強化城市園林綠化工程檔案管理工作的對策

王 勇

吉林省四平市園林管理中心 吉林 四平 136000

園林綠化工程是為城市居民提供良好的娛樂、休閑場所,改善居住環(huán)境,提高居住環(huán)境舒適性的重要工程建設項目,而隨著當前城鎮(zhèn)化擴建建設的加快,促進了城市園林工程建設的快速發(fā)展。而在建設發(fā)展中,城市園林檔案作為園林工作開展的真實與全面記錄和寫照,是園林綠化工程進行竣工核定和竣工驗收的前提,為日后城市園林工程的使用、管理、擴建、改建、維護等提供了重要依據,因此,做好對城市園林檔案管理工作是非常必要的。

1 開展園林綠化檔案管理價值意義

針對于園林綠化檔案而言,主要是對城市園林綠化工程建設工程設計內容、施工工藝、原貌等采取文字、圖表、影像、照片等形式進行全面的記錄,從而實現對園林專業(yè)各類載體的有效記錄。而從不根本意義上來講,開展園林綠化檔案管理主要是通過對現有園林綠化工程的生態(tài)文明發(fā)展歷程實現全面記錄,可以為日后的園林綠化建設提供借鑒參考建設成果,如：園林綠化部門在城市園林綠化工程建設設計環(huán)節(jié),可以從檔案中充分研究和了解適應該城市園林綠化應用植物特性、價值以及生長氣候條件,實現對現代化園林綠化建設質量的不斷提高。同時,還可以為日后城市園林工程的使用、管理、擴建、改建、維護等提供了重要依據,在進行城市園林綠化工程的擴建與新建工程施工方案設計時,可以充分參考已有的園林綠化工程建設成果,根據園林綠化種植條件和方案進行工程施工方案的科學化、合理化設計,實現綠化工程施工建設資金的合理化應用,提高經濟效益。因此,園林綠化工程檔案,具有十分重要的保存價值,必須要強化重視對園林綠化工程檔案管理工作的有效開展。

2 加強園林綠化檔案管理的思路與策略

2.1 更新思想觀念,創(chuàng)新管理模式 園林綠化部門相關領導以及檔案管理工作人員必須要充分的認識到園林綠化工程檔案對城市園林工程建設的重要促進作用以及參考價值,切實增強檔案管理意識,創(chuàng)新檔案管理模式,采用先進的管理方式,為園林綠化工程檔案的有效管理創(chuàng)造各項有利條件。因此,在實際的園林綠化工程檔案管理中,相關管理人員必須要強化自認專業(yè)技能與綜合素質有效提升,在檔案管理工作中,確保高標準、高質量的完成各項工作指標,實現檔案管理水平的不斷提升。同時,在工作模式上,檔案管理部門也要緊密結合園林綠化工作新業(yè)態(tài),做到工作方式的與時俱進,將工作方式由被動變主動,加強與市政、規(guī)劃、文保等部門的聯系與合作,在進行檔案資料的收集中,也要深入施工一線積極的跟蹤指導,保障檔案資料的全面、可靠、準確的記錄和保管,為檔案資料資源價值的后期開發(fā)利用提供基礎保障。

2.2 完善管理制度,創(chuàng)建良好管理體系 健全完善的檔案管理制度是提高檔案管理水平,保障檔案管理高質量、高效開展的重要基礎。因此,園林綠化管理部門必須要依據現代檔案管理的新需求,實現對園林綠化檔案管理工作制的不斷完善與健全,與時俱進,科學建立與之相適應的檔案管理體系。檔案管理部門必須要應用現代化檔案管理新思想,對檔案管理模式或者管理思維、管理功能等進行創(chuàng)新,其中包括檔案功能、管理流程、管理過程和控制、管理手段和方式、管理技術、管理制度等內容的創(chuàng)新與不斷優(yōu)化完善,為檔案管理相關工作人員提供科學的工作指導,保障檔案管理可以規(guī)劃范、高效化、科學化的積極開展,促進檔案管理整體水平的不斷提高。如：不斷規(guī)范園林綠化檔案的入庫整理、借閱、開發(fā)利用的制度；建立檔案安全保密制度,保障檔案實體與內容信息的安全等相關制度完善工作。

2.3 強化全程監(jiān)督,確保檔案的全面收集 對于檔案文件材料的收集工作,是需要貫穿于園林綠化工程項目施工的全過程的,需要密切關注工程進度,進行動態(tài)跟蹤,及時地收集各個施工環(huán)節(jié)的作業(yè)信息,并對所有收集的資料進行合理化的篩選整理以及進一步全面審查,確保各類工作的落實,在對所收集資料審查確定無誤后,方可進行系統(tǒng)的輸入保存,保證形成檔案資料的準確、完整、可靠。如：在施工過程中,可能會應為施工中所產生的影響因素,不得不對施工設計方案進行臨時的變動修改,這就與設計方案產生了差異性,因此,只有園林綠化檔案管理部門對施工狀態(tài)各階段進行動態(tài)跟蹤調研,明確工程各階段的檔案收集重點,才能保障檔案資料收集的準確性。尤其是竣工驗收階段：竣工報告,整個工程的成本核算、驗收等工作中所產生的資料要加以重視,保障園林綠化工程檔案資料的準確性與全面性。

2.4 加大各項投入,提升現代化水平 伴隨著當前信息網絡技術的快速發(fā)展,信息技術在各行各業(yè)中都發(fā)揮著重要的作用,在園林檔案管理工作中,信息技術與園林檔案管理工作的有效融合,實現傳統(tǒng)檔案管理手段向信息化管理手段的有效轉變,實現檔案存量數字化、增量電子化,進而整合園林綠化檔案的大數據資源,確保園林綠化檔案管理工作的高效、完整、系統(tǒng)、安全,實現了深化檢索、簡化整理,有效提高園林綠化檔案管理工作效率。同時,園林綠化檔案數據化整合,在管理中實現了檔案資源的共享應用,為園林檔案管理與應用提供便利性,提高檔案利用效率。因此,園林綠化部門要加大對檔案管理信息化基礎設施建設的資金投入,如配備高性能打印機、掃描儀、計算機、刻錄機等辦公設備,提升檔案管理現代化水平。此外,檔案信息化的運用,要求檔案管理人員要不斷的學習掌握現代的電子檔案管理技術,這就需要園林檔案管理部門必須要重視對檔案管理人員的專業(yè)技能的有效培養(yǎng)與提升,促使管理人員可以熟練的掌握檔案管理方面的重要技術手段和先進設備的應用,為園林綠化工程檔案數字化管理提供人員基礎保障,使得檔案管理工作更好的服務于城市的發(fā)展與進步。

3 結語

總而言之,現代園林綠化工程建設中,園林綠化檔案對促進園林工程的科學化設計規(guī)劃有著重要的指導意義。因此,園林工程單位需要對加強檔案管理的重要性予以充分認識,重視對檔案的管理工作,積極引進信息化技術,對工程資料予以實時收集,并在第一時間做好歸檔,保證檔案收集、整理的科學性,進而充分發(fā)揮園林綠化工程檔案的作用。