電子文件檔案管理思路與改進(jìn)措施探討

崔琳

摘要：電子文件檔案是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版資料轉(zhuǎn)變成電子信息而得到的檔案，需要進(jìn)行保密管理。此外，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)發(fā)展迅速，現(xiàn)如今的電子檔案也有直接就是電子檔形式的文件，同樣需要保密管理。對(duì)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子檔案更加方便管理，能夠長(zhǎng)期保存，避免因?yàn)榧垙埢蚴悄膯栴}造成檔案資料模糊，無(wú)法正確辨認(rèn)的問題。與此同時(shí)，電子文件檔案在調(diào)出的時(shí)候閱讀也更加方便，能夠幫助提升管理效率。為此，本文就電子文件檔案管理思路與改進(jìn)措施展開了分析探討。

關(guān)鍵詞：電子文件檔案;信息化;改進(jìn)措施

隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理方式正在逐漸趨向于電子文件檔案管理，人們也越來(lái)越歡迎電子文件檔案化管理方式。電子文件檔案管理更加方便快捷，對(duì)比傳統(tǒng)的管理能夠有效提升管理效率，同時(shí)節(jié)約大量的人力和物力，所以電子文件檔案化管理應(yīng)該進(jìn)行大范圍的普及。

1 電子文件檔案化管理的思路

目前我國(guó)的電子文件檔案數(shù)量正在急速上漲，而要求利用此類信息的請(qǐng)求卻越來(lái)越多，檔案部門必須在管理方面加強(qiáng)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)。檔案管理工作改進(jìn)需要遵循信息化檔案管理的發(fā)展要求，逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化檔案管理，促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。具體可采取如下思路：①加強(qiáng)數(shù)字化檔案館建設(shè)，包括庫(kù)房、館藏、檢索工具、規(guī)章制度、干部隊(duì)伍等多方面的建設(shè)，隨后大力推廣計(jì)算機(jī)管理方式，應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升信息化水平。②加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。檔案館中原本已經(jīng)存在著的紙質(zhì)檔案文件需要進(jìn)行電子化處理，視頻、音頻轉(zhuǎn)成數(shù)字化的存檔，完成數(shù)字化館藏建設(shè)。③建設(shè)檔案目錄。數(shù)字檔案館中的核心是資源庫(kù)建設(shè)，資源庫(kù)的作用是幫助儲(chǔ)存所有的檔案，同時(shí)也對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一處理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠建立起對(duì)應(yīng)的檔案目錄，幫助提供檢索服務(wù)，其他部門為檔案館提供檔案移交的時(shí)候需要將檔案目錄一起提交。④加強(qiáng)電子文件歸檔。負(fù)責(zé)檔案管理的部門需要對(duì)電子文件歸檔工作加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，保證有價(jià)值的電子文件都能夠順利保存到檔案館，根據(jù)自身單位的特點(diǎn)制訂電子文件檔案的接收、管理、使用方法，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。⑤加強(qiáng)電子文件檔案化管理。電子文件需要借助當(dāng)代的辦公設(shè)備才能閱讀和使用，而且可以共享，不受時(shí)間和距離的限制，未來(lái)實(shí)現(xiàn)全面的電子文件檔案化管理是必然的檔案管理發(fā)展方向。

2 電子文件檔案管理的改進(jìn)措施

2.1 加強(qiáng)安全管理

電子文件檔案化管理中，逐漸暴露出了缺陷，如何加強(qiáng)檔案的保密性成為了管理人員關(guān)注的問題，如果檔案管理權(quán)落到了多數(shù)人手中，是否會(huì)造成社會(huì)動(dòng)蕩，管理人員的綜合素質(zhì)會(huì)不會(huì)影響到檔案管理也是未能解決的問題。所以當(dāng)前相關(guān)部門必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的重視，不能延續(xù)以往的舊思想，認(rèn)為資料泄露不會(huì)造成任何損失，而是要用新的眼光看待電子文件檔案管理，保證單位實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

2.2 培養(yǎng)高素質(zhì)管理人才

電子文件檔案化管理對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理有明顯的區(qū)別，所以管理需要借助以往的管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)結(jié)合電子文件的特點(diǎn)進(jìn)行管理，這就需要高素質(zhì)的管理人才。紙質(zhì)檔案管理是將處理完成的文件進(jìn)行鑒定，隨后收集有價(jià)值的部分，按照文件的類型、來(lái)源、內(nèi)容、形式等參考條件進(jìn)行分類保存。電子檔案的管理需要將電子文件放到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行分類組合，同時(shí)提供檢索的服務(wù)。傳統(tǒng)檔案管理方式和電子文件檔案管理方式差別很大，所以檔案管理部門應(yīng)當(dāng)招收一批具備計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才，同時(shí)具備檔案管理相關(guān)的知識(shí)，充實(shí)人才隊(duì)伍。另外，檔案管理部門負(fù)責(zé)傳統(tǒng)檔案管理的人員，需要進(jìn)行專業(yè)知識(shí)補(bǔ)充培訓(xùn)，不僅僅要培訓(xùn)先進(jìn)的檔案管理新理念，同時(shí)需要培訓(xùn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，幫助管理人員轉(zhuǎn)變工作方式，根據(jù)不同的管理要求進(jìn)行實(shí)際的檔案管理，提升管理人員的整體業(yè)務(wù)水平。

2.3 完善管理制度

電子文件的來(lái)源非常廣泛，制作文件的人員類型也有多種，不僅僅是業(yè)務(wù)管理人員，同時(shí)還有數(shù)據(jù)錄入人員、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等，所以進(jìn)行電子文件歸檔的時(shí)候必須通過一定的管理制度進(jìn)行約束，約束歸檔人員按照標(biāo)準(zhǔn)工作。電子文件歸檔需要將其納入單位的檔案管理制度中，列入信息管理工作中。對(duì)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件會(huì)受到更多的約束，單獨(dú)的檔案管理部門不能獨(dú)立完成，必須依靠多個(gè)部門共同合作完成管理。電子文件形成部門負(fù)責(zé)了解文件的形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，能夠在鑒定工作價(jià)值的時(shí)候發(fā)揮作用;檔案部門負(fù)責(zé)制訂歸檔的制度方法，了解全局情況，做好統(tǒng)籌工作;計(jì)算機(jī)管理部門則需要加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)方面的維護(hù)，為檔案管理提供技術(shù)方面的支持。多個(gè)部門協(xié)同合作，各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，形成質(zhì)量較高的電子文件檔案。

2.4 建立檔案網(wǎng)站

電子文件檔案化管理需要為本單位提供方便快速的檔案信息查閱服務(wù)，也就是借助自身的館藏優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)其特色，建立一個(gè)能夠提供信息查詢功能的網(wǎng)站。如果單位本身已經(jīng)有自己的官網(wǎng)，那么檔案查詢功能可以加在單位官網(wǎng)中，該欄目還可以加入單位的歷史信息，例如舉辦過的活動(dòng)、發(fā)展歷史照片、領(lǐng)導(dǎo)人員的視頻音頻等。網(wǎng)站上的檔案信息查閱功能是為本單位的職工提供的服務(wù)，不僅僅是為了檔案部門的管理人員。所以在網(wǎng)站建設(shè)的時(shí)候，需要保證普通職工也能通過該網(wǎng)站進(jìn)行信息查閱，最好能夠根據(jù)關(guān)鍵詞查詢檔案，因?yàn)橐话愕穆毠な遣粫?huì)通過檔案號(hào)、分類號(hào)等專業(yè)的檢索方式來(lái)查找檔案的。另外，網(wǎng)站提供的檔案查詢服務(wù)應(yīng)當(dāng)包括多方面的內(nèi)容，不僅僅是職工個(gè)人信息相關(guān)的內(nèi)容，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)包括單位歷史發(fā)展、往年文件發(fā)布等。最后，網(wǎng)站建設(shè)需要不斷完善，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)用戶留下的意見不斷完善網(wǎng)站的功能，例如留下能夠與檔案管理人員交流的渠道，幫助單位職工在線答疑解惑，提升整體職工的檔案管理知識(shí)水平。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著中國(guó)不斷向前發(fā)展，信息化管理技術(shù)也在不斷發(fā)展進(jìn)步，當(dāng)前電子文件檔案化管理已經(jīng)應(yīng)用到了人們的生活和工作中，而且受到了相關(guān)部門和人員的重視，考慮到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，未來(lái)的電子文件檔案化管理需要進(jìn)一步加強(qiáng)安全管理和制度建設(shè)，提供更好的檔案服務(wù)。

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