建筑工程檔案資料歸檔管理的作用探討

金玉

摘 要：現(xiàn)階段，隨著科技的不斷發(fā)展與進步，越來越多的企業(yè)逐漸培養(yǎng)相關的技術(shù)資料管理人員，這不僅在很大程度上提高了相關人員的專業(yè)素養(yǎng)，而且確保了檔案資料管理的規(guī)范與合理以及整個建筑施工的質(zhì)量與安全?；诖?，本文就建筑工程檔案資料歸檔管理的作用進行簡要探討。

關鍵詞：建筑工程;檔案資料;歸檔管理;作用

1 建筑工程檔案資料編制及整理的重要意義

對于建筑工程而言，施工資料是非常重要的基礎內(nèi)容，關系到建筑工程施工質(zhì)量，并會影響建筑工程項目竣工的相關事宜。施工資料是建筑工程中涉及的施工技術(shù)、施工工藝等方面的重要展現(xiàn)，也是整個建筑工程項目建設全過程的真實記錄，為日后工作的開展和資料查詢等提供了非常有利的基礎條件。同時，在建筑工程中，施工技術(shù)資料涉及內(nèi)容廣泛且資料和文件數(shù)量相對較多，因此工作人員需要及時保障資料的完整性和真實性。在此過程中，工作人員應加強建筑工程施工資料的編制質(zhì)量，及時處理好工程施工過程中的問題，從而最大限度地提高建筑工程的整體管理水平。因此，在建筑工程建設與發(fā)展進程中，施工單位需要采取有效的措施，切實做好施工資料的編制和整理工作，提高工作效率和工作質(zhì)量，保證建筑工程的順利施工與竣工。

2 建筑檔案特點及歸檔的必要性

首先，需要有關檔案工作管理人員，對檔案實際組織工作與領導方面工作予以增強，依據(jù)工程項目在過程中的實際狀況，配備及確立檔案專項管理工作人員。與此同時，以科學為基礎，設立健全化、完善化檔案項目專項管理規(guī)則及管理制度，對檔案專項管理規(guī)則制度責任、工作人員績效考核、獎勵與處罰規(guī)則制度予以明確，唯有科學性、健全及完善性的檔案項目管理規(guī)章制度，才能夠使工程項目管理檔案工作得到有效的完善及健全，通過企業(yè)各個部門環(huán)節(jié)的有序協(xié)調(diào)、有序組織及管理監(jiān)督等，才能夠使檔案管理工作的制度化、科學化等全面實現(xiàn)，使整體工程項目在建設管理工作實際展開過程中，有法能依、有法可依、有章能循。隨著企業(yè)的落成及實際運營，工程建設量的不斷增加，工程項目在竣工投入實際運營后，極大部分工程中的竣工信息資料不能在保證質(zhì)量的情況下，按時向有關部門移交，通常表現(xiàn)在如下幾方面：其一，工程項目建設與檔案管理工作不能同步落實。參與工程建設的單位通常在工作開展中，只對工程建設進度予以重視，對工程檔案資料的收集、編寫無法及時閉環(huán)，和工程進度不能同步展開記錄，大部分工程在投入實際運營后的三個月內(nèi)，都不能按時將工程檔案向檔案室移交，有的工程項目拖到投入運營一年或者兩年才完成檔案移交工作，有的工程項目甚至移交檔案時間更久。其二，移交到檔案室的相關工程資料不能保證其質(zhì)量。由于大多數(shù)建設工程單位，只是對工程建設進度予以關注，等到工程已經(jīng)竣工驗收了，才開始對工程建設檔案進行整理并收集，造成資料不能真實精確化、及時化，不能完整編寫及移交。其三，對電子文件的收集困難。大多數(shù)參與工程建設的單位在工程資料形成時，沒有運用電子信息技術(shù)，缺少收集存檔的意識，導致在移交檔案室的時候，為了完成移交工作，要求對建設工程資料進行掃描移交，無形中加重了檔案信息整理的工作量。

3 建筑工程項目檔案有序歸檔的思路

3.1 提前做好歸檔策劃

在工程項目檔案歸檔前進行策劃，檔案管理部門依據(jù)工程建設項目資料文件歸檔的范圍，與工程項目實際情況相結(jié)合，提前制訂與之相應的項目歸檔前策劃，用以明晰建設工作各個環(huán)節(jié)、各種文件整理與收集的歸檔日期、責任人及檔案整理標準，作為各參建施工單位工程建設項目檔案工作的指導和依據(jù)。

3.2 確定歸檔信息資料的范圍

建設工程檔案通常是指建設工程項目在對此項工程確立項目、審批、采購（包含招標與投標）、實地勘測、設計、施工、監(jiān)理、調(diào)試、竣工驗收及試運行工程整體進程中，構(gòu)成的應該歸檔存放的圖表、文字、影像、聲音等不同模式與電子光盤、紙質(zhì)資料等不同記錄媒介的全部材料文件。

3.3 明確建設工程項目檔案的組成要求和進度

建設管理單位（部門），對工程檔案管理有關工作者的責權(quán)范圍，進行明確與落實。一是對檔案資料從初步形成、保管及歸檔這個過程關聯(lián)到的工作者職責實行精準劃分，依據(jù)工程管理檔案的相關規(guī)定，對工作者職責進行落實，繼而形成獎懲制度。管理建設工程項目檔案要依照統(tǒng)一化領導、分層管理;統(tǒng)一規(guī)則、分工負責;統(tǒng)一驗收、分責任主體移交;明晰期限，按時移交等原則進行。企業(yè)基礎建設工程部門作為建設工程項目的管理單位，由企業(yè)基建部門對建設工程項目檔案的具體管理工作全權(quán)負責。工程項目檔案管理工作依照相關合同需要展開分工管理，建設管理部門、設計、施工、監(jiān)理及運營等單位部門均應該設立工程建設項目檔案管理機構(gòu)體系，把工程項目檔案工作歸入有關領導、部門及人員的責權(quán)范圍，依照“誰構(gòu)建就由誰負責”的原則，配備專項工作人員對規(guī)定的材料文件進行收集、歸納、立卷、審核、移交、歸檔。

3.4 依據(jù)企業(yè)工程項目建設檔案的現(xiàn)狀，重點針對薄弱環(huán)節(jié)

一是開展建設工程時，關聯(lián)到的資料較為繁瑣，同時數(shù)量極多，工作人員在工程施工現(xiàn)場收集相關資料時（如合格證明、說明書、出廠試驗報告等），會出現(xiàn)遺漏的情況，所以，尤其要注意即刻開箱、即刻采集，安裝設備仔細閱讀廠家資料，嚴格依照制度執(zhí)行實操;二是對工程檔案要求收集的項目資料意識弱，比如對工程數(shù)碼相片的整理和收集，通常是各個參與建設工程施工單位的薄弱點，因此，需要相關人員對此項工作的宣講力度進行增強;三是檔案資料管理相關人員對建設工程檔案進行創(chuàng)優(yōu)管理的意識淡薄，檔案管理基礎專業(yè)知識薄弱，所以資料管理工作人員要增強對工程資料規(guī)范管理知識的學習，以此保障各階段工程項目資料規(guī)范化展開;四是要求基建部門落實及增強建設工程項目檔案同步管理問題。做到提前策劃，即刻執(zhí)行，運用隨時和定期對檔案展開抽查結(jié)合的方式，組織人員對資料展開驗收和檢查。

4 結(jié)束語

綜上所述，建筑工程項目檔案歸檔工作的有序展開，有效解決了檔案移交實際過程中滯后的現(xiàn)象，提升了建設工程項目檔案管理工作的水平與質(zhì)量。在一定程度上，工程項目建設部門、參與工程建設等相關單位檔案管理意識增強，只注重工程建設進度，不重視工程建設資料的現(xiàn)象明顯得到改善。

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