淺談如何提高醫(yī)院科研管理工作質(zhì)量

楊桂湘 楊體斌 鄒靈潔

（深圳市慢性病防治中心，廣東 深圳 518020）

醫(yī)院工作的發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)的進步，醫(yī)院在臨床醫(yī)療、藥品研發(fā)、教學(xué)科研、公共衛(wèi)生、人才培養(yǎng)等方面的科研活動中必然產(chǎn)生大量科研文件材料，怎樣才能使醫(yī)院的檔案管理更好地適應(yīng)和服務(wù)于社會各項事業(yè)、提高檔案工作技術(shù)含量和水平、使檔案管理手段充滿生機和活力、滿足社會各界的不同需求？筆者結(jié)合醫(yī)院科研檔案工作實踐，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進技術(shù)和手段，就加強醫(yī)院科研檔案管理工作談點自己的看法。

1 科研檔案的作用

科學(xué)研究無論是理論研究還是應(yīng)用研究，都是在生產(chǎn)發(fā)展到一定水平上所產(chǎn)生的一種社會活動方式。探索未知、揭示規(guī)律，不斷提高人們認(rèn)識自然和改造自然的能力，是科學(xué)研究最根本的作用。其具體表現(xiàn)在以下幾個方面：科學(xué)理論上的需要，推動科學(xué)研究的深入發(fā)展，科學(xué)研究的深入發(fā)展，又使科學(xué)理論得到不斷的提高。在科學(xué)史上，從假說到理論的建立、理論的不斷完善和新理論代替舊理論，都是在深入研究的過程中實現(xiàn)的。

1.1 借鑒作用

自然科學(xué)從知識形態(tài)的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化為物質(zhì)生產(chǎn)力的周期日益縮短，科學(xué)技術(shù)的成果轉(zhuǎn)化為直接生產(chǎn)力的速度越來越快。科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于生產(chǎn)過程，所創(chuàng)造的價值愈來愈高。物質(zhì)生產(chǎn)的發(fā)展和國民經(jīng)濟的增長是多種因素造成的，其中資本、勞動力和科技之間的比重發(fā)生了重大變化。由此可見，當(dāng)今向生產(chǎn)的廣度和深度進軍，主要依靠科學(xué)技術(shù)的進步。現(xiàn)代科學(xué)日益成為生產(chǎn)的先導(dǎo)。19世紀(jì)以前，科學(xué)、技術(shù)和生產(chǎn)的關(guān)系，表現(xiàn)為“生產(chǎn)一技術(shù)一科學(xué)”的循環(huán)過程。

自然科學(xué)主要來自生產(chǎn)，人們通過生產(chǎn)實踐觀察自然界取得感性材料、或者將生產(chǎn)實踐積累的技術(shù)經(jīng)驗上升為科學(xué)。恩格斯曾經(jīng)指出：“科學(xué)的發(fā)生和發(fā)展一開始就是由生產(chǎn)決定的?！苯?，科學(xué)實驗從生產(chǎn)中分離了出來，成為人類社會的一種基本實踐方式，隨著現(xiàn)代工業(yè)的發(fā)展，許多科學(xué)上的重大發(fā)現(xiàn)，先是從實驗室中產(chǎn)生出來，然后應(yīng)用于生產(chǎn)過程。因此就出現(xiàn)了“科學(xué)一技術(shù)一生產(chǎn)”的新的循環(huán)過程。這一模式表明科學(xué)日益成為生產(chǎn)的先導(dǎo)。生產(chǎn)是基礎(chǔ)，科學(xué)是先導(dǎo)，生產(chǎn)既是出發(fā)點，又是歸宿。做好科研課員的檔案意識,使他們真正認(rèn)識到:科研檔案是國家的課題申請書的歸檔工作。調(diào)動科研人員的積極性,，組織科技人員做好研究項目的前期工作,為獲取重點支持做好必要準(zhǔn)備。

1.2 指導(dǎo)作用

對原有理論體系、思維方式或研究方法有所突破，這是科學(xué)研究最重要的特征。對此，可以從以下幾方面來認(rèn)識：內(nèi)容的創(chuàng)造性。一項研究課題，不是去重復(fù)別人早已解決了的問題，而是要在繼承前人成就的基礎(chǔ)上，解決前人沒有解決的問題。對于前人已經(jīng)解決的問題，必須重新賦予新的內(nèi)涵，從新的角度進行研究才有意義。思維的創(chuàng)造性?？茖W(xué)研究是艱巨的創(chuàng)造性腦力勞動。從某種意義上說，一項研究的創(chuàng)新程度，取決于研究人員的創(chuàng)造性思維水平?？茖W(xué)研究本身就是用科學(xué)方法去探索、發(fā)現(xiàn)新的規(guī)律，許多重大成果都是因為新方法的使用而得到的。因此，科學(xué)研究方法的創(chuàng)新與突破就顯得格外重要。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)國家檔案何一項科技成果要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,必須有完整的科研檔案為依據(jù)。作為科學(xué)技術(shù)交流的工具,科研檔案利用其自身的積累價值,避免了許多不必要的重復(fù)研究,一定程度上節(jié)省了人、財、物的消耗,充分顯示出科研檔案在科學(xué)技術(shù)研究中的經(jīng)濟效益和社會效益。

2 科研檔案管理存在的問題

制定分專業(yè)、詳細的、易于操作的歸檔范圍,出臺科研檔案收集的獎懲制度,特別注意制度執(zhí)行的有效性。同時加大宣傳力度,讓科研人員充分了解科研檔案歸檔的范圍,在科研活動中予以高度重視,密切配合,把科研資料歸檔作為科學(xué)研究的必需工作做好,切實提高科研檔案管理工作質(zhì)量。

2.1 編研成果缺乏時效性

醫(yī)院綜合檔案室根據(jù)達標(biāo)定級標(biāo)準(zhǔn)，完成的5～8種專題匯編資料都是以大事記、組織機構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等資料為主，這些專題匯編資料的內(nèi)容涉及了一些相關(guān)的范圍和種類，數(shù)量也不算少，但屬于綜合加工分析后形成的能對信息利用者有指導(dǎo)作用、且有一定份量的研究成果很少，能反映醫(yī)學(xué)技術(shù)科研方面有創(chuàng)造性的、真正有學(xué)術(shù)研究價值的“精品”成果就更難見了。現(xiàn)有專題匯編資料基本上來源于醫(yī)院內(nèi)部的信息，多為一些原始資料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)和基本事實的簡單羅列堆砌，不僅外部信息少，跟不上形勢發(fā)展要求，且由于平時缺乏主動積累、主動服務(wù)和超前范圍意識，編研缺乏時效性，往往到需要用時才開始著手編制，因此編研成果普遍利用效率低下。科研檔案管理人員應(yīng)通過多形式、多途徑的培訓(xùn),提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì),加強學(xué)習(xí)專業(yè)知識,掌握科研檔案資料分類、管理等相關(guān)理論知識。

2.2 對科研歸檔范圍不熟悉

在科研資料歸檔時存強工作責(zé)任感,不斷提高服務(wù)水平,不僅做到快速、準(zhǔn)在缺少內(nèi)容的現(xiàn)象,如缺少開題報告、醫(yī)院科研部門的批準(zhǔn)或推薦材料、試驗原始記錄或者應(yīng)用調(diào)研報告以及同行的認(rèn)可、引用材料等。醫(yī)院檔案的管理還沒有真正形成一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。這都是不熟悉文件材料的歸檔范圍造成的。全科軍醫(yī)為部隊基層官兵提供第一線的連續(xù)性、綜合性、整體性的醫(yī)療服務(wù)。

2.3 檔案管理投入不足

檔案工作是一項需要長期投入的工作，隨著信息化的快速發(fā)展，對檔案管理工作提出了較高的要求，檔案工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化是建立現(xiàn)代化醫(yī)院檔案工作的必要手段和標(biāo)志。醫(yī)院目前經(jīng)濟實力還不十分雄厚，加上政府投入相對不足，加大對檔案管理的投入有一定的困難，這些因素都制約了醫(yī)院檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和正規(guī)化建設(shè)。

3 重視科研檔案管理

3.1 開發(fā)檔案管理信息化

在保管好實體檔案的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)人事檔案電子化，將有關(guān)信息錄入計算機，利用人事檔案信息對職工隊伍進行綜合分析，使檔案檢索和查詢更加迅速和快捷。在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立每個職工的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、工作牌號等作為查詢標(biāo)簽，隨時通過計算機增加個人獎懲、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、職稱晉升、科研成果等數(shù)據(jù)資料，在豐富個人信息的同時，突出個人特色，實現(xiàn)檔案內(nèi)容的動態(tài)管理和補充。

3.2 醫(yī)院科研檔案的收集

醫(yī)院科研檔案的收集工作是醫(yī)院綜合檔案室取得和積累檔案的一種手段，是整個檔案管理系統(tǒng)中重要環(huán)節(jié)之一；醫(yī)院科研檔案的收集要求檔案工作者要跟蹤參與整個科研活動的全過程，包括科研活動的開始如及時檢查此次科研活動的開題報告、科學(xué)基金申請及批件、任務(wù)書、委托書、協(xié)議書等；由于醫(yī)學(xué)科研檔案的特殊性，通常都是圍繞某種疾病病因的探討、治療和預(yù)防，除了項目初始的技術(shù)路線制定完成后,所研究課題就步入了該科研活動的主要階段，因此它專題性強，時間跨度大，周期長；鑒于此要求檔案人員就要對過程文件材料進行檢查，包括：計劃執(zhí)行情況表、計劃調(diào)整或撤消報告、測試、考察等各種原始記錄及綜合分析材料、數(shù)據(jù)處理材料，包括計算機處理材料、階段工作小結(jié)、標(biāo)本等的實物目錄以及照片、底片、錄音帶、錄像帶、幻燈片等；最后是通過比較、分析、總結(jié)，從而得出一種新的臨床治療方法或是對傳統(tǒng)技術(shù)的一種改進方案，此時要求檔案人員檢查此項科研活動最后的總結(jié)、鑒定、驗收文件材料：它包括課題工作總結(jié)、鑒定證書、鑒定會材料、使用意見等；所有辦理完畢的文件材料，應(yīng)該在第二年內(nèi)向醫(yī)院綜合檔案室移交歸檔。

3.3 提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

結(jié)束語

開展多種形式的關(guān)于《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。

[1]薛念新；淺談醫(yī)院人事檔案管理工作[J].福建中醫(yī)學(xué)院學(xué)報，2005年S1期[2]魏國韓;科研管理中情報信息的作用與獲取[J].情報探索，2006年02期.