科技期刊編輯出版流程梳理實(shí)戰(zhàn)分析

譚暢

（中鐵隧道勘察設(shè)計(jì)研究院有限公司，廣東 廣州 511458）

2016 年，習(xí)總書記在全國(guó)科技創(chuàng)新大會(huì)上提出“廣大科技工作者要把論文寫在祖國(guó)的大地上，把科技成果應(yīng)用在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的偉大事業(yè)中”，因此科技期刊作為前沿科學(xué)技術(shù)的傳播者，任重道遠(yuǎn)。在這個(gè)過(guò)程中，科技期刊不僅需要有清晰的定位，堅(jiān)持“內(nèi)容為王”保證出版質(zhì)量，還需要不斷提升內(nèi)部管理水平，提升效率，實(shí)現(xiàn)科技成果的快速傳播，進(jìn)一步促進(jìn)科技的蓬勃發(fā)展。然而，我國(guó)的科技期刊多數(shù)面臨著影響力低，管理體制滯后，編輯的職責(zé)及定位不明確等問(wèn)題。

針對(duì)這些問(wèn)題，很多編輯部開始探索企業(yè)流程管理在期刊編輯出版中的應(yīng)用，以期建立一套目標(biāo)明確、統(tǒng)一協(xié)調(diào)的編輯出版流程，提升工作效率、縮短稿件發(fā)表時(shí)滯，確保文章高質(zhì)量發(fā)表。例如：趙利輝等[1]提出期刊出版中流水線式的流程管理值得借鑒的觀點(diǎn)，并指出加強(qiáng)流程管理的必要性及意義，同時(shí)對(duì)出版工作中的業(yè)務(wù)流程作了初步劃分；潘鳳云等[2]對(duì)學(xué)術(shù)期刊編輯部流程管理的各要素進(jìn)行探討，提出編輯初審、送審、退修及稿件加工和校對(duì)過(guò)環(huán)節(jié)的注意事項(xiàng)；吳取勁等[3]基于工作流對(duì)期刊編輯流程管理進(jìn)行設(shè)計(jì)，并提出應(yīng)基于設(shè)計(jì)該模型開發(fā)及改進(jìn)業(yè)務(wù)流程應(yīng)用平臺(tái)。

這些基于流程管理的探索與應(yīng)用為期刊出版管理提升提供了豐富的經(jīng)驗(yàn)，但期刊編輯出版各環(huán)節(jié)，包括投稿、審稿、稿件加工、出版、發(fā)行等，執(zhí)行人員眾多，且涉及的執(zhí)行人不僅包括出版社內(nèi)人員還包括作者、排版印刷機(jī)構(gòu)等外部人員，且大部分工作繁雜、整個(gè)流程持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，而這些實(shí)踐應(yīng)用缺乏系統(tǒng)的流程管理方法指導(dǎo)。因此本文基于陳立云老師在企業(yè)流程管理實(shí)踐中總結(jié)的流程的PDCA 環(huán)[4]，嘗試從實(shí)踐的角度對(duì)期刊編輯出版流程進(jìn)行系統(tǒng)梳理，以期為出版同行提供參考。

一、流程管理應(yīng)用理論

（一）流程管理的概念

流程管理也稱“業(yè)務(wù)流程管理“（business process management,BPM）,是一種以規(guī)范化的構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)地提高組織業(yè)務(wù)績(jī)效為目的的系統(tǒng)化方法[5]。通過(guò)流程，企業(yè)將戰(zhàn)略目標(biāo)細(xì)分，各流程環(huán)節(jié)以結(jié)果為導(dǎo)向，突破單個(gè)部門的垂直型管理壁壘，實(shí)現(xiàn)協(xié)同作戰(zhàn)，共同達(dá)成績(jī)效目標(biāo)。因此，流程管理不只是對(duì)流程的管理，而是以流程為導(dǎo)向的管理模式。流程管理的本質(zhì)是一種系統(tǒng)的管理方法，是一種以流程為主線的管理模式。

（二）流程梳理的方法

陳立云基于流程管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在戴明PDC 質(zhì)量環(huán)的基礎(chǔ)上提煉出流程管理的PDCA 環(huán)，即流程梳理或規(guī)劃（P）、流程實(shí)施(D)、流程稽查(C)、流程優(yōu)化(A)4 個(gè)環(huán)節(jié)[4]。其中，流程梳理或規(guī)劃，始于局部的流程梳理或優(yōu)化，然后再?gòu)膽?zhàn)略上進(jìn)行整體規(guī)劃，而流程梳理的目的是將各種隱性流程顯性化，使流程各活動(dòng)接口明確，運(yùn)行線路清晰合理，各環(huán)節(jié)操作人員能達(dá)成共識(shí)；流程的實(shí)施，主要是進(jìn)行流程的宣貫、執(zhí)行及流程績(jī)效的考核；流程稽查主要指發(fā)現(xiàn)流程執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題并解決；最后，流程還應(yīng)隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展或流程執(zhí)行中出現(xiàn)的問(wèn)題持續(xù)優(yōu)化。

綜上可知，流程規(guī)劃和梳理是基礎(chǔ)，決定后續(xù)環(huán)節(jié)是否能有效執(zhí)行，因此本文將重點(diǎn)對(duì)流程梳理進(jìn)行論述。流程梳理主要步驟如圖1 所示。

二、期刊編輯出版流程梳理

流程規(guī)劃看似是首要步驟，但其實(shí)一般的流程規(guī)劃都是先起于局部流程的梳理然后擴(kuò)展到整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程。流程的梳理過(guò)程可分為6 個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都以前一個(gè)環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)。

（一）設(shè)定流程目標(biāo)

梳理期刊編輯出版流程時(shí)，首先要找到流程的邊界，即找到端對(duì)端流程的起點(diǎn)和終點(diǎn)，再要找到流程的客戶，最后流程客戶的需求，并將這些需求轉(zhuǎn)化為流程的目標(biāo)。

對(duì)于期刊編輯出版工作，本著“為作者、讀者服務(wù)”的原則，流程應(yīng)起始于作者投稿，終止于期刊發(fā)行，即從作者到讀者。根據(jù)這一原則，流程的所有環(huán)節(jié)都應(yīng)該設(shè)立一個(gè)共同的目標(biāo)，梳理時(shí)以這個(gè)目標(biāo)為判斷標(biāo)準(zhǔn)，減少等待、重復(fù)審核、錯(cuò)誤糾正、返工等不增值環(huán)節(jié)，提高增值活動(dòng)比例，提升流程的效率。本文根據(jù)讀者和作者的需求，可假設(shè)流程的目標(biāo)為“提升審稿效率，確保文章高質(zhì)量發(fā)表，發(fā)行暢通”。

（二）細(xì)分流程目標(biāo)及關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)

期刊編輯出版流程太長(zhǎng)，缺乏層次感，很難體現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)的重要程度。我們可以通過(guò)細(xì)分“提升審稿效率，確保文章高質(zhì)量發(fā)表，發(fā)行暢通”這一流程目標(biāo)，梳理出3 個(gè)關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)—審稿、編校、發(fā)行，相應(yīng)地設(shè)立為三個(gè)一級(jí)流程，即審稿流程、編校流程、發(fā)行流程。一級(jí)流程下可再細(xì)分二級(jí)流程，如投稿流程、審稿流程、編校流程等，每個(gè)二級(jí)流程都應(yīng)設(shè)有關(guān)鍵控制點(diǎn)，二級(jí)流程還可再細(xì)分子流程。

通過(guò)逐級(jí)細(xì)分總目標(biāo)，同時(shí)抓住各級(jí)流程的關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)確保流程管理目標(biāo)執(zhí)行落地。因此，流程是期刊編輯出版管理的主線索，它決定了各個(gè)環(huán)節(jié)地執(zhí)行人要做什么，不做什么；看重什么，忽略什么；用什么樣的方法去做。

（三）確定流程所有者

在編輯出版活動(dòng)中，稿件審核及稿件加工通常涉及不同的部門或機(jī)構(gòu)，如果流程各環(huán)節(jié)職責(zé)是否履行到位、效果如何沒(méi)有人負(fù)責(zé)，流程的整體目的達(dá)成便無(wú)法保證。因此，流程所有者是對(duì)流程整體目標(biāo)達(dá)成負(fù)責(zé)任的責(zé)任人或團(tuán)隊(duì)，在編輯出版流程中一般可認(rèn)定第一責(zé)任人，如責(zé)任編輯。

（四）確定崗位職責(zé)及崗位角色

確定崗位職責(zé)及崗位角色,通俗地講就是明確“誰(shuí)—做什么—怎么做”,崗位職責(zé)的確定可根據(jù)已存在的管理制度完成工作的分解和分析或者根據(jù)實(shí)際工作內(nèi)容填寫，最后由流程所有者根據(jù)職責(zé)分解情況識(shí)別各環(huán)節(jié)崗位角色?；谌鞒痰膷徫宦氊?zé)及角色設(shè)立是全流程目標(biāo)實(shí)現(xiàn)為基礎(chǔ)，突破了通常的部門或機(jī)構(gòu)壁壘，且不因現(xiàn)實(shí)中組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整而變化，實(shí)現(xiàn)了所有執(zhí)行人員意識(shí)的統(tǒng)一，更利于戰(zhàn)略目標(biāo)的落地。

（五）設(shè)計(jì)流程線路，畫出流程圖

期刊出版過(guò)程劃分為3 個(gè)階段：稿件審核、稿件編校、印制發(fā)行，對(duì)應(yīng)2.2 所述3 個(gè)一級(jí)流程，以稿件審核流程為例，其流程圖線路及各環(huán)節(jié)如圖2 所示。對(duì)于稿件審核流程，稿件錄用環(huán)節(jié)為終點(diǎn)，但同時(shí)這個(gè)環(huán)節(jié)又是下一個(gè)一級(jí)流程（稿件編校）的起點(diǎn)。

流程圖繪制時(shí)，要注意同一級(jí)流程圖中各環(huán)節(jié)顆粒度的劃分需相同。如圖2 所示稿件審核流程中，稿件接收、稿件初審、稿件復(fù)審都僅代表一個(gè)環(huán)節(jié)，與其他環(huán)節(jié)沒(méi)有包含關(guān)系流程。流程圖畫好后，可以根據(jù)流程目標(biāo)檢查實(shí)際業(yè)務(wù)中是否有環(huán)節(jié)遺漏，各流程環(huán)節(jié)是否合理，各環(huán)節(jié)的接口是否明確，須確保所有隱形流程或環(huán)節(jié)都已經(jīng)顯示，同時(shí)去掉不增值環(huán)節(jié)。如圖2 所示，流程中送審環(huán)節(jié)實(shí)際屬于外審及二審中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，屬于不增值環(huán)節(jié)，與整個(gè)階段的流程目標(biāo)“提升審稿效率”相悖，因此刪減該環(huán)節(jié)可更加提升流程效率。

（六）編寫流程文件

如果流程梳理僅產(chǎn)出一張圖2 所示的流程圖，操作人員僅僅是指導(dǎo)流程大概的線路，很多流程的細(xì)節(jié)并不清楚，比如稿件初審環(huán)節(jié)，稿件初審的標(biāo)準(zhǔn)是什么？有哪些要求？有什么工作經(jīng)驗(yàn)？因此，我們需要進(jìn)一步編制流程文件。

流程文件的主要用途有2 個(gè)：一是工作考核標(biāo)準(zhǔn)；另一個(gè)給新人或不熟練的人做工作指導(dǎo)。因此流程制度不是寫給流程所有者看的，而應(yīng)該站在一個(gè)新人的角度,告訴他們流程的主線、具體的操作知識(shí)點(diǎn)[4]。

流程文件質(zhì)量高低的影響差別如表1 所示[4]。

表1 流程文件質(zhì)量高低的差別[4]

一般流程制度可包含目的、實(shí)用范圍、流程起點(diǎn)與終點(diǎn)、術(shù)語(yǔ)及定義、職責(zé)描述、流程分類、流程圖、流程管理標(biāo)準(zhǔn)（見表2）、管理原則、相關(guān)文件、模板與記錄表格等。

表2 流程管理標(biāo)準(zhǔn)參考

三、結(jié)論與討論

文章結(jié)合期刊編輯出版的實(shí)際業(yè)務(wù)需求，基于企業(yè)實(shí)踐中得出的業(yè)務(wù)流程管理經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)地探討了期刊編輯出版流程的梳理過(guò)程及方法，以期為出版同行提供一些參考。然而，本文僅是對(duì)流程梳理及規(guī)劃環(huán)節(jié)進(jìn)行了論述，未對(duì)陳立云老師所述業(yè)務(wù)流程PDCA 環(huán)的其他環(huán)節(jié)展開論述，后續(xù)可進(jìn)一步探討期刊出版流程執(zhí)行、稽查及優(yōu)化過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)及方法。