探究新時期加強企業(yè)檔案管理工作的有效途徑

廖晶晶

摘 要：隨著計算機技術的發(fā)展，信息技術在企業(yè)管理中的應用逐漸廣泛，在企業(yè)管理工作中，檔案管理是重要管理內容。在新時期背景下，加強企業(yè)自身檔案管理，對提高企業(yè)管理水平和工作效率，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有重要意義。本篇文章主要介紹企業(yè)檔案管理的重要性，分析現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，以此探討新時期加強檔案管理工作的有效途徑，進一步提高企業(yè)檔案管理水平，促進企業(yè)更好發(fā)展。

關鍵詞：新時期;企業(yè)檔案管理;有效途徑

引言

企業(yè)發(fā)展運營涉及到各種各樣的檔案資料，在企業(yè)管理中，企業(yè)需要通過檔案信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動進行分析，以把握企業(yè)發(fā)展方向。檔案資料作為企業(yè)進行數(shù)據(jù)分析、經(jīng)濟決策的重要依據(jù)，對企業(yè)的管理和發(fā)展有重要作用?，F(xiàn)階段，企業(yè)管理目標的進一步提高給檔案管理工作提出了新的要求，各個企業(yè)越來越關注檔案管理在企業(yè)管理中的應用，而在這個過程中，問題也逐漸凸顯，這也為企業(yè)檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。因此，新時期，企業(yè)應加強檔案管理模式的更新，在管理中不斷發(fā)現(xiàn)并解決問題，優(yōu)化檔案管理策略，提高企業(yè)檔案管理水平。

一、新時期加強企業(yè)檔案管理工作的重要性

檔案管理在企業(yè)管理過程中發(fā)揮著重要作用，企業(yè)發(fā)展離不開對發(fā)展目標、發(fā)展模式的決策和確定，而最終決策的確定須得借助于檔案資料，檔案資料為企業(yè)管理者作出科學合理的企業(yè)發(fā)展決策提供可靠依據(jù)。相關部門應用檔案將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中涉及到的財務指標、經(jīng)營數(shù)據(jù)等信息進行收集整理，將歸檔的經(jīng)濟數(shù)據(jù)資料提供給企業(yè)管理部門，管理者根據(jù)經(jīng)濟分析判斷企業(yè)發(fā)展狀況，對發(fā)展預案中不合理之處進行調整，作出有利于企業(yè)長期發(fā)展的決策，保障企業(yè)正常經(jīng)營活動的開展。對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動來說，企業(yè)檔案管理可對通過整理對企業(yè)發(fā)展情況進行歸檔，從而為企業(yè)經(jīng)濟決策提供參考，特別是在新時期，數(shù)據(jù)信息繁雜，有效的檔案管理方式可快速整理檔案資料，為企業(yè)發(fā)展提供數(shù)據(jù)資料支撐[1]。因此，企業(yè)應加強檔案管理，根據(jù)企業(yè)實際情況采取適合各個部門文件資料的檔案管理方式，完善檔案管理模式，做好企業(yè)發(fā)展過程中各類資料的管理，為企業(yè)長久發(fā)展奠定信息基礎。

二、新時期企業(yè)檔案管理工作開展過程中存在的問題

首先，部分管理層對檔案管理的重視程度不夠，檔案管理工作難以全面展開。對于大部分企業(yè)來說，加強企業(yè)管理，占第一位的應是全面深入了解企業(yè)發(fā)展歷史和具體情況，根據(jù)檔案資料作出發(fā)展決策，為后續(xù)的生產(chǎn)經(jīng)營活動打好基礎，然而當前許多企業(yè)在企業(yè)管理過程中，對相關的檔案管理意識較為薄弱，主要是企業(yè)的經(jīng)營管理者對該項工作不太重視。企業(yè)的經(jīng)營管理者對檔案管理的不重視、了解不全面，或是只注重經(jīng)濟效益的提高而忽略經(jīng)濟發(fā)展資料的整理歸檔，會造成企業(yè)經(jīng)濟數(shù)據(jù)的不完善，難以在企業(yè)發(fā)展中積累發(fā)展經(jīng)驗，會阻礙企業(yè)管理的整體效果。相關人員缺乏完善的檔案管理意識則直接影響到該項工作的開展實施，因為他們不具備科學深入的檔案管理思想，容易導致在開展管理工作的過程中忽略資料歸整或者偏重其他方面的管理，無法全面掌握企業(yè)的經(jīng)濟形勢。

其次，檔案管理信息化水平尚待提升。檔案管理作為企業(yè)管理中必不可少的環(huán)節(jié)，會涉及到企業(yè)內部各項資料的收集整理，需要不同崗位人員間的溝通協(xié)調，而這個過程中采用科學的管理方法至關重要，有效的方法才能使檔案管理工作更有參考意義。但是目前許多企業(yè)的檔案管理仍偏向傳統(tǒng)的人工紙質化管理方式，管理方法較為固化簡單，如此一來，采用數(shù)據(jù)化管理的企業(yè)與采用傳統(tǒng)模式管理的企業(yè)，很快拉開了差距，后者在檔案資料統(tǒng)計時效上明顯落后于前者，傳統(tǒng)人工簡單化的管理效率較低，管理中需耗費大量人力物力，無法高效地為企業(yè)發(fā)展提供信息服務[2]。

三、新時期加強企業(yè)檔案管理工作的有效途徑

1.強化管理意識，重視檔案管理工作

采取行動的前提是具備全面的意識。當前企業(yè)在實行檔案管理的過程中，首先應強化管理意識，而這種意識不僅僅指需要進行檔案管理的意識，還包括對當前管理方法、作用的全面深入了解，在此基礎上進行全方位的意識傳播，使整個企業(yè)、每個部門、每個員工都了解檔案資料在企業(yè)管理中的意義。企業(yè)可以在內部加強宣傳，企業(yè)管理者可以召開關于檔案管理的專題會議，對企業(yè)進行檔案管理的要求、方法作出明確目標，鼓勵大家建言獻策，對管理方法提出建議，更新企業(yè)管理理念，促進檔案管理工作形成長效機制。相關管理人員作為檔案管理的主要實施人員，更應強化管理理念，積極學習借鑒優(yōu)秀的檔案管理理念，主動探索和更新管理方法，切實提升自身管理水平。

2.規(guī)范完善管理制度，形成科學合理體系

制度體系作為管理工作順利進行的基礎，對于一些大型企業(yè)有不可或缺的作用，所以企業(yè)必須著力完善檔案管理制度。首先應該在企業(yè)管理目標的基礎上明確管理部門及相應職能，理清劃分各部門的職責范圍。建立健全管理制度和流程，一方面要將有效的歸檔流程貫穿于檔案管理的各個階段和環(huán)節(jié)，形成完整的制度體系，使得管理工作做到有章可循，不至于錯雜無序。對于規(guī)模較大的企業(yè)其制度體系更應該制定詳盡，需要涉及到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、物品采購、銷售、人員等多方面內容，所以，企業(yè)檔案管理制度的制定還要根據(jù)企業(yè)具體的實際情況進行補充，提高其科學完整性。另一方面，應落實好檔案管理制度的責任，不僅是落實到部門，還要落實于工作人員，做到各個管理人員明確各自崗位職責、任務，以此加強監(jiān)督，確保管理效率，并有效優(yōu)化了檔案管理的工作流程。

3.提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)檔案管理質量的高低與管理人員的水平緊密聯(lián)系，管理人員是進行檔案管理工作的主體，因此管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升至關重要。企業(yè)應加強管理人員的專業(yè)素養(yǎng)建設?？梢酝ㄟ^專業(yè)技能培訓，促使管理人員學習先進的檔案管理理念和方法，學會使用信息技術開展資料整理工作，提高工作效率，同時確保信息數(shù)據(jù)的準確性。除此之外，企業(yè)要合理分配各個崗位的工作人員，對管理中的統(tǒng)計資料記錄和收集應配有專門的人員負責，避免整理過程中數(shù)據(jù)資料的混亂，也能使各個環(huán)節(jié)的管理工作都能得到密切的配合和銜接。企業(yè)文件資料較多，實時性強，在企業(yè)的檔案管理工作中，還要落實考核問責機制，每個環(huán)節(jié)的資料管理有人負責，也要有人監(jiān)督。企業(yè)可以根據(jù)每個部門、各個環(huán)節(jié)的具體情況，建立人員考核機制，對管理過程中出現(xiàn)紕漏的環(huán)節(jié)進行問責，獎優(yōu)懲劣，以此作為考核目標，從而調動管理人員的積極性，更好地發(fā)揮檔案管理的作用。

4.運用信息技術優(yōu)化檔案管理措施

近年來，信息技術發(fā)展較快，逐漸滲透到社會發(fā)展的各個領域，企業(yè)管理也不例外。企業(yè)發(fā)展的檔案和數(shù)據(jù)對后期發(fā)展有借鑒意義，也能使企業(yè)的發(fā)展過程有據(jù)可查，然而其相關的資料信息涉及整個企業(yè)的方方面面，日常的經(jīng)營活動信息都需要做到仔細歸檔，還要保證其準確性，整理起來有一定難度，所以企業(yè)應加強信息建設，利用信息技術，將企業(yè)信息數(shù)據(jù)化，日常的信息只需要通過電子技術按照統(tǒng)一的格式錄入管理系統(tǒng)即可，同時，信息技術還能對企業(yè)經(jīng)營的數(shù)據(jù)資料進行分類、整合，數(shù)據(jù)統(tǒng)計失誤小。這樣管理人員在收集資料時可以依托數(shù)據(jù)化資料，從而大大減輕工作人員的工作量，也提高了管理效率。除此之外，在管理過程中，企業(yè)應依托數(shù)據(jù)化管理，不斷豐富管理方法，發(fā)揮計算機技術的優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案管理方法，采用多種方法優(yōu)化管理措施。例如，在檔案管理過程中，對于不同部門數(shù)據(jù)的整理、傳輸工作，可依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)在企業(yè)內部建立共享平臺，管理人員則可在平臺上查詢數(shù)據(jù)信息，可減少中間環(huán)節(jié)的工作，切實提高檔案管理效率，促進企業(yè)管理水平的進一步提高[2]。

結語

綜上所述，檔案管理在企業(yè)的管理過程中發(fā)揮著至關重要的作用，企業(yè)必須予以重視，將檔案管理辦法更廣泛地應用于企業(yè)管理中。同時，在檔案管理過程中，積極總結經(jīng)驗，對管理中存在的不足予以改進調整，學會運用信息技術創(chuàng)新檔案管理模式，以此優(yōu)化和完善管理方法，在企業(yè)管理中形成更為精準完善的經(jīng)檔案管理體系，不斷提升企業(yè)檔案管理水平，推動企業(yè)的更快更好發(fā)展。

參考文獻

[1]程琪.新形勢下做好企業(yè)檔案管理工作的思考探究[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2020（9）：25-26.

[2]陳松梅.探析新時期加強企業(yè)檔案管理工作的有效途徑[J].辦公室業(yè)務，2020（16）：113-114.