檔案管理存在問題及對策研究

張志宏

摘? 要：本文對檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行了深入的分析，而且也將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與當(dāng)前的現(xiàn)代檔案進(jìn)行了比較，因此就發(fā)現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理中存在的諸多問題。因?yàn)殡S著科技的發(fā)展與社會的進(jìn)步，政府也對檔案管理模式進(jìn)行了全面的優(yōu)化，最終就形成了紙質(zhì)版與現(xiàn)代化檔案共存的檔案模式。但是從時(shí)代進(jìn)步的角度來看，現(xiàn)代化檔案最終會全面取代紙質(zhì)化檔案，也提出了很多有效的解決方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作;紙質(zhì)檔案;現(xiàn)代檔案

檔案對單位來說是一個(gè)非常重要的工具，因?yàn)閱挝荒軌蚪柚鷻n案來對重要的數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄。而對民眾來說，檔案不僅是他們對自身合法權(quán)益進(jìn)行維護(hù)的有效工具，同時(shí)也為他們進(jìn)行相關(guān)管理工作提供了非常大的保障。與此 同時(shí)，由于科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，因此信息技術(shù)就得到了非常大的發(fā)展。

1.檔案管理工作的現(xiàn)狀

自從進(jìn)入新世紀(jì)以來，由于社會的發(fā)展促進(jìn)了信息化時(shí)代的到來，因此我國各單位也開始積極應(yīng)用現(xiàn)代化信息設(shè)備來進(jìn)行檔案的管理工作，這就使得工作效率得到了極大提高。然而，在檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的過程中，由于不具備完善的信息化設(shè)備以及相關(guān)工作人員沒有對檔案的現(xiàn)代化管理產(chǎn)生足夠的重視，這就使得檔案管理的效果始終得不到提升。除此之外，不同地區(qū)的檔案現(xiàn)代化管理的推進(jìn)程度也有非常大的差異：有些地方的現(xiàn)代信息化管理已經(jīng)得到了全面落實(shí)，現(xiàn)代化管理在檔案錄入、檔案保存以及檔案保密等方面都已經(jīng)得到了全面的落實(shí);有些地方的檔案現(xiàn)代化管理只落實(shí)了一部分;而有些地方的檔案還是全部都是紙質(zhì)版的。從當(dāng)前的實(shí)際情況可以推知，在今后很長的一段時(shí)間內(nèi)，檔案都將處于紙質(zhì)版與現(xiàn)代版共同發(fā)展的狀態(tài)。鑒于此，單位就必須要積極應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)與設(shè)備，然后對檔案進(jìn)行合理的配套管理，最終就能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)版檔案與現(xiàn)代版檔案的交融與共存。

2.紙質(zhì)檔案和現(xiàn)代檔案的對比

2.1紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

對紙質(zhì)檔案資料來說，它們最關(guān)鍵的特征就是它們具有非常強(qiáng)的直觀性，通過它們能夠到想要的信息。因此，如果政府對紙質(zhì)檔案進(jìn)行持續(xù)的改進(jìn)與完善，這是因?yàn)檫@種資料更具有針對性，所以其現(xiàn)實(shí)價(jià)值也非常高。所以說更改或偽造它具有非常高的難度，而這也正是現(xiàn)代檔案的缺點(diǎn)。

2.2現(xiàn)代檔案的特點(diǎn)

如果將檔案以現(xiàn)代的形式存放于電腦硬盤等現(xiàn)代設(shè)備中，那么該檔案就不會因?yàn)榄h(huán)境因素而遭到破壞。另外，現(xiàn)代文件的修改也非常便捷，現(xiàn)代文件的存儲空間也非常大，所以通過檔案的現(xiàn)代化就能實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳播，進(jìn)而就能使檔案的遠(yuǎn)距離傳輸需求得到滿足。如果全面提高檔案資源的安全性，那么檔案的遺失與無故變更的問題就能得到妥善的解決。

3.檔案現(xiàn)代化管理過程中存在的問題及對策

3.1現(xiàn)代文件的真實(shí)性

現(xiàn)代文件的優(yōu)點(diǎn)就是可讀寫性，所以現(xiàn)代檔案的優(yōu)點(diǎn)也就是可以進(jìn)行不斷的修改，但它也有非常明顯的缺點(diǎn)，具體表現(xiàn)為從表面上很難看出檔案有沒有經(jīng)過修改。因此，對單位的管理人員來說，判斷檔案的原始性具有非常高的難度，而且現(xiàn)代檔案也沒有檔案所有人的簽名，所以非常難以鑒別出檔案的真?zhèn)?。其?shí)現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)際操作很簡單，通俗易懂地說，其原理就是將紙質(zhì)的文件以及資料以現(xiàn)代文件或圖文等形式來進(jìn)行上傳，然后再保存在電腦的硬盤中。因此，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理工作相比，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案只能是原檔案或備份的檔案，所以就很容易對紙質(zhì)檔案來源的真實(shí)性進(jìn)行分析。而現(xiàn)代文件是通過信息技術(shù)來將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代格式的，因此其真實(shí)性就得不到保障。

3.2建立現(xiàn)代化的管理形式

只有通過現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，才能高效地進(jìn)行行政檔案的管理工作，進(jìn)而就能全面提高檔案管理的工作效果。與此同時(shí)，還要明確對檔案進(jìn)行查閱的訪問權(quán)限，只有這樣才能為行政檔案管理工作提供盡可能多的幫助。除此之外，還要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的更新與維護(hù)，這樣就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)中的問題。但是最重要的就是要全面提高系統(tǒng)的安全性，還要對訪問權(quán)限進(jìn)行明確的界定，這樣就能最大程度避免信息的泄露。

3.3實(shí)現(xiàn)檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化

按照相關(guān)的規(guī)范來進(jìn)行檔案的管理工作，然后將不同種類的檔案分別放置在不同的區(qū)域，最關(guān)鍵的就是要用合理的方法來對不同的檔案進(jìn)行管理，這樣就能極大地降低管理工作的難度。與此同時(shí)，對單位來說，他們還要培養(yǎng)出專業(yè)素養(yǎng)高的團(tuán)隊(duì)來負(fù)責(zé)檔案的管理工作，同時(shí)還要明確地劃分出每個(gè)人的工作職責(zé)，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。

3.4培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)

如果要想順利實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，那么單位就必須培養(yǎng)出優(yōu)秀的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)。因?yàn)橐胩岣咝姓n案管理工作的工作效率，那么高素質(zhì)的優(yōu)秀人才團(tuán)隊(duì)就是必不可少的。首先，要積極進(jìn)行思想政治教育的工作，然后舉辦相關(guān)活動(dòng)來全面提高檔案管理人員的責(zé)任感。其次，還要加大對專業(yè)人才的引進(jìn)力度，同時(shí)還要把行政檔案管理的現(xiàn)代化平臺建設(shè)好。另外，如果想要實(shí)現(xiàn)行政檔案管理的現(xiàn)代化，那么就需要投入充足的資金與資源，這樣就不僅能使檔案管理工作的資金得到保障，同時(shí)還能使檔案管理人員的生活需求得到最佳保障。

4.結(jié)束語

從總體上來說，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作的現(xiàn)代化模式已經(jīng)成為了必然。因?yàn)楝F(xiàn)代化管理能使管理效率得到最大程度的提高，進(jìn)而就能使信息的高度共享需求得到滿足，最后就能使檔案價(jià)值得到最大的發(fā)揮。但是與此同時(shí)，紙質(zhì)檔案也有其自身的價(jià)值，所以只有實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)化與現(xiàn)代化的有機(jī)結(jié)合，那么檔案管理工作的高效性才能得到全面的提升。

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