辦公自動化在現(xiàn)代秘書工作中的應(yīng)用探析

趙玉萍

摘要：伴隨著世界科技的逐漸發(fā)展，越來越先進的科技手段為各個領(lǐng)域的工作人員提供著愈加方便的服務(wù)，在秘書工作領(lǐng)域中，辦公自動化是一個可以促進秘書工作高效又能節(jié)省相應(yīng)的人力資源的科技創(chuàng)新。隨著在秘書工作中逐漸應(yīng)用信息技術(shù)，并且不斷的發(fā)展的背景下，文秘專業(yè)人才怎樣更加高效的利用相應(yīng)的辦公工具進行教學(xué)，在滿足工作質(zhì)量的前提下提升工作效率，是所有文秘專業(yè)從業(yè)人員所面臨的重要課題。本文從辦公自動化在現(xiàn)代秘書工作中應(yīng)用的意義的角度出發(fā)，結(jié)合筆者的實際工作實踐，對于辦公自動化在現(xiàn)代秘書工作中的應(yīng)用做出了一些探索實踐，望廣大業(yè)界同仁加以斧正。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；現(xiàn)代管理；秘書工作；應(yīng)用探析

引言：

科技的迅速發(fā)展，對每個行業(yè)從業(yè)人員提出了更高的要求，在秘書工作中，辦公自動化已經(jīng)逐漸的引發(fā)了辦公、管理方式的變革和更新，讓整個辦公工作變得更加的快捷、方便、規(guī)范、實效和節(jié)約人力。在各行各業(yè)的秘書工作中逐漸推行辦公自動化的背景下，秘書工作辦公自動化已經(jīng)成為了一種必須實現(xiàn)、不可阻擋的趨勢。因此在實際的秘書工作中，相應(yīng)的文秘人員應(yīng)該逐漸的適應(yīng)自動化辦公，相比有傳統(tǒng)辦公日趨復(fù)雜的辦公要求，自動化辦公具有著鮮明的優(yōu)勢，因此逐漸的適應(yīng)秘書工作的辦公自動化，在實際工作中探索辦公自動化的應(yīng)用，對于文秘人員自身的發(fā)展具有積極的促進作用。

一、辦公自動化在現(xiàn)代秘書工作中的應(yīng)用意義

隨著辦公自動化技術(shù)在管理工作中的不斷深入，現(xiàn)代化的辦公設(shè)備已經(jīng)逐漸成為了秘書工作中必不可少的工具之一，自動化辦公正在逐漸的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)辦公中文秘人員的手動模式，讓文秘人員能夠在更大范圍內(nèi)進行收集信息，并且提供了更高的工作效率和質(zhì)量。因此，在實際工作中，文秘人員應(yīng)該樹立正確的自動化辦公觀念，逐漸的加深自身的專業(yè)技能，以提升工作效率為目標(biāo)，不斷的提升自身自動化辦公的效率。

（一）節(jié)約時間和人力資源，促進效率提升

在傳統(tǒng)辦公工作中，文稿的成稿過程可以說是十分復(fù)雜的，首先由文秘人員進行起草、反復(fù)修改和修正，然后通過打字員進行錄入，最后打印出來進行字樣的校對。這一系列的工作都是十分繁瑣的，如果出現(xiàn)文稿中大段段落的刪除或者修改等情況，這一份稿紙就必須需要重新打印。這無疑給秘書工作工作效率的提升帶來了極大的阻礙。但是現(xiàn)代自動化辦公進入到秘書工作中，不僅僅能夠在電腦上進行文稿的起草和錄入，并且能夠利用相應(yīng)的編輯軟件進行稿子的修改和修飾，這種完稿之后，直接儲存到移動磁盤中，既不怕數(shù)據(jù)的丟失，也能隨時隨地的進行使用。這種形式不僅僅能夠調(diào)整字體的大小、類型等等，還能夠?qū)τ趥鹘y(tǒng)的文稿工作提升了很大的效率，并且自動的辦公還能提升辦公質(zhì)量。其次，可以說辦公自動化是實現(xiàn)現(xiàn)代化秘書工作的首要前提，自動化辦公正在使傳統(tǒng)辦公形式發(fā)生著改變，比如，在進行檔案管理的過程中，沒有滿柜子的文檔整理，也沒有成堆的廢棄表格和廢棄辦公紙，這些所有內(nèi)容都可以由一塊不大的移動硬盤進行儲存和使用。通過電腦進行各種工作指令，不僅僅極大的提升了秘書工作中的效率，還能夠?qū)⒅貜?fù)的機械工作交由它進行完成。

（二）消除時間空間隔離，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，促進管理

在辦公自動化逐漸深入的背景下，現(xiàn)代化辦公更是被現(xiàn)代企業(yè)、機關(guān)和學(xué)校所接受，這也逐漸的促進現(xiàn)代管理工作的逐漸改革。在實現(xiàn)辦公自動化之后，相應(yīng)的文秘人員擁有大量的可支配實踐，因此可以讓秘書工作人員能夠積極的參與到領(lǐng)導(dǎo)的決策過程中。電子工作日程樂意迅速、快捷的安排一個長時間的回憶形式，甚至可以解決日程表之間出現(xiàn)的沖突。在現(xiàn)代化辦公中，最重要的就是網(wǎng)絡(luò)辦公，文秘人員可以通過網(wǎng)絡(luò)進行相應(yīng)文件的發(fā)送和發(fā)言，則是傳統(tǒng)辦公彌補不了的，甚至在辦公室打印機出現(xiàn)故障的時候，也可以通過網(wǎng)絡(luò)讓其他近距離辦公室打印機進行工作。這樣就不會出現(xiàn)由于一個小小故障而導(dǎo)致整個文秘工作出現(xiàn)阻礙的情況了。另一方面，辦公自動化的出現(xiàn)，有效的推動了管理形式和管理手段的更新，在傳統(tǒng)辦公中，可能出現(xiàn)的申請表、報表等會有不同的格式和字體，但是自動化辦公可以促進整個材料的統(tǒng)一，制定標(biāo)準(zhǔn)，讓每個人都能夠相應(yīng)的遵守。通過這樣快捷的網(wǎng)絡(luò)辦公、自動化辦公，更是促進整個管理工作高效、實效等方面的提升。

二、辦公自動化在現(xiàn)代秘書工作中的應(yīng)用做出了一些探索實踐

辦公自動化不僅僅為秘書工作的高效辦公帶來了極大的便捷，也是對于相應(yīng)的管理工作具有積極的促進作用，但是在實際工作中應(yīng)用辦公自動化也是需要一些注意的地方，以下幾點是筆者在實際工作中總結(jié)出的辦公自動化在秘書工作中的實際應(yīng)用，高效的自動化辦公系統(tǒng)不僅僅能夠加快單位信息化建設(shè)的步伐，還能夠促進整個辦公信息系統(tǒng)的高效和質(zhì)量。

（一）提升從業(yè)人員的現(xiàn)代化素質(zhì)，促進自動化辦公工具的使用效率

就目前而言，我國大部分秘書工作人員已經(jīng)可以逐漸適應(yīng)相應(yīng)的辦公自動化帶來的工作形式上的變革，但是還存在這一小部分秘書工作人員依舊采取傳統(tǒng)的秘書工作方式進行工作，這樣不僅僅讓自身工作效率變得低下，還拖慢了整個系統(tǒng)的工作進程。因此在進行辦公自動化覆蓋的前提下，就應(yīng)該對于從業(yè)人員自身的素質(zhì)具有相應(yīng)的提升手段，筆者認(rèn)為，可以從以下三個方面進行相應(yīng)現(xiàn)代化素質(zhì)的提升：第一，在秘書工作中，首要的還是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的文稿工作，因此在進行自動化辦公的過程中，應(yīng)該提升相應(yīng)從業(yè)人員的打字錄入速度，在進行工作的時候，注重打字速度的訓(xùn)練，采取科學(xué)的打字方法，避免由于過快而出現(xiàn)錯別字概率提升的情況。筆者認(rèn)為，能滿足自動化辦公的打字錄入速度至少在100字符每分鐘左右，因此文字輸入能力是文秘人員必須具備的專業(yè)能力。第二，熟練的應(yīng)用和操作相應(yīng)的辦公軟件。在這里，辦公軟件不僅僅只office等常用的辦公軟件，也應(yīng)該包括針對單位制作的針對性辦公軟件，比如文件加密軟件等，這樣可以保證數(shù)據(jù)在進行傳輸?shù)倪^程中的安全程度。在常用辦公軟件的過程中，word、Excel、PPT是文秘人員必須熟練操作的軟件，因此需要進行系統(tǒng)的辦公軟件學(xué)習(xí)，加深使用熟練度。第三，能夠靈活應(yīng)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，在自動化辦公中，電腦僅僅只作為自動化辦公的主要組成部分，在進行辦公的過程中，文秘人員還需要接觸到其他辦公設(shè)備，比如打印機、復(fù)印機、投影儀、傳真機等等辦公設(shè)備，都需要具有一定的了解和使用熟練度。

（二）熟練應(yīng)用自動化辦公處理日常辦公事務(wù)

自動化辦公提升秘書工作效率就是表現(xiàn)在對于日常辦公事務(wù)的處理過程中的高效性。因此，在進行秘書工作時，文秘人員應(yīng)該積極的應(yīng)用自動化辦公工具進行相應(yīng)的日常事務(wù)的處理。電子表格的處理是可以滿足相應(yīng)統(tǒng)計數(shù)據(jù)以及各種工作表格的歸納和處理，這樣更是全面提升表格的工作效率。文件的收發(fā)等，可以通過郵箱、局域網(wǎng)、微信等形式進行收發(fā)，不僅僅緊隨時代潮流進行工作，還能在工作時就一些文件交換意見，從而促進決策的進行。日常的辦公管理和人事管理在自動化辦公的背景下變得更加高效，辦公管理中的文件處理等，人事管理中的離職、就職等，都能夠借助辦公軟禁進行高效處理。通過借助自動化辦公，不僅僅提升了自身的辦公事務(wù)的處理效率，還能夠讓辦公軟件覆蓋整個管理系統(tǒng)，從而促進管理方式的革新，讓辦公變得更加高效和便捷。

（三）實際應(yīng)用過程中具有安全嘗試，靈活運用辦公軟件

在筆者的實際工作中，不止一次的面對由于一些移動儲存器中攜帶的病毒，導(dǎo)致工作電腦的癱瘓，并且無法工作。面對這種情況，筆者認(rèn)為，一方面應(yīng)該提升文秘工作人員自身的安全防毒意識，在進行移動儲存器的拔插過程中，注意運用一些查毒軟件進行查毒，確保相應(yīng)的文件安全。大多數(shù)情況下，工作電腦中都會儲存很多與單位有關(guān)的資料和內(nèi)部文件，一旦病毒的出現(xiàn)造成文件的傳播或者損壞，就會給單位帶來聚到的損失。這不僅僅是文秘人員的工作失誤，也是安全意識薄弱的體現(xiàn)。另一方面，在進行工作的過程中，秘書工作人員使用自動化辦公設(shè)備應(yīng)該養(yǎng)成時刻備份的習(xí)慣，一些辦公軟件擁有固定時間自動備份的功能，因此應(yīng)該積極、靈活的利用辦公軟件的功能進行辦公，養(yǎng)成良好的備份意識，在文稿的處理過程中，應(yīng)該能夠?qū)⒚恳话娴奈母暹M行備份，以防出現(xiàn)重新修改的情況。

結(jié)語：

伴隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，我們逐漸的進入了“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代，在實際工作中，文秘人員應(yīng)該逐漸適應(yīng)現(xiàn)代自動化辦公的實際需求，提升自身的自動化辦公技能，實現(xiàn)數(shù)字化辦公并且相應(yīng)的優(yōu)化管理方式和體系，逐漸的增強整個管理體系的管理效率和質(zhì)量，促進各個部門之間的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，從而增強決策的一致性以及有效性，最終實現(xiàn)辦公的高決策效能的目標(biāo)。因此，在實際工作中，文秘人員應(yīng)該逐漸的增強自身 現(xiàn)代化素質(zhì)，不斷的根據(jù)工作需求，將自動化辦公應(yīng)用到實際的工作環(huán)境中去，從而促進整個工作效率的高效性和實效性。伴隨著信息手段的發(fā)展，秘書工作不僅僅服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，更是服務(wù)于員工、服務(wù)于基層，服務(wù)對象變得更加的復(fù)雜和和多樣化，辦公自動化的出現(xiàn)正可以解決傳統(tǒng)辦公方式促襟見肘的工作效率，擺脫效率低下的困局。在進行辦公自動化的應(yīng)用過程中，秘書更是可以不再固定的去處理一些系統(tǒng)性的工作任務(wù)，而是可以有更多精力進行輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，從而促進秘書工作價值的提升。

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