大型企業(yè)會議室IT設(shè)備改進(jìn)與管理

摘要：在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的影響下，企業(yè)設(shè)備在企業(yè)生產(chǎn)中的重要性越來越突出。會議室中的信息設(shè)備維護(hù)和管理經(jīng)常會受到各個(gè)部門的忽視，但是一旦出現(xiàn)了問題，就會給企業(yè)會議的順利召開和圓滿結(jié)束造成不利的影響，直接會給企業(yè)的工作開展造成很大的影響。本文主要是對大型企業(yè)會議室的設(shè)備管理現(xiàn)狀進(jìn)行簡要的分析，對設(shè)備的改進(jìn)和設(shè)備的運(yùn)維進(jìn)行了重點(diǎn)的分析，希望能夠更好地維護(hù)企業(yè)會議室信息設(shè)備使用的安全性和有效性。

關(guān)鍵詞：大型企業(yè)會議室;IT設(shè)備;改進(jìn);管理

設(shè)備是現(xiàn)代化生產(chǎn)力發(fā)展水平和現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志，是企業(yè)獲取市場高地的重要物質(zhì)資源和保障，屬于企業(yè)進(jìn)行生存和發(fā)展的重要條件。在現(xiàn)代信息技術(shù)社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的影響下，大型企業(yè)的IT設(shè)備管理重要性被愈加的凸顯出來。對于大型企業(yè)說，會議室時(shí)期進(jìn)行工作討論的重要場所，也是使用各類IT設(shè)備頻率較多的場所，需要我們進(jìn)一步加強(qiáng)對其管理的關(guān)注力度。

一、企業(yè)設(shè)備管理的重要性

（1）工作效率的提高。對于企業(yè)來說，它的生產(chǎn)是離不開各類設(shè)備的，設(shè)備可以說是企業(yè)能力表達(dá)的重要組成部分，因此需要對企業(yè)的設(shè)備進(jìn)行強(qiáng)化管理，這樣可以在很大程度上促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)效益的提升，會給人們的生產(chǎn)和工作帶來更多的積極性，從而讓企業(yè)更具有活力。在對企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部管理的時(shí)候，設(shè)備的完備性可以說是衡量企業(yè)的重要因素，尤其是在日益激烈的市場競爭當(dāng)中，只有做好企業(yè)設(shè)備的有效管理，才能促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。企業(yè)的管理水平對于整體企業(yè)的技術(shù)發(fā)展都會產(chǎn)生非常直接的影響，只有采用合理的管理方式才能讓相關(guān)的設(shè)備更好的發(fā)揮出其使作用和效率，也會給企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展帶來很大的影響。運(yùn)用現(xiàn)代化的企業(yè)管理方式，能夠讓工作效率得到很好的提升。

（2）設(shè)備管理與經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)系。設(shè)備是一個(gè)企業(yè)進(jìn)行生存的在重要趨勢，因此只有對設(shè)備的管理水平進(jìn)行不斷的提升，進(jìn)一步的促進(jìn)設(shè)備使用效率的提升，才能更好地促進(jìn)企業(yè)的生存和發(fā)展。除此之外，企業(yè)設(shè)備管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平也是非常重要的內(nèi)容，只有強(qiáng)化對其的重視，才能讓企業(yè)更好地實(shí)現(xiàn)已經(jīng)制定好的生產(chǎn)目標(biāo)。對于新時(shí)代的企業(yè)設(shè)備管理來說，如何有效地降低設(shè)備出現(xiàn)故障的概率，進(jìn)一步地提升設(shè)備使用的壽命是企業(yè)重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，也是現(xiàn)階段眾多企業(yè)都在共同面臨的主要問題。想要對設(shè)備故障率進(jìn)行降低，就需要提前做好相關(guān)的檢修工作，按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)來對存在的原因進(jìn)行積極的分析和總結(jié)，防止出現(xiàn)類似的問題。

（3）現(xiàn)代化設(shè)備管理。在科學(xué)技術(shù)和社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的影響下，現(xiàn)代化的設(shè)備管理已經(jīng)成為當(dāng)代企業(yè)的重要內(nèi)容，只有這樣才能更好地符合當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀需求，同時(shí)也能設(shè)備的使用、管理和維護(hù)更好的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。要樹立起現(xiàn)代化設(shè)備管理的模式，將現(xiàn)代化和信息化的思想作為基礎(chǔ)，使用現(xiàn)代化管理的相關(guān)理論，對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行積極的創(chuàng)新和優(yōu)化，做到與企業(yè)管理現(xiàn)代化同步?？傮w來說，現(xiàn)代化設(shè)備管理是現(xiàn)代化企業(yè)的主要特征，其目的是為了提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

二、會議室IT設(shè)備的管理現(xiàn)狀

對于大型企業(yè)的發(fā)展來說，會議室是經(jīng)常會使用到的地方，其中的設(shè)備類型也比較多樣。在近些年現(xiàn)代化和信息化時(shí)代的發(fā)展影響下，會議室的信息設(shè)備也呈現(xiàn)出逐漸增多的趨勢，因此相應(yīng)的故障率也有了一定的提升。對于會議室的IT設(shè)備來說，常見的隱患問題主要有幾個(gè)方面，分別是電腦客戶端、投影設(shè)備、線路和資料等。

（1）電腦客戶端的隱患。會議室是一個(gè)企業(yè)開會的重要場所，并且也是現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)設(shè)備比較多的場所，如果對相關(guān)權(quán)限的管理不到位，就比較容易出現(xiàn)病毒感染的情況，會給電腦的運(yùn)行速度造成明顯的影響，嚴(yán)重的情況還會導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰的現(xiàn)象，進(jìn)而影響到整個(gè)工作的進(jìn)程。

（2）投影設(shè)備的隱患?，F(xiàn)代企業(yè)會議室中必備的信息設(shè)備就是投影設(shè)備，它屬于精密電子設(shè)備，在日常的工作中如果開關(guān)的操作存在著不當(dāng)?shù)膯栴}，或者說周圍的環(huán)境有著比較大的粉塵，連續(xù)使用的時(shí)間也比較長，就很容易會給投影儀設(shè)備的使用帶來嚴(yán)重的不利影響。

（3）線路設(shè)備的隱患。參與企業(yè)會議的人員經(jīng)常需要將自帶的筆記本電腦與投影儀進(jìn)行結(jié)合，因此就會出現(xiàn)會議室視頻圖形陣列線路和網(wǎng)線經(jīng)常被人為插拔的現(xiàn)象，然后就會給會議室的線路造成一定的混亂，繼而引起線路接口損壞的現(xiàn)象。

（4）資料保密的隱患。在參與會議之后會出現(xiàn)部分的用戶沒有及時(shí)做好會議文件刪除的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象非常容易引發(fā)保密文件或者其他治療出現(xiàn)泄露的現(xiàn)象，而且也會在一定程度上影響到電腦的可用磁盤空間，容易引發(fā)崩盤的現(xiàn)象，這些對資料的安全性都會產(chǎn)生不利的影響。

三、會議室IT設(shè)備管理的改進(jìn)措施

對于企業(yè)會議室中容易出現(xiàn)的隱患和問題來說，通常都是由IT運(yùn)維部門來對其進(jìn)行解決，通過采用針對性的措施來對會議室的可用率進(jìn)行提升，同時(shí)還要對IT服務(wù)的質(zhì)量和意識進(jìn)行提升，通過這一系列的措施來讓會議室的IT設(shè)備使用變得更加安全且有效。

（1）設(shè)備整改。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的影響下，筆記本逐漸在生活和生產(chǎn)中普及開來，會議中經(jīng)常會使用筆記本電腦來進(jìn)行工作的演示和匯報(bào)。但是一些會議室中還在使用傳統(tǒng)的視頻分頻器，無法對2路輸入的需求進(jìn)行良好的滿足，經(jīng)常會有參會人員將原有的接線拔掉來接入投影儀，容易造成會議室線路混亂和接口損壞等故障。對于傳統(tǒng)的視頻分頻器要進(jìn)行一定的更換，需要采用二進(jìn)二出的視頻分頻設(shè)備，這樣就可以對戶外接筆記本切換到投影的需求進(jìn)行有效的滿足，同時(shí)還能避免用戶出現(xiàn)經(jīng)常拔插線路的現(xiàn)象，避免設(shè)備和相關(guān)接口造成不利的風(fēng)險(xiǎn)。

（2）標(biāo)簽和提示。①設(shè)備標(biāo)簽提示。在會議室中做好設(shè)備標(biāo)簽的張貼和提示，通過這樣的方式來減少用戶找不到相應(yīng)接口的可能性，同時(shí)避免出現(xiàn)過長時(shí)間的延誤。②計(jì)算機(jī)屏保設(shè)計(jì)。要對會議室中的計(jì)算機(jī)專用屏幕保護(hù)和壁紙的設(shè)計(jì)進(jìn)行關(guān)注，通過指引或者是提醒的方式來讓用戶多加注意，在投影儀處于空閑狀態(tài)的時(shí)候，需要及時(shí)的關(guān)閉，并且要做好資料文件的刪除，避免出現(xiàn)泄露的現(xiàn)象。③開通備用數(shù)據(jù)端口。為了對用戶的便利性進(jìn)行保證，方便進(jìn)行信息設(shè)備的連接，同時(shí)還要對會議室的備用端口可用性進(jìn)行保證，需要在會議室中開通備用數(shù)據(jù)端口，并且還要做好相關(guān)的標(biāo)識提醒。同時(shí)，為了對電話會議的需求進(jìn)行有效的滿足，還要對電話數(shù)據(jù)口的開通進(jìn)行關(guān)注，通過這樣的方式來滿足公司的會議需求。④張貼溫馨提示。在會議室中醒目的位置進(jìn)行各類溫馨提示語的張貼，通過這樣的方式來對各個(gè)會議室中與會用戶進(jìn)行告知，讓其在結(jié)束會議之后對會議中的各項(xiàng)資料進(jìn)行及時(shí)的刪除處理，還要對會議室中的信息設(shè)備進(jìn)行保護(hù)，引進(jìn)私自拆卸和安裝。在開展重要會議的時(shí)候，需要對IT運(yùn)維部門進(jìn)行通知，通過良好的協(xié)助來進(jìn)一步的保證會議開展的安全性。

（3）建立起反饋渠道。想要更加方便的管理好會議室設(shè)備的日常，做好其故障檢修的工作，就需要信息技術(shù)中心來做好定期的檢查，通過這樣的方式來對會議室信息設(shè)備的日常使用和維護(hù)等常用功能進(jìn)行關(guān)注，并且要對工作人員的日常使用進(jìn)行培訓(xùn)，明確相關(guān)的注意事項(xiàng)，建立起相應(yīng)的反饋渠道，共同的管理好會議室的信息設(shè)備。

四、會議室IT設(shè)備的運(yùn)維管理

（1）會議室巡檢制度。想要對會議室信息設(shè)備的可用性和高效性進(jìn)行有效的提升，需要制定出會議室巡檢的制度，其中內(nèi)容主要包括著各類硬件和軟件的檢查，同時(shí)還要制定會議室的信息設(shè)備責(zé)任人，對會議室維護(hù)的責(zé)任心進(jìn)行提升，針對性的做好巡檢，并且要在相應(yīng)的巡檢表格上進(jìn)行簽字和確認(rèn)，然后選用合適的方式發(fā)送給相應(yīng)的接口部門。

（2）會議室電腦系統(tǒng)定期恢復(fù)制度。對于會議室的計(jì)算機(jī)客戶端來說，可以制定出定期恢復(fù)的制度，通過一鍵還原的方式來定期的做好相關(guān)系統(tǒng)的系統(tǒng)恢復(fù)工作，減少系統(tǒng)故障可能會引起的設(shè)備不可用現(xiàn)象，進(jìn)一步的設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)性進(jìn)行降低。當(dāng)系統(tǒng)發(fā)生故障問題的時(shí)候，需要對系統(tǒng)進(jìn)行快速的恢復(fù)，通過這樣的方式來有效地減少故障恢復(fù)的時(shí)間。

（3）投影設(shè)備的巡檢制度。對于投影設(shè)備來說，它的主要消耗材料就是燈泡，在經(jīng)過一段時(shí)間的使用之后就會給其亮度造成不利的影響，會在一定程度上影響到后續(xù)的使用狀態(tài)。投影儀的燈泡一般是隨著工作時(shí)間的延長而出現(xiàn)亮度的逐漸下降，一旦達(dá)到一定的期限之后就會出現(xiàn)自動報(bào)廢的現(xiàn)象。對于會議室的投影設(shè)備來說，需要盡建立起每周巡檢的制度，對使用時(shí)間過長的投影儀燈泡進(jìn)行重點(diǎn)的關(guān)注和記錄，通過多方面的綜合性考慮來確定是否進(jìn)行燈泡的更換。除了要對投影儀的燈泡進(jìn)行檢查之外，還需要對投影投射梯形、偏離投影幕和偏色等常見的問題進(jìn)行關(guān)注，及時(shí)地做好相關(guān)的修復(fù)性工作。

五、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)設(shè)備管理的發(fā)展趨勢需要與當(dāng)下社會發(fā)展相適應(yīng)的，因此就可以看出，對企業(yè)的設(shè)備管理進(jìn)行合理的改造以及重組，然后采用適合企業(yè)的先進(jìn)管理模式進(jìn)行管理，也已經(jīng)成為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的有效措施之一。企業(yè)的設(shè)備管理注重的是經(jīng)濟(jì)效益，設(shè)備管理是為生產(chǎn)經(jīng)營活動服務(wù)的重要內(nèi)容，而信息設(shè)備就是現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要組成因素，必須要對其管理進(jìn)行關(guān)注。想要減少會議室信息設(shè)備故障發(fā)生的概率，需要相關(guān)的運(yùn)維人員不斷地提升自身的專業(yè)技能水平，要通過建立完善的會議室運(yùn)維管理制度和相關(guān)的管理規(guī)范來進(jìn)一步為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的力量。

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作者簡介：田蘭君（1972—），女，漢族，河北定興人，大專，助理工程師，研究方向：音視頻會議管理。