對(duì)事業(yè)單位合同管理的幾點(diǎn)思考

朱彩紅

（四川省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局一〇八地質(zhì)隊(duì)，四川 成都 611230）

隨著事業(yè)單位改革的進(jìn)一步深化，我國各級(jí)事業(yè)單位的定位更加準(zhǔn)確、職能更加清晰、相應(yīng)的管理效率與社會(huì)服務(wù)水平也在不斷提升。而如今事業(yè)單位要想提高自身的綜合管理能力，確保單位工程項(xiàng)目的順利推進(jìn)，加強(qiáng)合同管理刻不容緩。然而在各種因素的影響下，目前我國事業(yè)單位合同管理還是存在一定的問題，包括合同簽訂前未能做好準(zhǔn)備工作、合同管理過程監(jiān)管不嚴(yán)、信息化建設(shè)不足等，這些問題都影響到單位工程項(xiàng)目的順利開展。只有嚴(yán)格按照規(guī)章制度，推進(jìn)合同管理工作，使粗放式合同管理，逐漸向系統(tǒng)化、精細(xì)化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)合同的風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)格控制，才能更好地支撐單位的各項(xiàng)工作，促使單位社會(huì)服務(wù)職能得以體現(xiàn)。本文將對(duì)事業(yè)單位合同管理展開深入的分析與思考，提出相應(yīng)的改進(jìn)策略，旨在為各單位做好此項(xiàng)工作提供借鑒與參考。

一、事業(yè)單位合同管理相關(guān)理論概述

（一）合同管理

簡單來說，合同管理就是以合同為主要對(duì)象的管理工作，由單位項(xiàng)目管理人員根據(jù)合同具體內(nèi)容，展開對(duì)項(xiàng)目的全方位監(jiān)督與管控?？蓪⒑贤芸毓ぷ鞔篌w分為三個(gè)環(huán)節(jié)：合同起草，由單位擬定標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，收集相關(guān)的資料信息，在多方的協(xié)同下規(guī)定具體條款；合同談判，其目的是隊(duì)內(nèi)獲得單位內(nèi)部的意見一致，對(duì)外說服各個(gè)供應(yīng)商，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)拇胧┐_保合同談判順利；合同執(zhí)行，是由合同雙方按照合同規(guī)定義務(wù)嚴(yán)格執(zhí)行，具體履行要求應(yīng)當(dāng)達(dá)到實(shí)現(xiàn)債權(quán)之結(jié)果。

（二）事業(yè)單位合同管理的意義

事業(yè)單位加強(qiáng)合同管理的意義如下：第一，有利于降低管理成本，擴(kuò)大單位利潤空間，單位將工程項(xiàng)目相關(guān)的銷售、采購、勞動(dòng)等合同分類管理，根據(jù)合同的狀態(tài)進(jìn)行合理規(guī)劃，并以信息技術(shù)為主要依托，存儲(chǔ)電子合同備份，采取信息化手段，實(shí)現(xiàn)從合同起草到最終簽訂與留存的自動(dòng)化操作與管理，大大減少人為操作失誤，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了合同管理成本的有效控制；第二，有利于全方位跟進(jìn)合同狀態(tài)，保障單位工程項(xiàng)目的有序推進(jìn)，通過加強(qiáng)合同管理，單位項(xiàng)目相關(guān)人員對(duì)后續(xù)合同執(zhí)行、還款進(jìn)度等加以追蹤與監(jiān)管，將重點(diǎn)放在關(guān)鍵環(huán)節(jié)，抓住每一個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，確保每一筆款項(xiàng)按時(shí)歸還，并且及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中的異常情況，分析違約情況的具體原因，第一時(shí)間采取應(yīng)對(duì)措施，以防形成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，為單位工程項(xiàng)目的有序推進(jìn)提供堅(jiān)實(shí)保障。

二、事業(yè)單位合同管理常見問題分析

（一）基礎(chǔ)薄弱，復(fù)合型合同管理人才匱乏

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人才在事業(yè)單位運(yùn)行發(fā)展中的作用更加突出，對(duì)單位合同管理工作而言亦是如此，只有豐富人才儲(chǔ)備，才能夯實(shí)合同管理實(shí)施基礎(chǔ)。但是目前，事業(yè)單位普遍存在復(fù)合型人才匱乏的問題，在合同管理方面的現(xiàn)有人員尚未同時(shí)具備專業(yè)知識(shí)、法律知識(shí)，以及良好的職業(yè)道德。在具體工作中，可能因知識(shí)儲(chǔ)備不足或者經(jīng)驗(yàn)不豐富，出現(xiàn)一定的失誤，影響到工程項(xiàng)目的進(jìn)度。還有的事業(yè)單位在合同管理方面的教育培訓(xùn)力度較弱，未能定期針對(duì)合同管理組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，合同管理人員也無法通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對(duì)新的政策法規(guī)進(jìn)行充分的解讀與掌握，更是難以掌握新時(shí)期的各種新型管理方法。另外，由人員素養(yǎng)不能達(dá)到具體要求且缺乏融合性理念，在合同管理工作中，仍是存在內(nèi)部協(xié)同配合不到位、溝通交流不順暢等問題，合同信息也不能得到充分利用，為單位后續(xù)的管理工作埋下隱患。

（二）簽訂前準(zhǔn)備工作不足，合同簽訂有風(fēng)險(xiǎn)

為了盡可能降低合同風(fēng)險(xiǎn)，在簽訂環(huán)節(jié)之前，事業(yè)單位則必須做好事前的準(zhǔn)備工作，包括綜合考量工程項(xiàng)目以及業(yè)務(wù)活動(dòng)往來中對(duì)方資質(zhì)、市場(chǎng)調(diào)研分析、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)評(píng)估等，充分考慮各方面的影響因素，在此基礎(chǔ)上順利推進(jìn)合同簽訂。但是目前有的事業(yè)單位卻存在簽訂前準(zhǔn)備不足的問題工作，未能展開全面調(diào)研分析與仔細(xì)審核，甚至審查的過程中，因相關(guān)審核人員工作態(tài)度不端正，或是個(gè)人理解有偏差，根本不能第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)合同中的不當(dāng)內(nèi)容，對(duì)單位工程項(xiàng)目的開展必然產(chǎn)生不利影響。

（三）合同管理制度有待完善，缺少制度保障

“無規(guī)矩不成方圓”，對(duì)于事業(yè)單位合同管理而言，要想進(jìn)一步增強(qiáng)合同管理的規(guī)范性，也應(yīng)當(dāng)建立完善的管理制度，以規(guī)章制度為根本保障，有序展開合同管理工作。但是，有的事業(yè)單位合同管理工作缺少嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫缺Ｕ?，致使合同管理工作效率無法提升。具體問題主要有：合同管理制度的范圍過于狹窄，一般僅關(guān)注簽訂環(huán)節(jié)，尚未形成全面的管理制度體系；部分崗位職務(wù)交叉，出現(xiàn)問題后無法第一時(shí)間問責(zé)到人，相關(guān)人員工作責(zé)任心大大降低，甚至?xí)嗷ネ普啠辉赋袚?dān)責(zé)任；各項(xiàng)管理制度針對(duì)性不強(qiáng)，制度落實(shí)情況無法保障，或因執(zhí)行力度不強(qiáng)，導(dǎo)致制度流于形式。

（四）過程監(jiān)管不嚴(yán)，后續(xù)合同管理缺少動(dòng)態(tài)管控

合同后續(xù)管理過程監(jiān)管不嚴(yán)，主要是指未能對(duì)合同履行整個(gè)過程加以全方位跟蹤管控，未能強(qiáng)化合同的登記，保管以及考核評(píng)價(jià)。如有的事業(yè)單位只是將側(cè)重點(diǎn)放在前期的簽訂環(huán)節(jié)，存在“重簽訂輕管理”的傳統(tǒng)思想，往往針對(duì)合同后續(xù)管理沒有制定具體實(shí)施方案，因監(jiān)督不到位、管理流程混亂、職責(zé)不明確、制度落實(shí)情況不佳等，導(dǎo)致無法掌握合同履行的具體狀況、無法保證合同記錄的完整性，對(duì)于一些經(jīng)濟(jì)與法律風(fēng)險(xiǎn)也不能實(shí)現(xiàn)合理的規(guī)避，可能因風(fēng)險(xiǎn)問題難以解決，對(duì)單位工程項(xiàng)目開展造成阻礙。

（五）合同管理信息化建設(shè)不足，管理方法落后

信息化環(huán)境中，各種信息技術(shù)充斥在不同領(lǐng)域，事業(yè)單位工程項(xiàng)目合同管理也在信息技術(shù)的作用下，逐漸從形式化轉(zhuǎn)向過程化。顯然，現(xiàn)如今以人工統(tǒng)計(jì)為主的合同管理模式已不再適用，各單位應(yīng)借助信息化手段，創(chuàng)新合同管理的方式方法。然而，還有一部分事業(yè)單位對(duì)合同管理信息化建設(shè)不夠重視，對(duì)此方面的信息化建設(shè)力度偏弱，尚未搭建合同管理信息系統(tǒng)，所采取的管理手段過于落后，合同資料以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，易出現(xiàn)資料丟失的問題，或?qū)罄m(xù)管理工作產(chǎn)生影響。另外，單位各部門之間關(guān)于合同管理相關(guān)信息的傳遞不夠及時(shí)，沒有實(shí)現(xiàn)合同管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對(duì)接，部門之間存在明顯的信息孤島，信息資源難以實(shí)現(xiàn)共享。除此之外，即使有的單位建立了相應(yīng)信息系統(tǒng)，卻未能加強(qiáng)其規(guī)范化管理，系統(tǒng)運(yùn)行過程中存在一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)事業(yè)單位合同管理的有效策略

（一）強(qiáng)化合同管理意識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型管理人才，夯實(shí)基礎(chǔ)保障

歸根結(jié)底，合同管理過程中存在一系列問題的主要因素還是單位缺少復(fù)合型的管理人才，各種問題的發(fā)生與人員建設(shè)、人員儲(chǔ)備息息相關(guān)。新形勢(shì)下，我國事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化全體人員的合同管理意識(shí)，重點(diǎn)集中在項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部等，加強(qiáng)人才梯隊(duì)建設(shè)，加大人才培養(yǎng)力度，定期組織知識(shí)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)等活動(dòng)，提升單位相關(guān)人員在合同管理方面的綜合能力，并且提升他們的管理意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)等，逐步夯實(shí)單位實(shí)施合同管理的基礎(chǔ)保障。一方面，單位須做好內(nèi)部宣傳工作，將合同管理方面的內(nèi)容作為宣傳重心，擴(kuò)大宣傳范圍，覆蓋單位領(lǐng)導(dǎo)層到基層員工，形成全員重視合同管理且正確認(rèn)知管理工作的良好氛圍；另一方面，單位應(yīng)分析目前合同管理現(xiàn)狀，根據(jù)提升合同管理有效性與高效性的實(shí)際需求，組織培訓(xùn)活動(dòng)，培訓(xùn)內(nèi)容涉及合同簽訂、合同執(zhí)行監(jiān)控等，創(chuàng)新培訓(xùn)形式，如對(duì)外交流學(xué)習(xí)、內(nèi)部分享互動(dòng)、現(xiàn)場(chǎng)情境教學(xué)，通過多元化的培訓(xùn)活動(dòng)，使得單位合同管理相關(guān)人員的管理知識(shí)、經(jīng)濟(jì)知識(shí)、法律知識(shí)等不斷累積，進(jìn)一步更新個(gè)人知識(shí)框架，提高綜合素質(zhì)與管理能力。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)做好定期考核工作，將培訓(xùn)成果應(yīng)用與績效考核相對(duì)接，對(duì)合同管理人員合理運(yùn)用所學(xué)知識(shí)提升工作效率進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，創(chuàng)新激勵(lì)獎(jiǎng)懲手段，以有效的激勵(lì)調(diào)動(dòng)人員積極性，同時(shí)增強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)。

（二）做好合同簽訂前的準(zhǔn)備工作，嚴(yán)格遵循流程辦理合同簽訂業(yè)務(wù)

合同簽訂環(huán)節(jié)可能由于未能做好事前調(diào)研與可行性論證，導(dǎo)致后續(xù)出現(xiàn)合同失效或合同未能履約的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，我國事業(yè)單位則必須做好合同簽訂前的準(zhǔn)備工作，包括前期策劃、合同對(duì)象調(diào)查等，嚴(yán)格遵循相應(yīng)的流程辦理合同簽訂業(yè)務(wù)。在正式簽訂合同前，單位應(yīng)重點(diǎn)考慮工程項(xiàng)目的復(fù)雜程度、工期長短等各種關(guān)鍵要素，據(jù)此進(jìn)行合同類型的合理選擇，如某些工程工期較短、規(guī)模不大，可選擇總價(jià)合同，做好總價(jià)預(yù)算的審核，以防出現(xiàn)合同報(bào)價(jià)不合理的問題。前期還應(yīng)對(duì)合同簽訂方的資質(zhì)、財(cái)務(wù)狀況等有全面的把握，做好信用評(píng)級(jí)工作，從根本上降低后續(xù)出現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)的可能性。與此同時(shí)，單位還應(yīng)建立規(guī)范的合同文本，根據(jù)所簽訂的對(duì)象以及工程項(xiàng)目特征，適當(dāng)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，保證文本符合實(shí)際情況，以防審核不通過。另外，在簽訂過程中，各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人相互配合、相互監(jiān)督，必須嚴(yán)格按照流程辦事，根據(jù)合同管理的要點(diǎn)，轉(zhuǎn)移管理中心，重點(diǎn)關(guān)注金額、責(zé)任劃分以及其他關(guān)鍵信息，及時(shí)指出其中的不當(dāng)內(nèi)容，由專業(yè)人員提出審核以及修訂意見，以防因合同內(nèi)容不規(guī)范，出現(xiàn)不必要的風(fēng)險(xiǎn)問題。

（三）完善合同管理制度，確保制度的貫徹落實(shí)，增強(qiáng)合同管理規(guī)范性

新時(shí)期，我國事業(yè)單位必須建立健全的合同管理制度，將制度作為具體執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化對(duì)相關(guān)人員的約束與管控，確保各項(xiàng)制度的貫徹落實(shí)，以進(jìn)一步增強(qiáng)單位合同管理的規(guī)范性。以某事業(yè)單位為例，該單位針對(duì)項(xiàng)目工程合同管理，強(qiáng)調(diào)以制度建設(shè)為基礎(chǔ)，全面提升工作效率：第一，結(jié)合合同管理的內(nèi)涵，對(duì)其制度應(yīng)當(dāng)包含的范圍進(jìn)行明確，主要涉及資信評(píng)級(jí)、合同簽訂、合同審批等，據(jù)此建立相應(yīng)的規(guī)章制度；第二，遵循依法管理的原則，以法律法規(guī)為基準(zhǔn)，完善內(nèi)部管理制度，注重單位各部門、各崗位的職責(zé)明確劃分，要求相關(guān)人員嚴(yán)格按照合同規(guī)定落實(shí)具體工作，并對(duì)每一環(huán)節(jié)做好詳細(xì)記錄，生成書面文件，再由負(fù)責(zé)人簽字之后進(jìn)行歸檔，作為后續(xù)查證的參考依據(jù)；第三，分析單位合同管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，把握關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，建立合同審核制度，合同專用章管理制度，合同檔案管理制度等，嚴(yán)格規(guī)范合同審批流程，全面把關(guān)合同中各項(xiàng)條款，由專人負(fù)責(zé)專用章的管理，合理授權(quán)，避免出現(xiàn)濫用職權(quán)隨意簽約的行為，并且由各部門相關(guān)人員參與其中，對(duì)如何建章立制提出建設(shè)性的意見，進(jìn)一步增強(qiáng)各項(xiàng)制度的針對(duì)性與可執(zhí)行性，從而為單位合同簽訂、合同執(zhí)行等順利進(jìn)行提供保障。

（四）加強(qiáng)合同履行與違約糾紛管理，合理規(guī)避可能的經(jīng)濟(jì)與法律風(fēng)險(xiǎn)

在完成合同簽訂工作后，事業(yè)單位必須加強(qiáng)合同履行與違約糾紛管理，切實(shí)把握合同履行的具體情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，實(shí)現(xiàn)對(duì)可能發(fā)生的經(jīng)濟(jì)與法律風(fēng)險(xiǎn)的有效規(guī)避，全面提升合同管理水平，維護(hù)單位自身的合法效益。第一，在合同履行的過程中，由單位專職管理人員負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料，保證資料中各項(xiàng)內(nèi)容的真實(shí)性，通過分析對(duì)合同履行狀況有更加準(zhǔn)確的掌握；第二，針對(duì)合同履行中的實(shí)際問題，采取相應(yīng)的措施，如某些因素導(dǎo)致的合同變更，先要查明原因，確定相應(yīng)的責(zé)任，保證責(zé)任落實(shí)到位，再要根據(jù)實(shí)際情況選擇是否重新簽訂變更協(xié)議，以保證合同法律效力的有效性，以防出現(xiàn)不可控的法律風(fēng)險(xiǎn)；第三，為了避免出現(xiàn)合同違約糾紛問題，單位應(yīng)當(dāng)在前期重點(diǎn)加強(qiáng)合同條款的分析與審核，并確保合同各條款的清晰明了，如若發(fā)生糾紛，則以合同為準(zhǔn)，先進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)解，若是未能解決問題，則可采取法律的方式來維護(hù)權(quán)益，盡可能降低糾紛問題對(duì)單位工程項(xiàng)目的負(fù)面影響，減少經(jīng)濟(jì)損失；第四，單位還可建立跟蹤調(diào)查表，實(shí)時(shí)跟蹤記錄合同履行情況，加深單位內(nèi)部的溝通，實(shí)現(xiàn)問題的及時(shí)反饋，并建立合同臺(tái)賬，準(zhǔn)確無誤記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，以防出現(xiàn)更多的合同結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)。

（五）構(gòu)建合同管理信息化數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)新合同管理方法，提高工作效率

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，將大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)應(yīng)用于單位合同管理中，是目前實(shí)現(xiàn)管理模式創(chuàng)新的一項(xiàng)重要舉措。新形勢(shì)下，事業(yè)單位應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)合同管理方面的信息化建設(shè)力度，以信息技術(shù)為主要支撐，構(gòu)建合同管理信息化數(shù)據(jù)庫，將合同管理系統(tǒng)與單位其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，進(jìn)一步促使合同管理工作效率的不斷提高。首先，事業(yè)單位可與專業(yè)技術(shù)服務(wù)企業(yè)建立合作關(guān)系，結(jié)合單位自身的工程項(xiàng)目特點(diǎn)，提出合同管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建要求，以實(shí)現(xiàn)合同管理全過程的電子化、自動(dòng)化為根本目的，以拓展線上統(tǒng)計(jì)分析等功能為前提，在各部門的參與下，共同擬定適合的信息化建設(shè)方案，最大限度提高單位合同管理的水平；其次，科學(xué)設(shè)計(jì)具體的業(yè)務(wù)模塊，包括基礎(chǔ)信息管理、合同范本管理、合同起草管理、合同評(píng)審管理等，嚴(yán)格規(guī)范合同管理的整個(gè)流程，合理應(yīng)用信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全過程的監(jiān)管與控制，充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)與作用；再者，更加強(qiáng)調(diào)在合同管理過程中，各職能部門的有效溝通與聯(lián)系，建立雙向溝通反饋機(jī)制，利用大數(shù)據(jù)將大量數(shù)據(jù)信息收集匯總分類處理，集中到統(tǒng)一的平臺(tái)中，形成完整的合同管理信息化數(shù)據(jù)庫，便于單位相關(guān)管理人員在獲取權(quán)限后隨時(shí)查找所需信息，大大節(jié)省數(shù)據(jù)傳遞所需的時(shí)間，同步提升工作效率與完成質(zhì)量，為事業(yè)單位合同管理帶來更大的價(jià)值。

四、結(jié)束語

綜上所述，新形勢(shì)下我國事業(yè)單位工程項(xiàng)目數(shù)量增加，合同管理在項(xiàng)目管理中的作用與地位更加突出，關(guān)系著項(xiàng)目能否順利推進(jìn)，也對(duì)單位自身的運(yùn)行與發(fā)展產(chǎn)生直接影響?，F(xiàn)如今，事業(yè)單位必須對(duì)合同管理有正確的認(rèn)知與定位，從單位實(shí)際出發(fā)，分析其中的一系列實(shí)際問題，積極探尋可行的改進(jìn)路徑。通過采取培養(yǎng)復(fù)合型管理人才、做好合同簽訂前準(zhǔn)備工作、完善合同管理制度等針對(duì)性措施，有效解決實(shí)際問題，實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)格控制與合理規(guī)避，促使合同管理水平得以提升，從而進(jìn)一步推動(dòng)單位自身的可持續(xù)健康發(fā)展。