檔案資質(zhì)申報中如何加強企業(yè)檔案工作收集與檔案文化建設(shè)

錢麗銘

摘 要：企業(yè)的檔案體現(xiàn)了企業(yè)的成長及發(fā)展路程，是企業(yè)的信息資源與重要資產(chǎn)。對于企業(yè)而言，檔案資質(zhì)申報十分重要。企業(yè)檔案工作的質(zhì)量優(yōu)劣影響到企業(yè)的權(quán)益，反映了企業(yè)的文化沉淀。在檔案資質(zhì)申報中，加強企業(yè)的檔案工作收集與檔案文化建設(shè)具有重要意義，值得相關(guān)人員進行分析與探索。

關(guān)鍵詞：檔案資質(zhì)申報;檔案工作收集;檔案文化建設(shè)

自改革開放后，我國市場經(jīng)濟迅猛發(fā)展，市場上的企業(yè)也日益發(fā)展壯大。企業(yè)規(guī)模隨著我國經(jīng)濟水平提升而逐漸擴大，檔案是企業(yè)的寶貴財富，在企業(yè)的經(jīng)營活動中可以起到十分重要的作用。企業(yè)會在管理過程中產(chǎn)生大量檔案，并且檔案數(shù)量會隨著時間的流逝而日益增多，檔案作為信息資源的同時還有著文化屬性，檔案文化建設(shè)展示著一個企業(yè)的文化。如今，我國企業(yè)越來越關(guān)注檔案管理工作，重視檔案文化建設(shè)。

一、檔案工作收集與檔案文化建設(shè)的基本概述

檔案是最初的歷史記錄，事后無法再造，需要及時留存當時形成的文件材料才能在后續(xù)進行利用。企業(yè)的檔案工作質(zhì)量優(yōu)劣或多或少能夠影響到企業(yè)的經(jīng)濟利益，檔案收集工作是進行檔案管理的前提與基礎(chǔ)。目前，許多企業(yè)的各職能部門雖然會配合檔案部門的工作，但有許多員工對于檔案收集都不夠積極，甚至有許多企業(yè)不夠重視檔案工作。因此，檔案工作會存在材料收集不齊全、資料不完整、資料不準確等情況。想要改善企業(yè)檔案收集工作，首先需要提升企業(yè)負責人對于檔案工作的重視程度與檔案工作人員的檔案意識，提高專業(yè)水平，重視行政指導(dǎo)，建立完善健全的考核機制。

檔案文化建設(shè)是檔案工作的重要組成部分，深入企業(yè)管理經(jīng)營中的各個環(huán)節(jié)，包含企業(yè)的管理理念、經(jīng)營思路、人員精神、員工規(guī)范、科技創(chuàng)新等，能夠有效引導(dǎo)企業(yè)的文化建設(shè)，是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)。企業(yè)檔案在記錄企業(yè)發(fā)展史的同時還提供了許多實際的歷史文獻，記載了企業(yè)的文化。企業(yè)的方案不僅只有記錄功能，其整理分析的過程也是企業(yè)人員加深對企業(yè)文化認識的過程。企業(yè)檔案文化是一種將檔案作為基礎(chǔ)的文化形式，能夠幫助相關(guān)人員發(fā)掘企業(yè)文化內(nèi)涵。社會發(fā)展至現(xiàn)階段，我國市場經(jīng)濟正在進行轉(zhuǎn)型，企業(yè)加強檔案文化建設(shè)能夠有效提高企業(yè)的凝聚力與創(chuàng)造力，充分發(fā)揮檔案的文化價值，能夠增強企業(yè)的市場競爭力，推動企業(yè)長遠發(fā)展。

對于一個企業(yè)而言，其檔案收集工作與檔案文化建設(shè)能夠做到相互促進、共同發(fā)展。企業(yè)檔案收集工作的好壞會影響到企業(yè)檔案文化的建設(shè)，檔案工作人員在收集檔案的過程中需要堅持真實客觀的原則，努力完整且準確地展現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展路徑與企業(yè)的文化歷程。檔案工作人員在進行檔案收集時既要重視宏觀又要重視微觀，既重視企業(yè)的宏觀政策、重大事件、重要成就等，又要關(guān)注企業(yè)的宣傳資料、活動材料等。企業(yè)在進行檔案收集時需要堅持集中領(lǐng)導(dǎo)、分類管理，在維護檔案安全與完善的前提下進行有效利用的原則。例如說檔案工作人員收集企業(yè)的典型人物事跡的相關(guān)資料，此類資源可以用以宣傳，那么檔案工作人員既是進行企業(yè)文化建設(shè)，也是在進行檔案管理工作。

二、檔案資質(zhì)申報中加強企業(yè)檔案工作收集與檔案文化建設(shè)的重要性

《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》10號令中第六條規(guī)定：凡屬企業(yè)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本企業(yè)檔案部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。由此可見，國家重視檔案工作并且支持企業(yè)進行檔案資質(zhì)申報。以江蘇省為例，江蘇省于2012年印發(fā)了有關(guān)《江蘇省數(shù)字檔案室等級評估辦法》的通知并積極推動執(zhí)行，要求各有關(guān)單位要高度重視，統(tǒng)籌規(guī)劃，落實措施，明確職責和分工，積極開展數(shù)字檔案室等級評估工作，全面提高各單位檔案工作現(xiàn)代化水平。

檔案資質(zhì)申報首先需要提交申報材料，具體包括：申請報告、自評報告、評估申報表、評估打分表以及相關(guān)印證性材料。企業(yè)想要進行檔案資質(zhì)申報的第一步就是收集制作這些申報材料，如果企業(yè)在日常工作中不重視檔案收集工作，那么企業(yè)收集檔案資質(zhì)申報材料的難度會加大，并且質(zhì)量也難以保證。檔案文化建設(shè)是檔案資質(zhì)申報的關(guān)鍵，優(yōu)秀的檔案文化建設(shè)是企業(yè)進行檔案資質(zhì)申報的底氣。檔案資質(zhì)申報是一個企業(yè)實力與成績的體現(xiàn)，為完成市政施工總承包特級資質(zhì)申報工作，中億豐市政分公司于2017年6月歷經(jīng)3個月繁鎖辛勤工作，收集并篩選了大量資質(zhì)維護及升級所需要的原始證明材料。如申報中需整理累計修建城市道路長度30公里以上、累計修建直徑1米以上的供、排、中水管道（含凈寬1米以上方溝）工程30公里以上、累計修建單跨40米以上的城市橋梁5座以上、合同額8000萬元以上的市政綜合工程總承包項目5項以上等工程業(yè)績，排查了市政分公司歷年來施工的所有施工項目后，最終篩選出“人民路西延工程”、“鱸鄉(xiāng)南路（云龍路-南劉路）道路工程”等19個項目作為市政升特的最終項目業(yè)績，工程檔案庫起到了無可替代的作用。

三、加強企業(yè)檔案工作收集的策略

1.建立健全檔案歸檔制度

檔案工作人員想要保證檔案收集的完整性與準確性，首先需要建立可操作的檔案歸檔制度并不斷對其進行健全完善，對歸檔范圍與歸檔要求進行細化。中億豐是建筑業(yè)民企，僅中億豐市政分公司目前竣工檔案就在5500卷左右，市政工程檔案是市政工程活動中自始至終的真實記錄，通過檔案可以真實再現(xiàn)一項工程實施的全過程。重視市政工程檔案管理，進行市政工程檔案規(guī)范化管理，是對工程管理者在工程后續(xù)對工程實體檢索最重要的依據(jù)。再如科研檔案，各類工程獲獎證書（國優(yōu)、省優(yōu)、市優(yōu)）、論文、QC成果、專利等數(shù)不勝數(shù)。健全的檔案歸檔制度能夠?qū)Ω黝悪n案有條不紊地收集與歸類，將其放在合適的位置才能在最需要時有效找出并發(fā)揮出最大的作用。

2.重視檔案知識的宣傳工作

多數(shù)企業(yè)存在檔案工作落后與不規(guī)范的現(xiàn)象都是因為企業(yè)對于檔案的重要性沒有足夠認識，對于檔案工作也不夠重視。想要加強企業(yè)檔案收集工作，應(yīng)當重視檔案知識的宣傳工作，提升企業(yè)員工的歸檔意識?？梢越柚髽I(yè)微信公眾號、微博、企業(yè)集團報、月刊等方式對企業(yè)員工進行有關(guān)檔案法、歸檔制度的主題宣傳，主要目的在于讓員工了解工作中所產(chǎn)生的資料既是自己的財富，也是公司的財富，應(yīng)當配合檔案工作人員做好資料歸檔工作。企業(yè)在加大宣傳工作投入時首先需要考慮檔案信息資源的開發(fā)投入，其次需要重視檔案隊伍的建設(shè)投入，最后需要增加檔案的宣教投入。

3.檔案員及時修訂歸檔范圍

新形勢下企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當根據(jù)企業(yè)情況的變化及時修訂歸檔的范圍與要求。這樣可以有效避免重要材料遺落歸檔范圍外，從而防止出現(xiàn)企業(yè)檔案收集不全的現(xiàn)象。例如項目檔案驗收時，“中標通知書”、“施工合同”、“質(zhì)量監(jiān)督報告”、“工程竣工驗收證明書”等均應(yīng)齊全準確真實，但在檢查時因個別項目資料員對“工程竣工驗收證明書”中所要求反映的工程施工內(nèi)容和驗收范圍描述過于簡單，無法體現(xiàn)工程的實際體量和具體工程指標參數(shù)，到后期資料數(shù)據(jù)整理時又不得再次向工程建設(shè)方打報告，要求出證明。這足以說明，資料在前期編制過程中保證資料的完整性是多么重要，不但要求資料從開工到竣工所梳理卷宗的完整，更要求每一份資料所要求體現(xiàn)、要求反映的內(nèi)容必須完整真實有效。

4.對文件形成進行超前控制

許多歸檔文件的質(zhì)量決定于文件形成時，例如重要會議的會議記錄或是重要活動的照片，這些材料都是過后無法補救的，會導(dǎo)致歸檔材料不夠完整。檔案工作人員需要對文件形成進行超前控制，從源頭抓起，提前介入檔案收集工作，在文件形成的開始便提醒并督促相關(guān)部門的工作人員。關(guān)注企業(yè)文件，監(jiān)督文件形成質(zhì)量是企業(yè)檔案工作人員的職責。企業(yè)檔案工作人員需要了解企業(yè)的工作計劃，一旦遇到重要活動要同活動的組織人員提前聯(lián)系，對于策劃人員與實施人員人員進行提醒，強化相關(guān)工作人員保存活動材料的意識，在活動結(jié)束之后及時做好歸檔工作。

5.嚴格驗收檔案室歸檔材料

檔案工作人員想要提升收集檔案的質(zhì)量與效率就不能只是被動接收，應(yīng)當全面且嚴格地驗收歸檔材料，對于各部門的歸檔材料依照歸檔范圍與要求逐一核對，查看種類是否齊全、材料是否完善，更要重視材料的準確性。如果遇到電子版材料，還需要對照電子版材料的內(nèi)容質(zhì)量，保存是否妥當，檢查其是否同紙質(zhì)材料內(nèi)容

一致。

6.制定考核與責任追究制度

有一部分檔案在收集整理時只能進行驗收檔案類別，但是難以驗收其完整性與準確性，只能在日后的使用過程中才能發(fā)現(xiàn)具體問題。針對此類情況需要采取相應(yīng)措施，建立責任追究制度與完善的考核制度，事后追溯考核相關(guān)的責任部門與責任人，借助行政手段對其進行制約。以經(jīng)營合同為例，企業(yè)的市場部門可能會在年初對于上年度簽訂的合同進行收集歸檔，檔案室可以驗收歸檔的合同類材料，但是究竟簽訂了多少合同，是否有遺漏很難發(fā)現(xiàn)。把好文件材料管理關(guān)，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實性和可靠性，把好文件保密關(guān)，保證涉密檔案的內(nèi)容不泄密。

企業(yè)的部門機構(gòu)是檔案的來源，同時也是檔案的服務(wù)對象，產(chǎn)生與利用檔案的部門最為熟悉了解檔案內(nèi)容與重要性，檔案部門可以帶領(lǐng)構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，設(shè)置專/兼職檔案員來負責相應(yīng)的檔案收集移交工作，并對檔案員進行專業(yè)培訓與指導(dǎo)，還可以將檔案收集移交的工作質(zhì)量與效率加入檔案員的工作考核之中。最關(guān)鍵的是，在一定時期，保持資料人員和檔案隊伍的穩(wěn)定，這樣才可以使檔案工作進一步發(fā)展，不論是施工現(xiàn)場還是公司部門的檔案管理水平都能提高。

四、加強檔案文化建設(shè)的策略

1.推動企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)文化同企業(yè)檔案文化有著密不可分的聯(lián)系，企業(yè)文化是企業(yè)的靈魂。企業(yè)檔案文化建設(shè)是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分，企業(yè)檔案文化建設(shè)能夠推動企業(yè)文化建設(shè)活動有序展開。一個企業(yè)如果在進行文化建設(shè)的時候不重視檔案文化的建設(shè)，那么這個企業(yè)的文化建設(shè)是有缺陷的，是不完整的，需要加以改進。第一，企業(yè)檔案是重要的信息資源，重視企業(yè)的檔案文化建設(shè)能夠更大程度發(fā)揮出檔案信息的作用，檔案信息本身就包含著企業(yè)的優(yōu)秀文化。第二，在企業(yè)進行文化建設(shè)的過程中，企業(yè)的成長與發(fā)展歷程能夠給予其一定的資源支持與理念支持，企業(yè)的檔案可以一定程度上體現(xiàn)出企業(yè)的精神，這對于企業(yè)文化建設(shè)而言是十分重要的。最后，企業(yè)檔案文化作為企業(yè)文化的重要內(nèi)容，推動企業(yè)文化充分發(fā)揮出自己的價值有助于帶動企業(yè)檔案文化的發(fā)展。

2.促進企業(yè)管理工作的完善

企業(yè)管理工作關(guān)系著一個企業(yè)的發(fā)展，檔案文化建設(shè)是企業(yè)管理工作的一部分，屬于企業(yè)檔案管理的范圍。企業(yè)檔案文化建設(shè)能夠記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程，能夠記錄企業(yè)員工的精神風貌。一個企業(yè)想要有效進行檔案管理工作就必須重視檔案文化建設(shè)，促進企業(yè)管理工作完善才能更好地進行企業(yè)檔案文化建設(shè)。并且，企業(yè)重視檔案文化建設(shè)還能豐富員工的工作活動，有利于提升員工之間的凝聚力。企業(yè)在進行管理時需要重視檔案管理，一直以來我國檔案工作的重視程度都不夠，企業(yè)可以借助現(xiàn)代科技手段，采用信息化的方式進行檔案管理與檔案文化建設(shè)，例如構(gòu)建信息管理系統(tǒng)、建設(shè)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺、對全部項目建設(shè)全過程管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享積極推動檔案信息化，有助于將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?jīng)濟價值。

3.重視企業(yè)檔案的二次研發(fā)

檔案的收集只是檔案文化建設(shè)的第一步，想要加強企業(yè)檔案文化建設(shè)，還需要更多人員參與到檔案的研發(fā)過程中。發(fā)展并弘揚檔案文化是企業(yè)進行文化建設(shè)的重要舉措，而且檔案文化是會逐漸變化的，想要展示檔案文化的增值功能需要相關(guān)人員重視企業(yè)檔案的再生產(chǎn)，經(jīng)過二次研發(fā)能夠更大化挖掘出檔案的文化價值與信息資源。比如說，檔案工作人員在進行二次研發(fā)時可以將具有突出文化價值的發(fā)展資料整理成冊，或者做成影像資料來進行宣傳，這既是一個培育企業(yè)員工的榮譽感與責任感的過程，也是一個加強檔案文化建設(shè)的過程。

五、總結(jié)

檔案收集與檔案文化建設(shè)是企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)，直接關(guān)系著企業(yè)的未來發(fā)展。中億豐建設(shè)在發(fā)展長河中，在各類資質(zhì)申報中，在各類事務(wù)關(guān)系中，在制定路線、方針政策和處理重大問題等都要以檔案為依據(jù)，可見檔案具有較高的使用價值，對檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計都是為了日后利用。檔案見證了“蘇州二建建筑集團有限公司”2013年10月8日依法整體改制為“中億豐建設(shè)集團股份有限公司”，見證了中億豐建設(shè)歷經(jīng)六十余年的發(fā)展（始建于1952年），現(xiàn)已成為江蘇省知名大型建筑承包商。

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（作者單位：中億豐建設(shè)集團股份有限公司）