案部門只是做了檔案數(shù)字化工作，并沒有從根本上改變“檔案被動利用”的事實。檔案工作者應(yīng)該緊跟時代潮流，學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)據(jù)挖掘等現(xiàn)代信息技術(shù)，從根本上改變“檔案被動利用”的事實，讓有價值的檔案內(nèi)容主動推送到用戶桌面，從而減少用戶檢索檔案的時間，進(jìn)一步提升用戶利用滿意度。

（2）項目服務(wù)被動。檔案部門作為檔案的制作、保管、提供利用部門，承擔(dān)了項目紙質(zhì)文件發(fā)文、電子數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的職責(zé)，這在一定程度上為項目管理部門提供了發(fā)文的服務(wù)。但這項服務(wù)是被動的，即項目管理部門提出發(fā)文需求，檔案部門才能提供發(fā)文服務(wù)。除此之外， 檔案部門并不能為項目管理部門提供服務(wù)，存在項目服務(wù)被動的現(xiàn)象。 檔案部門要想拓寬業(yè)務(wù)范圍，提升自身價值，就必須積極主動為項目提供服務(wù)，不斷增強(qiáng)檔案部門在項目管理中的重要性以及不可或缺性。

2.3 檔案驗收被動

國家檔案局、國防科工局發(fā)布的制度文件，規(guī)定了項目驗收前必須通過檔案專項驗收的前置條件。 這在一定程度上，肯定了檔案管理在項目管理中的重要作用，提升了檔案部門的地位。但在實際操作中，檔案驗收往往出現(xiàn)比較被動的情況，主要存在以下幾個問題：

（1）檔案驗收材料準(zhǔn)備不足。檔案部門能夠提供已經(jīng)存檔的科研、工程設(shè)計文件，但項目前期的立項及合同文件[1]、項目中期的檢查文件、項目后期的驗收文件以及整個項目過程中的過程性文件資料，檔案部門往往沒有準(zhǔn)備。究其原因，是因為項目管理部門由于各種原因沒有及時交給檔案管理部門存檔，等到檔案驗收時，項目管理部門又不能及時地收集歸攏各項文件資料，造成檔案驗收的材料不足問題。

（2）檔案管理人員對項目情況不夠了解。雖然在檔案驗收時，項目管理人員會陪同檔案管理人員參與驗收，但是在平時的日常工作中，檔案管理人員所接觸到的， 往往只是項目管理過程中產(chǎn)生的科技文件，至于項目的日常管理及過程管理，檔案管理人員并沒有實際參與。造成這種現(xiàn)象的原因，主要是因為分工明確、各自為政：項目管理部門主要負(fù)責(zé)項目策劃與實施，工作業(yè)務(wù)上與外單位、本單位領(lǐng)導(dǎo)、本單位科研設(shè)計工作者聯(lián)系較多；檔案部門主要負(fù)責(zé)科研設(shè)計文件的歸檔、保管與提供利用，對項目管理情況往往了解不夠。

3 核電檔案轉(zhuǎn)型升級對策建議

3.1 電子文件管理單軌化

核電企業(yè)全面推進(jìn)電子文件單軌制管理，不僅是信息化程度高的體現(xiàn)，更是建設(shè)智慧企業(yè)、智慧車間的重要手段。全面推進(jìn)電子文件管理單軌化，需要從以下幾個方面入手：

（1）構(gòu)建電子文件管理單軌化制度體系。首先，要制定電子文件管理單軌化管理制度， 從制度層面約束各個項目都只能通過PDM 等業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生電子文件，并與電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息集成；其次，要制定電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，由于各個項目不同，所需的設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)不同，產(chǎn)生的電子文件格式類型不同，因此，需要因地制宜地制定電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)， 從而規(guī)范格式，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，利于項目驗收與統(tǒng)一交付。

（2）對電子檔案管理進(jìn)行“四性檢測”。國家檔案局頒布了《文書類電子檔案檢測一般要求》，對文書類電子檔案在歸檔環(huán)節(jié)、移交與接收環(huán)節(jié)、長期保存環(huán)節(jié)過程中電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行技術(shù)性檢測，以保證電子檔案的真實、完整、可用、安全，并要求其他類電子檔案管理參照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

（3）采用電子檔案組卷驗收模式。傳統(tǒng)的檔案驗收，往往是檔案管理人員以項目、階段、專業(yè)、時間等方式， 將已歸檔的紙質(zhì)檔案分門別類地進(jìn)行組卷，打印卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表，裝入卷盒整理規(guī)范后，搬到驗收會議現(xiàn)場，供專家查閱。驗收會議結(jié)束后，根據(jù)專家提出的問題，檔案管理人員可能還要調(diào)整組卷文件順序，對應(yīng)的卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷盒封面信息等都要重新打印，工作量大，費時費力。如果采用電子檔案組卷驗收模式，檔案管理人員可以直接在電子檔案管理系統(tǒng)中分類組卷，系統(tǒng)自動生成卷內(nèi)目錄，專家在會議現(xiàn)場通過電子檔案管理系統(tǒng)直接查閱組卷結(jié)果并給出驗收意見，明了直觀，而檔案管理人員，直接在電子檔案管理系統(tǒng)中根據(jù)專家意見進(jìn)行快速修改，系統(tǒng)自動更新卷內(nèi)信息。從而大大提高了工作效率。

（4）老舊檔案數(shù)字化保護(hù)。核電企業(yè)成立初期的基建檔案、歷史科研項目檔案及購買的科學(xué)技術(shù)資料，由于用戶利用不多，加上前期檔案管理人員不足，這部分歷史檔案資料可能沒有被數(shù)字化。但紙質(zhì)文件具有一定的“壽命”，隨著時間的流逝，紙質(zhì)文件終有一天會損壞，可能是非人為的、不小心損壞的，也可能是文件自身使用壽命有限而自然損壞。這些檔案資料的內(nèi)容可能已經(jīng)過時，不適用于現(xiàn)在的科研生產(chǎn)，但它保存的是特定時期的歷史記憶。因此，必須及時對老舊檔案進(jìn)行數(shù)字化，保護(hù)企業(yè)珍貴歷史“遺產(chǎn)”。

3.2 檔案服務(wù)知識化

檔案部門必須主動出擊，提供知識化、智能化的場景利用服務(wù)， 才能獲得用戶、 企業(yè)管理層的認(rèn)可與重視，才能充分發(fā)揮出檔案管理人員自身潛在的價值。

（1）建立知識管理平臺。首先，做好系統(tǒng)集成。電子檔案管理系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的過程數(shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)、圖書期刊系統(tǒng)等各個系統(tǒng)在知識管理平臺中進(jìn)行系統(tǒng)集成，用戶通過知識管理系統(tǒng)能夠搜索并訪問各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。其次，建立企業(yè)知識庫。檔案部門應(yīng)該聯(lián)合項目管理部門、設(shè)計部門、科研用戶等針對各個系統(tǒng)現(xiàn)有的知識進(jìn)行分類，建立各部門通用的企業(yè)知識庫。檔案部門不斷向企業(yè)職工宣傳知識管理共享理念，引導(dǎo)科研用戶主動將項目知識、部門知識、個人知識等上傳到知識管理平臺中，從而豐富知識庫內(nèi)容。最后，做好專家地圖和經(jīng)驗反饋庫。知識庫主要保存顯性知識，而專家地圖和經(jīng)驗反饋主要激發(fā)科研用戶隱性知識的交流和共享，對于解決項目問題和提升自我專業(yè)能力，具有非常重要的促進(jìn)作用。

（2）做好知識挖掘和智能推送。利用大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘等現(xiàn)代信息技術(shù)，對知識管理平臺中的知識資源進(jìn)行碎片化和知識化處理，能夠打破“檔案被動服務(wù)”的局面?？蒲杏脩粼谠O(shè)計過程當(dāng)中，知識管理系統(tǒng)能夠自動將有價值的信息主動推送至用戶的設(shè)計界面，用戶不再登錄檔案系統(tǒng)或知識管理系統(tǒng)，直接在自己的設(shè)計界面以可視化的方式查閱相關(guān)知識，大大提高了用戶使用滿意度，真正實現(xiàn)了“檔案主動服務(wù)”。

（3）提供決策咨詢服務(wù)。提供決策咨詢服務(wù)，是檔案服務(wù)知識化的高級階段，是檔案智庫建設(shè)的重要內(nèi)容。不論是項目管理部門，還是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策部門，當(dāng)需要某一主題的決策需求時，系統(tǒng)能夠主動為其提供較為全面的決策方案。此時，檔案工作者已經(jīng)完成了角色轉(zhuǎn)換，成為一名知識工作者，檔案管理部門也已經(jīng)轉(zhuǎn)換為知識管理部門，其發(fā)展定位已經(jīng)成為核電企業(yè)發(fā)展壯大的核心決策部門。

3.3 檔案管理前端化

傳統(tǒng)的檔案部門往往處于項目管理的最末端，不論是項目前期的立項、合同的簽署、設(shè)備的采購驗收、中期的評審等，由于職能分工的不同，檔案部門往往不能參與到其中，所以整體上缺乏對項目管理的深入了解。要解決這個問題，檔案管理需要前端化，具體從以下幾個方面入手：

（1）企業(yè)管理制度層面。企業(yè)要建立檔案管理前端化相關(guān)制度，明確規(guī)定從項目一開始，就必須讓檔案部門參與進(jìn)來，一直到項目驗收結(jié)束為止。這個過程，檔案部門可以深入了解項目全過程，學(xué)習(xí)并掌握項目管理知識。

（2）檔案管理制度層面。檔案部門要制定項目全生命周期檔案管理制度，明確規(guī)定項目各階段文件歸檔范圍、歸檔時間等具體歸檔要求，對項目各參與單位（如設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、財務(wù)部門、合同部門、項目管理部門等）的文件歸檔工作具有監(jiān)督與指導(dǎo)職能。

（3）分階段檔案驗收納入考核。由于核電科研、工程項目周期長，因此可采用分階段檔案驗收的方式[2]，促使各階段產(chǎn)生的檔案及時歸檔， 并接受檔案部門組織的階段性檔案驗收，驗收結(jié)果納入各單位年終考核。此項工作有利于促進(jìn)項目關(guān)鍵節(jié)點的完成， 有利于各階段項目檔案的及時歸檔，有利于為企業(yè)提質(zhì)增效。

4 結(jié)語

檔案部門要主動抓住機(jī)遇、改革創(chuàng)新。在新時代背景下，檔案部門要加強(qiáng)檔案主動服務(wù)意識，增強(qiáng)自身檔案知識服務(wù)能力，介入項目前端管理及全過程管理，為企業(yè)提供決策咨詢服務(wù)，是檔案工作者為之努力的方向。在不久的將來，檔案工作者不僅具有檔案管理技能，還同時具有項目管理技能、計算機(jī)技能、合同管理技能等多項技能，檔案管理者將會成為知識管理者。新時代核電檔案部門的轉(zhuǎn)型升級，任重而道遠(yuǎn)。