基層檔案管理員的文書檔案管理工作策略分析

黃麗云

摘要：為了在“十四五”背景下，實(shí)現(xiàn)對基層文書檔案管理模式的創(chuàng)新，加強(qiáng)對檔案信息的管理，需要完善文書檔案管理機(jī)制，在其中的細(xì)節(jié)出發(fā)，優(yōu)化基層檔案管理流程?；诖耍疚膶鶎游臅鴻n案管理工作中的問題和措施進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：基層;文書檔案;管理工作;檔案管理

由于文書檔案內(nèi)容比較多，要想保證文檔信息管理的有效性，需要完善基層文書檔案管理機(jī)制，對其中所涉及到的各項(xiàng)管理問題和信息等進(jìn)行更加詳細(xì)記錄。尤其是在“十四五”背景下，基層檔案管理的內(nèi)容和方式需要創(chuàng)新和優(yōu)化，從而進(jìn)一步促進(jìn)我國基層文書檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

一、檔案室文書檔案管理中的問題

（一）文書檔案收集不完整

雖然我國大部分單位已經(jīng)認(rèn)識到了基層文書檔案管理工作的重要性，但是由于其中的文件內(nèi)容多，零散文件歸檔不全并不齊全。再加上，大多數(shù)單位的職能工作不是固定不變的，他們在日常生活中也會進(jìn)行臨時(shí)性工作^[1]。

例如，上級部門在進(jìn)行臨時(shí)檢查時(shí)，或者是有領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)視察時(shí)，這個(gè)時(shí)候會產(chǎn)生相應(yīng)的文件材料。但是，在對檢查情況進(jìn)行分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)部分單位臨時(shí)性工作，也產(chǎn)生一些不同的文件材料，這會導(dǎo)致零散文件材料管理工作出現(xiàn)問題。再加上，我國文檔材料頻繁，各科室中的職能不同，這會導(dǎo)致管理人員不能對其中的文件材料進(jìn)行整合和收集，嚴(yán)重影響了基層文書檔案管理工作的有效性。

（二）文書檔案保管期限劃分不準(zhǔn)確

在對文書檔案進(jìn)行保管時(shí)，發(fā)現(xiàn)基層人員并沒有按照具體要求對其中的期限進(jìn)行合理性劃分，嚴(yán)重影響了檔案信息的合理性和保存狀態(tài)。當(dāng)其保存滿一定期限后，需要對相關(guān)的基層文書檔案進(jìn)行鑒定銷毀。在執(zhí)法檢查檔案時(shí)，需要規(guī)范化管理流程，加強(qiáng)對不同文檔材料的管理。但是，在實(shí)際的文檔保管中，其中的期限劃分并不夠準(zhǔn)確，一些重要檔案并沒有得到有效保存^[2]。

例如，某個(gè)單位在召開工作會議的時(shí)候，需要對其中的文檔材料進(jìn)行定期保存，半年計(jì)劃需要在劃分完成后，長時(shí)間保存。但是，如果不對保管期限進(jìn)行劃分，這就會導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不斷下降。

二、基層文書檔案管理工作

（一）加強(qiáng)對一體化文檔管理模式的有效實(shí)施

在以前，對基層文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，一般會以“十四五”規(guī)劃為主，這種制度的實(shí)施會影響基層檔案管理的有效性，為了加強(qiáng)對基層文書檔案的綜合性管理，部分地區(qū)創(chuàng)新了基層文書檔案管理方式。

如，海南煙草為結(jié)合時(shí)代發(fā)展的情況，改革了發(fā)展新局面，主要結(jié)合中央及省委省政府中的快推進(jìn)海南自由貿(mào)易建設(shè)的具體要求，對其中的重要文檔材料進(jìn)行了整合。在此過程中，我們還需要清楚文件資料是檔案的前身，文件資料的準(zhǔn)確性，更直接影響著檔案的管理質(zhì)量。

在對文件資料進(jìn)行處理時(shí)，還需要兼顧檔案工作，合理應(yīng)用文書與檔案一體化的方式，加強(qiáng)對各種文檔信息的管理。如，需要保證紙張規(guī)格的統(tǒng)一，不能使用圓珠筆、鉛筆和復(fù)寫紙等起草文件材料，如果發(fā)現(xiàn)有文件缺失，就會影響賬外資料管理質(zhì)量。例如，還需要結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)會議報(bào)告，在保證文件資料完整性的基礎(chǔ)上，積極開展“文書部門立卷”工作，保證其中文件材料信息的準(zhǔn)確性。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)力度，提高劃分文書檔案保管期限的有效性

第一，為了保證基層文書檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要通過各種培訓(xùn)的活動，主要目的是提高基層檔案管理人員的綜合素質(zhì)，保證劃分文書檔案保管期限的合理性。在此過程中，相關(guān)的管理部門還要定期組織管理人員，參加到不同的檔案管理培訓(xùn)工作中，對文書檔案保管的期限進(jìn)行合理劃分。此外，還可以通過綜合業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，需要提高基層檔案人員的專業(yè)水平，加強(qiáng)他們對文檔檔案內(nèi)容的認(rèn)識^[3]。

第二，基層文書檔案管理部門還需要對檔案的保管期限表進(jìn)行審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的問題。但是，由于以一些文件會出現(xiàn)頻繁變動，這會影響檔案保管期限劃分的準(zhǔn)確性。因此，在此背景下，基層文書檔案管理人員需要對文書檔案保管期限表進(jìn)行綜合性審核，并且還需要按照保管期限表的內(nèi)容，對文件材料進(jìn)行整合，將歸檔的文件材料和保管期限表進(jìn)行對比，進(jìn)而完善基層文書檔案管理機(jī)制。

如，朝陽區(qū)的檔案局，為了加強(qiáng)對文書檔案的保管，完善了其期限表審核流程，對所收集到的文書檔案保管期限表等內(nèi)容，更進(jìn)行了非常嚴(yán)格的審核。如果在此過程中，發(fā)現(xiàn)劃分不準(zhǔn)確，需要將這些事項(xiàng)反饋給基層單位，對不符合要求的部位進(jìn)行適當(dāng)修改，從而進(jìn)一步保證對不同文件材料夠保管期限劃分的合理性。

（三）提高文書檔案管理的數(shù)字化水平

新時(shí)期下，現(xiàn)代信息技術(shù)在我國各個(gè)領(lǐng)域都得到了有效應(yīng)用?；鶎游臅鴻n案管理部門要想在滿足“十四五”規(guī)范要求的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對不同文檔信息材料的整合，需要加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。再加上，文書檔案工作本身就具有特殊性，其中所涉及的內(nèi)容是非常多的，這會導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)比較復(fù)雜。因此，各基層文書檔案管理單位，需要結(jié)合實(shí)際的管理情況，積極引入數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對文書檔案管理的自動化管理，節(jié)約人力資源的成本^[4]。

此外，基層單位加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)，創(chuàng)新管理模式，還可以實(shí)現(xiàn)不同文檔信息和資料之間的共享，將與長期的發(fā)展戰(zhàn)略有效結(jié)合，然后構(gòu)建一個(gè)現(xiàn)代化基層文書檔案內(nèi)部管理機(jī)制，積極采取監(jiān)管措施，對檔案數(shù)字化建設(shè)全過程進(jìn)行監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對人力資源的合理化配置，主要目的是保障對物資的有效儲備。

基層文書檔案管理部門在當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的過程中，需要對各類紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔處理，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，對其中的重點(diǎn)材料進(jìn)行整合，主要目的是預(yù)防檔案的丟失，將不同的文檔信息及時(shí)錄入信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對基層文書檔案管理工作的數(shù)字化管理。

三、結(jié)束語

由此可見，高水平的基層文檔管理部門，需要建立規(guī)范的處理文件部門，規(guī)范管理行為。在此過程中，還需要強(qiáng)化檔案管理人員的創(chuàng)新意識，然后采取切實(shí)可行的措施，完善基層文書材料管理機(jī)制。

參考文獻(xiàn)

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