高校辦公類用品一站式采購研究與實踐*

李敏 寇富安

1. 華中師范大學 招標管理辦公室 湖北 武漢 430079；2. 華中師范大學 紀委辦（監(jiān)察處、巡察辦） 湖北 武漢 430079

高校實施政府采購制度以來，在規(guī)范高校采購流程，提高高校各類資金使用效益方面效果顯著，但隨著“放管服”政策出臺和科研儀器設(shè)備采購松綁，對高校小額、零星采購規(guī)范執(zhí)行和監(jiān)管也提出了巨大的挑戰(zhàn)，其中辦公類用品及耗材分散采購一直存在全年累計量大、采購次數(shù)多、采購類別繁雜以及采購價格比價困難等問題。基于傳統(tǒng)分散采購方式效率低下，報賬流程煩瑣冗長，同時不利于節(jié)約資金和監(jiān)督管理。

在當今互聯(lián)網(wǎng)高度普及，電商平臺飛速發(fā)展的大環(huán)境下，是否能建立一種依托和整合電商平臺的一站式采購機制，適應高校小額、零散采購管理、內(nèi)控機制提出的新要求, 突破傳統(tǒng)采購工作遇到的瓶頸，已成為當前高校零散采購急需解決一個突出問題。筆者對此進行了探索。

1 一站式采購研究背景及意義

“互聯(lián)網(wǎng)+”迅速上升為國家戰(zhàn)略，各行各業(yè)都在積極探索、研究相關(guān)領(lǐng)域的行動計劃[1]。伴隨這股浪潮的深入推進，“互聯(lián)網(wǎng)+”電子化、智能化采購模式已在采購領(lǐng)域悄然興起。

電子商務的低成本、高效率和透明化三大優(yōu)勢所對應的充分競爭、配送及時、流程清晰、利于監(jiān)管等與政府采購制度要求和目標完全一致[2]。因此，借鑒電子商務成功的經(jīng)驗和模式，積極開展高校零散采購制度的改革與創(chuàng)新，完善零散、小額辦公類用品采購信息化管理，突破傳統(tǒng)采購困境，落實國家“互聯(lián)網(wǎng) +”戰(zhàn)略及國務院有關(guān)“進一步加大政府利用電子商務平臺進行采購的力度”的政策要求，具有十分重要的實踐意義。

2 辦公類用品一站式采購建設(shè)研究

2.1 同類研究現(xiàn)狀

2014 年，中央國家機關(guān)政府采購中心探索建立了政府采購電子商城，隨后全國各地也紛紛進行了政府采購電子商城的嘗試和試點。政府采購電子商城是“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”的創(chuàng)新融合產(chǎn)物，它運用了計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，實現(xiàn)了采購活動從線下轉(zhuǎn)到線上，線上訂購結(jié)合線下配送，統(tǒng)一歸檔，方便監(jiān)管。

目前對于電子商城建設(shè)模式主要有兩種：一是直接使用電商平臺采購；二是自行搭建電子商城，并引入主流電商，借此實現(xiàn)信息的共享[3]。

第一種模式本質(zhì)上來說依舊是傳統(tǒng)電商，不宜監(jiān)管，價格橫向比較難，同時采購易受平臺限制；第二種是目前主流模式，通過統(tǒng)一標準接口，整合多家主流電商、代理商、生產(chǎn)廠商，商品信息與電商平臺、廠家官網(wǎng)實施更新，采購人使用專用政府采購賬戶一鍵登錄并下單，統(tǒng)一配送。此種模式保證了商品信息同步，價格實時，統(tǒng)一管理，利于跟蹤監(jiān)管。

政府采購電子商城模式提高了采購效率，提升了采購過程的公開透明性，促進了政府采購領(lǐng)域的公平競爭[4]。但目前政府采購電子商場模式在應用中，特別是在高校采購應用中存在兩個需進一步解決的問題：一是同類商品比價不方便；二是支付和報賬流程復雜，沒有改善。

2.2 研究主要內(nèi)容

高校的采購工作牽涉面廣，涉及申請人（用戶單位采購人和分管領(lǐng)導）、經(jīng)費主管部門、項目主管部門、財務部門、采購部門、資產(chǎn)管理部門、紀委監(jiān)察部門和市場供應商等多個主體，橫向上各個主體有自己的工作流程，信息不共享，接口不打通，就會導致主體之間溝通障礙，整個采購流程中采購申請人和各個主體之間縱向輻射又多，最終導致審批手續(xù)繁復，報賬流程冗長，對賬工作量大，采購申請人各部門之間來回跑，采購體驗不佳。

基于此，我們研究的主要內(nèi)容就是在政府采購電子商城的基礎(chǔ)上，利用辦公用品類商品試點，建立一種新的一站式采購模式，對外對接電商，對內(nèi)對接財務和資產(chǎn)系統(tǒng)，實現(xiàn)一站式單點登錄和下單、在線審批和經(jīng)費凍結(jié)、系統(tǒng)自動同型號同類商品不同供應商聚合比價，供應商直接對接財務，支付報賬一體化，打通各環(huán)節(jié)信息孤島，解決報銷煩瑣問題，提高審批效率， 為高校采購一種高效、便捷、透明的“一趟也不跑”的采購服務平臺。

3 辦公類用品一站式采購建設(shè)實踐

因為內(nèi)控需要，線下采購的關(guān)鍵節(jié)點都必不可少，一站式直采平臺旨在將線下繁復的采購體系轉(zhuǎn)為為線上流程，設(shè)計原則就是充分尊重用戶一般網(wǎng)購習慣和遵循校內(nèi)線下采購審批報賬制度，同時利用計算機技術(shù)使得整個采購過程更加流暢、高效，大大提高部門間消息專遞和審批的效率，同時系統(tǒng)留痕，經(jīng)費直接劃扣，節(jié)省人力物力和時間。

3.1 一站式直采平臺流程圖如圖1所示。

圖1 一站式直采平臺流程圖

3.2 初步成效

通過學校自建直采平臺，整合多家電商，導入相關(guān)商品，電商按照學校要求提供相關(guān)商品和服務，同時，不同電商之間進行同類商品比價，展開市場競爭。這種模式比直接使用某個成熟電商平臺更容易監(jiān)管，同時引入市場競爭機制，更有利于節(jié)約成本，使采購過程中選擇多元化。

在實踐中具體成效還體現(xiàn)在：

經(jīng)費來源、經(jīng)費卡全程實時校驗，便捷省心；

操作過程中表單自動生成，審核登記皆一鍵操作，不再需要重復填寫財務預約單、采購明細等，智能化程度高；

賬期支付放大高校信用效應，提高資金使用效益；

報銷頻率可根據(jù)用戶需要一月一次，也可隨時，自由靈活，且由供應商直接對接財務系統(tǒng)，教職工不跑一次即可完成下單、報銷工作，不用關(guān)心財務負責的報賬流程，可以更專注地從事科研教學工作。

4 對直采平臺的展望

通過建設(shè)實踐，一站式直采平臺在規(guī)范采購工作中大有可為，但其發(fā)展還受著幾個實際因素的制約。

目前各大主流電商雖愿意加入一站式直采平臺，但其對接的商品價格數(shù)據(jù)庫并不涵蓋活動實時價格庫，導致六一八、雙十一等各種促銷商品和價格在促銷時間段無法在直采平臺上購買，用戶享受的價格紅利沒有最大化。

目前我校實踐的直采僅限于零散、低值、易耗等物品，對于普通采購還受到資產(chǎn)驗收環(huán)節(jié)不好打通的限制，如何方便快捷同時規(guī)范合理的進行線上驗收，這是直采平臺進一步發(fā)展和內(nèi)控制度研究的重要課題。

雖然未來一站式直采平臺的發(fā)展還有較長的路要走，但其建設(shè)模式和思路是符合政府采購精神的，這種價格可比、信息透明、方便快捷的采購方式必然在未來帶來政府采購電子商城的進一步變革。