數(shù)碼照片檔案管理的難點(diǎn)與對(duì)策

胡莉

摘要：新形勢(shì)下，隨著信息優(yōu)化的不斷發(fā)展，為數(shù)碼照片的管理提供了便利性，與此同時(shí)也為數(shù)碼照片管理帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。數(shù)碼照片是檔案管理中的重要組成部分，只有使用先進(jìn)的技術(shù)實(shí)施管理，那么才可以提升管理的效率，保證檔案信息服務(wù)的可靠性，提高檔案資料的利用率，以此來(lái)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益。因此，在信息化的社會(huì)背景下，只有明確數(shù)碼照片管理中存在的隱患問(wèn)題，那么才可以結(jié)合現(xiàn)狀，針對(duì)性的制定出科學(xué)的指導(dǎo)措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)碼照片;檔案管理;難點(diǎn)

一、數(shù)碼照片檔案管理的難點(diǎn)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化和辦公自動(dòng)化水準(zhǔn)的不斷提升，傳統(tǒng)理念下的數(shù)碼照片檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要，此時(shí)數(shù)碼照片檔案管理就呈現(xiàn)到了大家的視野當(dāng)中。數(shù)碼照片檔案管理屬于事業(yè)單位全宗檔案的重要組成部分，體現(xiàn)了特殊性的載體。數(shù)碼照片檔案管理不僅使用成本偏低，并且使用方便，可以直觀的了解單位的歷史，分析大家原本的面貌。但是，在實(shí)踐的過(guò)程中，檔案管理依然存在一定的安全性隱患^[1]。

第一，數(shù)碼照片歸檔意識(shí)淡薄。在起初的時(shí)候，數(shù)碼照片檔案管理中的部分人員，基本上都是身兼數(shù)職，并非專(zhuān)業(yè)的出身，對(duì)于專(zhuān)業(yè)知識(shí)的認(rèn)知偏低，很難保證數(shù)碼照片的質(zhì)量。并且由于責(zé)任制度不完善，導(dǎo)致不少數(shù)碼照片收集的不夠及時(shí)，無(wú)法有效的保證數(shù)碼照片的全面性，影響了數(shù)碼照片檔案管理的質(zhì)量。

第二，數(shù)碼照片檔案管理制度不完善。雖然數(shù)碼照片管理在形式上存在制度，但是，并沒(méi)有結(jié)合職責(zé)與檔案管理的部門(mén)需求進(jìn)行明確和細(xì)化。拍攝人員和管理人員分工不明確，質(zhì)量殘次不齊。例如：在單位舉辦活動(dòng)的時(shí)候，需要宣傳部門(mén)的人員進(jìn)行拍攝，但是也會(huì)使用其他部門(mén)的人員進(jìn)行拍攝，這樣拍攝出來(lái)的質(zhì)量就會(huì)良莠不齊^[2]。

第三，數(shù)碼照片檔案管理不規(guī)范，查閱利用比較困難。在數(shù)碼照片在拍攝完成以后，是需要專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行整理的。在查閱照片的時(shí)候，拍攝人員很少會(huì)對(duì)其實(shí)施分類(lèi)整理與編寫(xiě)說(shuō)明。甚至分辨率和格式也無(wú)法滿足數(shù)碼照片規(guī)范化的需要。這些照片在轉(zhuǎn)移到檔案部門(mén)以后，有的會(huì)發(fā)現(xiàn)不完整，有的會(huì)發(fā)現(xiàn)無(wú)法使用。

第四，數(shù)碼照片檔案安全保管存在隱患。一般的情況下，數(shù)碼照片對(duì)于硬件和軟件的需求較高，一旦出現(xiàn)存儲(chǔ)性的變化，那么很可能就會(huì)導(dǎo)致故障的出現(xiàn)。甚至有的還沒(méi)有開(kāi)始備份，就已經(jīng)出現(xiàn)了損壞的問(wèn)題。例如：在電腦出現(xiàn)故障的時(shí)候，也會(huì)對(duì)數(shù)碼相機(jī)帶來(lái)危險(xiǎn)，甚至導(dǎo)致照片丟失。

二、數(shù)碼照片檔案管理對(duì)策

（一）強(qiáng)化數(shù)碼照片歸檔意識(shí)

相關(guān)的部門(mén)與人員需要結(jié)合現(xiàn)實(shí)的需求，秉承科學(xué)發(fā)展觀的主要思想，加大對(duì)數(shù)碼照片的宣傳力度，例如：可以將職工活動(dòng)、節(jié)假日節(jié)目、知識(shí)比賽、技術(shù)比賽等活動(dòng)拍攝的照片展示出來(lái)，并且增強(qiáng)歸檔的理念^[3]。另外，還需要從源頭上保證數(shù)碼照片拍攝的質(zhì)量，規(guī)范相關(guān)的信息，保持?jǐn)?shù)據(jù)信息的連續(xù)性和可用性，為以后的歸檔奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）建立數(shù)碼照片檔案規(guī)章制度

從目前的形勢(shì)上看，單位需要在制度的基礎(chǔ)上，明確數(shù)碼照片的各種需求，對(duì)部門(mén)的例行實(shí)施檢查。首先，相關(guān)的部門(mén)可以結(jié)合實(shí)際建立歸檔制度。結(jié)合《文

書(shū)檔案歸檔范圍和保管期限》的相關(guān)內(nèi)容，分析范圍，統(tǒng)一的進(jìn)行管理，明確責(zé)任，分析歸檔的時(shí)間與需求。加大檔案管理人員和數(shù)碼照片部門(mén)之間的溝通，在宣傳的基礎(chǔ)上，定期將這些內(nèi)容轉(zhuǎn)移到檔案管理部門(mén)，將數(shù)碼照片檔案管理落實(shí)到實(shí)處。其次，需要結(jié)合當(dāng)前，制定數(shù)碼照片檔案管理辦法。也就是說(shuō)，需要在規(guī)范的基礎(chǔ)上，保持照片的收集、整理、歸檔、鑒定、保管，明確職責(zé)，建立監(jiān)督機(jī)制，保持管理制度落實(shí)^[4]。

（三）規(guī)范數(shù)碼照片檔案管理

第一，需要在全面收集數(shù)碼照片。也就是說(shuō)，這些歸檔的照片中，需要保持很好的參考價(jià)值，主要是反映單位的建筑面貌、工會(huì)活動(dòng)、創(chuàng)新成果等都可以反映出歷史的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。拍攝者需要在宣傳的基礎(chǔ)上對(duì)相關(guān)的內(nèi)容實(shí)施篩選和整理、編寫(xiě)，并且保持有效的完整性。第二，鑒定的數(shù)碼照片和存儲(chǔ)載體保持有效的質(zhì)量。檔案管理人員在內(nèi)容核對(duì)的時(shí)候，需要先進(jìn)行堅(jiān)定，之后，移交的數(shù)碼照片需要保持原圖，不可以修改，信息和文字需要保持完整性。另外，還需要檢查文字說(shuō)明、電子目錄、儲(chǔ)存載體的質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)等。第三，分類(lèi)整理數(shù)碼照片。一般情況下，檔案部門(mén)都需要明確JPEG的格式，像素保持2560 × 1920，分類(lèi)的要求為保管期限—形成年度—組號(hào)。文件名是03-2021-0003-0003.jpg并且存儲(chǔ)的時(shí)間需要結(jié)合自己的需求進(jìn)行定制，基本上都是30年或者是永久^[5]。第四，需要構(gòu)建數(shù)碼照片數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息需要反映出照片的內(nèi)容和背景信息，可以方便以后的查找，主要可以分為總說(shuō)明和分說(shuō)明兩個(gè)類(lèi)型。

（四）確保數(shù)碼照片安全保管

第一，需要結(jié)合現(xiàn)狀，提升數(shù)碼照片檔案的保存。也就是說(shuō)，在不脫離保存的基礎(chǔ)上，不僅需要在計(jì)算機(jī)中保存一份，還需要在光盤(pán)中保存更多份。計(jì)算機(jī)和外部的網(wǎng)絡(luò)處于隔離的狀態(tài)，在光盤(pán)的刻錄上需要按照期限—年度—組號(hào)的順序?qū)嵤┒ㄖ啤Ｃ恳粋€(gè)光盤(pán)的保存內(nèi)容需要具備關(guān)聯(lián)的屬性，建立光盤(pán)目錄，減少損失，保持安全性。第二，需要保持?jǐn)?shù)碼照片的安全存儲(chǔ)。在檢查大發(fā)現(xiàn)數(shù)碼照片的存儲(chǔ)符合要求之后，就可以以光盤(pán)為載體，將其送往相關(guān)的部門(mén)進(jìn)行審核，并且保證這些數(shù)碼照片檔案不可以出現(xiàn)篡改的問(wèn)題。保存的過(guò)程中，環(huán)境需要適宜，位置需要合理，并且定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并保證數(shù)碼照片檔案的真實(shí)性與安全性。

總結(jié)：

隨著社會(huì)的進(jìn)步，數(shù)碼照片檔案管理也需要在信息化的基礎(chǔ)上，秉承科學(xué)發(fā)展觀的主要思想，不斷的提升業(yè)務(wù)能力，掌握信息化處理手段，嚴(yán)格規(guī)范制度，加大管理的創(chuàng)新性。將數(shù)碼照片檔案管理的價(jià)值與作用呈現(xiàn)出來(lái)，提升檔案信息服務(wù)的可靠性，助力單位以后的可持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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