強(qiáng)化中醫(yī)院檔案管理工作的措施研究

劉宇

摘 要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)形態(tài)發(fā)生改變。新時(shí)期，各種科學(xué)技術(shù)走進(jìn)大眾視野，成為人們生活必不可少的組成成分。其中，依托于互聯(lián)網(wǎng)的信息化技術(shù)在人們?nèi)粘Ｉ罟ぷ髦畜w現(xiàn)最為明顯，給人們生活工作帶來很大便利，各行各業(yè)伴隨著信息化技術(shù)不斷進(jìn)行運(yùn)營(yíng)革新。中醫(yī)技術(shù)是中國(guó)醫(yī)學(xué)文化瑰寶，中醫(yī)院檔案是中醫(yī)院運(yùn)行中具有保存價(jià)值的文字及記錄。在日常中醫(yī)院檔案管理中，如何利用各種有效舉措強(qiáng)化中醫(yī)院檔案管理工作受到中醫(yī)院及社會(huì)的高度重視。本文將從幾個(gè)方面對(duì)“強(qiáng)化中醫(yī)院檔案管理工作的措施”進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：中醫(yī)院;檔案管理;工作;強(qiáng)化措施

中醫(yī)院檔案是指中醫(yī)院在運(yùn)行、建設(shè)、發(fā)展及服務(wù)中匯總整理形成的文件，其具體體現(xiàn)為圖表、圖片、聲像及文字等。在中醫(yī)院運(yùn)營(yíng)發(fā)展中，檔案是中醫(yī)院運(yùn)行事務(wù)的原始記載，是中醫(yī)院管理的重要組成部分。隨著社會(huì)進(jìn)步，中醫(yī)院檔案管理越來越受到重視。那么，在中醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)管理中，檔案管理工作如何有效強(qiáng)化，以助推中醫(yī)院穩(wěn)健、快速發(fā)展？以下我們將從中醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀、強(qiáng)化中醫(yī)院檔案管理工作的措施、強(qiáng)化中醫(yī)院檔案管理工作的意義三個(gè)方面對(duì)其進(jìn)行探究，以期為日后相關(guān)研究提供理論基礎(chǔ)。

一、中醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

1.不重視中醫(yī)院檔案管理

檔案，人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，具有憑證價(jià)值的重要屬性，是人類活動(dòng)重點(diǎn)記錄，見證人類社會(huì)發(fā)展。檔案管理對(duì)于人類發(fā)展及社會(huì)繁榮均具有非凡意義。然而，理想和現(xiàn)實(shí)永遠(yuǎn)存在差距。在中醫(yī)院實(shí)際檔案管理工作中卻出現(xiàn)各種問題。具體表現(xiàn)為中醫(yī)院在檔案管理中無具體檔案管理政策以及檔案管理不受檔案管理人員重視。首先，中醫(yī)院檔案管理不受重視的直接結(jié)果便是，檔案管理的邊緣化。此外，無具體的檔案管理政策導(dǎo)致管理人員在日常檔案管理中并沒有實(shí)際檔案管理秩序規(guī)則，致使檔案文件管理相對(duì)混亂。其次，在日常檔案管理中，檔案雖然重要，但畢竟是文件，是原始文件，不是人，也不是具有行動(dòng)力的政策和方針。因此，在中醫(yī)院日常管理中，我們發(fā)現(xiàn)檔案管理工作不受重視，即使出現(xiàn)檔案混亂，可能也不會(huì)被察覺，因?yàn)?，事件?zhí)行期間不出現(xiàn)問題的話基本不會(huì)涉及檔案調(diào)查。最后，檔案管理中，很多已經(jīng)是有很多年限的歷史檔案，更不會(huì)被輕易翻閱。檔案管理員很清楚檔案的作用，因此，在日常檔案管理中，檔案管理人員基本很少將過多心思放在檔案管理上。世上無難事只怕有心人，只要有心，凡事都可以進(jìn)步。然而，不重視勢(shì)必帶來檔案管理工作的停滯不前，甚至是不進(jìn)則退。

2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

在中醫(yī)院檔案管理邊緣化的同時(shí)，檔案管理存在的問題還體現(xiàn)在檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)不高上?，F(xiàn)今實(shí)際中醫(yī)院管理中，檔案管理工作人員很多是有行政及其他文職崗位上調(diào)配的工作人員。其他工作崗位的人員在未調(diào)配到檔案管理部門時(shí)，都具有其本身專業(yè)領(lǐng)域的工作內(nèi)容，尤其行政人員。在現(xiàn)今社會(huì)，很多大型企事業(yè)單位，行政人員都扮演著非常重要的角色，他們包攬了整個(gè)公司運(yùn)營(yíng)的后勤工作，專業(yè)性較強(qiáng)。同時(shí)，在個(gè)別企事業(yè)單位中，行政部門包含人力資源部，掌控著公司及企事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。因而一定程度上，行政人員是專業(yè)性人員，但不是醫(yī)學(xué)領(lǐng)域?qū)I(yè)性人員。因此，在重視醫(yī)學(xué)技術(shù)的中醫(yī)院中，進(jìn)行行政及其他崗位調(diào)配會(huì)造成檔案管理的不專業(yè)性，從而造成檔案管理的混亂，低效率。也有些中醫(yī)院運(yùn)行管理中，會(huì)有專門的檔案管理人，但這些管理人員在檔案管理能力上有所欠缺。即使中醫(yī)院在進(jìn)行人員招聘時(shí)明確強(qiáng)調(diào)檔案管理專業(yè)，但理論和現(xiàn)實(shí)畢竟存在差距，即使具備理論基礎(chǔ)，也并不能代表其具備檔案管理工作實(shí)際操作，能夠?qū)?shí)際中醫(yī)院檔案管理工作做到盡善盡美。甚至，很多具備理論基礎(chǔ)的大學(xué)生在實(shí)際工作中，操作能力本身就不達(dá)標(biāo)，而給檔案管理帶來諸多問題。

3.不能夠深入融合信息化技術(shù)

21世紀(jì)的今天，全球覆蓋網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息化。伴隨信息化技術(shù)的深入，人們的生活似乎已經(jīng)離不開網(wǎng)絡(luò)，信息化技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、電子設(shè)備成為人們?nèi)粘Ｉ钪匾M成。在各行各業(yè)中，信息化技術(shù)同樣發(fā)揮著重要作用。甚至，無紙化辦公成為高效辦公備受推崇的現(xiàn)代化辦公模式。無紙化辦公字如其意，辦公不再需要紙張，從辦公用具到辦公文件，全部在計(jì)算機(jī)上開展。這一想法符合世界的可持續(xù)發(fā)展理念。但事實(shí)上，在中醫(yī)院檔案管理中，無紙化辦公仍然停留在思想意識(shí)層面，未付諸實(shí)踐。在中醫(yī)院檔案管理中，紙質(zhì)辦公及紙質(zhì)辦公用品仍然高頻率的出現(xiàn)。雖然信息化技術(shù)已經(jīng)融入中醫(yī)院檔案管理，但紙質(zhì)文件仍然很多。紙質(zhì)檔案管理不同于電子版信息檔案管理，紙質(zhì)版文件全部由人工整理，人工管理不同于機(jī)器，機(jī)器可以在電量充足的情況下不知疲憊的工作，且很少出錯(cuò)。人工不同，人工難免因?yàn)樽呱?、疲憊等其他情況增加檔案管理失誤。并且人工專注力時(shí)間本身有限，即使我們工作能力很強(qiáng)也避免不了出現(xiàn)誤差。此外，紙質(zhì)辦公和信息化辦公的同步管理，也增加了工作量。為保證檔案整理保存不出現(xiàn)錯(cuò)誤，工作人員就必須仔細(xì)審核和檢查，以保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性、對(duì)應(yīng)性。檔案管理部門辦公不止一人，檔案在被抽調(diào)放回時(shí)，會(huì)被多人整理，這也間接增加了查找難度，從而減小了檔案管理的準(zhǔn)確性、高效性。

二、強(qiáng)化中醫(yī)院檔案管理工作的措施

1.開發(fā)檔案價(jià)值，提高檔案管理意識(shí)

思想是行為指南，一個(gè)人只有思想意識(shí)上發(fā)生改變，才能帶動(dòng)其行為改變。因而，在中醫(yī)院日常檔案管理中，只有檔案管理受到充分重視，檔案管理人員才能積極進(jìn)行檔案管理工作研究，努力提高中醫(yī)院檔案管理質(zhì)量及檔案管理效率，更好的為中醫(yī)院運(yùn)營(yíng)及發(fā)展服務(wù)。在中醫(yī)院日常檔案管理中，雖然檔案作為原始文件不能時(shí)刻被利用，但原始文件卻具備著極其重要的作用。它是憑證，是真實(shí)記錄，是醫(yī)院運(yùn)行的歷史記載。其中中醫(yī)院的檔案最為重要的一點(diǎn)，其包含了患者的就診記錄，是患者隱私，受法律保護(hù)。因而，中醫(yī)院要充分重視內(nèi)部檔案管理工作的落實(shí)，管理人員同樣要重視檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，以保證中醫(yī)院檔案得到科學(xué)有效管理，為中醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展提供助推力，給信任我們的患者帶來更好服務(wù)。不能因其不能時(shí)刻被利用便忽略了檔案科學(xué)管理的重要性，忽略了檔案存在的價(jià)值及意義。檔案管理人員作為中醫(yī)院發(fā)展的后勤保障，應(yīng)恪盡職守，嚴(yán)格要求自己，盡管不存在絕對(duì)完美的事物，但我們可以追求完美，追求卓越。在工作中，不但要重視檔案管理，知曉檔案管理的重要性，還要在本職工作的基礎(chǔ)上，孜孜不倦地追求高質(zhì)量檔案管理，追求更好的、更科學(xué)的檔案管理辦法。在實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值同時(shí)為人民服務(wù)。

2.提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

首先，人才是生產(chǎn)力，是中醫(yī)院發(fā)展的核心。中醫(yī)院的發(fā)展代表著人的發(fā)展，代表著人類技術(shù)的進(jìn)步，代表著服務(wù)的完善。因而，在中醫(yī)院檔案管理中，若想達(dá)到檔案管理的科學(xué)性、精準(zhǔn)性、高效性，最終還要落實(shí)到人，落實(shí)到檔案管理人員。只有不斷提高檔案管理人員的專業(yè)性，保證檔案管理人員能夠跟隨醫(yī)院發(fā)展，跟隨時(shí)代，與時(shí)俱進(jìn)，才能確保檔案管理工作的高質(zhì)量開展。因而，強(qiáng)化中醫(yī)院檔案管理工作首先應(yīng)強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。優(yōu)化中醫(yī)院檔案管理人員素養(yǎng)我們可以從兩個(gè)角度進(jìn)行調(diào)整：其一，從中醫(yī)院在職檔案管理工作人員角度考慮。在職人員培訓(xùn)中，我們可以從社會(huì)上邀請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)行培訓(xùn)，也可以組織檔案管理人員到社會(huì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)中學(xué)習(xí)，還可以請(qǐng)優(yōu)秀檔案管理人員分享。三人行必有我?guī)?，在任何一個(gè)組織中，都會(huì)有出類拔萃的人才。在優(yōu)秀員工分享中，可以給在職檔案管理工作人員提供工作建議，供大家借鑒。與此同時(shí)，培訓(xùn)中我們還要重視檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力?，F(xiàn)今社會(huì)，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為基本辦公軟件，依托于網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)開展檔案管理工作才能更高效。培訓(xùn)中我們可以根據(jù)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的掌握程度進(jìn)行分層培訓(xùn)，將已經(jīng)熟練掌握辦公軟件的工作人員分成一組，將初步掌握計(jì)算機(jī)的工作人員分到一組。

其次，針對(duì)中醫(yī)院的新鮮血液，為保證信息化時(shí)代下，中醫(yī)院檔案管理與信息化技術(shù)的高質(zhì)量融合，以提高工作效率和工作質(zhì)量，我們?cè)谛氯苏衅干贤瑯右⒁馊瞬潘刭|(zhì)。在招聘中，我們要對(duì)應(yīng)聘人員的專業(yè)及辦公軟件使用的熟練程度上進(jìn)行要求。根據(jù)中醫(yī)院具體情況，我們完全可以招聘檔案管理專業(yè)或計(jì)算機(jī)能力較強(qiáng)的應(yīng)聘者。這樣在信息化時(shí)代下，中醫(yī)院才能夠?qū)崿F(xiàn)信息化檔案管理辦公。當(dāng)然，在實(shí)際工作中，也許我們的要求仍然不能滿足中醫(yī)院檔案管理工作的落實(shí)，但至少我們保證了新鮮血液的質(zhì)量。

3.完善檔案管理機(jī)制

完善檔案管理機(jī)制是強(qiáng)化中醫(yī)院檔案管理工作之根本。為提高中醫(yī)院檔案管理工作效率，我們可以通過規(guī)避以往中醫(yī)院檔案管理工作不足，完善檔案管理機(jī)制。

在檔案管理信息化技術(shù)引進(jìn)過程中，對(duì)工作人員進(jìn)行合理分工。對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)能力較強(qiáng)的工作人員，由其主要負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)操作，進(jìn)行電子檔案的管理。對(duì)于計(jì)算機(jī)能力相對(duì)較弱的，負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的管理。對(duì)于分類能力較強(qiáng)的，可以在檔案管理分配中發(fā)揮重要力量。在檔案管理中，每個(gè)人的能力和擅長(zhǎng)的內(nèi)容各有不同，我們便可以根據(jù)能力的不同取長(zhǎng)補(bǔ)短，以此完善中醫(yī)院檔案管理人員科學(xué)分工。此外，在現(xiàn)今中醫(yī)院發(fā)展中，檔案管理工作融合計(jì)算機(jī)技術(shù)是時(shí)代所必需，是檔案管理工作一定要實(shí)現(xiàn)的辦公方式。但是信息化技術(shù)又同樣存在不足，信息化技術(shù)依賴于互聯(lián)網(wǎng)。黑客、木馬、病毒是我們可以經(jīng)常聽到的詞語(yǔ)，在整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)甚至在整個(gè)國(guó)家，黑客可以利用自己超強(qiáng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)改變其他計(jì)算機(jī)程序。檔案是機(jī)密，上文我們提到過，中醫(yī)院檔案不僅僅包含著中醫(yī)院本身的運(yùn)營(yíng)資料，同時(shí)包含著患者及客戶的重要私人信息。中醫(yī)院一旦實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的融合，就必須考慮到檔案的安全性。在檔案安全管理中，我們要考慮檔案管理人員的職業(yè)操守，也要盡最大努力避免信息化數(shù)據(jù)的丟失和泄露。因而，我們就要在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)設(shè)置計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)部門。這也是新時(shí)代下，中醫(yī)院檔案管理急需解決的重要問題。

4.科學(xué)利用信息化技術(shù)，提高檔案管理效率

中醫(yī)院檔案管理中積極融入信息化技術(shù)是高效檔案管理工作的必需。在中醫(yī)院日常檔案管理辦公中，若想完全實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，以提高中醫(yī)院檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化中醫(yī)院檔案管理。首先，要將紙質(zhì)化文件轉(zhuǎn)換成電子信息文件。我們可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)軟件，在不需要人為錄入的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件和電子信息文件轉(zhuǎn)換。其次，中醫(yī)院檔案信息極多，且非常重要，因而在實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理中也應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，以避免數(shù)據(jù)丟失。在紙質(zhì)文件向電子信息化文件轉(zhuǎn)換中，以及信息化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用都離不開更專業(yè)的信息化技術(shù)，這就需要我們?cè)趹?yīng)用新軟件，新系統(tǒng)時(shí)進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)。我們可以在引進(jìn)專業(yè)化檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)軟件時(shí)請(qǐng)合作方對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)安排自己的技術(shù)部門，專門負(fù)責(zé)信息技術(shù)相關(guān)工作，包括軟件、系統(tǒng)的使用、維護(hù)、升級(jí)、優(yōu)化等。總之，在中醫(yī)院案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，就必須保證工作人員真正能夠熟練掌握信息化辦公，讓信息化技術(shù)名副其實(shí)的幫助我們提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

三、強(qiáng)化中醫(yī)院檔案管理工作的注意事項(xiàng)

中醫(yī)是我國(guó)的國(guó)粹，中醫(yī)技術(shù)是中國(guó)醫(yī)術(shù)文化，具有傳承價(jià)值，中醫(yī)院的發(fā)展同樣是我國(guó)醫(yī)療事業(yè)重點(diǎn)關(guān)注問題。在中醫(yī)院發(fā)展中，中醫(yī)院的檔案管理更具實(shí)際價(jià)值。其實(shí)際價(jià)值體現(xiàn)在隱私性，憑證性，傳承性。中醫(yī)院存在的主要意義在于幫助廣大人民群眾逃離疾病困苦，為患者治療疾病。可想而知，中醫(yī)院的檔案中患者的疾病史、治療過程、身體狀況一定都會(huì)存在其中。中國(guó)法律明確規(guī)定，個(gè)人隱私受法律保護(hù)。因而，在中醫(yī)院檔案管理中，檔案管理的安全性、私密性必須要得到中醫(yī)院的高度重視。從中醫(yī)運(yùn)營(yíng)管理角度分析，中醫(yī)院的檔案管理室必須是足夠安全，不能允許檔案管理人員之外的一切人員隨意出入，以避免病人隱私泄露，給病人及醫(yī)院帶來不必要的麻煩。從信息技術(shù)的深入應(yīng)用角度分析，新時(shí)期，中醫(yī)信息化院檔案管理中，必須牢記信息技術(shù)安全。上文我們提到過，信息技術(shù)深入應(yīng)用中，我們要設(shè)置計(jì)算機(jī)技術(shù)部門，以維護(hù)醫(yī)院信息化數(shù)據(jù)管理，確保信息安全。但同時(shí)，我們還必須注意的檔案原理人員自身安全意識(shí)的提升。在某種程度上，病人隱私以及醫(yī)院核心機(jī)密數(shù)據(jù)的遺失，并不是黑客及病毒的有目的性入侵。通過攻破防火墻，改寫他人計(jì)算機(jī)程序，而是由檔案管理人員無安全意識(shí)造成。工作中，在無安全防范的情況下，將計(jì)算機(jī)賬號(hào)密碼透露給別有用心之人，進(jìn)而造成精密數(shù)據(jù)的丟失。因而，在強(qiáng)化檔案管理中，中醫(yī)院必須明確檔案管理的重要性，私密性，強(qiáng)化檔案管理人員保密意識(shí)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，“強(qiáng)化中醫(yī)院檔案管理工作的措施研究”是一個(gè)具有現(xiàn)實(shí)意義的重要課題。在實(shí)際中醫(yī)院檔案管理工作中，中醫(yī)院能否通過有效手段及措施，強(qiáng)化以及優(yōu)化中醫(yī)院檔案管理工作至關(guān)重要，其直接關(guān)系著中醫(yī)院能否健康、穩(wěn)健、長(zhǎng)足發(fā)展。因而，中醫(yī)院要在檔案管理中積極尋找有效強(qiáng)化措施，為中醫(yī)院發(fā)展保駕護(hù)航。

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（作者單位：山東中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院）