醫(yī)院編外人員人事檔案管理工作的思考

潘 麗 胡 艷 曹 芳 徐永妘 鳳 磊

（上海中醫(yī)藥大學(xué)附屬市中醫(yī)醫(yī)院，中國 上海 200071）

【關(guān)健詞】醫(yī)院；編外人員；檔案管理

隨著醫(yī)療服務(wù)需求的持續(xù)增加以及醫(yī)院發(fā)展規(guī)模的不斷擴大， 人員編制緊缺的問題日益嚴峻和突出，為保證醫(yī)院各項工作的正常運轉(zhuǎn)，醫(yī)院招聘了一批編外人員以緩解人力資源短缺的壓力。 近年來，不論是從人員數(shù)量、人員結(jié)構(gòu)還是學(xué)歷層次、職稱職務(wù)方面，編外人員已然成為醫(yī)院人力資源的重要組成部分， 在醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮了不可或缺的重要作用。 因此，做好醫(yī)院編外人員的人事檔案管理工作，進一步加強對編外人員人事檔案的規(guī)范管理和開發(fā)利用，對個人的職業(yè)生涯發(fā)展以及醫(yī)院的人才強院戰(zhàn)略具有重要意義。

1 編外人員人事檔案的現(xiàn)狀

上海中醫(yī)藥大學(xué)附屬市中醫(yī)醫(yī)院是一所集醫(yī)、教、研為一體的三級甲等綜合性中醫(yī)醫(yī)院，醫(yī)院現(xiàn)有在職職工1000 余人，其中編外職工365 人，隨著新院區(qū)的開工建設(shè)，可以預(yù)見今后一段時期內(nèi)醫(yī)院的職工人數(shù)將直線上升。 由于編制受限，大部分職工無法直接進入事業(yè)編制，只能采取編外用工的方式，其工資待遇參照事業(yè)編制，同工同酬，而人事檔案不歸醫(yī)院保管，實行人事檔案代理制度。 目前70%的編外人員檔案在醫(yī)院指定的人才交流服務(wù)中心統(tǒng)一托管，還有一部分因各種原因分散在各地檔案保管機構(gòu)，有的甚至仍存放在學(xué)校。

2 編外人事檔案存在的問題

2.1 存檔機構(gòu)分散，不利于管理

編外人員人事檔案管理主要依據(jù)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，實行“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則。 根據(jù)規(guī)定，學(xué)校每年會將應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)至戶籍地檔案保管機構(gòu)。 而上海作為特大城市，對落戶有著較高的準入制，從近幾年我院錄用新職工的落戶情況看，僅有10%的新職工能通過應(yīng)屆畢業(yè)生打分獲得上海戶籍。 這便意味著大部分新職工的檔案無法第一時間轉(zhuǎn)入上海，檔案分散各地。 現(xiàn)階段，各地公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)以及檔案管理服務(wù)機構(gòu)的信息并沒有完全互通互聯(lián)，單位和個人無法通過統(tǒng)一的公共平臺查詢檔案信息，給后期的檔案管理工作帶來了諸多不便。

2.2 忽視過程管理，檔案內(nèi)容滯后

編外人員的人事檔案一般由學(xué)?；蛟萌藛挝恢苯愚D(zhuǎn)遞到檔案代理機構(gòu)，用人單位無法第一時間掌握檔案情況。 而代理機構(gòu)對檔案托管人員的情況也不甚了解，無法判斷檔案材料是否齊全，有無缺失，更不會及時、主動地去補充收集材料。 此外，現(xiàn)有人事檔案代理模式下， 檔案材料基礎(chǔ)性的收集工作仍在醫(yī)院，且隨著代理檔案職工人數(shù)的不斷增加，以及個人學(xué)歷經(jīng)歷的動態(tài)變化，檔案材料日益龐雜，檔案管理員的工作量劇增。 在醫(yī)院，檔案管理員多為兼職，檔案工作僅僅是其諸多工作中的一部分，加之各方面對檔案工作重視程度不夠，在安排工作時往往將檔案工作的優(yōu)先級靠后，導(dǎo)致檔案材料無法及時轉(zhuǎn)遞歸檔，檔案內(nèi)容滯后。

2.3 管理模式落后，不利于利用

人事檔案的開發(fā)利用是人事檔案管理的根本目的[1]。 現(xiàn)今人事檔案仍多沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理模式，檔案信息化程度也多停留在存儲、查詢方面，并沒有進一步挖掘和利用。 然而，醫(yī)院人事管理的特點使其對人事檔案的依存度較高，當(dāng)涉及干部任免、出國升學(xué)、政審函調(diào)、考核晉升等事宜時，需要查看人事檔案時，單位需要開具閱檔介紹信到代理機構(gòu)進行查閱或借閱。 而職工首先要到醫(yī)院開具閱檔介紹信，然后再憑介紹信和身份證到檔案代理機構(gòu)辦理。 管理模式的落后造成了閱檔手續(xù)的煩瑣， 增加了來回往返的時間，給人事檔案的利用帶來不便。

3 編外人員人事檔案管理工作的思考

3.1 加強入職管理，建立互通機制

人事檔案是醫(yī)院選人、用人的重要參考，也是核定工齡、評聘職稱、辦理退休的重要憑證?，F(xiàn)階段，醫(yī)院應(yīng)本著對職工負責(zé)的態(tài)度，堅持檔隨人走的管理模式，通過加強和完善職工的入職管理，督促職工積極配合，盡早將人事檔案調(diào)入代理機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理。

醫(yī)院和代理機構(gòu)要加強彼此的交流和合作，醫(yī)院應(yīng)將職工基本情況及時給到代理機構(gòu)，而代理機構(gòu)在接收檔案時，要認真審核和甄別，特別是“三齡兩歷一身份”信息，對缺少關(guān)鍵檔案材料的，須及時告知并要求盡早補充材料。 檔案代理期間，代理機構(gòu)要主動將代理過程中出現(xiàn)的一些問題和情況以書面形式定期向醫(yī)院反饋，而醫(yī)院對檔案代理職工在日常工作中形成的歸檔材料也要做到定期整理，定期轉(zhuǎn)遞。 只有雙方建立良好的檔案信息交換互通機制，才能保證檔案材料的完整性和及時性，提高檔案的利用價值。

3.2 提高思想認知，營造良好氛圍

對編外人員人事檔案的重視是做好編外人事檔案工作的前提和基礎(chǔ)。 作為直接從事具體事務(wù)性工作的檔案管理員，不僅要提高自身的檔案意識，還要轉(zhuǎn)變工作思路和方法，多途徑、多形式地加強檔案的宣傳力度，營造全員重視檔案的良好氛圍。 醫(yī)院和檔案代理機構(gòu)要充分意識到人事檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性，從制度上給予保障，從政策上給予支持，確保檔案代理各項工作的順利開展。 對于職工而言，人事檔案是個人社會關(guān)系以及學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷等方面的原始記載，與個人利益息息相關(guān)，職工本人更應(yīng)從思想上引起重視，從行動上積極配合，主動參與到檔案管理工作中。

3.3 規(guī)范制度流程，強化內(nèi)部管理

編外人員的人事檔案管理工作是一個統(tǒng)籌性協(xié)作性的工作，涉及醫(yī)院和檔案代理機構(gòu)，雙方要加強交流與合作， 建立健全人事檔案代理各項規(guī)章制度，通過明確職責(zé)、規(guī)范管理、細化流程、優(yōu)化方法，使代理檔案得到高效有序的管理和利用。

編外人事檔案材料的收集和轉(zhuǎn)遞工作在醫(yī)院。 醫(yī)院作為人員使用的主體，掌握著編外人員信息動態(tài)變化的第一手資料，應(yīng)充分重視并認真做好編外人員檔案材料的日常收集工作，通過制度將編外人事檔案材料的收集納入醫(yī)院檔案管理工作中。 此外，材料轉(zhuǎn)遞作為連接醫(yī)院和代理機構(gòu)的重要環(huán)節(jié)，雙方在歸檔材料交接中，要制作清單明細，履行交接手續(xù)，做到手續(xù)完備、有據(jù)可查。

3.4 加快信息建設(shè)，拓寬服務(wù)職能

人事檔案的信息化管理已然成為今后的發(fā)展方向，醫(yī)院和檔案代理機構(gòu)應(yīng)積極合作，依托現(xiàn)代化信息技術(shù)，拓寬利用渠道，深化服務(wù)內(nèi)容，進一步提高代理檔案的利用價值[2]。

人事檔案代理機構(gòu)要加快檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)， 開發(fā)編外人事檔案管理服務(wù)網(wǎng)上辦事平臺，要不斷豐富人事檔案信息內(nèi)涵，方便檔案信息異地聯(lián)網(wǎng)查詢。 醫(yī)院一方面要加強與代理機構(gòu)合作開發(fā)檔案信息資源，另一方面要將檔案工作與醫(yī)院的辦公自動化平臺有機結(jié)合，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，提高檔案管理的工作效率。

3.5 加強隊伍建設(shè)，提升管理能力

人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是加強人事檔案管理工作的關(guān)鍵和核心[3]。 醫(yī)院和人事檔案代理機構(gòu)要加強檔案管理隊伍的建設(shè)，選拔政治素養(yǎng)高，責(zé)任心強，擁有專業(yè)知識的優(yōu)秀黨員干部充實到檔案管理隊伍中來。 雙方要高度重視檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，通過基礎(chǔ)知識、業(yè)務(wù)技能以及信息技術(shù)等多方面的培訓(xùn)，切實提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平，共同做好編外人員人事檔案管理工作。 此外，要進一步探索和建立檔案管理人員的考評考核機制，把日常工作表現(xiàn)與績效考核、職稱晉升、職位聘任相結(jié)合，最大限度地激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。

4 結(jié)語

總之，醫(yī)院人事檔案管理工作要與時俱進，積極尋求探索編外人員人事檔案科學(xué)管理的新方法，不斷提升編外人員人事檔案工作的管理能力和服務(wù)水平，充分發(fā)揮人事檔案代理制度的優(yōu)勢，體現(xiàn)編外人員人事檔案應(yīng)有的價值，從而為個人和醫(yī)院的發(fā)展提供更有力的支持作用。