電子檔案管理與檔案管理信息化建設(shè)

孫昌江

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息化時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)各行各業(yè)漸漸也開(kāi)始轉(zhuǎn)型，運(yùn)用信息技術(shù)創(chuàng)新的管理模式，加速信息化建設(shè)。電子檔案管理也不例外，面對(duì)新時(shí)代檔案管理工作提出的些許問(wèn)題和要求，本著推陳出新的原則，把電子檔案管理方式和信息化相互結(jié)合，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的同時(shí)革新檔案管理的方式。在電子檔案管理實(shí)踐過(guò)程中，應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，清楚先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)電子檔案管理工作的良好影響，從檔案整理、檔案保存以及檔案查詢等各個(gè)環(huán)節(jié)入手，有效提高管理工作的質(zhì)量和成效，從而處理傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的弊端，這就是電子檔案管理信息化建設(shè)的主要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理;檔案管理;信息化建設(shè);

引文：

在目前階段，在社會(huì)信息化建設(shè)工作大力開(kāi)展的背景下，單位應(yīng)當(dāng)依據(jù)自身的發(fā)展需求，適時(shí)加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建出現(xiàn)代化的檔案管理體系，以助于電子檔案管理成效的提升，全面利用電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，以此優(yōu)化單位的管理水平，為單位的進(jìn)步提供有效的助力。由此可見(jiàn)，對(duì)電子檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)策略等相關(guān)內(nèi)容展開(kāi)分析和闡述很有必要。

一、創(chuàng)新電子檔案管理、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要價(jià)值分析

在目前階段，對(duì)于融合使用了多項(xiàng)現(xiàn)代化技術(shù)與創(chuàng)新理念的信息化檔案管理系統(tǒng)而言，其相對(duì)紙質(zhì)檔案管理模式作比較來(lái)看，優(yōu)勢(shì)特征更為明顯?；谛畔⒒芾砟Ｊ较?，檔案資料的管理成效得到了顯著的提升，將檔案內(nèi)容錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫(kù)之中，僅需要落實(shí)簡(jiǎn)單的頁(yè)面管理操作，即可完成檔案資料的查詢與調(diào)整等相應(yīng)的操作。另外，在檔案管理系統(tǒng)聯(lián)通網(wǎng)絡(luò)以后，用戶就能夠隨時(shí)隨地訪問(wèn)檔案管理系統(tǒng)，查詢檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時(shí)共享。在這種情況下，一些不需要檔案原件的操作，只需要利用網(wǎng)絡(luò)即可達(dá)成。如此便可顯著提升檔案資料的有效運(yùn)用率，節(jié)省大批量的人力資源、物力資源。并且，檔案管理信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，能夠延長(zhǎng)檔案資料的保管壽命，不會(huì)因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的長(zhǎng)時(shí)間、多頻次查閱而對(duì)資料內(nèi)容的完整程度造成影響，進(jìn)而可以優(yōu)化檔案管理水平。

二、電子檔案管理與檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題分析

1、無(wú)法正確認(rèn)識(shí)檔案信息化的價(jià)值

在目前階段，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，公共視野中出現(xiàn)了文件處理、合同管理、人力資源和財(cái)務(wù)管理共享等多種管理系統(tǒng)。對(duì)此，需要積極改變傳統(tǒng)的檔案管理手段，與時(shí)俱進(jìn)，讓檔案管理工作人員重視其工作任務(wù)。目前，一些檔案管理工作人員不太重視檔案管理工作，他們認(rèn)為運(yùn)用傳統(tǒng)的工作方法檔案管理工作就能夠適應(yīng)現(xiàn)階段的工作要求，沒(méi)有必要建立現(xiàn)代檔案管理體系和制度。這些工作人員觀念上就看輕了檔案管理工作，妨礙了單位信息化建設(shè)的進(jìn)步空間，同時(shí)也影響了檔案管理的效果和效率。

2、檔案信息較為分散

檔案管理工作沒(méi)有做出精細(xì)化分配，致使檔案管理工作職能劃分不明確，常常遇到一人身兼多項(xiàng)檔案管理任務(wù)的現(xiàn)象，這樣則很難切實(shí)做好檔案管理工作。與此同時(shí)，倘若檔案管理工作沒(méi)有細(xì)化到個(gè)人，就會(huì)因?yàn)闄n案管理任務(wù)劃分不明而出現(xiàn)人員閑置的情況，從而造成人力資源無(wú)用耗費(fèi)等情況，不益于檔案管理工作實(shí)施價(jià)值的體現(xiàn)。另一方面，檔案管理缺少嚴(yán)謹(jǐn)可行的考核機(jī)制。從我國(guó)各地檔案管理工作現(xiàn)狀分析，得知檔案管理工作的形式化情況十分明顯，究其原因，主要是因?yàn)闄n案管理工作考核機(jī)制缺少嚴(yán)謹(jǐn)可行性所造成的，一旦如此，就會(huì)致使檔案管理者不能明晰自身的職責(zé)所在，所以經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)消極怠工的情況，從而無(wú)法保證檔案管理效率、管理質(zhì)量。

三、創(chuàng)新電子檔案管理、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的有效路徑探究

1、重視健全檔案信息化的管理制度

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理模式也需要適應(yīng)現(xiàn)階段信息技術(shù)的發(fā)展方向和要求，不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新。應(yīng)該給檔案管理工作制定一個(gè)更權(quán)威的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工作人員嚴(yán)格要求，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度。同時(shí)，還要?jiǎng)?chuàng)建合理的檔案采集和分類(lèi)方法，對(duì)不同檔案建立不同的監(jiān)督制度。單位還需要完善檔案搜索的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提升服務(wù)效率和質(zhì)量。通過(guò)建立科學(xué)的管理制度，確保檔案管理工作的順利實(shí)施。如果想要?jiǎng)?chuàng)新電子檔案管理，達(dá)成檔案信息化管理目標(biāo)，就應(yīng)依據(jù)單位的實(shí)際需求，制定出完整可行的檔案管理制度，唯有如此，才可以將檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)全部體現(xiàn)出來(lái)，確保檔案資料管理的質(zhì)量得到顯著提升。之前的電子檔案管理制度欠缺完整統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，所以在檔案管理信息化體系建設(shè)的進(jìn)程中，務(wù)必要健全檔案管理制度，通過(guò)檔案管理制度的有效落實(shí)，規(guī)范檔案管理行為，以此強(qiáng)化檔案管理成效的同時(shí)，保護(hù)檔案資料的齊全性、安全性。

2、重視加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的技能培訓(xùn)

每個(gè)單位檔案工作的實(shí)際執(zhí)行者就是檔案管理人員，檔案管理工作的效果和效率是他們的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)決定的，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的新時(shí)期，各個(gè)單位都需要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的信息技術(shù)技能培訓(xùn)，協(xié)助他們掌握各種計(jì)算機(jī)功能的操作，提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平，進(jìn)而提高單位檔案建設(shè)和管理工作的效果和質(zhì)量。檔案管理人員是接觸檔案資料的第一人，能夠直接對(duì)檔案信息做出各項(xiàng)操作處理。然而在實(shí)際落實(shí)檔案管理工作時(shí)，經(jīng)常會(huì)因?yàn)闄n案管理人員缺少責(zé)任意識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其個(gè)人本職工作的關(guān)鍵性，所以無(wú)法保證檔案管理效率達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，更加不能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。為了改善這樣的現(xiàn)狀，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案管理人員實(shí)施專業(yè)培訓(xùn)，以此充實(shí)相關(guān)人員的知識(shí)儲(chǔ)備量的同時(shí)，提升其自身的專業(yè)技能水平，進(jìn)而為檔案管理效果的提高提供保障。

3、讓電子檔案管理的責(zé)任制得到落實(shí)

在開(kāi)展電子檔案管理管理工作的過(guò)程中，站在檔案管理人員角度來(lái)看，只有實(shí)施責(zé)任制，將檔案管理職責(zé)細(xì)化給每一個(gè)電子檔案管理人員，這樣才能夠在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件時(shí)，在極短時(shí)間內(nèi)將責(zé)任人找出，追究相應(yīng)的責(zé)任。如此一來(lái)，便可顯著約束電子檔案管理人員的工作行為，提高電子檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，降低檔案管理工作的失誤率。與此同時(shí)，還應(yīng)對(duì)檔案管理人員的工作流程實(shí)行嚴(yán)加監(jiān)管，制定相應(yīng)的管理程序，以矯正檔案管理流程，切實(shí)提升檔案管理成效，確保檔案資料的精準(zhǔn)性、真實(shí)性，從而為單位各項(xiàng)活動(dòng)的有效開(kāi)展提供助力。

結(jié)語(yǔ)：

在信息飛速發(fā)展的新時(shí)期，各單位檔案管理部門(mén)應(yīng)該正確意識(shí)到檔案信息化的重要性，清楚現(xiàn)階段各單位檔案信息化建設(shè)和管理中存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，并結(jié)合現(xiàn)階段發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，轉(zhuǎn)變檔案管理的理念，持續(xù)提高單位檔案建設(shè)和管理的信息化技術(shù)水平，以此才能促進(jìn)檔案管理工作越來(lái)越正規(guī)化。

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