電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案的比較研究

郝園園

不久前，財政部下發(fā)了新修訂的《會計檔案管理辦法》，標志著未來會計檔案將逐步向電子會計檔案發(fā)展。本文將圍繞以下內(nèi)容，包括會計檔案格式、存儲與保護等方面，以及移交接收與維護成本等內(nèi)容，將電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案進行了比較分析，對會計檔案的發(fā)展提出建議。

會計檔案的格式比較

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案格式需基于紙張這一檔案載體，就會計信息而言，無論是邏輯結(jié)構(gòu)還是物理結(jié)構(gòu)，均通過圖表與圖文的形態(tài)固化至檔案載體之上，其格式相對單一。具體而言，會計憑證變化必須保持對應的序列，另外會計報告的相應頁碼顯示也應全面，應標明第幾頁共幾頁，在改變信息與具體格式時均產(chǎn)生相應痕跡。所以，用戶極為清楚以往會計檔案的具體格式樣式，而會計檔案格式的完整程度可以凸顯會計信息，所覆蓋的信息更為齊全。兩者對比，若以磁盤或光盤的形式來存儲會計檔案，那么用戶無法從中直接采集所需信息或者文件。另外，就其邏輯結(jié)構(gòu)與物理結(jié)構(gòu)而言，其本身是計算機可讀數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)類型，具有不透明性，如果沒有工具的幫助，不能準確識別與讀取。綜合當前會計信息化的發(fā)展狀況，從格式維度進行梳理，其電子格式涵蓋以下內(nèi)容，例如DBF、TXT、ACCESS，另外還涉及JPG與Excel格式等。此外，大型會計信息系電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案的比較分析系統(tǒng)大多把會計資料不同類型的大型數(shù)據(jù)庫里，代表性包括Oracle與SQLServer。所以，其實際格式形式的復雜程度較高，部分情形下會造成不同格式復合的狀況，會伴隨會計處理數(shù)據(jù)來源的改變而出現(xiàn)波動。

本次重新修訂并頒布的《會計檔案管理辦法》（下稱《辦法》）作出更為明確的規(guī)定，電子會計檔案要和國家檔案管理的政策以及規(guī)范相匹配。而另外一個文件《電子檔案移交與接收辦法》明確需要同時歸檔元數(shù)據(jù)以及電子數(shù)據(jù)，所引用的格式應以基于xml的為主。筆者認為，受到XBRL的應用和普及，上述格式形式給電子會計檔案的豐富和運用才有了技術(shù)前提。具體而言，賬簿電子檔案與會計憑證可運用XBRL-GL標準與技術(shù)，而XBRL-FR標準與技術(shù)可適用于財務報告電子檔案類型。

會計檔案的存儲比較

就傳統(tǒng)意義上的儲存會計檔案的工作而言，其大多是圍繞紙張存儲進行，通常情況其所需空間要符合一定的濕度與溫度條件，具體而言，相對濕度需控制在50%至60%區(qū)間，而溫度控制在14度至20度之間，另外還需加強日常防護，例如防盜、防火、防光與防潮。相比之下，在保護電子會計檔案存儲載體時既需注重上述方法的應用，也給其防靜電以及防磁性等作出較為嚴格的要求，應增加相應的設(shè)備，例如監(jiān)控設(shè)備、恒溫設(shè)備，其他設(shè)備還包括恒濕設(shè)備與消磁設(shè)備。

《辦法》要求搭建與完善電子會計檔案備份制度，幫助更好地預防以及減少人為破壞、自然災害以及意外事故帶來的沖擊。所以，筆者認為，應配置相對獨立的電子會計檔案存儲設(shè)備和存儲空間，需由大中型企業(yè)自主配置和建立，增強工作的安全界別以及獨立程度。而小微型企業(yè)需借助云計算或者遠程方案等手段提高對會計平臺和相應軟件的利用率，把不同形式的資料和信息放置在與之相合作的軟件供應商服務器之中，實現(xiàn)存儲，而后者應增強對電子會計檔案信息的安全保護級別。而就企業(yè)事業(yè)單位而言，其形成的會計檔案信息可通過電子以及紙質(zhì)的方式存儲。

會計檔案的保護比較

大多數(shù)情況下，文件的采集、積累存儲以及調(diào)用、借調(diào)，都容易出現(xiàn)損失甚至丟失的情況，檔案保護人員的實際工作應始于檔案入庫階段，在此之前通常不需要從技術(shù)層面加以保護，其工作重心集中在入庫之后的各項保管工作。與之不同的是，保護電子會計檔案的工作需要覆蓋到電子會計資料從形成至永久保存或者滅失中。另外，這類數(shù)據(jù)是不同電子設(shè)備形成的各類原始資料，所以要從源頭上使相應的電子會計資料保持完整性與真實性。圍繞電子會計檔案信息的保護工作，既需要保護其相應的存儲環(huán)境與載體，也要保護其可理解性、可用性以及可存取性。

如果文字文件內(nèi)容遭到任何形式的破壞或者篡改，容易出現(xiàn)不能讀取文案檔案的情況。對其完整性與真實性加以保護，既要依托于對電子會計檔案自身的有效保護，還應對檔案和相關(guān)經(jīng)濟活動的內(nèi)在邏輯加以保護。這是由于如果上述因素受到?jīng)_擊，即使上述文件中仍然留存部分信息，然而就檔案本身而言，也相當于發(fā)生了丟失。

站在安全技術(shù)的視角，圍繞電子會計檔案應用的保護技術(shù)大部分包含防黑客入侵與防病毒破壞等環(huán)節(jié)，在處理上述問題時，檔案理論專家引入了“雙套制”的方案，該方案指出某一檔案需要在同一時間歸檔一套電子檔案與紙質(zhì)檔案。而《辦法》也明確電子會計檔案作為一種會計資料形式，其并不具備永久保存價值。所以，如果涉及保護存在永久保存意義的，并和會計相關(guān)的各類檔案材料，筆者覺得要通過“雙套制”的方式增強對它的保存和保護力度。同時，就檔案管理機構(gòu)與會計管理機構(gòu)而言，都需要履行保護電子或者紙質(zhì)會計檔案的責任。《辦法》強調(diào)，單位會計管理機構(gòu)應臨時保管當年生成的各種會計檔案，最長時間不應超過3年，隨后將其移交至檔案機構(gòu)存儲與保管。如果處在暫時保管階段，會計檔案工作嚴禁由出納人員同時兼管。這意味著就會計管理部門而言，其必須履行暫時對資料進行保護的職責，如果轉(zhuǎn)移到對應的部門，那么后者則必須對其完整性和安全性負主要責任。

會計檔案的移交與接收比較

轉(zhuǎn)移紙質(zhì)會計檔案的工作中，大部分集中在對部分紙質(zhì)文件的交接之上，應提前制作對應的移交清冊，完成這一工作之后，應該在既定安排下簽字確認，這樣才意味著流程結(jié)束。交接實際檔案時，應該保持資料的原始狀態(tài)，接收工作人員基于清冊上的說明清點數(shù)量與評估全面性。確認不存在差錯后也能正式進入歸檔保存環(huán)節(jié)。