基于智慧校園建設(shè)下的高校檔案管理機(jī)制研究

陸為

摘 要：智慧校園主要指借助信息技術(shù)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的收集、共享和利用，是提高高校教育信息化水平的重要條件，可為教師的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)生活提供更多服務(wù)和幫助。而高校檔案管理工作的開(kāi)展涉及與高校教育相關(guān)的文件資料，以及學(xué)生、教師等相關(guān)人員的個(gè)人信息，是高校教育建設(shè)與發(fā)展的重要參考數(shù)據(jù)。但目前高校檔案管理機(jī)制在建立和實(shí)施上還存在不足，需要管理人員能夠加強(qiáng)重視，基于智慧校園，更新管理觀念，對(duì)檔案管理組織、基礎(chǔ)設(shè)施、管理制度、管理方法等進(jìn)行優(yōu)化完善，并借助先進(jìn)技術(shù)手段提高高校檔案管理信息化水平。本文就智慧校園建設(shè)下如何開(kāi)展高校檔案管理工作做出分析，提出幾點(diǎn)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：智慧校園;高校;檔案管理機(jī)制;對(duì)策

高校檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，不僅需要對(duì)相關(guān)資料文件進(jìn)行收集、整理和儲(chǔ)存，還需要能夠挖掘資料文件中有效資源，進(jìn)行合理利用，為高校教育的建設(shè)與發(fā)展提供有效推力。但目前很多高校檔案管理對(duì)資源利用并不重視，在檔案的整理儲(chǔ)存過(guò)程中也缺少有效的方法，導(dǎo)致很多檔案存在丟失、缺頁(yè)情況，且整體管理效率較低，不僅未對(duì)高校教育建設(shè)提供幫助，還會(huì)對(duì)高校教育發(fā)展造成負(fù)面影響。而現(xiàn)階段，很多高校已經(jīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的重視度，開(kāi)展智慧校園建設(shè)工作，為了更好地促進(jìn)高校建成智慧校園，還需要管理人員能夠重新看待高校檔案管理，完善檔案管理機(jī)制，以及做好相關(guān)檔案管理工作。

一、智慧校園基本概念及有效性分析

以往高校教育過(guò)程中，很多信息資料在傳遞交流過(guò)程中存在較強(qiáng)的滯后性，學(xué)校對(duì)相關(guān)教育資源和文件信息的利用程度不足，且高校內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間缺乏溝通，整體教育教學(xué)工作的開(kāi)展效果較低。建設(shè)智慧校園，主要指利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)，借助計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)搭建高度集成的系統(tǒng)平臺(tái)，使得教育資源和相關(guān)文件信息可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行更高效地流動(dòng)和共享，同時(shí)還能夠加強(qiáng)高校內(nèi)相關(guān)部門(mén)的溝通協(xié)同能力，促進(jìn)各部門(mén)所開(kāi)展的業(yè)務(wù)項(xiàng)目能夠更好地配合高校教育教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展。其主要對(duì)高校教學(xué)工作、科研工作、管理工作以及校園生活服務(wù)等方面提供相關(guān)幫助，構(gòu)建一體化高校教育環(huán)境。

基于智慧校園建設(shè)背景下所開(kāi)展的高校檔案管理工作，相比較以往的管理工作主要具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)。

1.增多檔案資源數(shù)量

智慧校園的建設(shè)，能夠利用二維碼、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段將校園內(nèi)部各部門(mén)、各個(gè)活動(dòng)工作進(jìn)行有效連接，這樣校園所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息量會(huì)大幅度增多，進(jìn)而為檔案管理工作帶來(lái)更多可利用的信息資源。

2.信息高速快遞共享

萬(wàn)物互聯(lián)能夠讓教師、學(xué)生隨時(shí)隨地獲取相關(guān)信息資料，也能夠?qū)⑾嚓P(guān)信息資料通過(guò)相應(yīng)的平臺(tái)軟件進(jìn)行傳遞共享，實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)信息的高效交流，有助于提供檔案管理效率，降低檔案管理成本。

3.擴(kuò)大檔案儲(chǔ)存空間

以往檔案管理中很多信息資料都以紙質(zhì)檔案的形式存放在相應(yīng)的檔案室內(nèi)，當(dāng)查看檔案資料時(shí)需要前往檔案室進(jìn)行查找。在后期發(fā)展過(guò)程中很多紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)化為電子檔案，在一定程度上節(jié)省了檔案查詢(xún)時(shí)間，但還是受時(shí)間、空間等相關(guān)條件的限制。而建設(shè)智慧校園，能夠?qū)⑿@內(nèi)部與外部環(huán)境進(jìn)行有效連接，不僅能夠?qū)π?nèi)的檔案資料進(jìn)行線上查詢(xún)，還可以對(duì)校外的資源、圖書(shū)資料、相關(guān)檔案信息進(jìn)行查找獲取，在提高檔案服務(wù)效果的同時(shí)擴(kuò)大檔案儲(chǔ)存空間。

4.優(yōu)化檔案管理模式

以往的檔案管理模式具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，且整體工作開(kāi)展較為固定單一。而智慧校園的建設(shè)與發(fā)展，能夠?qū)W(xué)習(xí)生活、教學(xué)工作、科研活動(dòng)、學(xué)生管理等相關(guān)方面融為一體，構(gòu)建一體化校園環(huán)境。這種情況下可對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化完善，使其充分與學(xué)校相關(guān)工作和活動(dòng)進(jìn)行連接，形成協(xié)同發(fā)展，推動(dòng)高校教育水平得到更好地提升。

二、高校檔案管理工作存在問(wèn)題

1.缺乏完善的檔案管理制度

高校教育教學(xué)發(fā)展過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，需要配備相應(yīng)的檔案管理制度，才能對(duì)各個(gè)檔案資料進(jìn)行正確整理、歸類(lèi)和存放，確保檔案資料的安全和完整?，F(xiàn)階段很多高校雖然能夠針對(duì)檔案管理工作制定相應(yīng)的管理制度，但制度內(nèi)容并沒(méi)有貼合高校發(fā)展需求和高校檔案管理實(shí)際情況，同時(shí)管理制度在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中也沒(méi)有得到很好地落實(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作存在較強(qiáng)的形式化，經(jīng)常出現(xiàn)檔案分類(lèi)錯(cuò)誤、檔案歸檔不及時(shí)、檔案資料缺失等情況。

2.檔案管理意識(shí)不足

很多高校認(rèn)為教育過(guò)程中應(yīng)更注重教學(xué)工作和科研活動(dòng)，檔案管理工作的開(kāi)展并沒(méi)有太大的作用。這種錯(cuò)誤意識(shí)的形成，使得檔案管理工作在高校教育發(fā)展過(guò)程中并不受重視，進(jìn)而導(dǎo)致高校檔案管理工作缺乏相應(yīng)的檔案工作委員會(huì)、檔案管理部門(mén)、檔案管理工作隊(duì)伍等。另外，由于不受重視，在現(xiàn)階段檔案管理過(guò)程中很多檔案管理人員就容易出現(xiàn)工作失誤問(wèn)題，整體工作責(zé)任心和工作態(tài)度也較差，造成檔案管理水平日益下降。

3.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后

基于智慧校園建設(shè)背景下所開(kāi)展的檔案管理工作，必然需要使用到相應(yīng)的信息技術(shù)和設(shè)備軟件，才能更好地推動(dòng)和實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。但目前很多高校對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和配備方面缺乏重視，若沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備提供有效支撐，檔案管理工作很難得到提升與發(fā)展。另外，部分高校在引進(jìn)技術(shù)設(shè)備的過(guò)程中，并沒(méi)有貼合檔案管理工作的實(shí)際需求，導(dǎo)致技術(shù)設(shè)備與檔案管理要求不符，同時(shí)在日常管理中也沒(méi)有定期對(duì)技術(shù)設(shè)備進(jìn)行更新和維護(hù)，反而容易因技術(shù)設(shè)備故障而滯后檔案管理進(jìn)度。

4.檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力較低

高校教育發(fā)展過(guò)程中想要推行智慧校園建設(shè)，提高檔案管理水平，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和管理效率至關(guān)重要。但現(xiàn)階段高校檔案管理人員對(duì)一些較為先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備并不了解，在操作不熟練，無(wú)法發(fā)揮技術(shù)設(shè)備的使用價(jià)值，甚至還會(huì)因操作失誤導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題。同時(shí)，很多檔案管理人員并不是檔案管理專(zhuān)業(yè)的，其所掌握的知識(shí)和管理方法不全面，未能形成完整的知識(shí)架構(gòu)，導(dǎo)致檔案整體管理效率得不到提升。

三、智慧校園建設(shè)背景下完善高校檔案管理機(jī)制的有效對(duì)策

1.更新管理觀念，建立完善的檔案管理組織體系

高校檔案管理工作涉及的內(nèi)容較多，包括學(xué)校招生過(guò)程中產(chǎn)生的學(xué)生信息及相關(guān)資料，教學(xué)及科研活動(dòng)中形成的教學(xué)信息、科研報(bào)告等資料，以及相關(guān)教育管理工作所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)。這些信息資料按不同類(lèi)型分為不同檔案，并以文字、圖片等多種形式存在。所以對(duì)于檔案資料來(lái)說(shuō)，其可為高校教育發(fā)展提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和依據(jù)，具有十分重要的作用。

首先，高校管理人員應(yīng)意識(shí)到現(xiàn)階段檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中存在的不足，了解智慧校園建設(shè)特點(diǎn)及要求，能夠正確更新管理觀念，結(jié)合學(xué)校教育發(fā)展需求對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，加強(qiáng)重視度。

其次，建立高檔案管理組織體系。一是檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理需求和相關(guān)要求成立檔案工作委員會(huì)，合理配置各個(gè)崗位和人員，并正確劃分工作職責(zé)，確保能夠?qū)Ω咝n案管理工作進(jìn)行有效組織、協(xié)調(diào)等。

二是檔案工作管理機(jī)構(gòu)。很多高校在檔案管理過(guò)程中，沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或管理機(jī)構(gòu)，多數(shù)情況下以檔案室的形式存在，由相關(guān)人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的管理。首先，檔案室不會(huì)配備大量的檔案管理人員，在檔案資料過(guò)多的情況下人員在收集、編制目錄、歸檔等過(guò)程中就容易發(fā)生失誤和遺漏問(wèn)題。其次，檔案室所配備的技術(shù)設(shè)備不足，很難對(duì)文件資料進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)管，無(wú)法保證檔案的真實(shí)和完整性。另外，檔案管理人員數(shù)量不足，基礎(chǔ)管理工作效率本身就較低，這種情況下更難以有效開(kāi)展檔案資源利用工作。所以高校應(yīng)對(duì)自身的經(jīng)濟(jì)情況等條件進(jìn)行合理評(píng)估，在各項(xiàng)條件滿足的情況下應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)，建立高校檔案館。根據(jù)檔案館的大小和管理需求，設(shè)置不同的工作崗位，配備數(shù)量充足的工作人員。同時(shí)在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)盡可能將檔案業(yè)務(wù)、檔案管理經(jīng)費(fèi)等實(shí)現(xiàn)獨(dú)立自主。

三是檔案管理隊(duì)伍。首先，針對(duì)專(zhuān)職管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格選拔和考核，做好相應(yīng)的人才培養(yǎng)工作，確保其能夠高效開(kāi)展各項(xiàng)檔案管理工作任務(wù)。其次，針對(duì)兼職管理人員來(lái)說(shuō)，也需要開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)工作，要求其能夠掌握基本的管理知識(shí)，遵循相關(guān)管理制度和要求，有效協(xié)助專(zhuān)職管理人員完成檔案的收集、整理、預(yù)立卷等工作內(nèi)容。對(duì)于人員培訓(xùn)方面，不僅包括檔案管理知識(shí)、管理方法等方面的基礎(chǔ)培訓(xùn)工作，還包括新技術(shù)設(shè)備的操作使用、新管理理念等培訓(xùn)內(nèi)容。除此，還應(yīng)多開(kāi)展研討交流會(huì)和知識(shí)講座，幫助檔案管理工作人員提升綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.建立完善的檔案管理工作制度，提高制度落實(shí)效果

高校檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，管理人員應(yīng)根據(jù)高校發(fā)展情況、我國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定、校內(nèi)檔案管理需求等方面對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作制定相應(yīng)的管理制度，對(duì)各項(xiàng)管理內(nèi)容、管理流程、管理要求等進(jìn)行明確規(guī)劃，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則。在制度建立后，還需要對(duì)不同部門(mén)、不同工作內(nèi)容制定不同的工作業(yè)務(wù)規(guī)范，對(duì)文件資料的歸檔范圍、保管期限等進(jìn)行合理規(guī)定，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料源頭的質(zhì)量控制。為了體現(xiàn)檔案管理工作制度的實(shí)用價(jià)值，還需要提高落實(shí)效果，由專(zhuān)業(yè)的部門(mén)和管理人員對(duì)檔案管理工作人員的日常工作過(guò)程進(jìn)行全面監(jiān)管，并制定相應(yīng)的考核制度，通過(guò)合理的激勵(lì)措施增強(qiáng)人員的積極性和責(zé)任心，通過(guò)正確的處罰措施約束和規(guī)范人員的工作行為。另外，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的關(guān)注度，多了解工作人員的想法和需求，及時(shí)接收工作人員的工作信息反饋，這樣才能更好地滿足工作人員的基本需求，促進(jìn)工作人員能夠全身心投入檔案管理中。

3.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)與智慧校園的有效連接

高校檔案管理工作想要在智慧校園建設(shè)下獲得更好地發(fā)展，以及為智慧校園的建設(shè)提供有效推力，還需要高校加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度。針對(duì)硬件基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)說(shuō)，主要包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、傳真機(jī)、打印機(jī)、U盤(pán)等，針對(duì)軟件基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)說(shuō)，主要包括檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、檔案管理系統(tǒng)、檔案管理技術(shù)軟件等。在建設(shè)配備過(guò)程中，需要根據(jù)高校檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行合理選擇，確保硬件及軟件設(shè)施的性能等條件符合檔案管理要求。在基礎(chǔ)設(shè)施完善后，應(yīng)由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員將檔案管理工作與智慧校園進(jìn)行有效連接，形成電子檔案管理模式，能夠在相應(yīng)的平臺(tái)系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、審批、儲(chǔ)存等。

4.實(shí)施檔案信息化管理，增強(qiáng)管理安全性

一方面，現(xiàn)階段高校檔案管理工作內(nèi)容主要還是以紙質(zhì)檔案為主，整體管理效率不高，需要加強(qiáng)優(yōu)化，實(shí)施檔案信息化管理模式，以信息技術(shù)和智能設(shè)備對(duì)檔案資料進(jìn)行檢索、利用和開(kāi)發(fā)。在信息化管理過(guò)程中，檔案管理人員也需要意識(shí)到電子檔案的出現(xiàn)雖然能夠大幅度提高管理效率，但網(wǎng)絡(luò)存在一定風(fēng)險(xiǎn)，電子檔案可能存在虛假情況，而紙質(zhì)檔案資源具有不可替代性，真實(shí)性更強(qiáng)。所以檔案管理人員需要協(xié)調(diào)好紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的關(guān)系，能夠促進(jìn)兩者協(xié)調(diào)發(fā)展。另一方面，需要加強(qiáng)管理安全性，上述所提到網(wǎng)絡(luò)具有風(fēng)險(xiǎn)性，所以在電子檔案管理過(guò)程中，應(yīng)定期安排技術(shù)人員對(duì)所使用的技術(shù)軟件、智能設(shè)備等進(jìn)行檢查維修，及時(shí)更新老舊設(shè)備，處理故障問(wèn)題。同時(shí)，針對(duì)較為私密重要的檔案資料，也應(yīng)設(shè)置對(duì)應(yīng)的安全密碼，保護(hù)檔案資料的安全。另外，在檔案管理過(guò)程中，高校也可根據(jù)檔案資料的類(lèi)型和重要程度，建立相應(yīng)的局域網(wǎng)，供校園內(nèi)部進(jìn)行查詢(xún)?yōu)g覽，對(duì)可交流的檔案資料則通過(guò)廣域網(wǎng)進(jìn)行共享傳遞。

5.開(kāi)拓檔案特色領(lǐng)域，推動(dòng)智慧校園建設(shè)

高校檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中應(yīng)學(xué)會(huì)創(chuàng)新，能夠有效拓展檔案特色領(lǐng)域，為推動(dòng)智慧校園建設(shè)、提高高校教育教學(xué)水平提供有力保障。比如，對(duì)校友資源信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，能夠建立高校校友檔案系統(tǒng)，對(duì)優(yōu)秀的校友通過(guò)校園各個(gè)平臺(tái)進(jìn)行宣傳，發(fā)揮榜樣效應(yīng)，這樣學(xué)校在招生過(guò)程中也能更吸引學(xué)生的注意力，提高學(xué)生對(duì)該校的認(rèn)同感，以及對(duì)后續(xù)的就業(yè)指導(dǎo)也有極大幫助。同時(shí)，校友檔案也是學(xué)校與社會(huì)、企業(yè)之間的關(guān)系紐帶，學(xué)校擁有完善的校友檔案資料，能夠?qū)崟r(shí)與優(yōu)秀的畢業(yè)人才進(jìn)行溝通交流，幫助學(xué)校能夠與更優(yōu)秀的企業(yè)達(dá)成合作，提高高校教育中實(shí)踐教學(xué)水平。另外，近年來(lái)新媒體發(fā)展速度較快，學(xué)校在檔案管理過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)社交新媒體的重視度，能夠有效借助新媒體實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效開(kāi)發(fā)與利用，不斷推動(dòng)高校智慧校園的建設(shè)與發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，智慧校園的建設(shè)能夠推動(dòng)檔案管理工作的更新與發(fā)展，同樣檔案管理工作的有效開(kāi)展也能夠?yàn)橹腔坌@的建設(shè)提供推力和幫助。但現(xiàn)階段檔案管理過(guò)程中還存在制度不完善、管理能力低、基礎(chǔ)設(shè)施配備不齊全等問(wèn)題，需要高校能夠加大重視，更新管理觀念，通過(guò)建立管理組織體系、完善檔案管理制度、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、推行信息化管理、拓展檔案特色領(lǐng)域等方式提高檔案管理的工作價(jià)值和工作效率，實(shí)現(xiàn)智慧校園建設(shè)背景下檔案管理工作的高效開(kāi)展，為教師、學(xué)生及高校教育發(fā)展提供更好的服務(wù)。

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（作者單位：寧夏大學(xué)檔案館）