虛擬團(tuán)隊(duì)如何開會(huì)

本文將著重論述對(duì)虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議至關(guān)重要的幾個(gè)關(guān)鍵問題。我們一起逐一審視這些關(guān)鍵問題，以便讓接下來(lái)的任何會(huì)議都取得成功。

情境

你首先要考慮的是會(huì)議是否合適和有必要。

大多數(shù)虛擬團(tuán)隊(duì)的工作都是在會(huì)議之外，使用協(xié)作工具進(jìn)行的。虛擬團(tuán)隊(duì)的會(huì)議是相對(duì)復(fù)雜的，特別是當(dāng)參會(huì)人跨多個(gè)時(shí)區(qū)、多種語(yǔ)言、不同文化和不同代際的時(shí)候。雖然會(huì)議可以讓參會(huì)人員更好地互相了解，并實(shí)時(shí)互動(dòng)，但并不是每種類型的工作都需要通過會(huì)議完成。例如，許多人使用虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議來(lái)共享幻燈片上的信息——其實(shí)這并不需要實(shí)時(shí)分享，可以在會(huì)前直接發(fā)給參會(huì)人。還有些人只選擇使用虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議，從不考慮其他工作方式。所以，請(qǐng)捫心自問：“為什么需要開虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議，并且，僅開一次會(huì)就能達(dá)到我想要的結(jié)果嗎？”

參會(huì)人

當(dāng)你想清楚為什么要開會(huì)并選擇開會(huì)，接下來(lái)就要考慮需要參會(huì)的人員了。是否需要每個(gè)人都參加？他們的角色是什么？他們能給會(huì)議帶來(lái)什么？他們需要使用何種資源來(lái)參加會(huì)議（可能需要特定登錄技術(shù)或翻譯）？參會(huì)人會(huì)給你帶來(lái)怎樣的復(fù)雜的問題需要你處理？在這里回顧一下團(tuán)隊(duì)成員的文化差異、身份背景和相互的信任度等是很有用的。

等級(jí)和辦公室政治

當(dāng)你確定了虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議的參會(huì)人后，需要考慮以下這些問題。

參會(huì)人在組織中處于不同層級(jí)嗎？如果是的話，級(jí)別差異會(huì)干擾會(huì)議嗎？可以考慮通過匿名發(fā)言或小組討論得出結(jié)論，而不是強(qiáng)調(diào)是誰(shuí)具體貢獻(xiàn)了何種想法。你可以安排一個(gè)中立人員收集每位參會(huì)人的意見，然后將這些意見公布到共享屏幕上。會(huì)議引導(dǎo)者必須保持中立態(tài)度，并得到每位參會(huì)人的信任，否則思想的流動(dòng)就會(huì)停止。另一種有效方式是安排人們提前匿名提交他們的想法。請(qǐng)記住，如果以電子文件形式提交，有些人可能覺得自己會(huì)被追責(zé)，從而阻礙他們的參與和投入。匿名提交也可以降低辦公室政治對(duì)會(huì)議產(chǎn)出的影響。

如果即將召開的會(huì)議特別重要，或者對(duì)其內(nèi)容大家有爭(zhēng)議，那么虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者最好提前與每位參會(huì)人進(jìn)行一對(duì)一的電話溝通，這將會(huì)很有幫助。當(dāng)你設(shè)計(jì)會(huì)議時(shí)，請(qǐng)充分考慮你所關(guān)注的問題、特定觀點(diǎn)和關(guān)鍵癥結(jié)。雖然將討論局限于少數(shù)幾位資深參會(huì)人是很誘人的，但這可能給未來(lái)留下隱患，所以，最好提前與每位參會(huì)人都進(jìn)行溝通。

技術(shù)

虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議需要技術(shù)的支持，這種技術(shù)允許不同地方的人同時(shí)進(jìn)行交流。一些可能的同步技術(shù)包括即時(shí)消息、視頻、共享屏幕+音/視頻會(huì)議、智能白板+音視頻會(huì)議、共創(chuàng)工具、視頻直播、高清視頻會(huì)議室和虛擬世界。作為虛擬團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者，請(qǐng)確保所有的參會(huì)人都能夠使用要用的技術(shù)，并獲得相同的服務(wù)質(zhì)量和體驗(yàn)。

講話的語(yǔ)調(diào)語(yǔ)氣與音頻質(zhì)量

人們說(shuō)話交流其實(shí)包含了3種交流方式：所用詞語(yǔ)本身、說(shuō)話的語(yǔ)調(diào)語(yǔ)氣和肢體語(yǔ)言。如果你看不見肢體語(yǔ)言，單靠說(shuō)話聲音，就像參加電話會(huì)議，那么，最重要的事情是人們既能聽清發(fā)言者的每句話，也能聽清所使用的語(yǔ)調(diào)語(yǔ)氣。我建議，虛擬團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者需確保他們開會(huì)時(shí)的音頻質(zhì)量盡可能高，無(wú)論他們使用哪種技術(shù)。

風(fēng)險(xiǎn)和問題

可能出現(xiàn)什么問題？在你的會(huì)議上，有什么比計(jì)劃的會(huì)議內(nèi)容更重要？風(fēng)險(xiǎn)絕對(duì)是最需要考慮的不確定因素。它們可以是正面的機(jī)會(huì)，也可以是負(fù)面的威脅，所以，考慮一下可能會(huì)發(fā)生的問題，以及你的應(yīng)對(duì)方案。是否有其他人能夠比你更好地處理一些風(fēng)險(xiǎn)？回顧一下你面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)，看看什么已經(jīng)改變，什么需要做必要的調(diào)整。

我發(fā)現(xiàn)，虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議中的許多風(fēng)險(xiǎn)來(lái)自參會(huì)人（或沒參會(huì)的人）和技術(shù)。大多數(shù)虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議都會(huì)由于某種技術(shù)故障而延遲幾分鐘開始，即使這里有最有經(jīng)驗(yàn)的參會(huì)人和最可靠的技術(shù)。因此，我習(xí)慣在會(huì)議正式開始前5分鐘接通電話，并且看看有誰(shuí)已經(jīng)加入會(huì)議和他們身在何處。這使得會(huì)議正式開始前，任何技術(shù)問題都能有時(shí)間進(jìn)行解決。

我們不是機(jī)器

當(dāng)你計(jì)劃召開虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議時(shí)，請(qǐng)記住我們是人，不是機(jī)器。這一事實(shí)常被忽視，甚至被遺忘。我想知道，你是否參加過這樣的虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議，會(huì)議持續(xù)了幾個(gè)小時(shí)，人們需要一直看著屏幕而沒有中場(chǎng)休息。我堅(jiān)信，肯定不止我一個(gè)曾在虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議中，悄悄起身去洗手間。當(dāng)我問人們?cè)陔娫挄?huì)議里聽到?jīng)_廁所的聲音是否介意時(shí)，大多數(shù)人都表示介意。

你應(yīng)該計(jì)劃好休息時(shí)間，讓人們可以喝點(diǎn)東西，去個(gè)洗手間。會(huì)議時(shí)間可能對(duì)你來(lái)說(shuō)不是用餐時(shí)間，可對(duì)于其他時(shí)區(qū)的同事，可能正好是他們的用餐時(shí)間。如果他們不渴、不餓，或者盤腿而坐，肯定會(huì)更集中注意力參會(huì)。我有一個(gè)經(jīng)驗(yàn)法則，虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議每開1小時(shí)要休息一下，最長(zhǎng)90分鐘必須稍事休息。

一個(gè)會(huì)議還是多個(gè)會(huì)議？

最好確認(rèn)一下，虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議是否需要分成一系列較短的會(huì)議。因?yàn)殡S著時(shí)間的推移，只舉辦一次長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議，往往會(huì)對(duì)虛擬團(tuán)隊(duì)工作產(chǎn)生反作用。

我采訪了一家英國(guó)公司的設(shè)計(jì)工程師湯姆，他被要求參加在美國(guó)日間舉行的會(huì)議，他的同事都參會(huì)。起初湯姆很高興能遠(yuǎn)程參加，這意味著他不必旅行，不用倒時(shí)差，也不用耽誤好幾天的工作。但實(shí)際上，會(huì)議是電話會(huì)議，這意味著他需要從英國(guó)時(shí)間下午2：00到晚上10：00一直坐在辦公室的辦公桌前打電話。他是唯一的遠(yuǎn)程參與者，因?yàn)槠渌硕荚诩~約。他告訴我，在會(huì)議的大部分時(shí)間里，同事們似乎把他忘得一干二凈，除了同事們需要他提供意見的時(shí)候。但在那時(shí)，他已經(jīng)失去了興趣，在辦公室枯坐8小時(shí)之后，他都快睡著了。同事們喊他的名字，他才參加談話。這是很好地利用了湯姆的時(shí)間嗎？絕對(duì)不是！

美國(guó)的同事們?cè)趺床拍茏寽返呢暙I(xiàn)最大化呢？他們其實(shí)可以改變一下會(huì)議方式，比如，下午3：00在辦公室和湯姆開個(gè)會(huì)，晚上9：00再開一次會(huì)，這樣湯姆可以從家里接入電話，看看同事們還需要他做哪些說(shuō)明。這樣做很容易，也可以節(jié)省湯姆很多時(shí)間。一個(gè)虛擬團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者需要想出更好的會(huì)議設(shè)計(jì)方案，能夠站在每個(gè)參會(huì)人的角度安排會(huì)議，尤其是當(dāng)有人需要遠(yuǎn)程參加，而其他人則在同一個(gè)房間的時(shí)候。

多個(gè)項(xiàng)目讓人很難集中精力

許多虛擬團(tuán)隊(duì)成員會(huì)同時(shí)負(fù)責(zé)好幾個(gè)項(xiàng)目。請(qǐng)記住，你的會(huì)議并不是他們唯一的焦點(diǎn)，而且他們很容易分心。與很多項(xiàng)目經(jīng)理合作的經(jīng)驗(yàn)告訴我，大約有2/3的項(xiàng)目經(jīng)理同時(shí)負(fù)責(zé)多個(gè)項(xiàng)目。大約有30%的人同時(shí)負(fù)責(zé)5個(gè)或更多項(xiàng)目。有那么多事情需要同時(shí)考慮，虛擬團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目很容易被忽略，相比之下，本地面對(duì)面的工作更容易得到更多關(guān)注。無(wú)可厚非，本地項(xiàng)目會(huì)獲得更多支持，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)成員可以直接走過去看看事情進(jìn)展得如何。所以，如果你的會(huì)議參會(huì)人有許多其他事情縈繞在他們的腦海中，你需要更加努力地確保在你的會(huì)議期間，讓他們集中注意力參加會(huì)議。

重在互動(dòng)，而非演講

很多時(shí)候，虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議全都是演講和演示。人們開不了多長(zhǎng)時(shí)間就離開了，特別是當(dāng)他們忙著做多個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候。團(tuán)隊(duì)工作回顧會(huì)議似乎特別容易發(fā)生這種情況，人們往往用太長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)展示自己的工作細(xì)節(jié)。請(qǐng)記住，如果沒有互動(dòng)，人們很容易喪失注意力，所以，工作細(xì)節(jié)這類信息可以在團(tuán)隊(duì)內(nèi)異步共享，而不需要所有團(tuán)隊(duì)成員實(shí)時(shí)在線聆聽。

凱文·霍爾（Kevan Hall）建議以一種更好的方式來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目工作回顧會(huì)：每個(gè)成員只能用5分鐘展示3張PPT。這3張PPT需要包括：工作概況；自己的工作給他人帶來(lái)的啟示；工作中引以為傲的事。

你可以讓人們列出需要得到別人什么支持（需求），同時(shí)，他們還可列出可以為其他團(tuán)隊(duì)成員提供什么支持（貢獻(xiàn)），這種做法很有用。凱文還建議，精簡(jiǎn)參加回顧會(huì)的人數(shù)，最好控制在最低限度。

注：本文選編自中國(guó)電力出版社出版的圖書《虛擬團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)力》。

彭妮·普蘭（Penny Pullan），劍橋大學(xué)博士學(xué)位，具有多個(gè)商業(yè)分析、項(xiàng)目和項(xiàng)目集管理方面的專業(yè)資質(zhì)，著作有《商業(yè)分析與領(lǐng)導(dǎo)力：影響變革》（Business Analysis and Leadership： Influencing Change）、《虛擬團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)力》（Virtual Leadership）等。